【業務効率化】手軽に導入できる「電子印鑑」。その法的効力は?

1 電子印鑑に法的効力はない

働き方改革やDX(デジタル・トランスフォーメーション)が進む中、「電子印鑑」を導入している会社が増えています。例えば、印鑑を押すためにわざわざ出社するというのは面倒なので、この問題を解決できます。

気になる電子印鑑の法的効力ですが、この点は次の通りです。

  • 法的効力なし:印影を模しただけの電子印鑑
  • 法的効力あり:電子署名法の要件を満たす「電子署名」

となると、リアルの印鑑はどうなんだということになります。この点については、「リアルの印鑑で押印されていると、本人の意思に基づいて文書が作成されたもの」と推定されることになります。以下の資料で詳しく解説されています。

■法務省「押印についてのQ&A」■

https://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00095.html

リアルの印鑑も電子印鑑も「誰が押印したか分からない」はずですが、単なる印影画像にすぎない電子印鑑はセキュリティーが脆弱であり、リアルの印鑑よりも信用性が乏しいといえます。つまり、効力が大きい順に並べると、

リアルの印鑑≒電子署名>電子印鑑

となります。

いずれにしても、働き方改革やDXを進めるための情報として、電子印鑑や電子署名などについて知っておくことは大切です。この記事で分かりやすく解説していきます。

2 電子印鑑・電子署名・電子サインは何が違う?

電子印鑑・電子署名・電子サインについては、いずれもコスト削減やビジネスの効率化というメリットがありますが、それぞれデメリットもあります。それぞれの法的効力やセキュリティーなどの違いを整理しましょう。

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1)電子印鑑

電子印鑑とは、

WordやPDFなどの書類データに押印できる印影画像

のことです。印鑑データは、ソフトを利用して印影(イラスト)を作成したり、実際の印鑑の印影をスキャンしてデータ化したりします。電子印鑑は、あくまでも「押印されているように見える」だけで、法的効力はありません。

2)電子署名

電子署名とは、

「電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)」の要件を満たす電子的な署名

のことです。要件を満たした電子署名は、

手書きの署名や押印と同等の法的効力

を持ちます。要件は次の2点です。

  1. 署名を行った本人によるものであることを示すこと
  2. 電子文書の内容が改変されていないことを確認できること

オンラインで契約書を交わす電子契約サービスは、電子署名を施すことで法的効力を担保しています。

3)電子サイン

電子サインは法律上の定義もなく、多義的に、また広範な意味で用いられています。前述した電子署名も含む用語であり、例えば、

パソコンなどに表示される申込書などに、指やタッチペンで行ったサイン

も含まれます。ただし、当然ながら、これだけでは電子署名にはなりません。

3 電子印鑑を利用する際はセキュリティーに注意

電子印鑑はなりすましや不正利用の懸念もあり、法的効力はないため、重要な書類については電子署名を用いなければなりません。なお、一部の電子契約サービスでは、

電子署名と電子印鑑を組み合わせて提供

しているので、これであれば、法的効力を担保しつつ、見た目も押印したようになります。電子署名があれば電子印鑑は不要ですが、「押印があると、なぜか安心」ということでしょう。また、雰囲気だけのものとはいえ、電子印鑑はセキュリティーが脆弱です。容易にコピーを作成したり、印影データを取り外したりすることができるので注意が必要です。

なお、有料サービスであるのが一般的ですが、印影データに使用者の識別情報を加えたり、コピー防止機能が付加されたりした電子印鑑もあります。単に印影をデータ化したものよりも信用力が大きく異なります。

4 電子印鑑もリアルと同じで使い分けが必要?

電子印鑑・電子署名・電子サインには大きな違いがあるので、目的に応じた使い分けが不可欠です。また、誰が確認、押印するか、どの書類にどの方法を利用するかについては、社内規程で定めておく必要があります。

1)請求書

日本には「ハンコ文化」があり、請求書に押印されることが多いですが、これは法令上の義務ではありません。そのため、押印なし、もしくは電子印鑑で請求書を発行しても、その効力に問題は生じません。ただし、取引先にあらかじめ説明・相談するなどの配慮は必要でしょう。

2)契約書

請求書と同じように、契約書にも押印しなければならないという法令上の義務はありません。ただし、契約書は、将来的な紛争発生時には証拠となることがあります。「文書が偽造された」「勝手に契約が締結された」などのトラブルを防ぎ、証拠として価値を有するものにしておく必要があるため、

電子印鑑だけではなく、電子契約サービスを導入して電子署名をすること

が必要でしょう。電子署名をすることができない場合は、契約相手とのメールなどのやり取りを記録・保存しておくことも有益です。

なお、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などについては、法令上、電子署名が認められません。これらについては、従来通り書面によって契約書を作成し、押印する必要があります。

3)社内文書

稟議書などの社内文書(取締役会議事録などは除く)の形式について、法令上の定めはありません。そのため、電子印鑑でも問題ありません。ただし、誰が押印するのかなど、ルールは明確に定めておく必要があります。

注意を要するのは、

取締役会議事録については、法令で署名または記名押印が必要

とされていることです。議事録をデータで作成した場合、「署名または記名押印」に代わる措置として、電子署名をしなければなりません。

以上(2025年2月更新)
(執筆 三浦法律事務所 弁護士 磯田翔)

pj60179
画像:mapo-Adobe Stock

【入社1年目の教科書】キーボードのタイピング音が迷惑?正しい姿勢でタッチタイピングを!

書いてあること

  • 主な読者:パソコンのキーボード操作、タイピングに不慣れな新入社員
  • 課題:とにかく配列が覚えられないし、タイピング音がうるさいと言われる
  • 解決策:覚えるキーは30個程度。あとは正しい姿勢をキープするのとこまめな休憩

キーボード操作って本当に苦手だ……。スマホのフリック入力なら自信があるのに。慣れないから、タイプミスも多くてイライラするし。あれっ! 先輩たちがけげんそうな目でこっちを見てる。まさか自分のタイプミスがバレてるとか? いやいやそんなわけはない。どうしてそんなに険しい顔をしているの?

1 あなたのタイピング音がハラスメント?

デジタルネイティブと呼ばれる皆さんが直面する意外な問題が、パソコンのキーボード操作です。スマホとは違う配列に悪戦苦闘しますし、慣れないうちはやたらに力強くキーを押してしまうので、タイピング音がうるさくなります。カチャカチャ…ッターン!と大きな音をたててエンターキーを叩いて「仕事をしてる」アピールする人もいますが、これは「音ハラスメント」です。

そう。冒頭で先輩たちがあなたを見ていたのは、「タイピング音がうるさい!」と不快に思っていたからなのです。

ただ、タイピング音は仕事をしているからこそ出る音なので、周囲も注意しにくいものです。ですから、皆さん自身が直していくしかありません。その方法をお伝えします。

2 まずは正しい姿勢で!

1)体がだいぶ楽になる正しい姿勢

タイピング音が大きくなってしまう主な原因は、

  • タッチタイピングに不慣れである
  • 余計なところに力が入り過ぎている

ことです。最初は練習あるのみですが、その際に心がけたいのが「正しい姿勢」です。

まずは無理のない姿勢がとれるように机や椅子を調整し、ディスプレイやキーボードの置き方を工夫してみましょう。基本は次の通りです(厚生労働省「情報機器作業における労働衛生管理のためのガイドライン」)。

  • 椅子に深く腰をかけ、背もたれに背を十分当て、足裏全体が床に着く姿勢が基本
  • 必要に応じて、十分な広さがあって、すべりにくい足台を使う
  • 椅子と膝裏の間に手指が入る程度のゆとりを持ち、太ももに無理な圧力をかけない

また、ディスプレイについては次の通りです。

  • 40センチメートル以上の視距離を確保する(眼鏡による適正な矯正を行う)
  • ディスプレイの上端は、目の高さとほぼ同じか、やや下にする
  • ディスプレイとキーボードなどが離れすぎないようにする
  • ディスプレイは、作業しやすい位置、角度、明るさなどに調整する
  • ディスプレイの文字の大きさは小さすぎないようにする(3ミリメートル以上)

パソコンを使うときの姿勢は、デスクトップパソコンの場合、ノートパソコンの場合で、それぞれ次のようなイメージです。

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2)ホームポジションを身に付ける

ホームポジションとは、キーボード操作で指を置く基本位置です。Windowsパソコンで「QWERTY配列」のキーボードでは、

  • 左手:小指「A」、薬指「S」、中指「D」、人差し指「F」
  • 右手:人差し指「J」、中指「K」、薬指「L」、小指「;」

となります。

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このポジションを身に付けると、素早く、手に負担をかけずに操作できます。多くの場合、「F」キーと「J」キーにちょっとした突起があるのでホームポジションに戻るときに便利です。キーを1つ打ち終わったらホームポジションに戻ることを習慣にすれば、タッチタイピングがしやすくなります。

3)最初から全てのキーの配置を覚えようとしない

ローマ字入力の場合、覚えなければならないキーは、アルファベットの26個と、句点、読点、スペース、Enterなど合わせて30個程度です。よく使うのは、「A」「I」「U」「E」「O」、つまり50音の母音「あいうえお」です。そして、50音の各行の先頭「K」「S」「T」「N」「H」「M」「Y」「R」「W」、さらに 濁音や半濁音の行の先頭「G」「Z」「D」「B」「P」などといったように、よく使うキーから位置を覚えていくのが王道です。

4)タイピングの練習は速度よりも正確さ重視で

慣れないうちは、速度よりも正確さを重視しましょう。タイピングの練習に使える無料ウェブサービスもあるので、参考にしてください。

■ベネッセコーポレーション「マナビジョン 無料タイピング教材」■

https://manabi.benesse.ne.jp/gakushu/typing/

■東京書籍「タイピングソフト やってみタイプ」■

https://www.tokyo-shoseki.co.jp/kyouka/kou/joho/typing/

3 適度な休憩やストレッチで疲れを和らげよう

正しい姿勢だとしてもパソコンを使った作業は、長時間同じ姿勢になりがちです。1時間も座ったまま前かがみで集中してタイピングをしていると、肉体的にも精神的にも疲れてしまいます。

こうした疲れは、パソコンの作業継続時間や設置場所の工夫により軽減することができます。例えば、次のことを心がけてみましょう。

  • 連続した仕事は1時間以内とし、途中途中で1~2分程度の小休止を入れる
  • 次の連続した仕事までに10~15分の休憩をとる

適度な休憩やストレッチで疲れを和らげるのも仕事のうち。無理は禁物です。なお、休憩しても疲れがとれなかったり、激しい痛みを感じたりするときは、すみやかに医師に相談しましょう。

以上(2025年1月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

中小企業が知っておくべき「令和7年度税制改正大綱」のポイント

1 中小企業者等に対する軽減税率の一部変更と延長

法人税率は原則23%ですが、中小企業者等(資本金が1億円以下など一定の要件を満たす租税特別措置法上の中小企業)の場合、年800万円までの所得に対しては15%の軽減税率が適用されています。今回の税制改正により、この軽減税率の適用期限が、2027年3月31日までに開始する事業年度まで2年間延長されます(現行:2025年3月31日までに開始する事業年度まで)。

また、2025年4月1日以後に開始する事業年度から、

  • 所得の金額が年10億円を超える事業年度については、軽減税率を17%に引き上げる
  • グループ通算制度の適用を受けている法人は適用除外する

といった見直しも行われます。

2 中小企業経営強化税制の見直し、新たな措置の創設と延長

中小企業経営強化税制とは、中小企業者等が、

  • 生産性向上設備(A類型)
  • 収益力強化設備(B類型)
  • デジタル化設備(C類型)
  • 経営資源集約化設備(D類型)

に分類される一定の設備を、指定された事業の用に供した場合(設備ごとに決められた要件を満たす必要あり)に、特別償却または税額控除が受けられる制度です。今回の税制改正により、

  • 生産性向上設備(A類型)と収益力強化設備(B類型)の要件の見直し
  • 収益力強化設備(B類型)について、売上高100億円企業を目指す中小企業者等向けの措置を創設
  • デジタル化設備(C類型)の廃止

の3つが行われます(詳細は後述)。

また、本制度の適用期限が2027年3月31日まで2年間延長されます(現行:2025年3月31日まで)。

1)生産性向上設備(A類型)と収益力強化設備(B類型)の要件の見直し

A類型で使用する指標と、B類型で使用する投資計画における投資利益率の要件が、それぞれ次のように見直されます。

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2)収益力強化設備(B類型)について、売上高100億円企業を目指す中小企業者等向けの措置を創設

適用要件に経営規模拡大要件や、対象設備に建物および附属設備(1000万円以上のもの)が追加されるなど、新しい措置が創設されます。

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3)デジタル化設備(C類型)の廃止

2025年3月31日をもって、デジタル化設備(C類型)は、中小企業経営強化税制の対象設備から除外されます。

3 新リース会計基準に対する法人税の取り扱いの決定

2024年9月13日に、新リース会計基準(リース取引に関する会計の取り扱いが変わる新たな会計基準)が公表されました。今回の税制改正により、この会計基準の変更に伴う税法上の取り扱いが明らかになりました。この新リース会計基準は、2027年4月1日以後に開始する事業年度から、監査法人の監査が必要な上場企業などに対して強制適用されます(中小企業は任意適用)。

まず、現行のリース取引について、会計上・税務上の取り扱いについて説明します。リース取引は会計上、

  • ファイナンス・リース:実質売買と同じ性質(分割払いで購入しているのと同等の性質)を持つリース取引。貸借対照表上の資産・負債の計上が必要となる
  • オペレーティング・リース:ファイナンス・リース取引以外のリース取引。貸借対照表上に資産・負債としての計上は不要で、毎年度支払ったリース料を費用処理できる

の2種類の取引に分類されます。税務上は、

  • ファイナンス・リース:売買処理(資産・負債を計上し、減価償却費と利息費用が損金になる)
  • オペレーティング・リース:賃貸借処理(資産・負債としての計上は不要で、支払ったリース料が損金になる)

されます。

新リース会計基準ではこの取り扱いが変わり、オペレーティング・リース取引についても、会計上は貸借対照表上に資産・負債の計上が必要となりました(改正前は、支払ったリース料を費用処理するだけでよかった)。ただし、

今回の税制改正では、税務上、オペレーティング・リースについて、現行の賃貸借処理からの変更はなく、今まで通り支払ったリース料を損金とする処理が継続

されることになります。そのため、新リース会計基準を早期に適用した会社については、会計上の費用計上額(減価償却費と利息費用)と、税務上の損金(賃借料)に差異が生まれ、2026年度以降の税務申告書上で税務調整が必要になります。

4 防衛特別法人税の創設

課税標準法人税額(基準法人税額から基礎控除額を控除した金額)に対して、税率4%が課される防衛特別法人税(仮称)が創設されます。これは、防衛費強化に伴う財源確保を目的とした税金で、2026年4月1日以後に開始する事業年度から課税が始まります。

防衛特別法人税=基準法人税額-基礎控除額(年500万円)×4%-税額控除(外国税額控除など)

基準法人税額とは、一定の税額控除(所得税額控除や外国税額控除など)を適用しないで計算した、各事業年度の所得に対する法人税額のことです。

5 中小企業投資促進税制の延長

中小企業投資促進税制とは、生産性の向上を目的に、一定の設備投資やソフトウエアを購入した場合に、その投資額の一部を、税額控除(7%)か特別償却(30%)のいずれかを選択して適用できる制度です。今回の税制改正により、本制度の適用期限が2027年3月31日まで2年間延長されます(現行:2025年3月31日まで)。

以上(2025年1月作成)
(執筆 南青山税理士法人 税理士 窪田博行)

pj30222
画像:photoAC

【外国人雇用】留学生を募集できる5つのルートと雇用に関するトラブル防止のポイント

1 初めての外国人雇用、まずは留学生から当たってみよう

「日本人でなくてもいいから、優秀な人材が欲しい」「海外進出したいから、現地の言葉が話せる外国人を雇いたい」などと言いつつ、日本との言語や文化のギャップが不安で、なかなか外国人雇用に踏み切れない……。こうした経営者は少なくないかもしれません。

そんな場合に検討したいのが「留学生の雇用」です。コンビニや飲食店での働きぶりを見ていると気付くかもしれませんが、彼らは日本に来てからある程度の期間が経過しているため、日本語や日本の文化に精通している人も多いです。つまり、

留学生を雇用すると、海外に居住している外国人を日本に呼ぶよりも、会社に早くなじめる可能性がある

というわけです。

一方で、「どこに求人を出せばいいのか分からない」「言語の違いや在留資格などでトラブルにならないか不安」などの理由から、留学生の募集に踏み切れない人もいるでしょう。まずは、

  • 大学への求人情報など、留学生を募集するためのルートを知ること
  • 在留資格など、雇用に関するトラブル防止のポイントを押さえること

が大切です。以降で詳しく見ていきましょう。

2 留学生を募集するための5つのルート

1)大学への求人情報の提供

留学生を募集する一番シンプルな方法は、彼らが通っている大学と連絡を取ることです。具体的には、学内のキャリア支援課や留学生支援室に、求人案内を出します。まずは会社のことをよく知ってもらいたいということであれば、インターンシップの募集や学内説明会への参加から始めてみるのもよいでしょう。

ちなみに、日本学生支援機構が運営する日本留学情報サイト「Study in JAPAN」では、留学生の受け入れ・就職支援に力を入れている大学の情報、求人案内やインターンシップの受け付け状況が分かります。

■日本学生支援機構「Study in JAPAN」■
https://www.studyinjapan.go.jp/ja/

2)留学生を対象とした合同会社説明会や交流イベントへの参加

人材紹介会社や地方自治体、地元の商工会議所などが主催する合同会社説明会や交流イベントに参加すると、一度に多くの留学生と接点をつくることができます。会社が求める人材像やスキルなど具体的な話もしやすいです。

例えば、東京外国人材採用ナビセンターでは、都内の中小企業と外国人のマッチングなどを目的とした合同会社説明会を開催しています。

■東京外国人材採用ナビセンター■
https://tir-navicenter.metro.tokyo.lg.jp/

3)人材紹介会社からのあっせん

1.大手人材紹介会社

大手人材紹介会社では、留学生を紹介するエージェントサービスを提供しています。人材紹介会社ごとに詳細は異なりますが、多数の登録者の中から人材紹介会社がスクリーニングを行い、顧客である会社のニーズに適した人材を紹介するというサービスが一般的です。

例えば、マイナビの「グローバル人材紹介(Global Agent)」では、「理系を専攻している」「特定言語が話せる」といった外国人留学生に対する会社側のニーズに沿って留学生を探すことが可能です。また、サイト内で留学生のための特集ページや留学生を採用する会社の検索機能を設ける取り組みもしています。

■マイナビ「グローバル人材紹介(Global Agent)」■
https://ag.global.mynavi.jp/

2.特定の国や業種に強い人材紹介会社

海外進出する地域が決まっていたり、自社の業種が特殊だったりする場合は、特定の国や分野の留学生の紹介に強みを持つ人材紹介会社を頼るのも一策です。

例えば、ASIA Link(アジアリンク)は、東アジア、ASEAN諸国の留学生の紹介を強みとしています。同社では、経営者と留学生の合同会社面談会だけでなく、会社の採用ニーズに合わせて留学生を1人ずつピンポイントで紹介する個別紹介サービスも手掛けています。

他にも、Funtoco(ファントコ)では、介護・宿泊・外食といったサービス業での外国人人材の紹介に強みがあります。

■ASIA Link(アジアリンク)■
https://www.asialink.jp/
■Funtoco(ファントコ)■
https://funtoco-inc.com/

4)公的機関からのあっせん

厚生労働省管轄の外国人雇用サービスセンターでは、留学生の就職支援、会社向けの情報提供、留学生との面接会、インターンシップなどを行っています。いわば「外国人専門のハローワーク」で、東京、名古屋、大阪、福岡にそれぞれ設置されています。

また、厚生労働省が運営する「外国人雇用管理アドバイザー制度」では、ハローワークを窓口として、外国人の採用や労働条件に関する課題、生活上の悩みなど、外国人雇用に関する幅広い事項について無料で相談を受け付けています。

■厚生労働省「外国人雇用サービスセンター」一覧■
https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_12638.html
■厚生労働省「外国人雇用管理アドバイザー制度」■
https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/seido/anteikyoku/koyoukanri/index.htm

5)SNS・アプリを使ったダイレクトリクルーティング

会社がFacebookやLinkedInなどのSNSに自社アカウントで求人情報を投稿すれば、大学や人材紹介会社を介さずに、留学生と直接やり取りができます。いわゆる「ダイレクトリクルーティング」です。求人情報以外にも、実際に社員が働いている様子や社内で開催しているイベントの様子などを投稿すれば、会社の雰囲気をよりリアルに留学生に伝えられるでしょう。

「WORK JAPAN」や「ギフコネ」など、外国人専用の職業仲介アプリを使う方法もあります。アプリであれば、求人票の掲載から面接調整、結果通知がオンラインで完結するので、スピーディーに採用活動を進められます。

3 言語の違いや在留資格などに注意する

1)言語の違いに配慮した募集・選考

留学生が日本での生活に慣れているとはいえ、日本語能力のレベルは人によってまちまちです。「当然、日本語は分かるだろう」という先入観にとらわれると、募集の際、留学生との意思疎通がうまくいかず、トラブルになりかねません。ですから、日本語能力にハンディを抱える留学生にも自社の情報が伝わるよう、募集方法を工夫しましょう。

例えば、採用サイトで情報発信をする場合、日本語版の採用ページにひらがなをつける、英語版の採用情報ページを設けるなどの工夫をします。また、すでに外国人を雇用している会社であれば、採用面接の際にその社員に同席してもらうなどの配慮もあるとよいでしょう。

なお、募集・選考に先立って、留学生にどの程度の日本語能力を期待するかの方針を決めておきましょう。日本語が堪能なのに越したことはないですが、例えば、

  • コンサルティング業務などは、日本人の顧客と接する機会が多い場合、高い日本語能力が求められる
  • 研究開発職などは、英語や技術用語を使うことが多い場合、日常のコミュニケーションが図れる程度の日本語能力があればよい

など、入社後の業務内容によって必要とされるレベルは異なります。

また、雇用の際に交付する「労働条件通知書」にも注意しましょう。会社と留学生との間で、労働条件について認識のギャップがあると、後々トラブルになる恐れがあります。厚生労働省では、英語、中国語、韓国語、ポルトガル語など13カ国語に対応した「外国人労働者向けモデル労働条件通知書」を公表しているので、留学生の出身国に合わせて活用するとよいでしょう。

■厚生労働省「外国人労働者向けモデル労働条件通知書」(下記URL中段)■
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000056460.html

2)在留資格の確認

1.業務内容に応じた在留資格への変更

留学生を卒業後に正社員として雇用する場合、在留資格を「留学」から、業務内容に応じたものに変更しないと、日本で働かせることができません。在留資格と対応する職業は、例えば次のようなものが挙げられます。

  • 「技術・人文知識・国際業務」:機械工学等の技術者、通訳、デザイナー、私会社の語学教師、マーケティング業務従事者等
  • 「介護」:介護福祉士
  • 「技能」:外国料理の調理師,スポーツ指導者、航空機の操縦者、貴金属等の加工職人等
  • 「特定技能(1号・2号)」:特定産業分野(注)で一定の技能を必要とする業務の従事者

(注)特定技能1号の特定産業分野は、介護、ビルクリーニング、工業製品製造業、建設、造船・舶用工業、自動車整備、航空、宿泊、自動車運送業、鉄道、農業、漁業、飲食料品製造業、外食業、林業、木材産業の16分野です。特定技能2号の特定産業分野は、この16分野から介護、自動車運送業、鉄道、林業、木材産業を除いた11分野です。

在留資格の変更は、外国人の住所地を管轄する地方出入国在留管理局(出入国在留管理庁の地方支分部局、以下「入管」)に申請しますが、

申請してから新しい在留資格が許可されるまでは一定の期間があるので、場合によっては入社日の延期などが必要

になります。なお、トラブルにならないよう、求人案内や労働条件通知書には「在留資格が許可されていること」が雇用の条件である旨を明記しておきましょう。

在留資格が許可されると、入管から在留資格と在留期間(満了日)が記載された在留カードが発行されます。在留期間が満了すると国内で働けなくなるので、会社のほうでも在留期間を把握しておき、更新の手続きが滞らないようにしましょう。

この他にも、留学生の採用・雇用については、出入国管理及び難民認定法(以下「入管法」)をはじめとした法令上の留意点があるため、詳細については、外国人の雇用に詳しい行政書士や社会保険労務士などの専門家、入管などに確認・相談するようにしましょう。

4 留学生採用の現状

1)日本国内の留学生数の推移

日本学生支援機構「外国人留学生在籍状況調査」によると、日本国内の留学生数の推移は次の通りです。

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2023年5月1日時点の留学生数は27万9274人です。コロナ禍の入国制限が解除されたことに伴い、2022年の23万1146人と比べて4万8128人(約20.8%)の増加となりました。また、出身国別の留学生数は、1位が中国(11万5493人)、2位がネパール(3万7878人)、3位がベトナム(3万6339人)となっています。

2)留学生の国籍・地域別に見た採用者数の推移

出入国在留管理庁「留学生の日本企業等への就職状況について」によると、留学生の国籍・地域別に見た採用者数の推移は次の通りです。

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採用者数はアジア諸国が上位5位を占めています。特に、2020年からの3年間では、スリランカからの留学生が増加しています。スリランカでは国内の経済事情から人々が海外に向かう動きが強まっており、特に待遇面や日本の商品・文化に対するイメージの良さなどから、日本での就業を志す人が多いようです。

3)国は留学生の就職を後押し

文部科学省では、関係省庁等と協力し、留学生の就職支援に係るプラットフォームの構築など、留学生の受け入れ環境支援を進めています。また、留学生の採用に不慣れな会社向けに、「外国人留学生の採用や入社後の活躍に向けたハンドブック」を公表しています。このハンドブックには、留学生の採用などにおける課題を整理できるチェックリストや、採用・活躍に向けた成功事例などが掲載されています。

■文部科学省「外国人留学生の採用や入社後の活躍に向けたハンドブック」■
https://www.mext.go.jp/a_menu/koutou/ryugaku/mext_00001.html

参考:採用に当たって利用できる機関・相談先

1)相談

■厚生労働省「外国人雇用管理アドバイザー制度」■
https://www.mhlw.go.jp/www2/topics/seido/anteikyoku/koyoukanri/

2)情報提供

■出入国在留管理庁「在留支援」■
https://www.moj.go.jp/isa/support/index.html
■厚生労働省「外国人雇用対策」■
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/
■文部科学省「外国人留学生の受入れについて」■
https://www.mext.go.jp/a_menu/koutou/ryugaku/1306886.htm

以上(2025年1月更新)

pj00226
画像:pexels

マタハラ回避。育児休業中の社員に仕事を頼む際のルール

1 「育児休業中は、仕事はしない」が原則だけど……

育児・介護休業法の「育児休業」とは、

社員が子を養育するため、原則1歳まで休業できる制度

です。会社による「両立支援」の広がりもあり、育児休業の取得率は、女性が2007年度以降80%以上をキープ、男性が2023年度に初めて30%を超えるなど、好調に推移しています(厚生労働省「雇用均等基本調査」)。そんな状況ですが、一方で注意が必要なのが

育児休業を取得中の社員にしかできない仕事が発生した場合

です。育児休業中の社員に仕事を頼むつもりはなくても、こうしたケースはイレギュラーな対応をせざるを得ません。このような場合、一時的・臨時的に育児休業中の社員に仕事をしてもらうことができますが、その際には次の3つのポイントを押さえることが肝要です。

  • 社員と合意し、あくまでも臨時のものとして指示をする
  • 就業日数や賃金によって雇用保険給付の額が変わる
  • 「出生時育児休業」は扱いが異なる

2 社員と合意し、あくまでも臨時のものとして指示をする

厚生労働省は、育児休業中の社員が就業するための要件として次の3つを示しています。

  • 育児休業中に就業することについて、労使で個別に合意する
  • 子を養育する必要がない期間のみ就業を認める
  • 恒常的・定期的に就業することがないようにする(「1日○時間、週○日勤務」などはNG)

平たく言うと、「育児休業中であっても一時的・臨時的な就業はできますが、会社と社員でよく話し合い、育児の妨げにならないよう必要最小限にしてください」ということです。なお、社員が育児休業中に就業するのを断ったことなどを理由に、人事評価を下げるなどの不利益な取扱いをすることは許されません。

育児休業中の一時的・臨時的な就業が認められるか否かは、次の例をご確認ください。

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例1~5は労使の合意があり、その内容も突発的な事情による一時的なものなので認められます。一方、例6は労使の合意はあるものの、その内容が育児休業をしながら恒常的・定期的に働くというものなので認められません。

仮に例6のケースで社員を就業させたいのであれば、

社員からの申し出によって育児休業を終了させた上で、短時間勤務に切り替える

必要があります。育児休業は2回までの分割取得が認められるので、次のように配偶者の育児休業のタイミングに合わせて育児休業と短時間勤務を使い分けるとよいでしょう。

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ちなみに、育児休業の分割取得は、1回目の休業開始前に申し出なくても問題ありません。仮に社員が育児休業を開始した時点で、配偶者が育児休業を取得することが分かっていなくても、後から分割したい旨を会社に申し出ればよいのです。

3 就業日数や賃金によって雇用保険給付の額が変わる

社員が育児休業を取得する場合、一定の要件を満たすと雇用保険の「育児休業給付金」を受給できます。1カ月当たりの育児休業給付金の額は、原則として、

賃金日額(直近6カ月間の賃金÷180日)×給付日数×67%(休業開始6カ月後以降は50%)

で算定されます。ただし、社員が育児休業中に就業した場合、

就業日数が月10日(10日を超える場合は80時間)を超えると、育児休業給付金は不支給

になるので注意が必要です。

また、育児休業中に就業した場合には会社から賃金が支払われますが、その場合、賃金月額に対する実際の賃金額の割合によって、育児休業給付金の扱いが次のように変わります。

  • 賃金月額の13%未満 → 満額支給
  • 賃金月額の13%超80%未満 → 減額支給(「賃金月額×80%-会社から支給された賃金額」を支給)
  • 賃金月額の80%以上 → 不支給 

例えば、賃金月額が30万円の場合のイメージは次のようになります。

画像3

なお、育児休業給付金は、次章で紹介する出生時育児休業に対して支給される場合、「出生時育児休業給付金」という名称になります。出生時育児休業給付金は、

賃金日額(直近6カ月間の賃金÷180日)×給付日数×67%(一律)

で算定される点が育児休業給付金と異なりますが、それ以外のルールは基本的に同じです。

ちなみに、2025年4月1日からは、社員が配偶者と同時に14日以上の育児休業(または出生時育児休業産後パパ育休)を取得するなど一定の要件を満たすと、新たに

雇用保険の「出生後休業支援給付金」(賃金の13%相当)

を受けられます。育児休業給付金や出生時育児休業給付金と同時に受給すれば、最大で賃金の80%相当をカバーできます。ただし、育児休業給付金などを補完するための制度なので、

育児休業給付金などが不支給になると、出生後休業支援給付金も不支給になる

という点に注意が必要です。

4 「出生時育児休業」は扱いが異なる

出生時育児休業とは、

生後8週以内の子を養育するため、最大4週間まで休業できる制度で、男性社員だけが対象

となります。基本的なイメージは育児休業と同じですが、出生時育児休業は出生直後の多忙な時期に男性社員が配偶者をサポートすることを重視しているため、育児休業とルールが異なる点が幾つかあります。休業中の就業ルールもその1つです。出生時育児休業中の社員が就業するためには、

労使協定(過半数労働組合または過半数代表者との書面による協定)を締結した上で、労使で個別に合意する

必要があります。また、労使で個別に合意する際の手続きは次の順で行うこととされています。

  • 社員は、就業してもよい場合、会社に就業の条件(就業可能な日時など)を申し出る
  • 会社は、社員が申し出た条件の範囲内で日時などを提示する
  • 社員が、同意する
  • 会社は、休業中の就業について正式に通知する

なお、就業可能な日時などについては次の制限があります。

  • 就業可能な時間数の合計は、「当該期間中の所定労働時間÷2」以下
  • 就業可能な日数の合計は、「当該期間中の所定労働日数÷2」以下
  • 休業開始(終了)日に就業する場合、各日の就業可能な時間数は「当該日の所定労働時間」未満

例えば、所定労働時間が1日8時間、所定労働日数が1週5日の会社において、社員が出生時育児休業(2週間)中に一時的に就業するイメージは次のようになります。

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2週間で就業可能な時間数の合計は40時間(1日8時間×5日×2週間÷2)以下、就業可能な日数の合計は5日(1週5日×2週間÷2)以下です。図表4の場合、就業予定時間は28時間、就業予定日数は5日なので問題ありません。また、休業開始(終了)日に就業する場合、各日の就業可能な時間数は「8時間」未満です。図表4の場合、休業開始日は3時間、休業終了日は6時間の就業予定なので問題ありません。

以上(2025年1月更新)
(監修 三浦法律事務所 弁護士 磯田翔)

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画像:YAKOBCHUK VIACHESLAV-shutterstock

【業務効率化】分かりやすい「社内文書」を作るために守るべき12のポイント

1 「悪い社内文書」ができるのは経営者のせい?

社内文書を読んでいて、「なんて分かりにくいんだ!」とイラついたことはありませんか? 悪い社内文書にはいろいろと難点がありますが、とにかく、

  • 何を伝えようとしているのか分からない
  • 文字が多すぎて見ただけでげんなりする

といった感じで、迷惑なことこの上ありません。なかには、この悪い社内文書に「悪い慣習」が重なり、「オンライン会議で録画をしているのに、【長い議事録】を作って回覧する」「DXを進めるための会議で、【何十枚もの紙の資料】が配布される」といったケースもあります。

悪い社内文書が作られてしまう理由としては、

  • 社内文書を作る側にとって、長くて専門的な文書のほうが「作った感」がある
  • 経営者がボリュームのある社内文書を評価する、会議でやたらと資料を求める

などが挙げられます。経営者は業務効率化を求めているのに、社員が腕まくりをして悪い社内文書を作るというチグハグな状態では業務効率は下がるばかりです。

まず大切なのは、社内で「良い社内文書」「悪い社内文書」の共通認識を作ること

です。以降で詳しく見ていきましょう。

2 良い社内文書と悪い社内文書の違い

社内文書には、

  • 状況把握に関係者の協力を求める「報告書」
  • 社内の関係者に特定の事項を周知する「通達」
  • 社内の意思決定権者の承認を得る「稟議(りんぎ)書」
  • 会議などの記録を残す「議事録」

といった種類があります。このうち、1.の報告書に注目すると、良い社内文書と悪い社内文書には次のような違いがあります。

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極端な部分もありますが、良い社内文書と悪い社内文書の違いは一目瞭然でしょう。では、どうすれば良い社内文書が作成できるのか。具体的に確認していきましょう。

3 良い社内文書を作成するためのポイント

1)社内文書のフォーマット

社内文書は、「過去のフォーマット」を踏襲したほうが作成時間を短縮できます。例えば、報告書に回答を求める場合、過去に見たことのあるフォーマットのほうが対応しやすいです。避けたいのは、作成者の気分に応じて意味もなくフォーマットを変更することです。

2)内容のチェック

作成された社内文書は、管理職などが必ずチェックをしましょう。作成者も自分で内容を再確認してみましょう。悪い社内文書の場合、いかに分かりにくいかが実感できるはずです。

3)文章量

社内文書は短いほど良いです。作成者は「長い文書を作ったほうが頑張っている!」と思い込みがちではありますが、ここは経営者が率先して簡潔な文章を推奨すべきです。

4)内容や表現

すぐに理解できる表現にしましょう。また、タイトル、見出しなどをうまく使って、その社内文書の重要度や目的などが一目で分かるように工夫します。

5)表記揺れなどの防止策

表記揺れを防ぐために、「全角/半角」「である調/ですます調」といった基本から、「ES/従業員満足度/社員満足度」といった用語までをルール化できると、より効率化が図れます。

6)フォントの種類とサイズ

フォントの種類と、見出しや本文など部分ごとのサイズをあらかじめ決めるようにしましょう。文字化けなどのリスクも回避できます。この他、エクセルの「表示形式(小数点など)」や「配置(縦横の位置)」も統一します。

7)ファイル名

ファイル名は、一目見ただけで内容が分かるよう、「報告内容_報告部署_報告者_報告年月日」といった具合にルールを決めます。例えば、「テーマ_営業1課_山田_20250101」などです。

8)作成ソフト(ファイル形式)

社内文書のファイル形式は、あらかじめ統一しましょう。特に意味もなく、前回はエクセル、今回はワードといったように、気まぐれで作成ソフトを変更するのは避けるべきです。

9)受領確認

重要な社内文書なら、社内文書の公開後(送信後)、速やかに受領確認をします。社内文書は作ることが目的ではなく、公開(送信)した後が大切であることを忘れてはなりません。

10)変更があった場合の連絡

社内文書の報告期限などを変更した場合、その旨のメールを送って終わりにしてはいけません。相手が見落としている場合もあるので、相手にリアクションを求めるか、メールと併せて電話でも連絡するなどします。

11)回答期限前のリマインド

年度の切り替え時期やキャンペーンなど、繁忙期に報告書の提出を求める場合、回答者が悪気なく失念してしまうことがあります。そのため、期限の3日程度前に再通知をすると丁寧です。

12)提出方法

社内文書の提出方法について、メールや郵送などの手段、提出先の担当者などを明らかにします。メールでの返信を求める場合は、「件名」と「添付するファイル名」などのルールも決めておきます。

以上(2025年1月更新)

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画像:pixabay

【回答期間終了】令和7年 新年互礼会に関するアンケートご回答のお願い

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度は「とくぎんサクセスクラブ新年互礼会」へご参加いただき、誠にありがとうございました。

この度、ご参加いただいた皆さまに、サクセスクラブの今後のサービス向上のため、アンケートへのご協力をお願いしております。おそれいりますが、以下のリンクよりアンケートにご回答いただけますと幸甚でございます。

アンケートのご回答はこちら!

なお、アンケートの回答は統計的に処理され、他の目的には使用いたしません。
また、個人情報は厳重に管理し、第三者に提供することはございません。

お手数をおかけいたしますがご協力の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

とくぎんサクセスクラブ事務局(徳島大正銀行 法人推進部内)
TEL:088-656-1125
FAX:088-656-8558
Mail:hojineigyo@tokugin.co.jp

印鑑がいらない「電子契約」。便利そうだけど法的に有効なの?

1 「電子署名を行う者」「電子証明書の有無」がカギ

すっかり普及してきた電子契約ですが、法的に有効なのか、トラブルにならないのかといったことを心配する人もいます。結論から言うと、

電子契約は法的には有効ですが、「立会人型」と呼ばれる一部のサービスでは、合意の成立や内容を証明する証拠として十分でないとみなされる恐れがある

ということになります。

電子契約では、「電子署名」が紙の契約書でいう手書きの署名や印鑑の役割を果たします。電子署名とは、電子署名法に基づく一定の要件を満たす電子的な署名のことで、この署名があることで「文書が真正に成立した(本人の意思に基づいて文書が作成された)」とみなされます。

ただ、この電子署名の方式は、

  1. 当事者型:契約の当事者が電子署名を行う(電子証明書あり)
  2. 立会人型:サービス提供会社が電子署名を行う(電子証明書なし)

の2種類があり、2.の立会人型は、サービス提供会社が電子署名を行うのに加え、「電子証明書」(紙の契約書でいう印鑑証明書)が付記されない関係で、証拠力に不安が残ります。

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以降で、方式の違いによる法的な問題点などを整理していきましょう。

2 「当事者型」は証拠力が高く、安心して利用できる

電子署名法上、電子署名が有効と認められるには、次の両方の要件を満たす必要があります。

  • 署名者本人の意思(本人が確かにその文書に署名をしたこと)が確認できる
  • 同一性(その文書が改ざんされていないこと)が確認できる

当事者型の場合、電子署名を行うのは契約の当事者であり、また電子証明書が用いられているため、立会人型よりも本人確認が厳格であるという点で、安心して利用することができます。紙の契約に例えると、「電子署名=押印」「電子証明書=印鑑証明書」ですから、

当事者型は「押印+印鑑証明書」が添付されているイメージ

になります。

仮にトラブルになった場合も、誰が契約を締結したのかに加えて、それが本人の意思に基づく契約であると推定することができます。例えば、代表者の電子証明書や代表者から委任を受けた者の電子証明書を用いた電子契約は、契約権限のある本人(代表者)などが契約を締結したとみなされます。

3 「立会人型」も一定の要件を満たせば、証拠力が備わる

一方、立会人型は、電子署名をするのがサービス提供会社なので、誰が契約を締結したのか、権限のある本人が契約を締結したのかなどを確認するのが難しい場合があります。本人確認のために「メールアドレスにワンタイムパスワードを送る」などの方法が取られているケースがありますが、メールアドレスを代表者の電子証明書のように厳しく管理しているところは少数でしょう。また、電子証明書が用いられていないため、紙の契約に例えると、

立会人型は「押印だけ」がされていて、印鑑証明書がないイメージ

になります。

万が一、契約の相手方に「第三者が勝手に契約を締結した」「一社員が会社の承認を得ずに契約を締結した」などと主張されてトラブルになった場合、自社がそれを覆す証拠を示さなければ、契約自体が無効になる恐れがあります。つまり、当事者型に比べて証拠力が低いということになります。

ただ、2020年に公表された政府見解では、立会人型についても、一定の要件を満たせば、当事者本人が行った電子署名に該当するとされています。要件を簡単にまとめると次のようになります。

  • 利用者本人が署名したことを特定するための認証プロセスについて十分な固有性(注)が満たされていること
  • サービス提供事業者内部のプロセスについて十分な固有性が満たされていること
  • 電子契約サービスの利用者(署名者)の身元確認がなされること
  • (注)暗号化等の措置を行うための符号について、他人が容易に同一のものを作成することができないような場合に、固有性が満たされていると認められます。

4 トラブルを防ぐためには?

当事者型と立会人型はそれぞれメリット・デメリットがあるので、契約の内容や重要度などに応じて、当事者型と立会人型のサービスを使い分けることを検討してもよいでしょう。具体的には、次のようなことです。

  • 当事者型:代表者印で締結していた契約、金額の大きな売買契約など
  • 立会人型:認印で締結していた契約、定型的な業務委託契約など

立会人型のサービス全般に懸念があるということではなく、電子証明書に代わる本人確認を厳しく行っているサービスなどもあります。例えば、多要素認証などを行っているサービスです。多要素認証とは、知識要素(ID・パスワードなど)、所有要素(スマートフォンのSMS認証など)、生態要素(指紋など)について、2つ以上の要素を組み合わせる認証方式のことです。ID・パスワードとスマートフォンのSMS認証を組み合わせたものなどが該当します。

立会人型のサービスを検討する場合は、サービス提供会社に対して、どのような本人確認を行っているのか、証拠力が問われた場合のリスクの程度などについて、確認しておくとよいでしょう。

以上(2025年1月更新)
(監修 Earth&法律事務所 弁護士 岡部健一)

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画像:tiquitaca-Adobe Stock

【入社1年目の教科書】立ちはだかる電話応対の壁!でも慣れたら意外と簡単です

書いてあること

  • 主な読者:電話応対に自信がなく、プレッシャーを感じている新入社員
  • 課題:電話応対は面倒なルールが多いし、固定電話のボタンの意味も分からない
  • 解決策:新入社員の電話応対は、ほとんどが誰かに取り次ぐだけ。心配ご無用!

Ri Ri Ri Ri Ri! ゲゲっ、また電話だ。早く出なきゃ。しかしなんで電話ってこんなに緊張するのかな。商品名や取引先の名前を覚えていないからなのか、本当に聞き取りにくい。それに会社の電話ってボタンが多いから、保留にしたり、転送したりするときにめっちゃ緊張する。電話と敬語のコンボも相当手ごわい……。

1 なぜ、電話に出る必要があるのか?

チャットやビデオ通話に慣れている皆さんにとって、電話はなじみがないかもしれません。最初は自社の商品名や相手の会社名などもよく覚えていないので、一つひとつの言葉も聞き取りにくいです。さらに電話を難しくさせるのが「敬語」です。分からないなりに丁寧に話そうとすると、かえって変な日本語になってしまうという、「電話×敬語」の最強コンボが皆さんを悩ませます。

こうした事情から、最近は慣れるまで新入社員に電話応対をさせない会社もあります。ここは会社の教育方針によりますが、電話応対で多くを学べることも事実です。具体的には、

  • 取り次ぎのために自社の商品名や部署、担当者を覚えられる
  • スムーズな受け答えをするため、顧客や取引先の名前を覚えられる
  • リアルなビジネストークを、敬語を交えながら体験できる
  • ビジネスを進めるための「要件」(時間、個数など)をまとめる技術が身に付く

といった、ビジネスの基礎体力が身に付くのです。ですので、ぜひ、電話応対にチャレンジしてみてほしいです。それに、安心してください。新入社員に限らず電話が苦手な人はたくさんいますし、周囲もしっかりサポートしてくれます!

2 ボタンは多いけど覚える機能は3つだけ

スマホに慣れている皆さんにとって、固定電話(ビジネスフォン)は珍しい形状ですよね。そもそも、大量のボタンが何のためにあるのか分かりません。クルクルのコードでつながった受話器さえ新鮮かもしれません。実際、「電話を取り次ごうとして間違えて電話を切ってしまった」なんていう事故も頻発します。ただ、見た目が複雑でも固定電話で覚えておきたい操作は、

  1. 電話をかける、電話に出る
  2. 保留にする
  3. 転送にする

の3つだけです。これだけ覚えておけば電話応対に支障はありません。あと、「短縮ダイヤル」が設定されているはずなので、それも早く覚えてしまいましょう。

3 電話でよく使う8つの基本フレーズ

固定電話の機能を覚えたら、次は電話応対でよく使うフレーズも把握しましょう。よく使う基本フレーズは次の8つです。

  1. ありがとうございます(お待たせしました)、◯◯(会社名)でございます
  2. ○○(取次先=自社内メンバーや部署の名前)でございますね。少々お待ちください
  3. あいにく○○(取次先の名前)は、本日、リモート勤務となっております。折り返し○○からご連絡させていただいてよろしいでしょうか?
  4. 少しお電話が遠いようです(電話の相手の声が聞き取りにくいとき)
  5. もう一度、お名前を教えていただけますか?
  6. 復唱させていただきます(電話の相手の企業名、氏名、連絡先、要件を復唱するとき)
  7. ありがとうございます。◯◯(自分の名前)が承りました
  8. (分かる者に確認して、)折り返しご連絡いたします

最初のうちは自分で処理できる案件は少ないので、基本フレーズの8「(分かる者に確認し、)折り返しご連絡いたします」を多用することになります。焦りから、「分かったふりをしてしまう」ことがありますが、これは一番いけません。分からないことは悪いことではありません。しっかり復習して、次に対応できればよいのです。

また、できれば相手が話していることを、周囲の先輩などにも聞こえるように復唱しましょう。こうして、自分が分かっていないことを周囲に知らせ、「電話をかわります」と先輩に目やしぐさで合図を送るようにしましょう。これがトラブル回避でとても重要なことです。

4 いざ、電話に出る準備!

電話に出たら必ずメモを取ります。焦らないように、デスクの上にメモ帳とペンを用意してください。会社によっては電話応対専用のメモを用意していることもあります。必ずメモを取るのは、

  • 電話を受けた日時
  • 相手の企業名、所属、氏名
  • 電話の要件(聞ける余裕があれば)
  • 次のアクション

です。「次のアクション」は先輩に取り次ぐことが基本ですが、該当の先輩が不在の場合は、次のような相手の要望をきちんと聞き、伝言します。

  • 急ぎの要件なので、すぐに折り返しの電話が欲しい
  • 急ぎではないので、担当者が戻ったら電話が欲しい
  • (相手のほうから)改めて電話をする
  • 伝言だけ伝えてほしい(あるいは電話があったことだけ伝えてほしい)

5 電話応対は簡単! 好感度アップのポイント

好感度の高い電話応対をするためのポイントは2つだけです。

1つ目は、明るく、ハキハキと話すことです。できれば、普段話しているときよりも少し高めの声で話してください。また、自分の答えに自信がないときほどハッキリと発音するように心がけましょう。また、電話を切るときも「ガチャッ!」と勢いよく受話器をおかず、フックを指で押してそっと切るのがマナーです。

2つ目は、相手を待たせないことです。例えば、「かかってきた電話は2コールとか、3コール以内に取る」などと言われますが、ここは会社のルールに従ってください。また、誰かに取り次ぐときも、保留のまま、あまり待たせるのは良くありません。すぐに取り次ぐことができないときは、「折り返しご連絡いたします」と、一度、電話を切るのがマナーです。

6 電話応対は簡単! 電話の出口は3つ

ここまでいろいろと説明してきましたが、電話応対の出口は、

  1. 取り次ぎ:先輩などに取り次ぐ電話
  2. 自己処理:自分で処理する電話
  3. お断り:お断りをする電話

の3つしかありません。新入社員の場合、自己処理できるケースはほとんどないでしょう。また、お断りはいわゆる電話セールスであり、先輩から「不動産の営業は断っていいからね」などと言われるケースです。電話営業かどうかはすぐ分かりますし、そうであれば「何かあれば、こちらからかけ直します」と電話を切ればOKです。

となると、残るは取り次ぎだけです。つまり、新入社員のうちは、

いかにスムーズに取り次ぐか

を考えていれば問題ないわけです。簡単だと思いませんか?

7 貸与されたスマホをプライベートで使わない

会社からスマホを貸与されるケースもあると思います。貸与されたスマホは会社の備品で、通信費も会社が支払うわけですから、プライベートでは使ってはいけません。また、認められていないアプリをインストールするのもNGです。

リモートワークをしている会社の場合、上司や先輩が近くにいないので不安かもしれません。しかし、基本はこれまで紹介してきた通りです。分からないことは、基本フレーズの8「(分かる者に確認し、)折り返しご連絡いたします」で対応しましょう。

以上(2024年12月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【業務効率化】24時間は1440分。社員の成長を促すスケジュール管理

1 24時間は1440分、8時間なら480分

24時間は1440分、8時間なら480分。「そのぐらい、誰でも知っている」と言われてしまいそうですが、こうして数字で表すと「時間は有限である」という実感が湧いてくるのではないでしょうか? しかも、何か予定を入れれば、その間は別のことができなくなるので、常に機会損失が発生しています。

スケジュール管理が苦手な方にとっては耳の痛い話ですが、この記事が、御社の社員に時間の大切さをいま一度、考えていただくきっかけになれば幸いです。

2 脱「他力本願」のやらされリスト

1)他人に決められるのは楽?

スケジュール管理ができない人に共通する特徴は、

働き方に主体性がないこと

です。試しに、社員にこの先1~2週間のスケジュールを登録するように指示してみてください。対応できる社員は全体の1~2割といったところでしょう。

この先の予定が決まっていないのに、なぜ社員は忙しいのでしょうか? 理由は人それぞれでしょうが、おそらく多くの人に当てはまるのは、

“他人が決めたToDoリスト”に振り回されているから

です。つまり、メールやチャットが届いた順にアポイントを入れ、仕事の納期も指定された通りに動いているのです。

しかも、上司の指示が入れば、ほぼ何も考えずにそちらを優先するので、優先順位もぐちゃぐちゃになります。「他人にスケジュールを決められるなんて、たまったものではない」と思いますが、主体性がない社員にとっては、“他人が決めたToDoリスト”に従うほうが楽なのです。

2)ToDoリストとスケジュールの違い

ToDoリストはスケジュールとは似て非なるものです。

ToDoリストは、「文字通りのやることリスト」

で、「(1)〇〇さんにメールを送る、(2)企画書を作る、(3)食事会の調整をする」などの内容が登録されます。長いToDoリストができるということは、それだけやることが多いということかもしれません。ただ、重要なのはその作られ方と中身です。“他人が決めたToDoリスト”が長くなるほど、自主性のない働き方に拘束される時間も長くなるからです。

これに対し、

スケジュールは、「目標を実現するための計画が行動ベースに落とし込まれたもの」

です。やるべきことと、それを実現するための計画が明確であれば、1~2週間先までスケジュールを登録することはたやすいはずです。

ToDoリストとスケジュールの関係は、「スケジュール→ToDoリスト」といった感じです。

スケジュールを細かく分解したものがToDoリスト

であり、ToDoリストの積み重ねがスケジュールになるわけではありません。

3)業務効率化の正しいアプローチ

「時間を大事に使おう!」となると、誰もが「同じ60分をいかに実のあるものにするか」を考えるでしょう。例えば、「順番を変えてみる」「ツールを導入してみる」「やらないことを決めてみる」といったアプローチになります。

やるべきことと向き合っているのなら、それでよいでしょう。しかし、“他人が決めたToDoリスト”をこなすための効率化だと、話は違ってきます。

重要ではないことの効率を上げるよりも先に、そもそも着手しない(断る、精度を落とす)という選択肢を持つべき

です。“他人が決めたToDoリスト”をこなすためにあれこれと苦労すると、かえって生産性の妨げになる、ということを認識しておきましょう。

また、この点は、仕事をこなす本人だけでなく、経営者や管理職も大いに反省する必要があります。社員の時間を無神経に奪ってはいけません。

3 「目標」設定から始めよう

1)「仏作って魂入れず」になる2つの理由

多くの会社では、半期ごとに人事考課面談を行い、中期経営計画に基づいた業務目標を決めているはずです。しかし、それがなかなかスケジュールに反映されません。これには、大きな理由が2つあります。

1つは、

社員が目標の達成に本気で取り組んでいないから

です。多くの社員は、すぐに中期経営計画の内容を忘れてしまいます。また、日々、“他人が決めたToDoリスト”に忙殺され、本当に大事なことを後送りにしています。

もう1つは、

社員はそれなりにやる気があっても、やるべきことを分解し、スケジュールに落とし込むことができていないから

です。目指すべきゴールは分かっているけど、ゴールにたどり着く道筋が分からないわけです。特に、受注的な事務作業が中心の社員の場合、「目標達成のためにやるべきことを分解する」というアプローチが苦手な人が多いかもしれません。

2)本気でなくても取り組む環境をつくる

この状態を打破するために、経営者が社員に「今、自分がやるべきこと」を正しく認識し、それを実行するように働き掛けなければなりません。

有効な手段は、社員に少なくとも1週間先までスケジュールを立てさせること

です。最初は多くの社員が戸惑うでしょうが、強制的にやらせます。

そうすると、“他人が決めたToDoリスト”が入り込む余地がなくなってくるので、社員はスケジュールの取捨選択をせざるを得なくなります。ここで初めて、会社にとって、チームや自分にとって、大切な仕事が何かを考えるようになります。

本気でない社員のマインドを変えるのは難しいことです。しかし、大事な仕事が後送りされない環境をつくることはできます。そして、このスケジュールをこなすことは社員の成長につながっていくのです。

3)経験と考え方の伝授

どうしても、やるべきことを分解して、スケジュールに落とし込めない社員がいたら、考え方を整理する方法を教えます。

経営者や管理職が1on1のミーティングを行い、そこでやるべきことと、それを達成するために最も効果的なことを明確にして、いつから始めるのかまで決めてしまう

のです。

後は、社員がスケジュールを意識しながら実行できる環境をつくります。前述した通り、少なくとも1週間先までスケジュールを立て、不要な仕事が入らないよう時間をブロックします。

4 学習時間をスケジュール化する

新しい仕事をするときはそれなりの準備が必要です。例えば、新しい業界に営業を展開するときは、その業界のことを勉強しなければなりません。こうした学習時間は、きちんとスケジュールに登録し、「2時間の読書、勉強会に参加」といったように記録しておきましょう。

もし、手を動かす業務でないと、「さぼっている」「他にやることがない」と勘違いする人がいるようなら、経営者がきちんと説明しなければなりません。

5 スケジュール管理のテクニック

1)基準時間を設ける

経営者や上司から見ると、「時間がかかり過ぎだ」と感じる社員がいます。しかし、その社員に「何かてこずっているの?」と聞いてみると、「いえ、計画通りです」という意外な答え。どうも釈然としないということはありませんか?

こうしたギャップは、業務の基準時間が決まっておらず、客観的に判断できないために生じます。主な業務については、「ベテランなら60分、新人なら120分」といったように、完了までの時間の目安を設けましょう。

2)基本は20分単位で取り組む

スケジュールは20分単位とします。こうすると、60分の中に3つの業務を組み込めます。また、20分の業務と10分のバッファーで30分の固まりを設定すれば、60分の中に無理なく2つの業務を組み込むことができます。20分以上かかる仕事については、まとめて固まりの時間を確保します。

最近はオンラインでの商談も増えましたが、訪問が必要な場合、アポイントの前後に「移動時間」を必ず登録します。東京都区内の場合、20分あればかなりの距離を移動できます。現地の準備時間を20分取れば40分なので、やはり20分単位だとスケジュールが組みやすくなります。

3)機会損失を意識する

今月のスケジュールを確認してみてください。既にかなり埋まっていることでしょう。では、来月のスケジュールはいかがでしょうか。まだまばらな状況で、比較的余裕があるかもしれません。

しかし、そこで来月はまだ余裕があると考え、簡単に決めてしまってはいけません。決して、今月は忙しく、来月は暇というわけではないのです。来月になれば、今と同じように忙しくなります。この点を意識していないと、

1カ月前に軽い気持ちで登録した、あまり意味のないアポイントと、とても大切なアポイントがバッティングしてしまう

のです。

同じ時間に2つのアポイントは入れられません。1つアポイントを入れた時点で、別の選択肢を排除していることを忘れてはなりません。

4)優先順位は細かな粒度で考える

業務の優先順位は、緊急度と重要度で考えます。ここにA、B、C、Dの業務があり、最も緊急度と重要度が高いのはAだとします。この場合、当然Aから着手します。ところが、正しいはずのこの着手で、なぜか問題が生じます。

それは、緊急度と重要度が2番目に高いBの業務を遂行するために必要な事前準備を、Aの業務よりも前に着手していないからです。そうすると、Aの業務が終わってBの業務を始めようと思ったときに、段取りができていないことに気付くのです。

優先順位が下であっても、全体をスムーズに進めるために先に着手すべきことがある

ということです。

5)後半こそ悲観的に考える

スケジュールが立て込んできて、いよいよギリギリの状況になると、「あれとこれがうまくいったら間に合う」と、楽観的に考える癖はありませんか。いまさらジタバタしても仕方がないと考えるのでしょうが、これは危険です。

後半になるほど関係者が増え、計画通りにいかなかった場合の影響も大きくなるから

です。それに、スケジュールがギリギリの状況になっているということは、それまでがうまくいっていないことの裏返しでもあります。スケジュール管理は、後半ほど悲観的に見積もるのが基本であり、予備日を多く設けておくべきでしょう。

6)パーキンソンの凡俗法則に立ち向かう

「パーキンソンの凡俗法則」とは、大切なことよりも、ささいなことが議論されがちな状況を指摘したものです。

例えば、原子力発電所と駐輪場の建設に関する住民の会合があったとします。原子力発電所の建設は本当に重要ですが、住民にはスケールの大き過ぎる話であり、技術的なことも分からないため議論が深まらず、比較的あっさり決まります。一方、駐輪場は原子力発電所に比べて明らかに重要度が劣るのに、住民にとって身近な問題であるため、ささいな点まで活発に議論され、決定に時間がかかるのです。

パーキンソンの凡俗法則に陥る最大の理由は、メンバーの知識や経験の不足です。

時間をかけて的外れな議論をし、本当に重要な点を見逃してしまうリスク

があります。必要に応じて、コストをかけても外部の知見を利用することを検討しましょう。

7)「ちょっといい?」は原則禁止

経営者や管理職がちょっと疑問に感じた途端、部下のスケジュールを顧みずに招集して臨時の会議を始めたりしていないでしょうか。当初は5分の予定だったのに、気付けば60分かかっていることも珍しくないでしょう。

仕事なので、経営者や管理職の疑問は解消しなければなりません。しかし、社員にスケジュール管理を徹底させている張本人(経営者や管理職)が、そのスケジュールを自ら破壊してはいけません。「ちょっといい?」にも配慮が必要な時代なのです。

【参考文献】

「1440分の使い方―成功者たちの時間管理15の秘訣」(ケビン・クルーズ(著)、木村千里(訳)、パンローリング、2017年8月)

「仕事は『段取りとスケジュール』で9割決まる!」(飯田剛弘、明日香出版社、2018年12月)

以上(2025年1月更新)

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