本当につらい「休職者とのトラブル」を回避するために不可欠な就業規則の6つの規定

１　休職をめぐるトラブルは就業規則で回避する

社員が「休職（私傷病休職）」するのは、仕事以外の理由でケガや病気になったり、うつ病などになったりした場合です。経営者としては、休職している社員をできるだけサポートしてあげたいところですが、

他の社員との兼ね合いもあり、休職期間などについて一定の基準を設けざるを得ない

のです。一方、

休職中の社員は心身ともに不安で、復職時期についても心配

しています。

このように、経営者と社員がお互いにつらい状態に置かれがちだからこそ、休職期間や復職の可否などをめぐってトラブルが生じます。こうしたトラブルを避けるために重要なのは、就業規則に、

の6つについて定めることです。

休職制度は、法律（労働基準法や労働契約法など）で実施が義務付けられているわけではなく、各社で任意に定めますが、どのような点がポイントになるか、以降で具体的な内容を確認していきましょう。

２　休職の対象

休職は社員の長期雇用を前提とするため、

対象は契約期間に定めのない社員に限定

されることが多いです。一般的には正社員（試用期間中の社員を除く）を指しますが、

パート等でも無期雇用の場合は、正社員と同様、休職制度を適用するのが合理的

とされています（同一労働同一賃金ガイドライン）。

なお、有期雇用の場合は、一般的に対象に含めませんが、労働契約期間の満了までという条件で休職を認めるケースもあるようです。最近の同一労働同一賃金に関する裁判の傾向として、

長期間雇用されているパート等に関しては、同じく休職制度の対象としなければ、待遇差が不合理であると判断される可能性

もあるので、休職の対象については、よく検討する必要があります。

３　休職発令のタイミング

通常、休職は、

に発令します。

1.の場合には、メンタル不調の社員のように、断続的に欠勤が続くこともあるため、休職発令前においても、欠勤期間を通算することができるようにしておくのがよいでしょう。

また、2.のタイミングで発令するのは、主に早期に社員を休職させなければならない事情がある場合（重大な傷病など）です。

休職発令は、事前に社員から主治医の診断書を提出してもらうなどして、休職が必要かを判断した上で行います。主治医の診断書だけでは不安な場合、産業医などにも意見を聴きます。

なお、休職期間の起算点をめぐって、社員とトラブルにならないよう、

いつ休職を発令したかは、書面やメールなどで必ず記録に残す

ようにしましょう。

休職規定の中には、「休職事由が生じた場合には休職とする」といった記載、つまり休職事由が発生した場合には、命令を待つことなく当然に休職となると読める記載も見受けられます。

しかし、休職制度は解雇の猶予期間なので、およそ回復の見込みがないような場合にまで、休職制度を適用して解雇ができなくなるというのは妥当ではありません。ですから、「休職を命じる場合がある」というように、会社に一定の裁量を持たせる記載にするのがよいでしょう。

４　休職期間

休職を開始した社員が、一定の休職期間を経過しても復職できない場合、原則として休職期間満了時に退職となります。休職期間は会社によって異なり、3カ月から6カ月程度のところもあれば、2年から3年程度と長期に設定しているところもあります。

休職期間を考える際は「通算規定制度」も検討します。通算規定制度とは、

復職後、一定期間内に同じまたは類似の傷病で再び休職したら、休職期間を通算する制度

です。次のような規定を設けると、長期休職が何度も発生するのを防ぐことができます。

復職した社員が、その後○カ月以内に、同じまたは類似の傷病により再度欠勤をした場合、もしくは通常の労務提供ができなくなった場合は復職を取り消し直ちに再休職とする。この場合の休職期間は復職前の休職期間の残期間とする

なお、この通算規定を新設して従前よりも休職できる期間が実質短縮される場合、労働条件の不利益変更に当たるため、変更の手続には注意しましょう。

５　休職期間中の賃金

通常、休職期間中の賃金は、

ノーワーク・ノーペイの原則に従い無給

とします。無給とする場合、その旨を就業規則に定めます。ちなみに休職期間中、賃金の支払いがない場合、社員は一定の条件を満たすことで健康保険の傷病手当金をもらえます。

なお、社会保険料と住民税は休職期間中も発生しますが、無給だと控除できません。こうした場合、次の1.から3.のいずれかの方法で対応します。

６　休職期間中の勤続年数の算定

社員が休職する場合、

休職期間は勤続年数に含めない

のが一般的です。表彰、賞与、退職金など、会社が勤続年数を基準に評価する制度については、就業規則の規定に矛盾がないかを確認しましょう。また、年次有給休暇の付与日数を計算する際も、休職期間は勤続年数に含めないのが一般的です。

７　復職の可否の判断

復職の可否の判断はデリケートな問題です。通常、休職期間が満了する前に、社員から主治医の診断書を提出してもらって復職の可否を判断しますが、社員の主治医が仕事内容を詳しく把握しているとは限りません。また、うつ病のようなメンタルヘルス疾患の場合、症状が一進一退を繰り返し、判断が難しくなるケースがあります。

そのため、社員の主治医だけでなく、必要に応じて会社指定の医療機関にも協力を仰ぎ、復職の可否を慎重に判断できるようにします。具体的には、次のような規定を設けます。

特に2.については、会社指定の医療機関として産業医の意見を聴くことが重要です。社員の主治医の意見は、会社の業務に精通していない関係で、業務との関係性があまり考慮されないケースが多いのに対し、産業医の場合、「社員の病状に照らして会社の業務に就くことができるか」など、実務的な観点から意見を聴けるからです。

上記のように就業規則上のルールを定めていても、社員が主治医や会社指定の医療機関の診断を受けてくれないというケースがあります。そうした場合、会社としては主治医や会社指定の医療機関の診断を抜きに復職判断をせざるを得ませんが、既に休職中であることから、「回復」が明らかではない以上、復職不可という判断となることが多いと思われます。

なお、社員が復職直後から休職前と同じように働こうとして再び体調を崩し、そのまま退職してしまうケースが少なくないため、

復職してから当面の間、労働時間の短縮（時短勤務）などを適用し、経過を見ながら徐々に従前の働き方に戻していくのが無難

です。主治医や産業医の意見を聴かずに従前の働き方に戻してしまい、その結果、社員の体調が再び悪化したような場合、会社の安全配慮義務違反があるとして、損害賠償請求がされる恐れがあります。

そのため、

復職後、会社が必要と認める場合、社員との協議の上、労働条件を変更することがある旨

を就業規則に定めておくとよいでしょう。

以上（2024年4月更新）
（監修　日比谷タックス＆ロー弁護士法人　弁護士　堀田陽平）

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