書いてあること
- 主な読者：入社手続きをオンラインで行うことになった人事労務担当者
- 課題：具体的な業務が整理されていない。何がオンライン可能なのか分からない
- 解決策：「雇入時健康診断」以外は、オンライン化が可能
１ 手続きの多くはオンライン化できる
この記事では、人事労務の仕事を紙からデータに切り替えたい人向けに、
入社手続きはどこまでオンライン化できるのか
をまとめます。一般的な入社手続きは、原則オンライン化が可能ですが、図表の赤字に注意が必要です。
【社会・労働保険、税務関連の書類の取得】
マイナンバーを扱うため、社員とオンラインでやり取りをする際は細心の注意が必要
【法定書類（社会・労働保険関連、税務関連）の提出】
社会保険関連の制度改正がある（2024年12月2日以降、健康保険被保険者証が廃止される。経過措置あり）。税務関連の書類は、電子証明書がないとオンラインで提出できない
以降では「入社前または入社当日の手続き」と「入社後の手続き」の2段階に分けて、労務管理のオンライン化のポイントを見ていきます。
２ 入社前または入社当日の手続き
1）労働条件通知書の交付
会社は社員を雇用した際、賃金や労働時間など主要な労働条件を、書面などで明示しなければなりません。これが「労働条件通知書」です。なお、労働条件通知書は紙で明示するのが基本ですが、社員が同意をした場合、メールやSNSにPDFを添付するなどの電子交付が可能です。
2）社会・労働保険関連、税務関連の書類の取得
社員が入社する際、社会保険や雇用保険の資格取得手続き、賃金支給における所得税の計算、年末調整を行うため、次の書類を本人から提出してもらう必要があります。
1.マイナンバーカード・雇用保険被保険者証のコピー
マイナンバーカード・雇用保険被保険者証のコピーは、会社が年金事務所やハローワークへ提出する書類を作成する際に参照するものなので、提出の方法は会社が自由に決められます。メールやSNSにPDF、写真などを添付してもらうのが簡単です。
ただし、マイナンバー（個人番号）の取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。提出を受ける場合、マイナンバー法上、添付ファイルにパスワードをかける、個人番号事務取扱担当者だけが閲覧できるメールアドレスに送信をしてもらうなどの対応が必要です。
この他、クラウド型の人事労務手続きソフトを経由してマイナンバーを受け取る方法もあります。これらのソフトは、事前に管理者として権限が与えられた担当者しか提出された情報を閲覧できませんし、提出された個人番号などの情報も、クラウド上に安全に保存されます。
2.給与所得の源泉徴収票（前職分）
給与所得の源泉徴収票（前職分）は、年の途中での転職者について年末調整を行うために必要な書類です。社内で年末調整事務をする際に参照するものなので、添付ファイルで提出を受ければ問題ありません。
3.給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、紙（所得税法で定められた書式）での提出が原則です。ただし、所轄税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出すれば、添付ファイルで提出を受けたり、人事労務手続きソフトを用いてクラウド上で自動作成されたデータを保存したりできます。
3）その他の書類の取得
行政手続きなどで必要ということではありませんが、社内での労務管理のため、会社が社員に次のような書類の提出を求める場合があります。
- 住民票記載事項証明書
- 免許証・資格証明書
- 給与振込先届出書・通勤経路届
- 誓約書・身元保証書
これらの書類は、法的に必要な書類ではないので、提出の方法は会社が自由に決められます。メールやSNSを経由して、添付ファイルで提出してもらうとよいでしょう。ただし、誓約書・身元保証書のように、本人や身元保証人に署名を求める書類については、電子契約書ソフトを経由して、電子署名を添えて提出してもらうのが望ましいといえます。
３ 入社後の手続き
1）法定書類（社会・労働保険関連、税務関連）の提出
1.社会・労働保険関連
社員から提出された個人情報に基づき、会社は、社会保険や雇用保険の資格取得、扶養家族の認定に関する書類を作成、提出します。具体的には次の書類が該当します。
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
- 健康保険被扶養者（異動）届（被扶養者がいる場合）
- 国民年金第3号被保険者関係届
- 雇用保険被保険者資格取得届
これらの書類は紙で提出することもできますが、政府は電子申請の利用を推奨しています。
電子申請は、「電子政府の総合窓口（e-Gov）」から行います。インターフェースから該当する手続きを選択した上で、必要情報を入力し、電子証明書を添えて手続きを行います。なお、電子証明書を持っていない場合、GビズID（1つのIDでさまざまな行政サービスにアクセスできるサービス）による手続きも可能です。
申請が受理されると、被保険者資格の取得に関する通知などの「公文書」がメールで送信されてきますので、データで保存しておきましょう。また、雇用保険の場合、公文書の一部として雇用保険被保険者証がPDFで発行されます。PDFが原本扱いとなりますので、データのまま本人に転送する形で問題ありません。なお、社会保険については、
これまで「現物」で発行されていた健康保険被保険者証が、2024年12月2日以降、マイナンバーカードとの一体化により発行されなくなる（経過措置により、既存の健康保険被保険者証は最長1年間使用できる）
ので、「入社の際に、健康保険被保険者証を交付する」という実務はなくなります。
■電子政府の総合窓口（e-Gov）■
■GビズID■
2.税務関連
社員の住民税の納付を普通徴収から特別徴収に切り替える「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」は、税法上の手続きであるため、e-Govからの電子申請はできません。
電子申請は、「地方税ポータルシステム（eLTAX）」から行います。インターフェースに必要な情報を入力し、電子証明書を添えて提出するという流れは、e-Govの電子申請と同様です。
GビズIDでも申請可能な社会・労働保険関連の書類と違い、
税務関連の書類は電子証明書がなければ、電子申請は不可
です。電子証明書を取得するには、所定の認証局への申請が必要です。認証局は複数の窓口がありますが、通常は所轄登記所に申請します。法務省が提供する専用ソフトウエア「商業登記電子認証ソフト」をダウンロードし、そこから申請書等を作成して、所轄登記所に提出すれば、電子証明書を取得できます。
■地方税ポータルシステム（eLTAX）■
■商業登記電子認証ソフト■
https://www.moj.go.jp/MINJI/minji06_00027.html
3.その他
社員の入社などにより、次の書類の提出が必要になることがあります。
- 高年齢者雇用状況報告書（提出は全ての会社（集計は社員数が21人以上の会社）が対象）
- 障害者雇用状況報告書（社員数が40人以上の会社が対象）
これらの書類は、毎年6月1日現在の高年齢者および障害者の雇用状況を毎年7月15日までに申告するもので、e-Gov経由での電子申請が可能です。
2）法定三帳簿の作成
社員を雇用する場合、次の「法定三帳簿」の備え付けが義務付けられます。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿
法定三帳簿は、PDFなどデータで保存でき、勤怠管理ソフトや給与計算ソフトの中に保存することも可能です。労働基準監督署などの調査があった際に、これらの法定三帳簿を画面上に表示したり、必要に応じてプリントアウトしたりできる状態になっていれば問題ありません。
3）雇入時健康診断
雇入時健康診断は原則、会社が費用を負担し入社後速やかに受診させる必要があります（本人が入社3カ月前までに受診した健康診断書があれば、それで代用することも可）。
国から費用補助が受けられるので、雇入時健康診断を、健康保険の「生活習慣病予防健診」を利用して行うことがあります。国から費用補助を受けると言っても、手続き自体は健診実施機関に直接申し込むだけでよく、また、電話やウェブで予約ができる健診実施機関もあります。
健康診断については、採血や医療器具を用いた検査を行うため、基本的にオンラインでは実施できません。
健康診断結果については、紙またはデータで保存することとされています。なお、健康診断結果の個人票をデータで保存する場合、医師等の電子署名や押印は不要です。
以上（2024年11月更新）
（監修 Earth＆法律事務所 弁護士 岡部健一）
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画像：Stokkete-shutterstock