約束した時間を守ることは、ビジネスパーソンとしてとても重要なことです。これはマナーではなくルールであると考えてください。
皆さんの多くは、毎朝、遅刻することなく出社してくれます。また、会議や簡単な打ち合わせさえ遅刻することはありません。私はこのことをとても誇らしく思っています。
しかし、遅刻はしないものの、いつも時間ぎりぎりにならないと現れない人もいます。こうした人はいずれ遅刻するのではないかと心配になってしまいます。
ビジネスパーソンが商談に遅刻するようでは、相手に「時間すら守れないような人は信頼できない。一緒に仕事をすることはできない」と思われても仕方ありません。約束した時間に遅れてしまったことが原因で商談が台なしになってしまうこともあるのです。
約束した時間を守るためには、「10分前行動」を徹底しましょう。例外を作らず、どのようなときも、早めに余裕を持って行動するのです。
例えば、とりわけ遠いところまで商談に行く場合は、早い時間から近くの場所まで行っておくなど、遅れないように準備しましょう。そうすることで道路の渋滞や交通機関の遅延など不測の事態で移動に時間がかかってしまった場合でも、遅れることを防ぐことができます。
仮に、商談の時間に間に合わなそうな場合には、「遅刻すると分かった時点ですぐに連絡する」「誠実に謝罪する」といった対応が大切です。
それでは、相手が商談に遅刻した場合はどのように対応したらよいのかを考えてみましょう。
自分が時間を厳守する人は、相手にもそれを求めがちです。しかし、相手が商談に遅刻してきたからといって、皆さんは厳しく接したり、不機嫌な態度をとったりしてはいけません。相手には「きっとやむを得ない事情があったに違いない」と考えて、笑顔で対応してください。
遅刻してきた相手は、皆さんに対して申し訳ない気持ちでいっぱいのはずです。そのため、その商談は交渉が始まる前から皆さんにとって、つまり我が社にとって有利な状況になっています。これは、皆さんが時間を守り、相手の遅刻を許したからにほかなりません。
昔からよく「自分に厳しく、人に優しく」といわれますが、時間についても同じことがいえます。自分は絶対に遅刻しないように気を付け、そして、相手の遅刻には寛容に接するように心がけましょう。
以上（2023年2月）
pj16512
画像：Mariko Mitsuda