書いてあること
- 主な読者：勤怠管理業務の効率化を図りたい経営者、労務担当者
- 課題：従業員の働き方が多様化。労働時間の適正把握は重要だが手間がかかる
- 解決策：入退室管理システムやクラウド型勤怠管理システムの導入、連携を検討する
１ 働き方の多様化。勤怠管理も見直してみませんか？
始業・終業時刻を「紙の出勤簿に手書きする」「タイムカードに打刻する」「エクセルファイルに入力する」など、“昔ながら”の勤怠管理を今も続けている会社は少なくありません。ですが、フレックスタイム制や時短勤務などで、従業員の働き方がバラバラになってくると、もはやこうした勤怠管理では対応しきれなくなってきます。
働き方の多様化に勤怠管理が追いついていない会社では、従業員、労務担当者、経営者それぞれが、次のような不便さを感じているはずです。
- 従業員：始業・終業時刻や休憩時刻を毎日記録することが面倒
- 労務担当者：記入漏れや記入ミスが起きやすく、データを転記したり集計したりする際の確認・修正に相当の時間を取られる。給与支払いに直結する業務だけにミスは許されず、気苦労も絶えない
- 経営者：全従業員が始業・終業時刻や休憩時刻を毎日記録する作業時間は非生産的な時間。労務担当者の業務効率化のネックにもなる
そこで、この記事ではこうした不便さを解決するための方法として、「ICカードなどを使ったオフィス向け入退室管理システム」「さまざまな打刻方法に対応するクラウド型勤怠管理システム」などを活用した、“今どき”の勤怠管理を紹介します。
２ オフィス向け入退室管理システム（スマートロック）
オフィス向け入退室管理システムは、スマートロックとも呼ばれます。ドアの解錠や施錠を、ICカードやスマートフォンなどをリーダーにかざして行えるようにしたもので、権限を持たない人の入退室を制御できます。
煩雑になりがちな鍵の管理が不要になり、鍵の紛失や不正な複製のリスクもなくなります。
既存のドアは取り換えず、錠の開け閉めを行うサムターンの上に後付けするタイプや、シリンダーそのものを交換するタイプがあります。
サービスによっては、記録される入退室のログ情報を勤怠管理の目的で使用できるタイプもあります。中には、自社で利用している勤怠管理システムとCSVファイルなどを介さずに、APIで直接連携できるものもあります。サービスの例は次の通りです。
■Photosynth（フォトシンス）「Akerun（アケルン）入退室管理システム」■
https://akerun.com/entry_and_exit/
■アート「ALLIGATE（アリゲイト）」■
■ビットキー「bitlock（ビットロック）」■
■Qrio（キュリオ）「カギカン」■
■美和ロック「PicoA（ピコア）」■
https://www.miwa-lock.co.jp/tec/products/picoa.html
３ クラウド型勤怠管理システム
労働時間や残業時間の打刻・集計、シフト勤務への対応、休暇管理、年次有給休暇の自動付与、ワークフローによる申請・承認、ICカード（社員証、交通系ICカードなど）やスマートフォン（モバイルアプリ）による打刻などに対応したクラウドサービスです。サービスの例は次の通りです。
■ヒューマンテクノロジーズ「KING OF TIME」■
■マネーフォワード「Money Forwardクラウド勤怠」■
https://biz.moneyforward.com/attendance/
■ラクス「楽楽勤怠」■
https://www.rakurakukintai.jp/
■jinjer「ジンジャー勤怠」■
https://hcm-jinjer.com/kintai/
■デジジャパン「Touch On Time」■
■DONUTS「ジョブカン勤怠管理」■
■アマノビジネスソリューションズ「clouza（クラウザ）」■
４ 客観的なエビデンスとしての記録が重要
会社（使用者）には、従業員の労働時間を適正に把握する義務があります。単に1日何時間勤務したのかを把握するのではなく、労働日ごとの始業・終業時刻を、客観的な方法（タイムカード、パソコンの使用時間の記録など）で確認し、それを基に何時間勤務したのかを計算しなければなりません。
紙の出勤簿やエクセルファイルを使った社員からの自己申告も、労働実態の調査などを併せて行う場合については認められますが、前述した通り、従業員の働き方が多様化している昨今では、1人1人の労働実態を調査するのが大変です。労働時間の把握漏れなどによって、従業員とトラブルになったり、労働基準監督署の“臨検”で指摘を受けたりするリスクもあります。
この記事で紹介した、スマートロックやクラウド型勤怠管理システムは、こうしたリスクを低減する上での助けになります。どこかで“昔ながら”の勤怠管理に見切りをつけて、見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
以上（2023年9月更新）
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画像：Eakrin-Adobe Stock