元厚労省職員は知っている「助成金は、ここでつまずく！」

１　初めて助成金を申請する方へ

厚生労働省では、人材採用や人材育成、労働環境の改善などを経済的にサポートするため、様々な「助成金」を用意しています。ここ数年で新しいコースも出てきており、「今まで申請したことがなかったけど、助成金を使ってみようかな？」と考えている経営者の方もいるかもしれません。

ですが、ご用心。会社側に悪意がなくても、

といった理由により、「受け取れるはずの助成金をもらえない」ことがあるのです。特に、助成金を初めて申請する会社は、手続きに慣れいないために、こうした失敗をしがちです。

この記事では、元厚生労働省職員で、助成金審査の実務経験を持つ社会保険労務士が、助成金の申請でありがちな失敗と、失敗しないためのポイントを紹介します。

２　事前の届け出をしていなかった……

助成金の申請で多いつまずきの1つが、計画届の提出漏れです。例えば、

を提出する必要があります。そして、これらの計画を提出するのは、職業訓練、非正規社員のキャリアアップ、事業場内最低賃金の引き上げなどに取り組む前、つまり「事前に提出しなければならない」ことになっています。

なぜ、事後申請が認められないのかというと、仮に事後申請を認めた場合、助成金の要件に合わせて取り組み内容を「後出し」で調整できてしまうからです。例えば、職業訓練の一環で研修を実施する場合、「先に研修を実施して、後から計画届を提出」されると、労働局側は研修内容が本当に助成金の要件を満たしていたのかが分かりません。

計画届には「いつ・誰に・どのような取り組みを行うか」を事前に明示する役割

があり、この手続きを省略された申請は審査の土台が崩れてしまうのです。

「申請の流れ」はパンフレットの冒頭に記載されていることが多いので、

助成金を検討する際は、まず全体のスケジュールを把握する

ようにしてください。取り組みを始めてから「そういえば助成金があったな」と思い出しても、手遅れになっているケースが少なくありません。

３　パンフレットの支給要件しか確認していなかった……

助成金のパンフレットは読んだはずなのに、いざ申請したら支給要件を満たしていないと言われた……。こんな声もよく聞きます。確かにパンフレットには、制度の概要が分かりやすくまとめられていますが、実際の審査では「支給要領」と呼ばれる詳細なルールに基づいて判断するため、パンフレットだけを見て申請を進めると、思わぬ落とし穴にはまります。

例えば、特定求職者雇用開発助成金（60歳以上の高年齢者や障害者などを社員として雇い入れると受け取れる助成金）の場合、対象労働者の雇入れ日や雇用形態、労働時間など支給要件が細かく記載されています。一方、パンフレットでは「高年齢者や障害者を雇い入れた場合に支給」と、かなり簡潔に説明されています。

当然ですが、助成金は「全ての支給要件をクリア」しなければ支給されません。10個の要件のうち9個を満たしていても、残り1個が欠けていれば不支給となります。

支給要件は、

パンフレットではなく「支給要領」で確認するようにし、自社が1つ1つの要件をクリアできているかをチェックする

ようにしましょう。

４　就業規則の整備が甘かった……

多くの助成金では、「対象となる制度が就業規則に明記されていること」が支給要件に含まれています。例えば、キャリアアップ助成金の正社員化コース（非正規社員を正社員に転換し、転換後に一定以上賃金を増額すると受け取れる助成金）の場合、あらかじめ正社員転換制度の内容を就業規則（労働協約でも可）に定めなければなりません。

ところが、そもそも就業規則を作成していなかったり、作成していても内容に不備があったりするケースは非常に多いです。就業規則の不備として多いのが、制度の対象者や適用条件が曖昧なケースです。例えば、キャリアアップ助成金の正社員化コースで、正社員転換制度について定める場合、「会社が認めた場合に正社員に転換することがある」とだけでは不十分で、

を必ず規定しなければなりません。

助成金の審査では、制度の内容が客観的に判断できる形で規定されているかを確認するため、

就業規則の規定が抽象的な表現になっていないかをチェックする（パンフレットに規定例が記載されていることもあるので参考にする）

ことを忘れないようにしましょう。

また、就業規則については、意外と多い落とし穴がもう1つあります。それが、

提出された就業規則に労働基準監督署の受理印がない

というものです。就業規則は作成するだけでは不十分であり、常時10人以上の労働者を使用する事業場では、労働基準監督署へ届け出ることが法律で義務付けられています。「就業規則は社内で作成・保管していれば問題ない」と誤解している経営者は意外と多いのですが、労働局では「受理印がない＝有効な規程として扱えない」という判断になり得ます。

５　書類の整合性に問題があった……

助成金の申請には、計画届（第2章）や就業規則（第4章）の他にも、

出勤簿、賃金台帳、雇用契約書、登記簿謄本

など、様々な書類が必要になります。助成金の種類によっては、数十種類の書類を求められることも珍しくありません。この書類準備の負担が重すぎて、申請を途中で諦めてしまう会社も少なからずいらっしゃいます。

書類をそろえるだけでなく、書類間の内容が一致しているかどうかも審査のポイントです。

など、不整合が見つかると、審査が中断してしまいます。労働局から確認の連絡が入り、修正や追加説明を求められた結果、その対応に時間を取られ、支給までの期間が大幅に延びるケースもあるため、提出前に書類間を突き合わせて確認する作業が欠かせません。

忙しい中でも書類をきちんと準備できている会社には、いくつかの共通点があります。

1）日頃から労務管理の書類を整理・保管する仕組みができている

出勤簿や賃金台帳を月ごとにデータで格納し、すぐに確認できる状態にしている会社は、申請時の負担が格段に軽くなります。

2）給与計算ソフトや勤怠管理システムを導入し、データの一元管理を行っている

システム上で出勤記録と給与データが連動していれば、書類間の不整合が起きにくくなります。

3）社員とのコミュニケーションが円滑である

研修受講の調整や必要書類への署名といった協力が得やすくなります。人材育成の計画をしっかり立てている会社は、「いつ・誰に・どのような研修を受けさせるか」が明確なため、助成金申請のスケジュールも立てやすく、準備が後手に回ることがありません。

６　計算間違いで不正受給になってしまった……

申請時の審査を通過して助成金を受け取ることができても、その後で実は「不正受給」だったと分かることがあります。労働局は、雇用保険のデータベースを保有している（誰が、どの会社で働いているかが分かる）ので、申請書類に記載された社員の情報とデータベースの内容とに乖離（かいり）があると、調査が入ることがあるのです。

助成金の不正受給と聞くと、書類を偽造したり、架空の社員で申請したりといった悪質なケースを思い浮かべる方が多いかもしれません。しかし実際には、会社側が不正をしていなくても、労働局の審査に漏れがあったため、助成金の回収に動くことがあります。ちなみに、悪意のない不正受給の典型例としては、

訓練時間や賃金の計算を間違えてしまい、支給要件を満たさなくなってしまう

というものが挙げられます。実際に筆者が審査した事案を2つ紹介します。

1）訓練時間を計算する際、休憩時間を含めてしまった……

ある会社が、人材開発支援助成金の人材育成支援コース（職務に関連した知識・技能を習得させるための訓練等を実施すると受け取れる助成金）を申請しようとしました。この助成金の支給要件の1つに「10時間以上のOFF-JTによる訓練をする」というものがあり、この会社も、

「10時間の訓練を実施した」と申告したのですが、実は10時間の中に休憩時間が含まれていた

のです。会社としては研修を実施した認識でも、助成金の要件となる訓練時間を満たしていなければ、虚偽の申請とみなされてしまいます。

2）賃金を計算する際、対象外の手当を含めてしまった……

別の会社は、業務改善助成金を申請しようとしました。この助成金の支給要件の1つに「事業場内最低賃金を一定額以上引き上げる」というものがあるのですが、この会社はその賃金の計算を間違えてしまいました。

「事業場内最低賃金」は最低賃金法に基づいて計算するため、通勤手当や時間外勤務手当などは対象外になるのですが、通勤手当を含めて計算してしまった

のです。会社側は正当な昇給を行った認識でも、算定方法の誤りにより要件を満たさない場合、虚偽の申請とみなされてしまいます。

７　助成金申請を成功させるために

事前届け出の失念、要件の確認不足、就業規則の整備不足、書類の不整合、そして悪意のない不正受給。いずれも「知っていれば防げた」ものばかりです。助成金の審査に携わった経験がある筆者が感じた、助成金申請を成功させるコツを紹介します。

1）早めに労働局やハローワークに相談する

助成金の申請をスムーズに進めるための確実な方法は、検討段階で労働局やハローワークの窓口に相談することです。「こういう取り組みを考えているが、助成金の対象になるか」「いつまでに届け出が必要か」といった疑問に、担当者が回答してくれます。申請前に支給要領を熟読し、要件の解釈に迷ったら必ず労働局などに確認することが大切です。筆者の場合は、就業規則の形式不備が理由で審査に通過できない事例を数多く見てきました。「現在の就業規則の内容で問題ないか」「いつまでに申請すればよいのか」を確認しておきましょう。

2）日ごろの労務管理を丁寧に行う

助成金の申請は、日常の労務管理の延長線上にあります。出勤簿や賃金台帳を正確に作成し、就業規則を最新の状態に保ち、雇用契約書の内容と実態を一致させる取り組みができていれば、助成金の申請はスムーズに進むものです。逆に言えば、助成金の申請をきっかけに自社の労務管理を見直すことで、法令遵守の体制が整い、労務トラブルの予防にもつながります。助成金という目先の利益だけでなく、会社全体の管理体制を強化する機会として捉えていただければと思います。

以上（2026年2月作成）

pj00803
画像：Gemini