総務のお仕事 12カ月 一目で分かる「月別実務リスト」

１　実務の抜け漏れを防止するには？

人事部、経理部、法務部など、バックオフィス専門の部署がないことが多い中小企業では、経営者や管理職も例外なくこうした実務を行います。しかし、不慣れであり、片手間で処理することが多いので、どうしても抜け漏れが生じます。

一方、こうした実務は法令で定められたものが多く、放置しておくと思わぬペナルティを受けることがあります。これを避けるために、この記事では「3月末決算の中小企業」を対象に、

「人事労務」「会計・税務」「法務・その他総務」の主なお仕事を月別にリスト化

しました。

２　総務のお仕事リスト（対象：3月末決算の中小企業）

以降では、4月から順にリストを紹介しつつ、重要な実務（各リストの赤字部分）については別途ポイントを説明します。なお、リストの内容は中小企業における一例です。

1）4月のお仕事

1.入社手続き（4月入社の場合）

社員が入社したら、「労働条件通知書の交付」「社会保険や雇用保険の資格取得手続き」「雇入時健康診断の実施」などの手続きが必要です。手続きの詳細は、こちらのコンテンツをご確認ください。

2.決算書の作成

1年分の取引に関する仕訳に、決算整理仕訳（売上原価の算定、収益費用の見越し・繰延べ、減価償却の計上など）を加えて集計し、それぞれの勘定科目を決算日時点の数値に確定します。確定した数値を基に、貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、キャッシュフロー計算書（中小企業の場合、作成は義務ではありません）、個別注記表を作成します。

3.3月決算法人の税務申告書の作成

2.で作成した決算書などの数値を基に、法人税（地方法人税を含む）、法人住民税、法人事業税、消費税（地方消費税を含む）の「税務申告書」を作成します。

法人税と消費税の申告書の作成が中心となります。法人税については、決算書の利益から法人税法上の所得を計算するので、さまざまな調整や税額計算が必要です。消費税については、消費税が課税されている売上・仕入かどうかなど、消費税独自の税額計算を行います。

2）5月のお仕事

1.3月決算法人の確定申告

原則事業年度終了の日から2カ月が経過する日（3月末決算の場合は、5月31日）までに、作成した「確定申告書」を、各提出先に提出します。「国税電子申告・納税システム（e-Tax）」や「地方税ポータルシステム（eLTAX）」を利用していれば、システム上での電子申告が可能です。

2.確定申告による法人税等および消費税の納付

原則事業年度終了の日から2カ月が経過する日までに、1.で申告した納税額を、各納税先に納める必要があります。e-TaxやeLTAXを利用していれば、ダイレクト納付（口座振替）やインターネットバンキングなどを利用した電子納税が可能です。

3）6月のお仕事

1.夏季賞与の支給、被保険者賞与支払届の提出

社会保険（健康保険・厚生年金保険）の被保険者に賞与を支給した場合、支給日から5日以内に、「被保険者賞与支払届」を所轄の日本年金機構事務センターに届け出ます。賞与保険料は、通常の給与の社会保険料と併せて翌月末に納付します。賞与を年2回または3回支給している場合、支給のたびに同じ手続きが必要です（年4回以上支給している場合は対象外）。

2.定時株主総会の開催

中小企業の多くは「非公開会社（全株式の譲渡について会社の承認が必要となる旨を定款に定めている会社）」です。非公開会社は、定時株主総会開催の1週間前までに、「招集通知」を株主に送付します。ただし、議決権を行使できる全株主が同意した場合は省略できます。

また、総会後は、「議事録の作成」「決議通知書の発送」「計算書類の公告」などの他、取締役の変更などがあった場合、2週間以内に、所轄の法務局に「変更登記の申請」をします。

4）7月のお仕事

1.算定基礎届の提出

毎年7月10日までに、社会保険（健康保険・厚生年金保険）の被保険者の4、5、6月支給給与額を記載した「算定基礎届」を、所轄の日本年金機構事務センターに届け出ます。これにより9月分以降の社会保険料が改定されます（定時決定）。例えば、給与が毎月末日締め、翌月払いの会社は、10月支給給与から社会保険料の控除額を変更します。

なお、定期昇給などで固定給が変わり、標準報酬月額が2等級以上変動した社員がいた場合、その社員については、変動月の3カ月後から社会保険料が改定されます（随時改定）。例えば、給与が毎月末日締め、翌月払いの会社が、4月に定期昇給（昇給後の賃金を支払うのは5月から）を行い、2等級以上の変動があった社員がいた場合、5、6、7月の給与支払い後、速やかに「月額変更届」を所轄の日本年金機構事務センターに届け出ます。この場合、随時改定が定時決定に優先し、社会保険料は8月分（9月支給給与）から改定されます。

2.労働保険年度更新申告書の提出

毎年7月10日までに、「労働保険年度更新申告書」を所轄の労働基準監督署に届け出ます。この申告書には、労働保険（雇用保険・労災保険）の前年度の確定保険料と当該年度の概算保険料を記載します。

また、当該年度の概算保険料も原則7月10日までに納付します（前年度に納付した概算保険料と確定保険料との間に過不足があれば、過不足を調整した額を納付します）。ただし、事前に保険料の口座振替の申し込みをしている場合、9月6日に引き落とされます。なお、労働保険料は「概算保険料が40万円以上」など所定の要件を満たす場合、3回まで分割納付が可能です。

5）8月のお仕事

1.夏季休暇などの取得予定の確認

夏季休暇は法令で定められた休暇ではなく、会社が就業規則等で独自に設定する「特別休暇」の1つです。例えば、「7、8、9月の3カ月間で3日まで取得可」といった具合に定めるのですが、業務が多忙だと、周囲に遠慮して社員がなかなか休暇を取れないケースがあります。そのため、会社のほうから各社員に取得予定を確認するなどの配慮をするとよいでしょう。

2.建物、設備、社有車などの点検

夏季休暇などで休みを取る社員が増える間、建物、設備、社有車などの点検がおろそかにならないよう注意します。特に、建築基準法、電気事業法、道路運送車両法などで定められている「法定点検」については、所定の期限までに必ず実施します。

6）9月のお仕事

1.定期健康診断、ストレスチェックの実施（9月実施の場合）

社員を雇用する全ての会社は、定期健康診断を1年以内に1回以上実施します。社員数が常時50人以上の場合、ストレスチェックの実施義務もあります（こちらも1年以内に1回以上実施）。

なお、社員数が常時50人以上の会社は、定期健康診断実施後に「定期健康診断結果報告書」を、ストレスチェック実施後に「心理的な負担の程度を把握するための検査結果等報告書」を、すみやかに所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。

2.防災訓練の実施、BCPや備蓄の確認など

9月1日の「防災の日」に防災訓練をする会社は多いです。テレワークをしている会社も、災害伝言板やSNSを使った安否確認訓練を実施するなどして、緊急時に備えましょう。また、BCP（事業継続計画）の内容が古くないか、災害用品の備蓄（水・食料、ヘルメット、救急セットなど）に問題がないかなども、併せて確認しましょう。

7）10月のお仕事

1.年次有給休暇の付与（4月入社の場合）

労働基準法により、「入社後6カ月以上勤務し、全労働日の8割以上出勤した社員」には、年次有給休暇（以下「年休」）を付与します。例えば、4月1日入社の正社員の場合、10月1日付で10日の年休を付与します。以降1年ごとに労働基準法に基づく日数を付与しますが、年休は付与日から2年を経過すると時効により消滅するので、日数の管理に注意しましょう。

2.地域別最低賃金（毎年10月改定）の確認

最低賃金には、都道府県ごとに定められる「地域別最低賃金」、特定の産業について定められる「特定最低賃金」があり、このうち地域別最低賃金が毎年10月に改定されます（特定最低賃金は不定期改定）。地域別最低賃金は年々引き上げられていて（2023年10月時点で、全国加重平均で1004円）、社員（特にパート等）がこれを下回らないよう注意します。

8）11月のお仕事

1.長時間労働の実態把握、改善

厚生労働省では毎年11月に「過重労働解消キャンペーン」を実施していて、キャンペーン中は労働基準監督署による長時間労働に対する監督指導が強化されます。長時間労働の改善は本来、継続的にやるべきものですが、特に11月は「勤怠打刻と実際の労働時間が乖離（かいり）していないか」などをしっかり確認しましょう。

2.中間申告による法人税等および消費税の納付

確定申告時の税額が一定額以上である場合などは、期中に複数回の納付が発生します。これを「中間申告・納付」といいます。税金ごとに、制度が異なります。

法人税、法人住民税、法人事業税については、その事業年度が6カ月を超えるとき、原則、その事業年度開始の日から6カ月を経過した日より2カ月以内（例えば、3月末決算法人の場合は11月末まで）に、中間申告・納付をします。

消費税については、確定申告時の消費税額によって中間申告の回数（なし、年1回、3回、11回）が変わってきます。この記事では、年1回のケースをモデルとしているため、11月末に消費税の中間申告・納付が必要です。

9）12月のお仕事

1.年次有給休暇の取得推進

年末年始を休業とする会社は多いですが、仮に本来の予定よりも仕事納めを前倒しできそうであれば、前倒しする日数分、社員に年休の取得を推奨するのもよいでしょう。法律上、年10日以上の年休が付与される社員（主に正社員）については、社員の意見を尊重した上で、会社が時季を指定して年5日の年休を取得させます。業務が多忙で年休取得が滞っている社員については、この時季にまとまった日数を取得してもらうよう働きかけます。

2.年末調整

年末調整は、社員の源泉所得税の最終調整を行うものです。社員全員に

を提出してもらい、その年分に受けられる所得控除などを社員ごとに集計し、正確な源泉所得税の金額を算定します。すでに源泉徴収している金額と差額がある場合、12月または1月支給給与で精算します。

10）1月のお仕事

1.法定調書の提出

毎年1月31日までに、前年（1～12月）に行った一定の支払いごとの金額や内容を記載した「法定調書」を所轄の税務署に提出します。法定調書は全部で60種類あります。例えば、社員に支払った給与については「給与所得の源泉徴収票」、税理士など特定の人に支払った報酬については「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」などがあります。

2.償却資産の固定資産税の申告

毎年1月31日までに、当該年の1月1日時点で所有している償却資産について記載した「償却資産申告書」を各市区町村に提出します。償却資産とは、土地・建物以外の事業に使用するための資産で、法人税の計算上、減価償却の対象となる資産をいいます。

11）2月のお仕事

1.賃上げに関する情報収集

毎年2月ごろになると春闘が始まり、賃上げ（定期昇給やベースアップ）に関する話題を耳にする機会が増えます。他社の動向に注視しつつ、自社の人件費負担なども考慮して、最終的にどの程度賃上げに取り組むのかを判断します。

2.新年度の予算編成

新年度の利益目標を定め、売上と費用に計上する金額を決めます。当年度業績の着地見込みや、経営者の意向、担当者からのヒアリングなどを基に具体的な数値に落とし込むとよいでしょう。作成した予算は全社で共有し、毎月の予算管理（目標達成度合いの把握や、予算と実績の差額分析など）を実施していきます。

12）3月のお仕事

1.退職手続き（3月退職の場合）

社員が退職した場合、健康保険法、労働基準法などにより「社会保険や雇用保険の資格喪失手続き」「退職証明書の交付（必要な場合）」といった手続きが必要です。制度がある場合は、退職金の支払いも必要です。手続きの詳細については、こちらのコンテンツをご確認ください。

2.36協定の締結・届け出（4月起算の場合）

会社が社員に時間外労働や休日労働を命じるには、過半数労働組合（ない場合は過半数代表者）と労働基準法第36条に基づく労使協定（通称「36協定」）を締結し、所轄の労働基準監督署に届け出ます。36協定は、1月や4月を起算日として1年間の有効期間を定めるケースが多く、有効期間が切れた状態で社員に時間外労働や休日労働を命じるのは違法です。必ず有効期間が切れる前に内容を更新し、締結・届け出た上で、社員に周知しなければなりません。

3.期末棚卸の実施

期末時点の在庫を確定するため、帳簿記録に基づき調査を行う帳簿棚卸と、現物を実際にカウントする実地棚卸を実施します。期末棚卸をして、在庫を確定することで決算書に計上する売上原価が算定されます。

以上（2024年4月更新）
（監修　税理士　石田和也）
（監修　ひらの社会保険労務士事務所）

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