書いてあること
- 主な読者：オフィスのレイアウト変更を検討する経営者
- 課題：どのようにレイアウトすれば生産性が向上するのか分からない
- 解決策：目的を明確にし、社員が働きやすい環境づくりを心掛ける
１ 今、経営者がオフィスにお金をかける理由
オフィスレイアウトのリニューアルによって、社員が働きやすい環境を整える会社が増えています。中には、キッチンを設置して経営者が料理を振る舞ったり、卓球台やビリヤード台を設置して社員が交流できたりするオフィスもあります。
こうしたオフィス改革が進む最大の理由は、労働力不足の深刻化です。オフィスレイアウトの変更を通じて働きやすい職場であることをアピールし、人材採用につなげようとする狙いがあり、だからこそ経営者も予算を掛けることができます。
もちろん、「働き方改革」も見逃せない要素です。経営者も社員も本気で生産性を上げなければならないため、机や椅子などの什器にこだわったり、休憩スペースを設けたりしています。
２ 経営者がやるべきこと
1）オフィス改革の最終目的を考える
オフィス改革を進める際は、そこで働く社員にフォーカスすることが大切です。人材採用、生産性の向上、イノベーションなどオフィス改革をする理由ではさまざまですが、これらは最終目的ではありません。
社員一人ひとりの仕事を進める力・考える力・創造する力を高めて成長させ、組織としての力を強くするために実践するのがオフィス改革です。言ってみれば「人が育つ組織」をつくることが最終目的といえるでしょう。
社員との距離が近い中小企業において、オフィス改革を組織改革の一環として成功させるには経営者が先頭に立って進めることが大切です。以降で、経営者がやるべきことを見てみましょう。
2）社員と外部から情報収集をする
経営者は、どのような組織を目指すのか、その理想型を社員に伝えましょう。そして、現場に視点を下ろし、組織文化の理想型を実現するためには、具体的にどのようなオフィスにしたらよいかを検討します。
まずは現場で働く社員の声を聞くことから始めます。改善点についてアンケートを取ったり、直接話を聞いたりするなどが考えられます。ブレーンストーミングやランチミーティング形式にすると、社員が臆せずに意見を言えるようになるでしょう。
また、オフィス改革の事例を集めて学ぶことも大切です。オフィス改革を行った省庁としてよく取り上げられる総務省行政管理局では、オフィス改革を進めるに当たり、実際にITベンダー数社を見学したといいます。
オフィス改革を推進しているニューオフィス推進協会は、オフィス改革を実践した会社を表彰する取り組みを行っており、受賞企業の見学会も実施しています。こうした見学会に社員と一緒に行き、感想を話し合うのも一策です。
3）オフィス改革を進める社内体制をつくる
オフィス改革を進めるときは、その体制づくりも重要です。働き方や改善点などは部門や職種によって違うので、さまざまな部門や職種、立場の社員が関わるタスクフォースを立ち上げて進めるなどします。
その際は、今回のオフィス改革で実現したいことを明らかにして共有しておくこと、オフィス改革に際して使う用語・データフォーマットなどを共通化して効率的に進めることが必要です。
経営者が全てを決めたくなるかもしれませんが、社員の意見をできるだけ取り入れるなど“社員参加型”にすることが大切です。オフィス改革は実際に現場で働いている社員のために行うものであり、社員が参加したほうがアイデアが広がります。
３ オフィス改革で実現したい3つのこと
1）動きやすい
社員が行動しやすい環境は、生産性の向上につながります。それには、社員の日ごろの動線からオフィスレイアウトを考えるとよいでしょう。
例えば、エンターテインメント事業などを手掛けるグループ会社を抱えるセガサミーホールディングスは、部門間の壁をできるだけ取り払うとともに、デスク間の通路を増やすなどして、社員が動きやすいオフィスづくりを目指しました。
2018年8月以降、同社およびグループ各社の基幹機能を新オフィスに集約し、人材交流の活性化や事業連携の強化を進めています。フロア内を周回しやすくする通路を用意するなど、社員間の交流を積極的に創出できる工夫も施しています。
家具や生活雑貨を輸入・販売するカッシーナ・イクスシーも、社員が動きやすい新オフィスを整備しました。2019年2月、店舗を構えるビル内にオフィスを移設し、ショールームとしての役割を兼務するオフィスを顧客に見学してもらえるようにしました。
フリーアドレスの導入により席数を減らしたのが特徴です。空いたスペースをカフェエリアやリフレッシュエリアにするなど、オフィス内でもリラックスできるよう配慮されています。
2）集まりやすい
社員が集まりやすい環境が整えば、コミュニケーションを取る機会が増え、情報共有や意見交換がしやすくなります。
企業や地域向けのコンサルティングや研修事業を展開するスノーピークビジネスソリューションズは、ユニークなコンセプトで集まりやすいオフィスづくりを提案しています。
同社はアウトドア製品を使い、オフィス内に建てたテントで打ち合わせをしたり、屋外に建てたテントで会議や打ち合わせ、研修を実施するといった施策をサービス化して提供しています。自然を感じる環境でクリエイティブな発想を生まれやすくしているのが特徴です。従来のオフィス像にとらわれない新しいオフィスとして注目されています。
その他、本や雑誌を閲覧できるライブラリースペースや一息入れるカフェスペース、予約せずに簡単な打ち合わせができるミーティングスペースなど、人が集まることを想定した施設やスペースを設ける企業は少なくありません。
3）学びやすい
「人が育つ組織」をつくるに、社員が“外の世界”からの刺激を受け、学べるようにします。それを実現するには、動きやすく集まりやすい環境に加えて、社員が新しいことや面白いことに触れ、視野が広がる機会をつくることが必要です。
例えば、前述のセガサミーホールディングスは、オフィス内に社外の人が利用できるコアワーキングスペースを設置しています。社員が社外の人と接する機会をつくることで、自社の新規事業やアイデアの創出につなげる考えです。
オフィスビルの賃貸事業などを手掛ける野村不動産ホールディングスの場合、入居するテナント向けに書籍や雑誌を閲覧できるスペースを設置しています。専門家が選定した書籍を提供し、入居する企業の学習機会の創出を支援しています。
４ オフィス改革は社員のためのものである
さまざまなメリットのあるオフィス改革ですが、その実現は簡単ではありません。かかる時間や費用もさることながら、社員のネガティブな反応に遭うことがあるからです。 例えば、変化を望まない社員は、抵抗感を示したり、自分には関係ないという態度を見せたりするでしょう。それでも経営者は、根気良く対話し、オフィス改革の意味を伝え続けていかなければなりません。
こうした“ネガティブ社員”こそ、オフィス改革の事例を学ばせ、タスクフォースのチームの一員に加え、オフィス改革の意味を体感させるのも一策です。
例えば、オフィス家具を製造・販売するイトーキは、2018年12月に発表した新オフィスの見学会を実施しています。新オフィスは、「集中して作業したい」「2人で話し合いながら作業したい」「情報を整理したい」など、オフィスで一般的に行われる10の活動を定義し、これらをサポートする空間づくりをコンセプトにしています。
どの会議室や席が空いているのかをリアルタイムで把握する在籍管理アプリを使い、時間を効率的に使えるような工夫も施しています。オフィス改革に関心を示さない社員を、こうした見学会などに参加させてもよいでしょう。自社のオフィスレイアウトの参考にもなります。
オフィス改革を通じて、社員一人ひとりの仕事に対する意識が変わること、これこそがオフィス改革の大きなメリットといえるでしょう。
以上（2019年4月）
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画像：unsplash