１ 小口現金の管理は非効率
小口現金の管理は、一連の流れで見ると「現金出納帳への記録」「出金の承認手続き」「現金残高の実査」「一定額を下回った際の入金」「経費精算時の領収書の確認」など、煩雑です。
小口現金を廃止すれば、
- 現金出納帳への記録や現金残高の実査が不要になる
- ピッタリの金額を渡すために小銭を用意したり、両替に行ったりする手間がなくなる
- 盗難・紛失や横領・着服など現金特有のリスクが低減する
など、経理担当者の業務負担や、一般社員の経費精算にまつわる業務負担が軽減されます。
２ 小口現金を廃止する方法
1）社員が経費を立て替え、立替金の精算は給与とともに振り込む
社員が経費を立て替え、小口現金で精算している場合、
立替金の精算を給与とともに振り込む方法への変更
を検討しましょう。給与とともに振り込むのは、振込手数料の節約のためです。
月給制の場合、経費精算のタイミングが月1回になるので、社員に十分に説明し、理解してもらうことが大切です。例えば、出張などで経費の立替金がかさむ場合は、社員のお財布事情も考慮し、仮払いを併用するとよいかもしれません。
また、給与明細書に経費精算分の項目を設けると、支給内容が明確になります。ただし、経費精算分の金額は、原則として所得税や社会保険料・労働保険料の計算対象に含まれないため、項目を設ける際は、給与計算システムの仕様などを事前に確認しておく必要があります。
2）法人専用クレジットカードを利用する
発行に当たって審査が必要ですが、経費の立て替えが多い社員には、法人専用クレジットカード（法人カード）を持たせるのも1つの方法です。
法人カードは、1契約につき複数枚を発行できます。外出や出張の多い営業担当者や、備品購入などに携わる総務担当者に貸与するとよいでしょう。現金や個人所有のクレジットカードを使って代金を立て替え、経費申請書に購入日や金額などを1件ずつ入力する必要がなくなります。
また、経理担当者は、クレジットカード会社から送付される利用明細で、各社員の購入日、購入品目、支払金額を把握できます。経費申請書の記載ミスをチェックする必要もなくなります。ただし、社員が誤って私用で法人カードを使った場合、返金してもらわなければなりません。本人も認識していないことが多いので、利用明細のチェックには細心の注意を払いましょう。
利用明細をさらに効果的に活用するには、会計システムとの連携が必要です。連携させると、利用明細を手入力で1件ずつ会計システムに登録する手間が省けます。自社の会計ソフトウエアやクラウド型会計サービスが法人カードの利用明細を取り込めるか、事前に確認しておくとよいでしょう。
なお、クレジットカード会社から送付される利用明細は、消費税法に規定する仕入税額控除に係る請求書等（インボイス）には該当しません。仕入税額控除の適用のためには、カード加盟店から受け取った領収書やレシートが必要なので紛失しないように注意しましょう。ECサイトなどで購入した商品についても、領収書をダウンロードして保存しておく必要があります。
3）（法人向け）プリペイドカードを利用する
クレジットカードに比べて手軽なのが、プリペイドカードです。例えば、来客用のお茶などを切らして近所のコンビニエンスストアに買いに行く場合、事前に会社で購入しておいた「QUOカード」を使えば、社員が現金などで代金を立て替えなくて済みます。
経費精算の手間をなくす法人向けプリペイドカードのサービスも登場しています。プリペイドカードのため与信審査が不要で、短期間で導入できる点が特長です。
例えば、次のようなサービスが挙げられます。
■エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ「ビジネスdプリペイド」■
https://www.ntt.com/business/services/business-d-prepaid/
■カンム「バンドルカード」■
■クラウドキャスト「Stapleカード」■
■ペイルド「paild」■
■TOMOWEL Payment Service「Bizプリカ」■
以上（2025年1月更新）
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画像：shisu_ka-shutterstock