中小企業に潜む「不正経費」の起こりやすい状況とその対策

１　不正経費が起こりやすい中小企業の特徴は？

経費を不正に使った役員が解任される･･････私たちはこうしたニュースをしばしば目や耳にします。経費の扱いをめぐる不正は、どこでも起こり得る問題であり、万が一発生すると、時に会社そのものの信頼を揺るがしかねない危険性を秘めています。

特に中小企業は、大企業ほど管理体制や内部統制が整っていないので、不正が入り込みやすい環境になりがちです。例えば、

といった状況では、けん制機能が働きにくく、不正に対するハードルが低くなってしまいます。

この記事では、不正経費の目的、主な手口と不正経費がもたらすリスク、不正経費を防ぐためにどのような対策が必要かを解説します。

２　不正経費の目的

不正経費の目的は、大きく

に分けられます。

着服(横領)は、役員や従業員が、会社のお金を自分のために使うケースです。個人の借金の返済に充てたり、遊びや高価な買い物などをしたりする目的で行われます。

利益操作のための不正は、会社の利益を意図的に少なく見せて税金負担を軽くしようとするケースです。利益を基に課される法人税などの税金は、利益が少ないほど納税額が低くなります。本来は発生していない費用を不正経費により計上して、利益を下げる目的で行われます。

３　不正経費の手口

不正経費の手口は、大きく「架空請求・カラ出張」「経費の水増し・改ざん」「多重請求」「経費の私的利用」に分けられます。

1）架空請求・カラ出張

実際には存在しない取引先に「コンサル料」や「外注費」を支払ったように見せかける、ペーパーカンパニー (法人登記はされているが、事業の実態がない会社)をつくるといったケースが典型例です。出張に行っていないのに、旅費や宿泊費を請求するカラ出張もあります。

コンサル・調査・サポートといった成果が目に見えにくい費用は、内容の妥当性がチェックされにくいので、不正が紛れ込みやすいです。また、支払申請と承認を同じ人が行っている場合や、長年同じ担当者に外注先の選定や請求処理を任せきりにしているような体制では、不正が発覚しにくくなります。

2）経費の水増し・改ざん

白紙の領収書に自分で金額を書き込む、既存の領収書の金額や日付を修正液で塗り替える、同じ店のレシートを複数枚集めて、「まとめて接待したように見せる」といったケースが典型例です。さらに悪質な例では、仕入れ先と示し合わせて価格をわざと高くし、後で差額をキックバックとして受け取るケースもあります。

こうした行為は、帳簿上は通常の取引に見えるため、外からは不正だと分かりにくいのが特徴です。そのため、発覚したときには長期間にわたって被害が広がっていることも少なくありません。

3）多重請求

同じ領収書をコピーして、別の日付の経費として再提出する、「会議費」と「接待費」など用途を変えて二重に請求するといったケースが典型例です。

特に、紙の領収書を中心に管理している会社では、過去の申請履歴を即座に確認できず、承認者が見逃してしまうこともあります。少額な請求ほど確認が甘くなりやすく、不正が繰り返される温床になりがちです。

4）経費の私的利用

私生活で使った飲食費を「取引先との会食だった」として提出する、個人のための家電やガジェットを「業務用備品」として購入するケースなどが典型例です。例えば、家族との外食を商談の名目で申請する、自宅のインターネット料金を会社の通信費に含めるなど、身近なところから発生する不正も少なくありません。

業務とプライベートの線引きが曖昧な社内環境や、経費の使い方などのルールが従業員に周知されていない会社で起こりがちです。

４　不正経費がもたらすリスク

不正経費がもたらすリスクは、大きく「税務上の重いペナルティー」「税務署や取引先からの信用失墜」に分けられます。

1）税務上の重いペナルティー

税務署の調査により、計上した経費が「事業に関係のない支出」や「架空の支出」であると認定された場合、当然ですが、その費用は会社の経費(税務上の損金)として認められません。

その結果、本来支払うべきだった法人税 (本税)との差額が追加で発生するだけでなく、次の「重い罰金税」が会社に課されます。

重加算税は、本来納めるべきだった税額の35%から40% (一定の場合は最大50%)が追加で課される、通常の罰則よりも重い罰金税です。

また、悪質な不正が認められた場合、税務署は最大7年間(通常は最大5年間)まで遡って調査を行うことができます。7年間にわたる本来の税額に加え、重加算税と延滞税が合算され、その全てが税務署に原則一括で納付しなければなりません。そのため、資金繰りへ影響は大きいものがあります。

2）税務署や取引先からの信用失墜

「重加算税が賦課された」という事実は、税務署からの信用を失うだけでなく、金融機関や取引先との関係においても大きなマイナス要因となります。不正発覚は、会社の将来に対しても深刻な影響を与えるのです。

また、不正対応のため、外部専門家による調査費用や監査費用の増加など、本来不必要なコストが発生します。

５　３つの視点で講じる不正防止のための対策

不正を防止するためには、「制度・ルール」「人への教育」「経費精算システム導入」の3つの視点から対策を講じることが大切です。

1）制度・ルールによる対策

1.役割分担をはっきりさせる

不正を防ぐ上で大切なのは、

1人で全部できてしまう状態をつくらないこと

です。例えば、経費を使った本人が申請し、そのまま自分で承認し、さらに支払い処理まで行えるような体制では、チェック機能が働きません。理想は、

というように、役割を分けることです。

人手に余裕がない中小企業でも、最終的な承認だけは経営者や役員が目を通す、あるいは顧問税理士に一覧を確認してもらうなど、もう一つの目を入れるだけでも、不正はだいぶ起こりにくくなります。

2.書類をそろえて確認する習慣をつくる

請求書が届いたときは、

それだけを見て処理するのではなく、「本当に頼んだ仕事なのか」「きちんと納品されているのか」を確認すること

が重要です。具体的には、

の3点がそろっているかを確認します。「こんな作業、本当に頼んだのだろうか」「この金額は、事前に合意した内容と合っているか」と、一度立ち止まって思い返してみるだけでも、架空請求や水増し請求を防ぐ効果があります。

3.経費のルールを具体的に決める

経費については、「業務に必要なもの」という曖昧な表現のままだと、人によって解釈が分かれてしまいます。どこまでが会社負担で、どこからが私費なのかを、できるだけ具体的に決めておくことが重要です。例えば、接待交際費であれば、

といった点を簡単に書いてもらうだけでも、「なんとなくの飲み会」が経費として通りにくくなります。

ルールを細かくするのは、従業員を疑っているわけではなく、「これは経費でいいのかどうか」を迷わず判断できる環境を整えるためです。また、従業員に対し、業務のお金とプライベートのお金の境目をしっかり意識させることにもつながります。

2）人への教育による対策

1.不正やルールを正しく知ってもらう場を設ける

社内研修などを通じて、経費の不正が発覚した場合に、本人だけでなく、会社全体にどのような影響が及ぶのかを具体的に伝えることが大切です。例えば、「経費を少し多めに申請しただけ」のつもりでも本人が懲戒の対象になりうること、場合によっては、会社が追加の罰金税を支払わなければならなくなることなどその行為がもたらす影響の大きさを伝えましょう。

こうした実例を交えて説明することで、従業員の「バレなければ大丈夫」「これくらいなら問題ない」といった“ゆるい”認識を改めさせる効果があります。

2.声を上げやすい相談・通報の窓口を用意する

不正は、現場の実務担当者が真っ先に気付くケースが少なくありません。そのため、「自分が指摘していいのだろうか」や「面倒なことに巻き込まれたくない」といった考えから、不正発見のタイミングを逃す可能性もあります。例えば、

といった小さな気付きが報告されずに見過ごされてしまうと、それが積み重なって問題が深刻化してしまう恐れがあります。

このようなことが起きないよう、名前を出さなくても相談できる窓口を用意し、「気になることがあれば、まず相談していい」という雰囲気をつくることが大切です。通報しやすい環境が整えば、不正が見つけやすくなるだけでなく、従業員の間に「見られている」という意識を生み、不正の予防効果にもなります。

3）経費精算システム導入による対策

中小企業では、「誰かがちゃんと見ていれば大丈夫」という認識で、経費精算を回しているケースも少なくありません。ただ、実際には経理担当者が少人数だったり、月末に処理が集中したりして、全てを丁寧に確認するのは難しいであろう現場も多く見られます。

経費精算システムは、こうした人手によるチェックの限界を補い、ミスや不正が起こりにくい流れをつくるためのツールです。

例えば、紙の領収書をスマートフォンで撮影して、データとして一元管理できる経費精算システムがありますが、こうしたシステムでは、過去に提出された領収書と照らし合わせて、同じ内容の申請がないかを自動チェックする機能などもあるようです。

その他にも、クレジットカード情報を連携できる経費精算システムでは、支払いと同時に利用履歴が自動で取り込まれるため、後から金額を入力し直す手間がなくなります。その結果、入力ミスや申請漏れを防ぎながら、経費申請そのものを簡単に行えるようになります。

以上（2026年2月作成）
（監修　税理士法人AKJパートナーズ　公認会計士　仁田順哉）
（監修　税理士法人AKJパートナーズ　税理士　森浩之）

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