【業務効率化】分かりやすい「社内文書」を作るために作るために守るべき12のポイント

１　「悪い社内文書」ができるのは経営者のせい？

「なんて分かりにくい社内文書なんだ！」とイラついたことはありませんか？　悪い社内文書にはいろいろと難点がありますが、とにかく、

といった感じで、迷惑なことこの上ありません。さらに近年は、

といった意味不明の現象も起きています。

悪い社内文書が作られてしまう理由としては、

が挙げられます。経営者は業務効率化を求めているのに、社員が腕まくりをして悪い社内文書を作るというチグハグな状態では業務効率は下がるばかりです。それに、悪い社内文書を受け取ったら気分も悪くなります。

この記事では、そうした状況を改善するために、「良い社内文書」を作るポイントを紹介します。業務効率化の第一歩として参考にしていただければ幸いです。

２　良い社内文書と悪い社内文書の違い

社内文書には、

といった種類があります。このうち、1.の報告書に注目すると、良い社内文書と悪い社内文書には次のような違いがあります。

極端な部分もありますが、良い社内文書と悪い社内文書の違いは一目瞭然でしょう。では、どうすれば良い社内文書が作成できるのか。具体的に確認していきましょう。

３　良い社内文書を作成するためのポイント

1）社内文書のフォーマット

社内文書は、過去のフォーマットがあるなら、それを踏襲したほうが作成時間を短縮できます。例えば、報告書に回答を求める際にも、過去に見たことのあるフォーマットのほうが対応しやすいです。避けたいのは、作成者の気分に応じて意味もなくフォーマットを変更してしまうことです。

2）内容のチェック

作成された社内文書は、管理職などが必ずチェックをしましょう。また、作成者も自分で内容を再確認してみましょう。悪い社内文書の場合、いかに分かりにくいかが実感できるはずです。

3）文章量

社内文書は短いほど良いです。作成者は「長い文書を作ったほうが頑張っている！」と思い込みがちではありますが、ここは経営者が率先して簡潔な文章を推奨すべきです。

4）内容や表現

すぐに理解できる表現にしましょう。また、タイトル、見出しなどをうまく使って、その社内文書の重要度や目的などが一目で分かるように工夫します。

5）表記揺れなどの防止策

表記揺れを防ぐために、「全角／半角」「である調／ですます調」といった基本から、「ES／従業員満足度／社員満足度」といった用語までをルール化できると、より効率化が図れます。

6）フォントの種類とサイズ

フォントの種類と、見出しや本文など部分ごとのサイズをあらかじめ決めるようにしましょう。文字化けなどのリスクも回避できます。この他、エクセルの「表示形式（小数点など）」や「配置（縦横の位置）」も統一します。

7）ファイル名

ファイル名は、一目見ただけで内容が分かるようにします。例えば「報告内容_報告部署_報告者_報告年月日（yyyymmdd）」といったようにルールを決めます。この場合の例は、「テーマ_営業1課_山田_20230901」となります。

8）作成ソフト（ファイル形式）

社内文書のファイル形式はあらかじめ統一させましょう。特に意味がないのに、前回はエクセル、今回はワードといったように気まぐれで作成ソフトを変更するのはやめましょう。

9）受領確認

重要な社内文書なら、社内文書の公開後（送信後）、速やかに受領確認をします。社内文書は作ることが目的ではなく、公開（送信）した後が大切であることを忘れてはなりません。

10）変更があった場合の連絡

社内文書の報告期限などを変更した場合、その旨のメールを送って終わりにしてはいけません。相手が見落としている場合もあるので、相手にリアクションを求めるか、メールと併せて電話でも連絡するなどします。

11）回答期限前のリマインド

年度の切り替え時期、何らかのキャンペーンなど繁忙期に報告書の提出を求める場合、回答者が悪意なく失念してしまうことがあります。そのため、期限の3日程度前に再通知をすると丁寧です。

12）提出方法

社内文書の提出方法について、メールや郵送などの手段、提出先の担当者などを明らかにします。メールでの返信を求める場合は、「件名」と「添付するファイル名」などのルールも決めておきます。

以上（2023年9月更新）

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