領収書をなくしたら精算できない？ ～経費精算で知っておきたい基本情報

を書いた書類を作成して経費精算することができます。まずは領収書を失くさないことが重要で、万が一失くしてしまった場合は、会社のルールに沿って精算するようにしましょう。

３　締め切りが過ぎた未精算の領収書は請求できる？

経費精算の締め切り後に領収書が見つかったら、すぐに経理担当に報告しましょう。その後は、経理担当の指示に従って、精算手続きをします。ただし、

決算期をまたぐ精算は難しくなることが多い

です。また、どんなことがあっても、領収書の日付を修正するなどして、ごまかしてはいけません。税務調査（税務署などが会社の税金の申告内容をチェックしにくること）などでは、日付は金額同様、厳重にチェックされます。

４　電子データの請求書しか発行されない場合はどうする？

電子データの請求書しか発行されない場合の対応は、会社が領収書を電子化するための経費精算システムを導入しているか、していないかによって対応が違います。

1）経費精算システムを導入している場合

経費精算システムを導入している会社では、請求書を電子データで入手して、システムの手順に従ってクラウドなどにアップロードします。そのため、システムの使用方法についてしっかり理解するようにしましょう。

2）経費精算システムを導入していない場合（紙の経費精算書で精算する場合）

法律により、電子データによる請求書は、電子データの状態で保存することが原則です（システムなどの準備ができていない企業については、2024年1月1日以降義務化）。そのため、電子データを印刷した紙の請求書だけでは不十分です。

電子データによる請求書は、会社に提出して保存する方法や、従業員のパソコンで保存する方法などがあります。紙による経費精算書を提出したあとでも、電子データによる請求書は削除せず、会社のルールに沿って必ず保存するようにしましょう。

５　仕事の本を自分のスマホにダウンロードしたら請求できる？

経費精算できる「経費」とは、

事業に必要で、かつ会社の所有物となるものに限られる

ため、私的な目的で発生した経費は精算できません。

これを本のケースで考えると、経費精算の対象となるのは、会社が所有する業務用の電子書籍デバイスやアカウントで業務に関連する本を購入した場合に限られます。たとえ、仕事に必要な本であっても、自分のスマホなどにダウンロードしたら、原則として、経費精算の対象とはなりません。ただし、会社によって別のルールが定められている場合もあるので、確認してみましょう。

６　外出中に私用で寄り道をした交通費は請求できる？

外出先から自宅に直帰する場合、外出先から通常のルート（最短・最安のルートで検索されたものなど）で帰宅をした部分が精算の対象となります。私用で寄り道をして帰宅した場合には、寄り道分を含めて請求してはいけません。ただし、会社によって別のルールが定められている場合もあるので、確認してみましょう。

７　激混みの新幹線でグリーン車に乗ったら請求できる？

多くの会社は、役員や一定以上の役職者に限ってグリーン車に乗ることを認めています。それ以外の従業員がグリーン車に乗ったら、普通車料金しか精算できません。しかし、「普通席が満席でグリーン車しか空いていない」など特別な事情がある場合は、経費精算が認められる場合があるので、会社のルールを確認してみましょう。

８　インボイス制度が始まったら経費精算で何に注意する？

2023年10月1日にインボイス制度が始まった後は、法律で決まっている事項が請求書（インボイス）に記載されているかどうかを確認しましょう。再発行に手間がかかることから、請求書（インボイス）を受け取る従業員自身も、受取時に要件を満たしたインボイスかどうかをチェックするよう気をつけなければなりません。

インボイス制度の導入により、新たに記載が必要になる項目は、

• 軽減税率の対象品目である旨
• 税率ごとに区分して合計した対価の額
• 税率ごとに区分して合計した消費税額等
• 請求書発行者の登録番号