書いてあること
- 主な読者：なくならない社員の「隠れ残業」を何とかしたい経営者
- 課題：何とか隠れ残業をなくそうと厳しく管理しているが、効果が出ない
- 解決策：管理を強めるのではなく、ある程度、社員の裁量に任せるようにする
１ 管理、管理の「北風政策」では隠れ残業は減らない？
「隠れ残業」とは、
定時で退勤打刻し仕事を終えたように見せかけて、実はその後も仕事を続けること
です。いわゆる「サービス残業」ですが、隠れ残業には「会社に隠れてこっそり残業する」といったニュアンスがあります。
隠れ残業をする社員の言い分は、おそらく図表のようなイメージでしょう。
一方、会社は社員の労働時間を管理する義務を負っています。そのために、会社のルールとして残業を許可制にしているわけです。となれば、経営者は、
ルールはルールだ！ 残業削減は社員の健康のためでもある。守れないなら、もっと厳しく管理するしかない！
となるでしょう。特にテレワークをしている会社では、社員の状況が見えにくい分、管理が難しくなります。これは至極当然の考え方ですが、長年、このアプローチを続けてもなかなか隠れ残業がなくならないのも事実です。
そこで、この記事では、
厳しく管理するという「北風政策」ではなく、「許可制を廃止し、ある程度社員の自主性に任せて残業を認めるという、いわば『太陽政策』で隠れ残業をなくす」考え方
をご提案します。ただし、「そもそも仕事が多すぎ！ 『残業はダメ！』なんて言われても無理だよ……」といったケースは、業務効率化や人材採用の問題なので、この記事で提案する方法では事態が悪化する恐れがあります。
２ 隠れ残業で会社に生じるリスクを確認
まずは、隠れ残業がなぜ問題になるのかを簡単におさらいしましょう。
会社は、36協定（労働基準法第36条に基づく労使協定）を締結し、労働基準監督署に届け出ることで、36協定に定めた範囲内で社員に残業を命じることができます。残業を許可制にしている場合、社員が残業を申請し、上司がそれを承認します。
明確な申請と承認がなければ残業は発生しないように思えますが、実は「黙示の指示」があれば残業を命じたとみなされることがあります。黙示の指示とは、
- 残業しないと終わらない量の業務を社員に命じている場合
- 社員が残業をしていることを知りながら放置している場合
などのことです。隠れ残業が法的に労働時間と判断されると、会社が把握していない残業が出てきます。その影響で社員の残業時間が36協定の時間数を超えると労働基準法違反となります。もちろん、残業手当の支払いも必要です。
また、隠れ残業によって過重労働となれば、
社員が心身の健康を害してしまう
恐れがあります。この点、会社は「安全配慮義務」違反を問われることにもなります。安全配慮義務とは、社員が自分の生命や身体などの安全を確保しつつ働けるように、必要な配慮をする会社の義務です。
３ 許可制を廃止しつつ、残業を必要最小限にとどめる！
1）残業時間の上限を社員ごとに設定する
隠れ残業が引き起こすリスクを回避するために、会社は残業の許可制を導入するなどして管理しようとするのですが、なかなかうまくいきません。であれば、いっそ許可制をやめてしまうというのがこの記事の提案です。
具体的には、
残業の許可制を廃止する代わりに、残業時間の上限を設定し、その範囲内であればある程度自由に残業を認める
ことにします。その際、一定期間内の残業時間の上限（1日○時間、1カ月□時間など）を社員ごとに設定し、月の第1営業日などに各社員に個別に通知します。残業時間の上限をどの程度に設定するかは、社員の業務量、業務内容、熟練度などを基に判断します。
例えば、明らかに業務量が多い社員や、新商品の開発など重要かつ時間が読みにくい業務に従事する社員は、36協定の範囲内で残業を認めます。一方、他の社員のサポートが主な業務である社員などは、実績に応じた時間を設定します。新入社員など残業をするほどの業務がなければ、残業を禁止します。
なお、36協定自体が法律に違反していないかもチェックが必要です。36協定で定める残業時間には、「原則1カ月45時間、1年360時間まで」などの上限があります。労働基準法の「時間外労働の上限規制」といわれるものですが、
2024年4月1日からは、これまで対象外だった建設業、自動車運転業務、医師、砂糖製造業（鹿児島県・沖縄県）にも上限規制が適用されている（いわゆる2024年問題）
ので、該当する事業の会社は念のため、自社の36協定も併せてチェックしておきましょう。
2）残業時間と社員の健康状態は常に確認する
残業時間の上限を設定しても、社員がそれを守ってくれるとは限りません。そこで、日々の残業時間については社員の自主性に任せるとはいえ、上司も部下の労働時間は適切に管理をします。そして、例えばある月に残業が多い社員がいたら、上司のほうから声をかけ状況を聞きます。必要な残業であれば認めますし、臨機応変にフォローもします。また、状況確認の結果に応じて設定する残業時間の上限を見直すようにします。
残業の許可制を廃止する際、特に注意が必要なのは社員の健康管理です。許可制なら体調不良の社員が残業を申請してきても、上司がストップすることができます。しかし、許可制を廃止すると社員の健康状態が分からないため、日ごろのコミュニケーションが大切になります。
４ 社員を尊重し、信じる「太陽政策」を進める
この記事で提案しているのは、残業の仕方について社員の自主性を尊重し、申告（勤怠管理システムの打刻など）を信じる仕組みです。社員が申告した時間に基づいて残業手当を支払うため、いわゆる「固定残業代」とは違います。
一定期間内の残業時間の上限を決めますが、それは個々の社員と向き合い、その仕事の状況を把握した結果です。全体を管理するための「申請制度」よりも、一歩も二歩も社員と向き合うことになるため、会社の負担は増えるかもしれません。しかし、会社と社員の双方がルールを守ることによって新しい残業制度となるでしょう。
５ 許可制を廃止しても法的な問題はないのか？
最後に補足すると、残業の許可制を廃止すること自体に法令上の問題はありません。ただし、
- 36協定の締結・届け出をし、その範囲内で残業を認める
- 労働時間を適切に把握する
- 設定した枠よりも長い残業をした場合は、その分の残業手当をきちんと支払う
- 設定した枠内であっても、休日や深夜の残業には法定以上の割増率で残業手当を支払う
ことには注意が必要です。また、実態を正確に把握したいならば、パソコンの使用時間のログを出力し、勤怠管理システムなどの打刻内容と乖離（かいり）がないか定期的に調査する方法もあります。
以上（2024年10月更新）
（監修 弁護士 田島直明）
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