書いてあること
- 主な読者：経理担当者と経費精算をしている全ての社員
- 課題：インボイスの開始で、新たに経費立て替え時のチェック項目が増える
- 解決策：登録番号、適用税率、税率ごとの消費税、宛先の記載の有無を立て替えた社員が立て替え時に確認する
１ 全社員に関わるインボイス
2023年10月１日に始まるインボイス制度は、経理部門はもちろん、会社で働くすべての人に関わってきます。見落としてはいけないのが、
- 外出や出張にかかる「旅費交通費」
- 消耗品や書籍の「購入費」
などです。これらを立て替える際に受け取った領収書や請求書がインボイス（インボイス登録事業者が発行できる請求書など）でないと、
会社が納税する「消費税」の負担増
につながります。厳しいのは、支払先がインボイス登録事業者であっても、
記載事項に不備があるとインボイスとは認められない
ことです。もし、インボイスの記載項目に不備があり、それが経費精算時に判明した場合、その対処（発行先に再発行を求めること）は実務上現実的ではありません。ですから、社員が立て替えた時に、インボイスであるかどうかをチェックする必要があるのです。
具体的な注意点をこの記事で分かりやすくまとめますので、社員の方に回覧するなどして、周知徹底することをおすすめします。
２ 従業員がすべき4つのチェック項目
経費を立て替えた際のチェック項目は、次の4つです。
□登録番号（T0000000000000_業者ごとに異なる）の記載があること
□適用税率の記載があること
□税率ごと（8% or 10%）に区分した消費税の記載があること
□宛先は、事業者名であること（事業者名でなく、個人名の場合には経費精算書が必要になります）
ただし、最後の宛先は、
不特定多数が利用する飲食店やタクシー、小売業（コンビニやスーパーなど）などについては、省略されていてもインボイス（適格簡易請求書）として認められる
ことになっています。
３ インボイスをもらわなくても良いケース
次の取引はインボイスをもらわなくても大丈夫です。
- 3万円未満の公共交通機関（バス、鉄道または船舶）による旅費交通費
- 3万円未満の自動販売機や自動サービス機（コインロッカーやコインランドリー、ATM手数料など）による商品購入費
※飛行機はこの対象から除かれるため、インボイスが必要。
上記の取引以外は、原則として、どんなに少額でもインボイスの保存が必要です。
４ どういうときに注意が必要か
基本的に大手百貨店や法人タクシーなどは、インボイス対応が徹底されているので心配ないかもしれません。逆に、注意が必要なのは、
支払先が飲食店、個人商店、個人タクシーなどのケース
です。インボイス登録事業者であっても、記載事項に不備がある場合（お店によっては、印鑑で対応している事業者もある）も想定されますので、インボイス受領時にチェックしましょう。なお、コンビニなどフランチャイズ展開しているチェーン店などは、店舗ごとにインボイス登録が必要です。大手コンビニの店舗であってもインボイス発行事業者でないケースもある点は知っておきましょう。
また、
クレジットカードで決済した経費
については、請求明細ではなく、決済先ごとのインボイスが必要になります。特にクレジットカードを利用してオンライン決済した場合、インボイスのダウンロードは忘れずに行うようにしましょう。
以上（2023年9月作成）
（監修 辻・本郷税理士法人 税理士 安積健）
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