書いてあること
- 主な読者：経理業務を効率化したい経営者、経理担当者
- 課題：小口現金の管理に手間がかかっている
- 解決策：従業員による立て替え払いと後日精算、法人カードの利用などで小口現金を廃止
１ 小口現金の管理は面倒
小口現金の管理は面倒な経理業務の一つです。現金出納帳への記録、出金の承認手続き、現金残高の実査、一定額を下回った際の入金、経費精算時の領収書の確認など、煩雑だからです。
小口現金を廃止できないでしょうか？ もし実現すれば、次のように経理担当者の手間が減り、現金を紛失した際に疑われるといった精神的負担も和らぎます。
- 現金出納帳への記録や現金残高の実査が不要になる
- ちょうどピッタリの金額を渡すための小銭の用意や両替に行く手間が不要になる
- 盗難・紛失や横領・着服など現金特有のリスクが低減する
２ 小口現金を廃止するには？
1）従業員が経費を立て替え、立替金の精算は給与とともに振り込む
従業員が経費を立て替え、小口現金で精算している場合、
立替金の精算を給与とともに振り込む方法への変更
を検討しましょう。給与とともに振り込むのは、振込手数料の節約のためです。
この場合、経費精算のタイミングが月1回になるので、従業員に十分に説明し、理解してもらうことが大切です。例えば、出張などで経費の立替金がかさむ場合は、従業員のお財布事情も考慮し、仮払いを併用するとよいかもしれません。
また、給与明細書に経費精算分の項目を設けると支給内容が明確になります。ただし、経費精算分の金額は、原則として所得税や社会保険料・労働保険料の計算対象に含まれないため、項目を設ける際は、給与計算システムの仕様などを事前に確認しておく必要があります。
2）法人専用クレジットカードを利用する
発行に当たって審査が必要ですが、経費の立て替えが多い従業員に、法人専用クレジットカード（法人カード）を持たせることも一考です。
法人カードは、1契約につき、複数枚を発行できます。外出や出張の多い営業担当者や、備品購入などに携わる総務担当者に貸与するとよいでしょう。これにより、現金や個人所有のクレジットカードを使って代金を立て替え、経費申請書に購入日や金額などを1件ずつ入力する必要がなくなります。
また、経理担当者は、クレジットカード会社から送付される利用明細で、各従業員の購入日、購入品目、支払金額を把握できます。経費申請書の記載ミスをチェックする必要もなくなります。ただし、従業員が誤って私用で法人カードを利用してしまった場合には、返金してもらわなければなりません。本人も認識していない場合が多いので、利用明細のチェックには細心の注意を払いましょう。
なお、利用明細をさらに効果的に活用するには、会計システムとの連携が必要です。連携させることで、利用明細を手入力で1件ずつ会計システムに登録する手間が省けます。自社で使用する会計ソフトウエアやクラウド型会計サービスが、法人カードの利用明細を取り込めるかを事前に確認しておくとよいでしょう。
3）（法人向け）プリペイドカードを利用する
クレジットカードに比べて手軽なのが、プリペイドカードです。例えば、来客用のお茶などを切らしていることに気付いて近所のコンビニエンスストアに買いに行く場合、あらかじめ会社で購入しておいた「QUOカード」を使えば、従業員が現金などで代金を立て替えなくて済みます。
また、ここ数年で、経費精算の手間をなくす法人向けプリペイドカードのサービスも登場しています。プリペイドカードのため与信審査が不要で、短期間で導入できる点が特長です。
例えば、次のようなサービスが挙げられます。
■クラウドキャスト「Stapleカード」■
■ペイルド「paild」■
■TOMOWEL Payment Service「Bizプリカ」■
３ 電磁的記録の保存要件が緩和
経費精算の際の領収書は、国税関係の法律に従って一定期間保存する義務があります（法人の場合、法人税法に従って原則7年保存）。従来、紙での保存が必要でしたが、「電子帳簿保存法」の施行によって電子保存が認められるようになり、その要件も何度かの法改正を経て緩和されてきています。
2022年1月1日施行の電子帳簿保存法改正では、クレジットカードなどでのキャッシュレス決済の利用明細データそのものを、紙のスキャンデータの保存に代えられるようになりました。キャッシュレス決済を行えば、わざわざ領収書を発行してもらったり、撮影・スキャンしたりする手間は不要になります。
クレジットカードなどでのキャッシュレス決済を利用することで、経理担当者の業務負担や、一般従業員の経費精算にまつわる業務負担が軽減され、全社的な業務効率化が進むことが期待されます。
以上（2023年11月更新）
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画像：shisu_ka-shutterstock