【入社1年目の教科書】最強の「コミュ力」は元気な挨拶!後は少々の敬語が使えればよし

書いてあること

  • 主な読者:挨拶など基本的なコミュニケーションの取り方を知りたい新入社員
  • 課題:元気な挨拶はいいけど「やる気アピール」と思われたくない。敬語も分からない
  • 解決策:相手に真摯に伝える気持ちを持つことが一番大切

新入社員なんだし、先輩にはかわいがってもらいたい。仲間からも嫌われたくない。となると、やっぱり「コミュ力」が重要。といっても、共通の話題とかないし、あまり深い付き合いになるのもちょっとな~。ひとまず「挨拶」をしっかりとやっておこう。面と向かって挨拶するのって照れくさいけれど、チャットだけで挨拶ってわけにもいかないだろうし……。

1 新入社員のアイスブレークは「挨拶」

皆さん、「アイスブレーク」をご存じですか? アイスブレークとは、場の雰囲気を和ませるために行う“つかみ”です。文字通り、「アイス」は氷のことで、この氷を溶かしてコミュニケーションを円滑にしようということです。皆さんの先輩が、本格的な商談に入る前に最近の出来事や趣味などの雑談をしていると思いますが、これがアイスブレークなのです。

そして、新入社員の皆さんも最強のアイスブレークができます。それが、「笑顔で明るい挨拶」です。元気な挨拶をされて嫌な気分になる人はいません。挨拶された相手は、「お、この新入社員はしっかりしているな!」と、勝手に「コミュ力期待できそう認定」をしてくれます。ですから皆さん、「おはようございます!」などの挨拶を欠かさないようにしてください。

ちなみに、チャットツールなどで連絡をするときも、「おはようございます」「こんにちは」「こんばんは」と挨拶した後に本題に入れば印象が良くなりますよ!

2 心配ご無用。挨拶では「悪目立ち」しない

元気に挨拶をすると、「アピールが強すぎて、悪目立ちするんじゃないか?」と考えている人は安心してください。その心配はご無用です。先輩からすれば、挨拶は社会人の常識なので、「挨拶ができている新入社員」と認識はされますが、イコール「アピールが強すぎ」とはなりません。つまり、挨拶は特別ではないのです。

また、「挨拶しても相手がリアクションしてくれなかったらどうしよう?」と心配するかもしれませんが、これも心配ご無用。集中していて挨拶が聞こえないのか、挨拶を返す習慣がないといったところでしょうが、そうした相手のリアクションは気にしなくていいです。皆さんは爽やかな挨拶を続けるだけで、確実にコミュ力が高まります。

3 仕事でよく使う挨拶を確認

挨拶が大事なことは分かっても、シーンによっては「この場合、なんて言えばいいのだろう?」と迷うことがありますよね。ということで、よく使う挨拶のフレーズを覚えておきましょう。

  • お礼を伝えるとき:ありがとうございます
  • 謝罪するとき:(大変)申し訳ございません
  • 朝、皆と会ったとき:おはようございます
  • 仕事を頼むとき:よろしくお願いいたします
  • 仕事を頼まれたとき:承知しました
  • 相手を待たせるとき:○分程度、お待ちいただけますか
  • 自分が外出するとき:行ってきます
  • 自分が外出から戻ったとき:戻りました
  • 誰かが外出するとき:行ってらっしゃい
  • 誰かが外出から戻ったとき:お帰りなさい
  • お客様がいらっしゃったとき:いらっしゃいませ
  • お客様が帰られるとき:ありがとうございました
  • 自分が業務を終了するとき:お先に失礼いたします
  • 相手が業務を終了するとき:お疲れさまです

どの挨拶も、相手に聞こえるようにします。とはいえ、大声を出す必要はなく、普通に話すときよりも、少し声を張るくらいで大丈夫です。

4 敬語は使ってマスターせよ!

新入社員に限らず、「敬語」は大きな壁です。文化庁「敬語おもしろ相談室」によると、敬語には次の5種類がありますが、正直、よく分かりませんよね。これ、きっと先輩も同じですから安心してください。

  1. 尊敬語:相手の行為や状態などを立てて述べるもの 例)いらっしゃる
  2. 謙譲語I:自分の行為や状態などを謙(へりくだ)らせて述べるもの 例)伺う
  3. 謙譲語II:自分の行為や状態などを相手に丁寧に述べるもの 例)参る
  4. 丁寧語:相手に対して丁寧に述べるもの 例)です、ます
  5. 美化語:物事を美化して述べるもの 例)お料理

敬語を軽んじてはいけません。しかし、ぎこちない敬語でロボットのように話すよりも、多少間違えてもいいので誠意を持って伝えるほうが大切です。それに、使っていくうちに敬語に慣れてきます。「これは尊敬語で、こっちは謙譲語I」なんて意識することもなく、なじんでくるのです。それでも100点満点にはならないでしょうが、そんなに気にしなくていいです。繰り返しますが、大切なのは誠意を持って伝えることだからです。

なお、新入社員向けの書籍などでは「二重敬語に注意!」と紹介されることが多いので、念のため、触れておきましょう。二重敬語とは、1つの言葉に同じ種類の敬語を二重に使ってしまうことです。例えば、「お読みになられる」は、「お○○」と「なられる」という尊敬語が重複しているので間違っています。正しくは「お読みになる」です。といっても、二重敬語は丁寧にしようという思いから出てくるのが通常なので、やはり、そんなに気にする必要はありません。敬語に慣れてくると、二重敬語についても「ん? 今のは変だったかな?」と気づくようになりますから安心してください。

■文化庁「敬語おもしろ相談室」■

https://www.bunka.go.jp/seisaku/kokugo_nihongo/kokugo_shisaku/keigo/index.html

5 よく使う敬語を紹介

敬語で難しいのは尊敬語と謙譲語なので、ビジネスでよく使うフレーズを紹介しておきます。軽く眺めて、雰囲気をつかんでください。

  • 読む:(尊敬語)お読みになる、(謙譲語)拝読する
  • 言う:(尊敬語)おっしゃる、(謙譲語)申し上げる
  • 見る:(尊敬語)ご覧になる、(謙譲語)拝見する
  • する:(尊敬語)なさる、(謙譲語)いたす
  • 知っている:(尊敬語)ご存じ、(謙譲語)承知する、存じ上げる
  • 行く:(尊敬語)いらっしゃる、おいでになる、(謙譲語)伺う、参上する
  • 来る:(尊敬語)おいでになる、みえる、(謙譲語)参る
  • 知る:(尊敬語)お知りになる、(謙譲語)存じ上げる
  • 聞く:(尊敬語)お聞きになる、(謙譲語)伺う
  • 食べる:(尊敬語)召し上がる、(謙譲語)いただく
  • 飲む:(尊敬語)お飲みになる、(謙譲語)いただく
  • 見せる:(尊敬語)お見せになる、(謙譲語)お目に掛ける

6 「クッション言葉」でマイルドに!

新入社員にはあまり関係ないことですが、こちらの言葉がストレートすぎると事務的な印象やきつい印象を相手に与えてしまいます。そこで「クッション言葉」を使ってマイルドな印象にします。ビジネスでよく使うクッション言葉には次のようなものがあります。

  • 恐れ入りますが
  • 失礼ですが
  • 申し訳ございませんが
  • あいにくでございますが
  • 勝手ばかりで恐縮ですが
  • ご多用中に恐縮ですが

余談ですが、「こんなことを言うのはなんなんだけど」など、先輩が皆さんにクッション言葉を使ってきたら、わりときついことを伝えようとしているかもしれませんね。

7 オンラインのときほど格別の配慮を

今どきは、オンラインで話すことも多くなっています。その際の挨拶や敬語の考え方はこれまでと同じです。ただ、オンラインでは相手の“呼吸”を感じにくいので、対面のときよりもコミュニケーションが難しくなります。大切なポイントを紹介します。

  • オンライン会議の5分前にはスタンバイしておく
  • 特に初対面の相手にはビデオオン(顔出し)が理想的
  • 相手の話が終わって、一呼吸おいてから話を始める
  • 相手の話には、大きくうなずく
  • 途中から参加してくる人への挨拶も忘れない
  • 途中で退出する際の挨拶も、チャット機能を使うなど会話を遮らないよう注意する

以上(2024年12月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【コスト削減の教科書(2)】「通勤費・出張費」の削減

1 通勤費・出張費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みをシミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「通勤費・出張費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力して使うことができます。

こちらからダウンロード

 

通勤費の削減は、社員の居住地や通勤手段を会社が一方的に変えられない都合上、支給方法の変更が中心となります。また、自転車や徒歩による「エコ通勤」を推奨する場合、通勤手段に対する社員の意向、体力の消耗が業務効率に及ぼす影響などを考慮しましょう。

出張費の削減は、対面が必要となる状況や効果を見直し、慎重に判断しましょう。新幹線の座席や宿泊施設のグレードなどを変える場合、出張者の体力、ひいては営業活動に及ぼす影響などを考慮する必要があります。ただ削減するのではなく、出張の実態に合わせて調整していくことが望ましいでしょう。

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2 通勤費・出張費の削減方針

営業部長と管理部長が、通勤費・出張費の削減方針について話し合っています。

営業部長:通勤費・出張費の削減方針をまとめよう。

管理部長:通勤費は、定期代を1カ月単位から6カ月単位に変えるのと、テレワーク社員の通勤費を実費支給にしましょう。加えて、最近は自転車や徒歩によるエコ通勤が推奨されているようなので、当社でも取り入れてみたらどうでしょうか?

営業部長:エコ通勤で疲れてしまい、業務に支障が出ることが心配だな。それに、エコ通勤をする社員の通勤手当をなくしたら反発がすごそうだ……。

管理部長:でしたら、エコ通勤できる距離に上限を設けましょう。それと、エコ通勤をするか否かは本人に任せ、エコ通勤手当も支給しましょう。

営業部長:なるほど、それならできそうだ!

管理部長:次は、出張費ですね。

営業部長:新幹線の座席グレードを下げるのはどうだろう?

管理部長:もっと抜本的に、出張の回数を減らしたり、やめたりできないですか?

営業部長:やめるのは難しい。対面のコミュニケーションがあって取引継続している先もあるから。

管理部長:そうですか。今は、オンライン会議が当たり前ですから、サンプルを持参するなど対面の必要がある出張以外は、オンライン会議に切り替えるのはどうですか?

営業部長:なるほど……。ただ、コロナ禍も収まり、出張を復活させている競合も多いようだし、遅れるわけには……。

管理部長:観光庁のデータを見ると、出張人数はコロナ禍前ほどではないようですよ。

営業部長:そうか。検討してみるか。

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

通勤費

  • 定  義:通勤のために社員に支給する支出
  • 支出内容:電車・バスの定期代、マイカー通勤のガソリン代など
  • 削減方針:支給方法を変える、通勤方法を変えてもらう
  • 削減目標:250万円

出張費

  • 定  義:業務に関連して遠隔地へ行くときにかかる支出
  • 支出内容:取引先を訪問するときの電車運賃やタクシー代、出張時の交通費や宿泊費など
  • 削減方針:予約方法・交通手段・宿泊施設などを変える、出張をやめる・減らす
  • 削減目標:200万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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なお、図表中の削減効果は、サクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 通勤費の削減シミュレーション

1)テレワーク社員の通勤費は実費で支給する(難易度:低)

社員の出社日数によっては、定期代を支給するのではなく、出社にかかった実費を支給することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社は、東京都八王子市に本社工場、東京都中央区日本橋に日本橋オフィスを構えています。同オフィスでは、社員全員を対象にテレワークを実施しており、該当社員は月8日(週2回)だけ出社しています。

そのうち6人を対象に、1カ月定期券の料金分(平均1万4000円)を支給していたところを、出社ごとに運賃(往復・平均800円)を実費で支給するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

55万円≒[1万4000円-(800円×8回)]×6人×12カ月

2)定期代を6カ月単位で支給する(難易度:低)

電車やバスの定期券は、1カ月単位ではなく、6カ月単位で購入することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、本社工場勤務のうち33人が電車通勤をしており、それぞれに1カ月定期券の料金分(平均6000円)を通勤手当として支給しています。

6カ月定期券の料金分(平均3万1000円)を支給するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

33万円=[(6000円×12回)-(3万1000円×2回)]×33人

見落としがちなのが、パート・アルバイトなどの通勤手当です。短期雇用の場合は1カ月単位の支給でも差し支えないですが、長期雇用が見込まれる場合や無期雇用に転換した場合などには、6カ月単位の支給への変更を検討してみるとよいでしょう。

3)通勤手段を自転車通勤などに切り替えてもらう(難易度:低)

社員がオフィス近くに住んでいるなど、条件は限られますが、マイカーや公共交通機関による通勤から、自転車・徒歩による通勤に切り替えてもらうことで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、ある社員が日本橋オフィスから2キロメートルの場所に住んでおり、2駅分を電車で通勤しています(6カ月定期代3万7000円)。

これを自転車通勤に切り替えてもらい、通勤手当として、3000円を毎月支給するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

4万円≒(3万7000円×2回)-(3000円×12カ月)

4 出張費の削減シミュレーション

1)グリーン車などの利用を制限し、早期予約割引を利用する(難易度:低)

タクシーの利用や新幹線、航空機の座席グレードの指定、高額なホテルの利用を制限することや、早期予約割引を利用することで、コスト削減につながります。

利用の制限には、次のような例があります。

  • グリーン車やビジネスクラス以上の利用を禁止する
  • タクシーの利用は事前申請制にする
  • 格安航空会社(LCC)を利用する
  • 格安ビジネスホテルチェーンを利用する

サクゲン株式会社では、営業部長が年12回、大阪の心斎橋駅周辺にある会社へ出張をしています。交通手段と宿泊施設は次のようになっています。

  • 東京駅から新大阪駅まで:新幹線・グリーン車(往復3万9000円)
  • 新大阪駅から訪問先まで:タクシー(往復5000円)
  • 宿泊先:1泊2万5000円のホテル

出張6回をオンライン会議に切り替え(オンライン会議への切り替えにかかるコスト削減効果の解説は後述)、残り6回の出張について、交通手段と宿泊先を次のように変えました。

  • 東京駅から新大阪駅まで:新幹線・普通車指定席(早期予約、往復2万4000円)
  • 新大阪駅から心斎橋駅まで:電車(大阪メトロ御堂筋線、往復480円)
  • 宿泊先:1泊9000円のホテル

1年間の削減効果は次のようになります。

21万円≒[(3万9000円+5000円+2万5000円)-(2万4000円+480円+9000円)]×6回

出張時で利用する交通手段や宿泊施設について、部長・課長クラスなどとそれ以外の社員の間に格差がある場合、その格差が大きすぎないかも併せて確認してみましょう。

2)長期宿泊には短期賃貸マンションを利用する(難易度:中)

長期宿泊の出張は、日数に応じて短期賃貸マンションを利用することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、社員2人が研修に参加するべく、大阪に1週間滞在(7泊)することが決まりました。新大阪駅周辺のホテルのシングルルーム(1泊1万2000円)に宿泊する予定です。短期賃貸マンションの検索サイトで見つけた同エリアのマンション(1週間で総額3万7000円)に変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

9万円≒(1万2000円×7泊×2部屋)-(3万7000円×2部屋)

3)長距離の車移動はレンタカー・カーシェアリングなどを利用する(難易度:中)

地方への出張先で広範囲にわたる取引先を訪問する場合、公共交通機関やタクシーよりも、レンタカーやカーシェアリングなどを利用することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、年2回、地方へ出張をしています。今回は徳島県徳島市と香川県高松市にある取引先(それぞれ徳島駅・高松駅から10キロメートル)を訪問し、空港から徳島駅・高松駅への移動は公共交通機関、各駅から訪問先へはタクシーを利用します(合計1万7000円)。

レンタカー(大手レンタカー会社・12時間以内に返却、ガソリン代・高速代などを含め1万2600円)を利用するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

1万円≒(1万7000円-1万2600円)×2回

4)出張ではなく、オンライン会議で対応する(難易度:高)

商談・打ち合わせにおける対面の実施効果を見直し、できるだけ出張はせず、オンライン会議で対応することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、営業部長の年12回の大阪出張について、出張1回当たりの交通費として、東京駅から新大阪駅までの新幹線代(グリーン車、往復)3万9000円、新大阪駅から訪問先までのタクシー代(往復)5000円、宿泊費として、2万5000円(ホテル1泊)がかかっていました。このうち6回をオンライン会議に変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

41万円≒(3万9000円+5000円+2万5000円)×6回

社員の出張は事前承認制とし、出張の理由が適正かを判断するフローを設けることで、効果の低い出張を減らせるでしょう。また、あらかじめ対面による商談や打ち合わせが必要なケースをまとめて社内で共有しておくと、判断の揺れを少なくできます。

5 通勤費・出張費を削減するときのポイント

1)適正な通勤手段はコスト面だけで判断しない

通勤費のコスト削減では、社員の通勤経路の最適化を検討することもあるでしょう。しかし、社員の通勤手段や居住地を会社側の都合で勝手に変えることはできません。

例えば、電車通勤から徒歩通勤に切り替えてもらうなど通勤手段の変更を打診する場合も、「睡眠時間が減る」「通勤時間が延びる」「乗り換えが多くなる」など、社員の負担が増えないかを考慮しましょう。

2)出張費のコスト削減は、体調への影響も考慮する

出張費のコスト削減においても、コスト面だけで判断するのは危険です。例えば、長時間の移動はそれだけで体力が必要です。交通手段や座席グレードを変更したために、仕事のパフォーマンスが落ちてしまっては本末転倒です。

3)通勤費・出張費のコスト削減は、規則や規程にも注意する

多くの会社では、通勤費は「就業規則」、出張費は「旅費交通費規程(出張旅費規程)」などで支給の基準・ルールを定めています。これまで費用の全額を支給していたところを、「上限3万円/1カ月」などのように変更する場合、これらの規則・規程も変える必要があります。

なお、通勤費・出張費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【外国人雇用】自社が雇用できる外国人労働者は? ~複雑な区分を解説

1 押さえるべきは「在留資格」

日本で働く外国人の数は2016年に100万人を超え、2023年には初めて200万人を超えました(厚生労働省「『外国人雇用状況』の届出状況」)。外国人雇用を検討する会社は今後ますます増えるでしょうが、注意が必要なのが「在留資格」です。

在留資格とは、

外国人の住所地を管轄する地方出入国在留管理局(出入国在留管理庁の地方支分部局、以下「入管」)に申請すると取得できる資格で、日本で行える活動と在留期間を示したもの

です。在留資格ごとに就労できる職種や在留期間が違うので、これを正しく押さえておかないと不法就労などのトラブルになりかねません。大切なのは、

  • 職種の制限:制限があるかないか
  • 在留期間の期限:制限があるかないか(一部は無期限)
  • 労働時間の上限:日本人と同じか否か

を確認することです。

まずは、日本で就労する外国人の区分を見てみましょう。

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ざっくりとまとめると、多くの外国人は、

  • 職種の制限:あり
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

となります。ただし、就労できる職種や在留期間の細かいルールは在留資格ごとに異なります。以降で、図表1の区分ごとに、在留資格の概要を紹介するので、確認していきましょう。

2 身分に基づき在留する者

活動内容に関係なく日本に滞在する外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:なし。単純労働なども可
  • 在留期間の期限:永住者は無期限。その他の者は期限あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

どの在留資格も職種の制限がなく、労働時間の上限も日本人と同じなので、在留期間にさえ注意しておけば問題ありません。永住者の場合は在留期間も無期限なので、基本的に日本人と同じように雇用できます。

3 就労目的で在留が認められる者

特定の知識・スキルを活かした職業に就く外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:それぞれの在留資格で認められた範囲内でしか活動できない
  • 在留期間の期限:高度専門職2号は無期限。それ以外の者は期限あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

基本的にどの在留資格も在留期間に期限がありますが、例外は高度専門職2号です。高度専門職とは、高度な知識・スキルによって日本経済に貢献することなどを期待され、ポイント制による一定の評価を受けた外国人のための在留資格で、研究者やプロ経営者が該当します。

  • 最初は高度専門職1号(在留期間の上限は5年)からスタート
  • 高度専門職1号として3年以上の活動など一定の要件を踏まえ、ポイント制による評価を満たすことで高度専門職2号になり、在留期間が無期限になる

という仕組みになっています。

4 技能実習

技能実習制度の技能実習生が該当します。技能実習制度とは、技能実習生が日本で実習を行う会社(実習実施者)の下で働き、母国では得がたい技能の修得などを図るための制度です。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:技能実習2号、3号に移行が可能な職種・作業は省令で定められている
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

技能実習制度は、まず技能実習1号からスタートし、所定の試験を受けることで2号、3号へと移行していくシステムです。ただし、2号、3号に移行が可能な「職種」と各職種にひもづく「作業」が、省令で細かく定められています。例えば、

「耕種農業」という職種には、「施設園芸」「畑作・野菜」「果樹」という作業がひもづくといった具合に、2024年9月30日時点で91の職種と167の作業(下記URL参照)

が定められています。1号には職種・作業の制限はありませんが、技能の修得などに関係ない業務(単純労働など)に従事させることはできません。

■厚生労働省「技能実習計画審査基準・技能実習実施計画書モデル例・技能実習評価試験試験基準」■

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/jinzaikaihatsu/global_cooperation/002.html

なお、技能実習制度については、技能の習得という本来の制度趣旨に反して、「会社が技能実習生に、技能の習得に関係ない単純労働をさせる」などの問題が頻発していることに加え、日本の労働環境においても、団塊世代の大量離職などによる将来的な人材不足が深刻さを増している状況を鑑み、

2024年6月21日から3年以内に技能実習制度に代わり、新たに「育成就労制度」が開始

されることになりました(具体的な施行日については、現時点では未定)。

育成就労制度は、「育成就労」という在留資格を設け、外国人を原則3年間で一定以上の技能を持つ「特定技能」に育成する制度です。技能実習制度と似ていますが、

  • 技能実習制度は、外国人が日本で習得した技能を、将来母国に持ち帰ることを想定した「国際協力」のための制度(特定技能への移行も可能だが、制度上は「帰国」が原則)
  • 育成就労制度は、外国人が技能の習得後も、日本企業の戦力として活躍することを想定した「人材確保」のための制度(帰国せず、日本に「在留」することが原則)

であり、目的が異なります。また、その他にも「技能実習制度とは、対象としている産業分野・職種が違う」「就労開始前の日本語教育が必須」といった特徴があります。

育成就労について詳しく知りたい場合、次のコンテンツも併せてご確認ください。

5 資格外活動

就労するための在留資格を持っていないものの、法務大臣から資格外活動(在留資格の範囲外の活動)の許可を与えられた外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:本来の在留資格に属する活動を阻害しない範囲であれば、基本的になし。ただし、風俗営業等への就労は不可
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人より短い(原則1週28時間まで)

労働時間については、日本人の場合、原則1日8時間、1週40時間が上限ですが、資格外活動を行う外国人の場合、原則1週28時間までとされています。

1日当たりの上限は特に定められていませんが、どの曜日から起算しても1週28時間以内になるようにしなければならない

ので、注意が必要です。ただし、

例外として、在留資格の本来の活動に影響がない期間に限り、労働時間の上限が1日8時間、1週40時間まで延長

されます。留学生のアルバイトを例にして考えるならば、勉強の妨げになりにくい大学の夏休み期間などがそれに該当します。

6 特定活動

特定活動(法務大臣が個々の外国人について特に指定する活動)を行う外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:在留資格に該当しない活動を行う場合、法務大臣から個々の指定を受ける必要がある。なお、ワーキング・ホリデーの場合は、風俗営業等以外であれば制限なし
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

特定活動の場合、外国人のパスポートに添付される「指定書」という書類に、「活動類型」(ワーキング・ホリデー、EPAなど)が記載されており、その内容に応じて就労できる職種が変わってきます。

以上(2025年1月更新)
(監修 人事労務すず木オフィス 特定社会保険労務士 鈴木快昌)

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画像:pexels

お手軽販売促進DX! 顧客データは「ちょい足し」するだけで活きてくる

1 販促活動の効果を高めるには、消費者のデータ活用が大切

経営者の皆さん、自社の販促活動に満足していますか?

販促活動の効果を高めるには、現在の消費者ニーズを的確に把握することが欠かせません。このときに重要なのが、次のような消費者のデータです。

  • 自社で保有する、年齢や性別、購買履歴などの顧客情報
  • SNSや検索キーワードの動向から探る、現在の消費者の嗜好や関心

この記事では、データに基づく販促活動を展開する際のポイントや事例を紹介します。とはいえ、難しい話でも、大掛かりなものでもありません。まずは、他社の取り組みを参考にして、できるところから、ちょっと加えるだけの「お手軽販促DX」から始めてみましょう。

2 消費者のデータ活用に取り組む企業事例

1)オープンデータなどで需要を予測:ゑびや大食堂(飲食店)

三重県伊勢市で土産物屋や食堂などを経営するゑびやでは、データ分析による来店客予測に取り組んでいます。

かつては手切りの食券とそろばんで売上管理をしたり、来店客の予測を勘に頼っていたりしたため、再現性がなく、調理ロスなどが発生している状況でした。そのため、気象情報、メニュー別の売り上げ、グルメサイトのアクセス数や近隣の宿泊者数などのデータを集めてエクセルにまとめたり、店舗の前にカメラを設置して通行量などを測定したりするなどの取り組みで来店予測やメニューの需要予測を始めました。

天候や気温に応じて、店舗前に設置するメニューを変えるだけでも、来客数の増加につながるようになったり、来店予測ができるようになることで食品ロスの削減や従業員の休暇取得が実現できたりしたといいます。

また、2018年にシステムを外販するための会社であるEBILAB(エビラボ)を設立。データ分析ツールを「TOUCH POINT BI」という製品名で販売するに至っています。

2)店舗ごとのメニューやカットの傾向を集計:オオクシ(理容チェーン)

千葉県を中心に理容チェーンを展開するオオクシは、マーケティングや顧客管理、人材育成などのさまざまな分野で、データに基づく定量的な目標を設定しています。

顧客の分析については、独自のPOSシステムを用いてメニューやカットの傾向、再来店率などを集計し、業務に反映しています。新規出店を行う際には、商圏の分析を行い、路面店やショッピングセンター内に入居するなどのテナントの形態によって商圏の棲み分けを行っています。

こうした取り組みもあり、同社が2021年に経営品質協議会から「日本経営品質賞」を受賞した際には、顧客の再来店率は、業界平均の60~70%を上回る85%以上となりました。その後も社外からの評価は高く、2023年には中小企業からニッポンを元気にプロジェクトから「日本中小企業大賞『優秀賞』」を受賞しています。

こうした事例のように、普段の業務と並行して、データ回収のための下準備などを行う必要はあります。成果が出るかどうか不透明な状況で、普段よりも一時的に業務量が増えることに抵抗感を持つ社員が出てくるかもしれません。

一方で、データを基に顧客の動向を分析すれば、「勘」や「運」頼みではない適切な施策を選び、効率的なサービスを提供することで、これまでよりも多くの利益を獲得できるでしょう。

3 社内の顧客情報は3つのポイントでの分析が重要

前述の他社の取り組みを参考にすると、専門のデータサイエンティストなどを雇わなくても、「お手軽販促DX」を進められる感覚が湧いてきたのではないでしょうか。

それでは、お手軽販促DXのキモとなる、収集すべき情報と分析のポイントを紹介します。

1)目的に応じた情報を集める

社内には、次のような自社商品・サービスなどを利用した顧客のさまざまな情報が蓄積されています。

  • 顧客に関する情報:氏名、年齢、住所、連絡先など
  • 営業活動で得た情報:訪問した企業名、商談回数、商談した商品など
  • 販売に関する情報:販売数、販売日時、在庫数など
  • その他の情報:アンケート結果、顧客からの問い合わせ内容など

まずはこうした情報をエクセルなどで整理し、販促活動を企画する際に参照できるようにしましょう。展示会やアンケートなどで取得した見込み客の情報も活用できるようにしておくのがお勧めです。

また、販促活動に生かせる情報がない場合、利用者にアンケートを取るといった方法で情報をそろえるのが望ましいでしょう。例えば、来店促進を目指すなら、来店曜日や時間、来店動機、利用者の満足度などを調べるようにします。

2)集めたデータはポイントを絞って分析

これまで通りのデータを集め、同じ視点で眺めるだけでは「やっぱりそうだよね」という結果になりかねません。重要なのは、データをどう読み解くかです。これまで気付かなかった傾向や兆候を導出できれば、販促活動のヒントになるでしょう。次の3点を踏まえて、データを捉えるようにしてみましょう。

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4 SNSなど外部の情報に「ちょい足し」

1)インターネット上の検索傾向をつかむ

社外のデータを活用するのも有効です。例えば、SNSや検索キーワードの動向から、自社と接点のない消費者の興味を読み取ったり、意外な時期に意外なものへの関心が高まっている実態などを把握したりすることができます。そこから、消費者のニーズや行動について、さまざまな仮説も立てられるでしょう。

こうした消費者の実態を把握するときに役立つのが、グーグルのウェブサービス「Google Trends(グーグルトレンド)」です。これを使うと、「消費者がどのようなキーワードを多く使って検索しているか」が分かります。時系列で見れば、「どのような時期にどのような検索キーワードを使っているか」といった季節性によるニーズを確認することもできるでしょう。その他、どのようなニュースが話題なのかというランキングも表示されます。

また、LINEヤフー(2023年10月にLINEとヤフーが合併)は、販促施策を検討するに当たって、いつどのような検索キーワードが増えているのかを示した、月別の「販促カレンダー」を公開しています。これを使うことで、前年の同じ時期にどのようなキーワードが検索されたのか、どのようなニーズが想定されるのかの参考になりそうです。

■グーグル「Google Trends」■

https://trends.google.co.jp/trends/

■LINEヤフー「LINEヤフー for Business 2025年販促カレンダー月別一覧」■

https://www.lycbiz.com/jp/ebook/yahoo-ads/support/calendar/

2)販促施策に活用すべき主な社外データ

社外のデータには検索キーワードの他に、政府や自治体が公開するオープンデータ(誰でも利用可能な公開データのこと)や、有料のマーケットデータなどもあるので、消費者の実態を把握するときに活用するとよいでしょう。

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自治体の中には、エリア内の企業によるオープンデータの利用を促進させるため、ポータルサイトを開設したところもあります。例えば、大阪府の堺市では、政令指定都市初の試みとして、堺市内の企業のオープンデータを公開するポータルサイト「さかしる」を開設しています。ポータルサイト内の企業情報はオープンデータとして利用可能なため、他社との取り引きの拡大などが期待されています。

■さかしる|堺の会社を知る・調べるポータルサイト■

https://sakacil.com/

以上(2025年2月更新)

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【中小企業の予算(7)】 予算の分析と活用 ~分析とは比較である~

書いてあること

  • 主な読者:予算管理を自社に取り入れたい、あるいはしっかり取り組みたい経営者や財務担当者
  • 課題:実績が目標に達成する見込みがあるかは確認するが、ただそれだけで終わってしまう
  • 解決策:確認作業をもとに次の経営判断につなげるための「分析」が必要。中小企業は、まず比較分析を行って経営判断につなげる

1 予算の分析は比較

予算を作成し、月次の実績を出せるようになったら、そのデータを活用して分析をします。予算を作る目的は、達成したい目標を数字として明確にすることにあります。そのため、実績が出た段階で、目標が達成できたか、または達成が見込めるかを確認することが大切です。こうした確認作業をもとに、次の経営判断につなげるための「分析」は重要なステップです。

分析と聞くと、ROE(株主資本利益率)、営業利益率や回転期間といった「経営指標分析」を思い浮かべる方が多いかもしれません。しかし、経営指標分析はその性質上、月次の数値では変動することは多くありません。また、中小企業の場合は、ビジネスモデルがシンプルな一方で、それぞれの会社の個性が強いことから、他社や業種別の経営指標と比較しても意味をなさないというケースもしばしば見られます。

他社や業種別の経営指標と比較するよりも、

自社の予算や前期実績との比較により実態を把握していくことのほうが、経営者の狙い通りに進んでいるかどうかを判断する上で意味がある

のです。そのため、この記事では、皆さんにより身近な予算や前期実績との「比較分析」を見ていきます。経営指標分析が「割り算」の手法としたら、比較分析は「引き算」の手法です。

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比較分析は、「2つの数値の差額を出してその理由を探る」という、とてもシンプルな手法です。もしかしたら、そのシンプルさと身近さゆえに物足りなく感じるかもしれませんが、実は、

比較を制するものは分析を制する

のです。

比較は、予算管理のみならず、数値管理全般の鉄板技といえます。データサイエンティストの方から、「分析とは比較である」という言葉を聞いたことがありますが、全く同感です。

例えば、当期の実績数値だけでは、それが多いか少ないか、長年の動向を知っているベテラン社員でもない限り、すぐに把握することは難しいでしょう。実数だけ、今、目の前にある数字だけだと、情報としては不十分なケースも多いのです。

しかし、予算や前期実績のような参考となる数字と比較、つまり、その「差異」に注目すれば、当期の実績数値が多いか少ないかがすぐに分かります。そうすると、会社の事業や経理に詳しくない人でも、その増減を通じて実態に迫ることができるようになるのです。

予算でいえば、前期実績、前期予算と比較することで、当期の予算が高い目標(難しい目標)なのかどうかも分かります。

2 「自社流」の利益

次に、予算管理において経営者が注目する指標ですが、やはり利益は外せません。ただ、利益は利益でも、オーナー会社の場合、

税引後利益に役員報酬や減価償却費を足した調整後の利益

が経営者に重宝されることがあります。予算管理の分野では、一般的に使われる利益(損益計算書上の利益)ではなく、自社の目的に応じてアレンジした利益を使うのもアリなのです。

では、なぜ役員報酬を足した利益が重宝されるのでしょうか。オーナー会社では、役員報酬を業績に応じて毎年改定するところが多いものです。例えば、利益が上がりそうであれば、役員報酬を増やすという具合です。すると、会社の事業の純粋なもうけを見る場合、役員報酬を足し合わせたほうがブレは少ないということになります。

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前期が25,000千円の税引後利益であるのに対し、当期は15,000千円で減益のように見えます。しかし、役員報酬を足し戻すと、前期も当期も同じ35,000千円の調整後利益となります。

では、減価償却費を足した利益は何の役に立つのでしょうか。答えは「資金繰りを簡易的に示す材料として使える」です。減価償却費は、会計上は費用ですが、実際にお金がそのときに出ていくものではありません。そこで、減価償却費の金額の分だけ利益に足し戻すことで、手元に残る資金がおおむね把握できるのです。

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利益が5,000千円で、減価償却費が3,000千円であれば、合計8,000千円を借入金の返済原資として使えるということになります。

どのような視点で判断したいのかを踏まえた上で、適切な指標を使うことが大切です。すでに使っている指標、または一般的に使われている指標ももちろん候補にはなりますが、自分の会社の実態に合うかを必ず判断するようにしてください。その上で目的に応じて、先ほどのようにアレンジするとよいでしょう。

3 (担当者向け)経営者への報告で大切な3つの「使わせない」

最後に財務担当者向けに、経営者への報告で大切なポイントを3つ紹介します。経営者に、経営判断に集中してもらうためのポイントと考えてください。

1)経営者に「時間を使わせない」

経営者は、スピードを重視します。一方、経理・予算管理の作業をする財務担当者には丁寧な人が多く、検討した順番に細かい内容も正確に伝えようとする傾向が強いように感じます。その結果、経営者がイライラしてしまうこともあるようです。

限られた時間を有効に使うために、経営者が気になることをテンポ良く伝えていけるようにしましょう。そして、やはり時間を使わせないために、なるべく経営者が知りたいことを優先して話すように心掛けましょう。

2)経営者に「頭を使わせない」

数字だけを淡々と述べてしまうと、その意味合いを経営者自身が頭で考え始めてしまいます。口頭では、「良いか悪いか」の結論を重視して説明しましょう。数字が必要であれば、そのときに資料に目をやればよいのです。資料の冒頭に「良いか悪いか」の結論を書いたサマリーを付けるというのも、頭を使わせないための対処法の1つです。

また、口頭で報告する場合には、専門用語に注意しましょう。例えば、「法定福利費」という勘定科目名は、難しい印象を与え、すぐに理解できないことも多いものです。このため、経営者になじみのある「社会保険料」と表現して伝えることも大切です。要は、通訳、翻訳をするということです。私も、経理では当たり前の売掛金や買掛金という用語を、社長と話す際には「未収」や「未払」と言い換えています。経営者の会計・税務知識も一様ではないので、相手に合わせてムダに経営者に「頭」を使わせないようにしましょう。

3)経営者に「気を使わせない」

これは「頭を使わせない」に近いのですが、経営者の気を散らさないように配慮することを意味します。例えば、数字を間違えない、資料の流れは左上から右下へ、字は大きめにする、資料の配色はモノトーン(黒や白やグレー)を使用するなど、資料の形式面に関する注意を徹底して守るだけでも、かなり効果があると感じます。

以上(2025年1月作成)

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もめない事業承継!~スムーズなバトンタッチのコツは!? ①遺産分割・納税編

事業承継はほとんどの中小企業が直面する重要な課題となりますが、やるべきことが多岐にわたるため、正しく理解しておこなわないと、思わぬトラブルになることもあります。そこで今回は、スムーズな事業承継をおこなっていくために、スムーズなバトンタッチのコツを3回にわたりご説明いたします。第1回目は、遺産分割・納税編です。

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リースが対象に!オーダーメイド式の類型も創設へ!運用改善が進む「中小企業省力化投資補助金」のご紹介

中小企業等を支援する国や自治体の補助金・助成金事業では、雇用・人材開発・IT補助など幅広いジャンルの支援があります。
本レポートでは、おすすめの補助金・助成金について支援の内容や対象条件、申請方法等についてわかりやすく紹介します。

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年上の部下Fさんが指示命令を素直に受け入れてくれません、どう声をかけますか?/武田斉紀の『次世代リーダーに必須のコミュニケーション習慣』【実践編】(7)

書いてあること

  • 主な読者:会社経営者・役員、管理職、一般社員の皆さん
  • 課題:コミュニケーションに関わる知識やノウハウは、頭では理解できても、実際の場面で使いこなせるようになるまでには高いハードルがあるものです。
  • 解決策:前回シリーズ『次世代リーダーに必須のコミュニケーション習慣』での知識やノウハウを聞いただけではまだ一歩を踏み出せない、あるいはトライしてみたがうまくいかないという方のために、新シリーズでは【実践編】として社内の“あるある”場面を想定した質問に対して一緒に考えながら、実践イメージを膨らませていただきます。またリーダー側の視点とは別に、若手社員側の視点による上司世代との上手な付き合い方のヒントも紹介していきます。リーダー世代と若手社員とのコミュニケーションギャップを埋めることは、世界を舞台にスピーディな成長をめざす日本企業にとっても喫緊の課題だからです。

1 年上の部下Fさんが指示命令を素直に受け入れてくれません、どう声をかけますか?

今シリーズは、前シリーズ『次世代リーダーに必須のコミュニケーション習慣』の実践編です。毎回実際にありそうなさまざまなシチュエーションを想定して、どんなコミュニケーションを取るのが望ましいかを一緒に考えていきます。

知識やノウハウは分かったけれど、「現場で実践するにはまだハードルが高い」「うまく一歩を踏み出せない」という方を想定しています。前回第6回では皆さんの最近の日常に起こりがちな話題として、「欠員(補充)」を取り上げてみました。いかがだったでしょうか。

今回は課題[事例6]です。再掲しますので、考えた解答を思い出してみてください。まだ考えていなかった方もぜひ考えてみてください。自ら考えないで、解説だけを読んでいても力はつきませんよ。

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Q.年上の部下Fさんに対して、あなたはこの後、最初にどんな声をかけますか?また、それを考える際に注意するべきポイントを3つほど挙げてください。書かれているさまざまな要素を考慮してみましょう。

[事例6]

〇あなたの部下として、年上のFさんが配属されました。他の部下と同じように指示命令を出したところ、「はいはい、分かりました」といった返事の仕方で、素直に受け入れてくれている感じがしません。上司と部下の関係なのに、正直そうした態度は気になります。

〇これからも普通に指示命令を出していいものか、また話し方は他の部下に対するのと同じような“ため口”でいいのか、どう話すべきか迷っています。

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テーマは「年上の部下との付き合い方」です。これまでの事例と同様に起こっている事象を整理することから始め、現場で起こっていることの可能性を探ってみましょう。

2 上司と部下は、“役割の違い”でしかない。互いをリスペクトし合える関係に

年上の部下について考える前に、皆さんに質問です。そもそも「上司は部下よりエライ」のでしょうか?「上司は部下よりエライ」という考え方は、日本中の働く人にとって常識と捉えられているかもしれません。でも本当にそうでしょうか。

上司と部下は、“役割の違い”でしかありません。

「じゃあ、給料が違うのはなぜだ、上司の方がエライから給料も高いんじゃないの?」と思われるでしょうか。

上司は部下よりも会社における役割や責任が重いから給料が高いだけで、部下よりエライわけではありません。

組織にとっては、上司も部下も同じくらい重要で必要です。

部下は、それぞれが任された日常の仕事を成し遂げることが役割であり仕事です。一人ひとりがプロとしての自覚を持って業務を遂行しないと会社の業績につながりませんし、取り組み次第では時としてクレームとなってマイナスに作用するかもしれません。彼らが日々前向きかつ一生懸命に働いてこそ、会社組織は回っていけるのです。

片や上司はどうでしょうか。上司の役割や仕事も時代と共に変わりつつありますが、現状求められているのは「部下が日々前向きかつ一生懸命に働いて」いけるようにすること。継続的な育成やモチベーション向上を図り、部署に求められている結果が出せるように支援することです。

部下の仕事にも業種や職種、仕事の任され方などで向き不向きといった適性と求められるスキルがあり、上司の仕事にはまた別の向き不向きの適性や求められるスキルがあります。けれども、日本ではずっと、部下の業務で結果を残した人から順に、上司=管理職に登用されてきました。

部下としての業務で結果を出すのに長(た)けた人が、必ずしも上司に向いているとは限りません。チームスポーツで、「優秀なプレーヤーが優秀な監督になるとは限らない」とよくいわれる所以(ゆえん)です。むしろ、上司としての役割や責任の重い仕事を任せられる人かどうかは、別の形で選ばれるべきでしょう。

話を戻しましょう。

「上司と部下は、“役割の違い”でしかない」のだとすれば、相手が年上の部下だろうと、年下の部下だろうと関係なく、“互いの役割を理解し、リスペクトし合える関係”を築くことが理想なのです。

「そうは言っても現状は違うじゃないか。上司の顔色を見ないといけないし、指示命令に従わないと部下のほうが不利益を被る」と感じられているでしょうか。例えば、少し前にはパワハラやセクハラという言葉が存在しなかったように、「上司と部下は、“役割の違い”でしかない」が常識になる日も近いと思いますよ。

3 上司は、部下に任せた業務に対してプロフェッショナリズムを求める

勘違いしがちなのですが、上司と部下が“互いの役割を理解し、リスペクトし合える関係”とは決して甘く緩い関係ではありません。むしろ高いプロフェッショナリズムを求め合う関係です。

私なら上司として部下に次のように求めます。「この業務はあなたが担当です。この業務で給料をもらう以上、この業務のプロとして、高い当事者意識と責任を持って担ってください」と。

具体的には「この業務について一番知っているのはあなたです。だからこの業務をもっと効率良く進め、価値を高めていくためにあなたならどうしたいかを、一生懸命考えて私に提案してください」と求めます。

そう求めても動いてくれない場合は、「プロとしてこの業務に向き合えないのなら、あなたにこの業務は任せられません」と言って担当から外すでしょう。その先に取引先や顧客がいれば、直接の迷惑を被るのは彼らであり、結果として会社にも損害をもたらしかねません。

任せる業務とそれに必要なスキル習得は表裏一体ですから、新人や初めて業務を担当する人に対しては業務の意義を伝えつつ、教育・育成の機会は必須です。上司の役割としては、そうした機会を十分に用意した上で部下に要望し続けていくことです。

それでもプロとして取り組まない、あるいは仕事を任されないことを喜んでいる部下がいれば、それに見合った人事評価をせざるをえないでしょう。その先については、今回の主旨から外れるのでまたの機会に譲りますが。

4 上司は自分が完璧ではないことを自覚し、部下の声を聴く

事例のように“指示命令”が必要な場面もありますが、基本的にはその都度部下の意見も求めるようにしましょう。「今回、あなたにはこれをやってもらいたいのですが、あなたから意見やアイデアはありますか?」といったように。

上司には見合った適性やスキルが必要であり、役割や責任が重いわけですが、だからといってエライわけでも完璧なわけでもありません。

上司も一人の人間で、ミスや間違った判断をしてしまうこともあります。意図せず不正に手を染めてしまっている可能性だってあるのです。

「上司だからエライわけでも完璧なわけでもない」と分かっている上司は、普段から部下に対してこう言います。「私が言うことについて、あなたが違うかなと思うことがあったらどうか遠慮せずに言ってほしい」と。

上司も部下も人間である以上、ミスもすれば間違った判断もするのです。ひと昔前までは、現場で部下が起こしたミスを“知らなかった”で済まされたことがありました。逆に上司がミスをしてもかん口令を敷いて、表に出ないで済んだ時代もありました。

ところが今はどうでしょう。インターネットが普及して誰もが一瞬で世界へ発信できる力を得たことで、“ここだけの話”はなくなりました。ささいなミスや不正もすぐに世の中の知るところとなります。昨今多くの企業で、数十年前から隠蔽されてきたことが白日の下にさらされ、大きな非難を浴びているのも周知の通りです。

となれば、上司と部下が“互いの役割を理解し、リスペクトし合える関係”を築いてチェックし合い、世間に知られる前に先手を打って対応したほうが傷も浅く済み、早く前に進めて、より成長できそうです。

今回のテーマ「年上の部下との付き合い方」に立ち返ってまず申し上げたいことは、「上司と部下の関係は“互いの役割を理解し、リスペクトし合える関係”が理想であって、年上か年下かは関係ない」ということです。

部下が新入社員だろうと、自分より年上の先輩社員だろうと、「上司は、部下に任せた業務に対してプロフェッショナリズムを求める」べきですし、「上司は自分が完璧ではないことを自覚し、部下の声を聴く」べきです。

ただ、日本には人によって差はあれ、年長者を敬う文化が根付いています。年下の上司から指示命令されて素直に従える人もいれば、感情的に反発してしまう人もいます。表向きは従順に見えて、内心は穏やかではないといった人もいるでしょう。

であるならば、上司としては新入社員と同じように“互いの役割を理解し、リスペクトし合える関係”を保ちながら、少しだけ年上の部下に配慮してあげてはどうでしょうか。彼らは新入社員に比べ、あなたよりも経験があり、幅広いノウハウも持っていることは間違いないのですから。

年上の部下に対する話し方は、“ため口”ではなく、少なくとも丁寧語を使って年長者へのリスペクトを表現したいものです。

イノベーション(新価値創造)が強く求められる時代には、経験が邪魔をしてしまうケースもあるでしょうが、それを彼らに理解してもらうのも上司の重要な仕事です。その上で年上の部下に今でも使える経験やノウハウを期待しつつ、イノベーションも求めていきましょう。

ちなみに年下の社員に対しても、初対面は少なくとも「さん」付けかつ丁寧語で話しかけるとよいでしょう。その上で時間をかけて徐々に互いのコミュニケーションにおける最適な距離感を測っていくことをお勧めします。

5 年上の部下Fさんに、新人とは違う期待を伝える

年上の部下Fさんに最初にかける言葉は次のようなイメージです。

「私の依頼の仕方が悪かったらごめんなさい。私はお任せする業務に、Fさんがこれまでに培ってこられた経験やノウハウを活かしていただくことを期待しています。ただ同時に会社としては、従来のやり方にとらわれないイノベーションも求めています。長年プロとして鍛えてこられたFさんの力を貸してください。この部署を支えてください!」

『新たな3つのコミュニケーション習慣』の「褒める」の表現として、直接的に「褒める」よりも「期待」と「感謝」を伝えましょう。

直接的に「褒める」行為は、時に年長者から “上から目線”と受け取られることもあります。

それでもなかなかこちらの思いが伝わらない場合は、十分な時間をとって年上の部下の思いを「傾聴」してみましょう。

「傾聴」の基本を思い出してください。予め答えを用意したり、そこに誘導したりしてはいけません。相手の話を途中で遮ったり、決めつけたり、まとめたり、結論を急いだりすることなく最後まで聞いてあげてください。

一方で、「私みたいな年寄りには今さらイノベーションなんて無理ですよ」と諦めている人には、「前向き発想」の言葉で鼓舞しましょう。

年長の社員ほど、とりわけIT系のリテラシー(活用能力)を身に付けることには及び腰です。人生100年時代には、リテラシーがないと私生活でも不便を強いられます。それを「今なら会社の教育機会を通して学べる」ことを伝えて説得しましょう。

ベテラン、新人を問わず自部署に求めるITリテラシーのレベルを定めるのも一つの方法です。業務上の必要性に応じて、PCやAIの活用など社内外の講座を受けた上で一定の到達レベルを基準とするといいでしょう。

【今回の3つのポイント】

  1. 上司と部下の関係は“互いの役割を理解し、リスペクトし合える関係”が理想であって、年上か年下かは関係ない
  2. 上司は、部下に任せた業務に対してプロフェッショナルを求めながら、自分が完璧ではないことを自覚して部下の声を聴くべき
  3. 年上の部下に対する話し方は、“ため口”ではなく丁寧語を使ってリスペクトを表現し、経験・ノウハウと同時にイノベーションへの期待も伝える

最後に、皆さんが年上の部下の立場だとしてできることを考えてみましょう。今回、“互いの役割を理解し、リスペクトし合える関係”を言い続けていますが、それを年上の立場から率先していくことです。

年上の部下の皆さんが、年下の上司を十分にリスペクトして支えていく気持ちがあれば、それはきっと彼らに伝わります。彼らを支援していくことは、長年お世話になった会社への恩返しにもなるのです。

また、皆さんが培ってきた経験やノウハウが生きて部署を救うこともあれば、イノベーションが求められる時代に邪魔になることもあるのだと知りましょう。そして自らもイノベーションを起こすためには、ITが苦手だなんて言っている場合ではないという自覚を持ちましょう。

生涯学び続けることで、あなたの残りの人生もきっと豊かになっていくはずです。

6 新人Gさんが「こんな仕事をしたかったわけじゃない」、どう声をかけますか?

次回に向けた課題[事例7]を紹介します。

—————————

Q.新入社員のGさんに対して、あなたはこの後、最初にどんな声をかけますか? また、それを考える際に注意するべきポイントを3つほど挙げてください。書かれているさまざまな要素を考慮してみましょう。

[事例7]

〇あなたの部署に配属された新入社員のGさんが、退職を考えているようだという噂を耳にしました。

〇上司であるあなたは気になって、Gさんと1on1ミーティング(1対1の面談の機会)を持つことにしました。Gさんは開口一番「この仕事は自分に向いていなのになぜ任されたのか分からない。自分はこんな仕事をしたかったわけじゃない」と訴えました。

—————————

テーマは「仕事への期待」です。これまでの事例と同様に起こっている事象を整理することから始め、現場で起こっていることの可能性を探ってみましょう。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。もし日常で近いシーンに出会うことがあれば、ご自身で考えて『新たな3つのコミュニケーション習慣』の実践にトライしてみてください。

次回もお楽しみに。

<ご質問を承ります>

ご質問や疑問点などあれば以下までメールください。※個別のお問合せもこちらまで

Mail to: brightinfo@brightside.co.jp

※武田が以前上梓した書籍『新スペシャリストになろう!』および『なぜ社長の話はわかりにくいのか』(いずれもPHP研究所)が、ディスカヴァー・トゥエンティワンより電子書籍として復刻出版されました。前者はキャリア選択でお悩みの方に、後者はリーダーやトップをめざしている方にお薦めです。

『新スペシャリストになろう!』 https://amzn.asia/d/e8GZwTB

『なぜ社長の話はわかりにくいのか』 https://amzn.asia/d/8YUKdlx

以上(2025年1月作成)
(著作 ブライトサイド株式会社 代表取締役社長 武田斉紀)
https://www.brightside.co.jp/

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【入社1年目の教科書】服装は本当に自由?「清潔感」こそがスベらない服装の絶対基準!

書いてあること

  • 主な読者:服装で「悪目立ち」したくない新入社員
  • 課題:おしゃれをしたいけれど、どこまでなら許されるか分からない
  • 解決策:とにかく「清潔感」が大事。迷ったら先輩の服装を参考にする

「うちの会社は服装が自由! やった~!!」。でも、いざ出勤となると何を着ていくか迷うぞ……。おしゃれしたいけれど、「悪目立ち」はしたくない。かといって、カチカチのリクルートスーツっていうのもな~。襟なし、ジーンズ、ひげ、ミュール、香水、ネイル、一体どこまで許してくれるのかな? 誰か教えて!

1 とにかく「清潔感」を意識すれば大丈夫!

IT系など特定の業界に限らず、最近は自由な服装を認める会社が増えてきました。皆さんにとっては喜ばしいことでしょうが、半面、どんな服装をすればよいのか迷いませんか?

おしゃれはしたいけど、悪目立ちはしたくはない。そんな皆さんにお伝えします。

失敗しない服装の基準は何といっても「清潔感」です。

言い換えると、だらしない格好や汚らしい格好は駄目ということです。シャツのボタンが取れている、襟が汚れている、ズボンやスカートがシワだらけ……。こんな格好に清潔感はないですよね。

なぜ、清潔感が大事かということですが、皆さんは「メラビアンの法則」を知っていますか? この法則は、人が相手のどこを見て第一印象を決めるかを示したものです。前提条件はいろいろありますが、なんと「55%が【表情や見た目】(視覚情報)で相手を判断する」という結果が出ています。服装が第一印象に与える影響は大きいのです。初対面の相手に「見た目」でマイナスの印象を与えてしまうのは本当にもったいないことです。おしゃれで個性的なファッションもいいですが、最初は清潔感を重視。これで間違いありません!

2 こんな服装・身なりは要注意です

1)ジーンズ、ダメージジーンズ

「これはどうかな~?」と迷うことが多いのはジーンズでしょう。職種によってはジーンズでも違和感ありませんが、相手がスーツ姿なのにこちらがトレーナーやTシャツにジーンズというのはバランスが悪いです。また、ダメージジーンズは避けたほうが無難です。

2)露出の多い服装

胸元のボタンを2つ以上開ける、パンツやスカートの丈が短か過ぎるといったスタイルは避けたほうが無難です。服装の問題とは別に、意図せずセクシュアル・ハラスメントになってしまう恐れもあります。夏場は特にご用心!

3)サンダル、ミュール

歩きにくいサンダルやミュールは控えたほうが無難です。また、爪先の開いたオープン・トゥ・パンプスや、かかと部分が高いピンヒールを認める会社もありますが、転倒時のけがも心配です。これは、いわゆる「労災(労働災害)」の観点からも考えてみてください。

4)ひげ

かつてはひげを認めない会社が多かったのですが、時代は変わり、今では明示的に禁止しないケースが増えています。ひげが即座に問題となるケースは減っていますが、大切なのは清潔感なので、お手入れは忘れずに。

5)ネイル、アクセサリーなど

皆さんの中には、ネイルやアクセサリーにこだわりがある人も多いでしょう。飲食店などを除けば、ネイルは自由としている会社も増えていますが、やはり清潔感を損なうようではいけません。アクセサリーについても同様です。

6)においの強い香水

香りの強過ぎる香水は「スメルハラスメント(スメハラ) 」といわれるほど迷惑です。身だしなみとして香水をつけるのはよいですが、あまり刺激的ではない香りを選び、またつけ過ぎには注意すべきです。これは職場に限ったことではありません。

3 リモートワーク時の服装は?

少し前、リモートワークでオンライン会議をする際の服装として、画面に映る上半身はネクタイを締め、下半身は短パンという、あり得ない格好が話題となりました。これはリモートワークが浸透するまでのご愛嬌ということで、今はそんな格好をしている人はいないでしょう。

リモートワークが主流で人と会うことがないのであれば、楽な服装で問題ありません。働きやすく、リラックスできる服装のほうが生産性も上がります。ただし、気を抜いてよいということではなく、身なりはきちんと整えましょう。

4 シチュエーションで使い分ける

皆さんが最も尊敬する人は誰ですか。その人とこれから会うとしたら、何を着ていきますか? とにかく「失礼にならない服装」を心掛けるはずですよね。この感覚がとても大事です。

仕事には、社内の人とだけ会う日、社外の人とも会う日、リモートワークの日などさまざまなシチュエーションがあります。会う相手の役職などもさまざまです。せっかく服装が自由なのだから、シチュエーションごとに服装を使い分けて自由な気分を味わいたいところですが、どれくらいなら許容されるのかの判断は難しいですね。

そこで、参考にしたいのが皆さんの先輩の服装です。先輩の格好を見ると、普段はカジュアルなのに、ネクタイを締めて訪問している取引先もあるはずなので、このあたりを参考にします。初めて訪問する相手など、どの程度が許されるか分からない場合は、先輩に「明日、訪問する会社は襟なしの服でも大丈夫ですか?」のように質問しましょう。

5 なぜ、仕事ができる人ほど定番の服装をしているのか?

抜群に仕事ができる人なら、ジーンズをはいていても文句は言われないでしょう。服装などとは別の次元で成果を上げているからです。

では、皆さんの会社で抜群に仕事ができる人の格好はどうですか? 恐らく、その人は個性的な格好でも許してもらえるのに、実際は定番の格好をしているのではないでしょうか。それは、仕事ができる人ほど周囲への配慮を欠かさないためであり、万一にも服装で相手を不快にさせたくないと思っているからなのです。

これって、重要な気づきだと思いませんか?

以上(2024年12月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

コンテンツのご活用事例&2024年人気コンテンツランキング

「きらやか情報ステーションのコンテンツは、管理職向けの研修教材に使っています」

こう言って、きらやか情報ステーションをよく使ってくださっている企業さまが、これまでの研修教材にご活用いただいたコンテンツを見せてくださいました。たくさんのコンテンツがファイリングされた、とても分厚いバインダーでした。

管理職向けの研修教材にご活用いただいているテーマとしては、

ハラスメント、上司と部下のコミュニケーション、管理会計、朝礼スピーチ

などがあるそうです。

きらやか情報ステーションでは、日ごろ、会員さまが会社経営やビジネスで困ったとき、何かヒントが欲しいときなどにお役立ていただけるよう、

労務・財務・税務・法務、業界動向、人材育成、朝礼で使えるスピーチ、規程集など、常時1000本以上のビジネス系コンテンツを掲載しています。

ただ、「実際にどのようなコンテンツがあって、どのように活用できるか分からない」という会員さまもおられるかもしれません。その際は、今回、この記事でご紹介する企業さまの活用方法などをよろしければご参考になさってください。

冒頭の企業さまに、実際にハラスメントやコミュニケーション系のコンテンツを管理職向けの研修教材に使ってみて、どのような良いこと、効果があったか尋ねてみたところ、次のようなお話をしてくださいました。

「ハラスメントのコンテンツについては、管理職同士で、記事に書いてある事例を読み合わせしたり、事例をもとに議論したりしている。日頃の自分たちの指導・言動がパワハラになっていないかどうか客観的に振り返る、良いきっかけになっている」

「ハラスメントや上司・部下のコミュニケーションの話などは、実際の社内の話を持ち出すと、どうしても客観的に議論しにくい面がある。逆に、こうしたコンテンツを教材に使うと、客観的に議論ができるようになる」

また、事業承継、後継者育成という面からも、

「損益分岐点の考え方や決算書の読み方、予算の作り方など、管理会計や財務分析、税務系のコンテンツを、後継者候補の勉強用に活用している」

というお話も聞くことができました。

今回、実際に日々さまざまなコンテンツを事業に活用されている事例を直接お伺いすることができ、たいへん貴重な機会でした。ありがとうございます。

このほかの会員さまでも、例えば、財務系のコンテンツを同じように人材育成や自己啓発用に活用してくださっている方や、人材不足で悩んでいるときに高齢者活用・定年再雇用のコンテンツをご覧いただいている方などがいらっしゃいます。

このように、きらやか情報ステーションに掲載されている1000本以上のビジネスコンテンツが、今後も皆さまのお役に立てましたら幸いです。

なお、ハラスメント、財務、会計、といったキーワードでコンテンツを探したい場合は、サイト上部の検索ボックスをぜひご利用ください。


最後に、2024年によく見られた人気コンテンツをランキングでご紹介します!

ご興味惹かれるタイトルがありましたら、クリックしてご一読いただけますと幸いです。

⚫︎2024年人気コンテンツランキングはこちら

第1位 「会社の飲み会は労働時間ですよね?」と社員に聞かれたらどう返す?

第2位 2024年6月から始まる「定額減税」の内容とやるべきことを整理

第3位 【2024年版】年末調整の改正点と書き方の解説

第4位 「年収の壁」は6枚。配偶者特別控除が受けられなくなる年収、社会保険料の負担が発生する年収はいくら?

第5位 【社長のモノサシ】退職したい社員を引き止める? 引き止めない?

第6位 2024年「賃上げ」に対する経営者317人の本音。あそこの企業は賃上げするのか?

第7位 【中小企業の予算(2)】予算「損益計算書」の数字の作り方

第8位 中小企業が知っておくべき「令和6年度税制改正大綱」のポイント

第9位 「賃上げ」の参考情報! 助成金、社会保険料、賃金規程などさまざまな観点から一挙紹介!

第10位 5種類の「税務調査」の調査方法。オフィス以外でも行われ、社長の自宅や個人口座の情報も調査対象に!

以上