書いてあること
- 主な読者：非対面営業の推進や顧客管理のデジタル化など、営業のDXを進めたい経営者
- 課題：紙の名刺に代わる手段として、デジタル化した名刺を活用したい
- 解決策：名刺をデジタル化する3つの手法と、デジタル化した名刺の効果を高めるための作法を押さえる
１ 「名刺のデジタル化」で営業のDXを
コロナ禍をきっかけに中小企業にも広がった、オンラインでの営業活動。コロナ対応として始まりましたが、先駆的な企業は、オンライン営業を営業のDX（デジタルトランスフォーメーション）、ひいては「働き方改革」にまで結びつけています。
そのための重要な手法の1つが、
従来の紙の名刺をデジタルに置き換える「名刺のデジタル化」
です。名刺のデジタル化が営業のDXと働き方改革に結びつく理由は、名刺をデジタル化することに、次のようなメリットがあるからです。
- 名刺そのものや名刺の情報の検索が容易になる
- 社内での顧客情報の共有が容易になる
- 紙の名刺の作成・補充にかかる手間やコストを削減できる
- 事前に、動画を含む多くの情報を交換できる
この記事では、営業のDXと働き方改革に効果を発揮する、名刺のデジタル化の手法と活用方法をご紹介します。ぜひ活用されるきっかけにしていただければと思います。
２ 名刺をデジタル化する3つの手法
名刺のデジタル化の手法は、おおむね3種類に分けられますので、それぞれについて見ていきましょう。1つはツールを使わなくてもできる手法、2つは専用のツールを使う手法です。
専用のツールを使う場合、実際にどういったツールを使うかは、最終的な目的によってさまざまな種類があります。ただし、いずれも交換相手にURLをリンクまたはQRコードを提供することで、閲覧してもらう手法になります。
1）データ化した名刺情報をオンラインで送信する
専用のツールを使わず、簡易的に名刺をデジタル化する手法として、自社の紙の名刺をデータ化する方法があります。紙の名刺をスキャンなどして画像データ（PDF、JPG、PNGなど）に変換します。デジタル化した名刺のデータは、オンライン会議上で共有または送信したり、メールで送信したりできます。
利用率の高いオンライン会議ツールである「Zoom」や「Microsoft Teams」などは、チャット機能やデータ送信機能を備えています。こうした機能を活用することで、データ化した名刺を交換する、つまり
「オンライン名刺交換」をする
ことができます。
また、こうしたオンライン会議ツールで提供されている「バーチャル背景」機能を活用し、背景内に紙の名刺に相当する情報を表示させることも、よく見られます。
2）名刺管理ツール・アプリの一機能として組み込まれたもの
市販の名刺管理ツールに、デジタル化した名刺を使ったオンライン名刺交換の機能も組み込まれているサービスが増えてきています。交換相手にメールなどでURLをリンクまたはQRコードを提供することで、デジタル化した名刺を閲覧してもらう手法でオンライン名刺交換ができます。
オンライン会議の相手であれば、バーチャル背景にQRコードを表示することで、閲覧してもらうことが可能です。会議の参加者に対して簡単にオンライン名刺に誘導することができますので、閲覧頻度を高めるための一手法として有効です。
また、
名刺管理ツールを通じて名刺交換を行うことも可能
です。この手法を活用すると、
名刺交換した人のデータが自動的に集積される
ため、簡易的なCRM（顧客管理システム）機能も使えることになります。
また、SNSのように、同じ名刺管理ツールの利用者同士のつながりを「見える化」することも可能です。つまり、
名刺交換をしていない人であっても、同じ名刺管理ツールの利用者であれば情報を共有できる
のです。
さらに、同じ名刺管理ツールの利用者に対して、移籍や異動の状況を通知できるものもあります。アップデートが随時可能であるという、デジタルならではのメリットを活かすことができます。
オンライン名刺交換ができる名刺管理ツールの一例として、「Sansan」「Eight」「myBridge」などがあります。
名刺管理ツールは、近年では中小企業でも導入するケースが増えています。以前は名刺データの登録が手間でしたが、最近ではスマートフォンで撮影するだけでデータ化を行い、文字認識（OCR）機能によって自動で文字起こしまでしてくれる便利なアプリも増えています。
3）営業支援のシステムの一機能として組み込まれたもの
営業支援のシステムの一機能として、デジタル化した名刺を使ってオンライン名刺交換が行える機能が組み込まれているものがあります。この場合、単にデジタル化した名刺として名刺に記載している情報を見てもらうだけではなく、システムと連携することで、
名刺を誰が見てくれたか追跡
できます。これにより、
自社の商品やサービスへの興味や関心の度合いを測ることができ、見込み客に対するインサイドセールス（内勤型の営業活動）を行う上での有効な入り口として機能させる
ことが可能となります。
営業支援のシステムには、主に営業管理ツールのSFA（Sales Force Automation）、顧客管理ツールのCRM（Customer Relationship Management）、顧客獲得を目的としたツールのMA（Marketing Automation）があります。前述の「Sansan」は名刺管理ツールとして始まったサービスですが、現在ではCRMとしての機能も盛り込まれており、より発展的な使い方も可能です。
すでにこうしたツールを導入されている企業で、名刺のデジタル化機能を使用していない場合は、ぜひご活用されることをお勧めします。
ただし、こうしたツールは、豊富な機能が提供されている一方で、料金面や運用のための人材面など、導入においてのハードルがかなり高いのも事実です。手始めとしてオンライン名刺の導入を検討される場合は、前述の紙の名刺情報のデータ化や名刺管理ツールの活用を検討したほうがよいでしょう。
３ 名刺のデジタル化の効果を高める方法
ツールを導入しても、しっかりと活用できなければ宝の持ち腐れとなり、DXや働き方改革の効果を十分に得ることができません。ここでは、デジタル化した名刺を有効に活用するために必要なことをお伝えします。
1）名刺交換で集積したデータを活かすシステムを整備する
デジタル化した名刺を使ってデータを集められたとしても、それを活かすことができなければ意味がありません。実際、今回紹介したようなツールを使っていても、ただ顧客のリストが積み上がるだけで、日々の営業活動に活かすことができていないケースは非常に多く見られます。こうした状況を打破するためには、データを活かすためのシステムの整備が必須です。
集積された名刺データはさまざまな情報が詰まった非常に有効な営業ツールで、“宝の山”とでもいうべき自社の大きな財産です。一度名刺を交換した間柄であれば、完全に見ず知らずの会社や人に営業活動を行うよりも、はるかに低いハードルでアプローチすることが可能となります。
名刺管理や営業関連のツールなども活用し、宝の山を掘り起こすためのシステムを整備すれば、これまで名刺交換だけにとどまっていた顧客との関係の強化にも役立ちます。自社に合ったシステムを整備し、社内での活用を徐々に浸透させていくことが成功の近道となるでしょう。
2）デジタル化した名刺にはできるだけ多くの情報を盛り込んでおく
オンライン名刺交換ツールには、紙の名刺のような名前や肩書、所在地、電話番号などの基礎的な情報に加えて、業務内容や商品・サービスなどの仕事に関する情報、趣味や特技などのよりパーソナルな情報も含めることができます。
デジタル化した名刺に、商品・サービスなどに関する、事前に相手に知っておいてほしい情報の閲覧先を盛り込んでおけば、オンラインでの営業の際に話をしやすくなります。営業先の相手にとっても、商品やサービスを検索して調べる必要がなくなりますので、「顧客サービス」になります。
3）極力、事前にデジタル化した名刺のURLを伝えておく
商談など事前にメールなどでのやり取りが可能である場合は、前もってデジタル化した名刺の交換を済ませておく工夫は必要だと考えます。ただし、フリー参加のセミナーなど、事前にこちらから情報発信ができないケースは例外となります。補助的な役割を果たすものとしては、前述のバーチャル背景を活用してデジタル化した名刺への誘導を行うことが挙げられます。
4）デジタルだけではないやり取りも重要
デジタル化した名刺を活用することにより、情報交換という点では大きな利便性が生まれますが、その一方で、コミュニケーションが無味乾燥なものになりがちになるデメリットも想定されます。
オンライン名刺交換を行った場合は、最低限、改めてメールで挨拶はしておきたいものです。アナログな手紙を送るなど、気持ちがより伝わるようなやり取りも併せて行えば、さらに好印象を与えることも可能でしょう。
5）データ管理には万全の配慮を行う
名刺のデジタル化で懸念されるのが、名刺データの管理です。デジタル化した名刺に記された個人情報はデータ化され、データベースとして蓄積されるため、外部にデータが漏洩しないようセキュリティーシステムを強化することが必要となります。
しかし、前述の名刺管理サービスを活用する場合は、ほとんどがクラウドサービスで、自社ではデータを持たない形式となっています。このため、デジタル化した名刺に限らない一般論ではありますが、次の3点の対策を講じておくことは必須です。
- データを閲覧できる端末のセキュリティーを高めておく（ウイルスソフトをきちんと導入・更新できる状態にしておく、パスワードを定期的に変更する等）
- サービスにアクセスできる人員を把握し、正しい権限管理を行う（退職者が発生した場合は遅滞なくアクセス権限を削除する等）
- 運用ルールを正しく定める（使い方・手順などを定め、例外的な運用を防ぐ）
４ 他にもある、名刺のデジタル化のメリット
1）オンラインでも相手との距離感を縮めやすくなる
オンラインによる営業活動の場合、用件のみの話になりがちで、これまでのようなコミュニケーションの部分が抜け落ちがちです。そのため、相手との距離感を縮め、関係性を深める活動がしにくいという印象をお持ちの方も多いのではないかと思います。
デジタル化した名刺では、より多くの情報を提供できますので、自分の特技や趣味などパーソナリティーに関する情報も伝えることができます。あまり軽々しい情報を掲載することはお勧めできませんが、一定の自己開示は、前述したアイスブレークのための格好のネタとなりますので、可能な範囲で掲載しておくとよいでしょう。自分の動画を載せるなど、紙の名刺にはできないメリットを十分に活かしましょう。
2）紙の名刺を廃止もしくは削減できる
紙の名刺をデジタル化することで、紙の名刺の作成・補充にかかる手間やコストを削減できます。
また、結果として環境負荷の軽減にもつながります。名刺のデジタル化に伴う紙の使用量を数値化すれば、企業の「SDGsへの取り組み」としてPRすることも可能です。
いかがですか？ 本稿をきっかけに、デジタル化した名刺を、より有効な自社の営業活動に活かしていただければ幸いです。
以上（2023年9月更新）
pj40053
画像：冨田 陽子-Adobe Stock