【業務効率化】業務マニュアルの作成はマニュアル化しやすい業務から進める

１　なぜ、業務マニュアルを作成するのか？

この記事では、業務マニュアルを作成する際のポイントを紹介します。しっかりした業務マニュアルがあれば、

作業手順が明確になり、人によって生じるスピードや質のばらつきを平準化でき、属人的な作業もなくせる

はずです。しかし、実際には、業務マニュアルを作成してこなかったために苦労したことのある社員も多いのではないでしょうか？　例えば、次のようなケースで理不尽さを感じたり、後悔したりしたことはありませんか？

現場の社員は、

というかもしれません。そのままでは、業務マニュアルを作成する機運は高まらないのです。このジレンマを解消していく方法を探っていきましょう。

２　マニュアル化する業務の絞り込み

1）マニュアル化に向くのは「非属人的な業務」

業務マニュアルの作成は、スモールスタートが成功の秘訣です。まずは、マニュアル化の負担が小さい業務を対象に検討しましょう。

例えば、人事の業務は採用、労務管理、社員教育などに分解できます。さらに採用は、求人票の作成、ウェブ広告の出稿、人材データベースからアプローチする候補者の選定、リアル・オンラインでの採用面接、求職者への合否通知などに分解できます。

このうち、マニュアル化の対象は「非属人的な業務」です。非属人的な業務とは、

何度か経験すれば誰でも同じ成果を出せるものや、状況に応じた選択肢がパターン化されているもの

です。逆に、社員個人の経験や知識を基に感覚的な判断が求められる「属人的な業務」はマニュアル化に向きません。

2）マニュアル化による効果などを明らかにする

マニュアル化する業務を絞り込んだら、個々の業務を対象に、

マニュアルの利用者、マニュアル作成の締め切り日、マニュアル化による効果、費用対効果

を明らかにし、優先度の高いものから作成します。具体例は次の通りです。

３　マニュアルの作成手順

1）小さくまとめてから肉付けをする

マニュアルの作成で陥りがちなのが、一度に全てを網羅した完璧なマニュアルにしようとすることです。これを避けるためには、

マニュアルの単位を小さく整理すること

が大切です。小さくまとまっていれば、マニュアルを利用する人にも分かりやすく、後日、更新する際の手間も少なくできます。

単位に分ける場合、まずマニュアル化する業務と、その作業手順を書き出して、重要度の高いものから内容を肉付けしていきます。

2）業務を短く簡潔にまとめる

マニュアル作成の前提は、マニュアル化する目的、つまり、経営者の思いが共有されていることです。これがないと、

マニュアル通りにやっているはずなのに、会社の理念とは異なる対応

が出てしまうわけです。

この前提が満たされていることを条件に、

マニュアルは短く簡潔に、専門用語をできるだけ使わずに作成

しましょう。作業手順が箇条書きになっていても構いません。具体例は次の通りです。

1.箇条書きで、一目で分かる場合

2.文章で、一目では分かりにくい場合

エクセルを開いて、先々月、先月、当月の3カ月間の求職者数と採用者数のデータを入力し、ツールバーの「挿入」から「折れ線」を選択して折れ線グラフを作成して、「採用実績報告書」に挿入する。

一目では分かりにくい場合には、文章と併せて、作業中の画面キャプチャなどの画像も添付すると、業務の流れをよりイメージしやすくなります。

3）全体の構成などを検討する

マニュアルの全体の構成や内容を検討します。ポイントは、担当者でなければ分からない“難所“やありがちなミスを付け加えることです。ミスや抜け漏れがないかを確認するために、チェックリストも用意しておきましょう。

4）作成時のルールを決める

複数のメンバーがマニュアルを作成する場合はルールを決めます。具体的には、

などについてルールを決めておきます。

４　マニュアルのテスト運用

マニュアルの試作版ができたら、

若手社員やその業務を引き継ぐ予定の後任者にマニュアルを利用してもらい、問題なく業務が進められるかどうかをテスト

します。

マニュアルの作成担当者は分かりやすく作成したつもりでも、業務に慣れていない人がマニュアルを見たり、実際に作業をしたりすると分かりにくい箇所が出てくるかもしれません。指摘を受けつつ、こうした点を改善することで使いやすいマニュアルになります。

以上（2023年11月更新）

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画像：pixabay