社労士に相談の多い「会社の困りごとトップ10」! 問題社員の解雇や社会保険、求人広告の作り方など

書いてあること

  • 主な読者:採用や解雇、有給など、社員の労務管理に悩んでいる経営者や労務担当者
  • 課題:専門家に相談したいが、何をどこまで相談していいのか分からない
  • 解決策:会社から社会保険労務士への相談が多い事項を押さえる

社会保険労務士(以下「社労士」)には、よく経営者や人事労務担当者から相談の電話がかかってきます。労務に関する法律は、学校などで教わる機会がないので、知らなかったり誤解したりしていることが多いものです。

そこで、この記事では、社労士への相談が特に多い問題とその解決策を、10個ピックアップして紹介します。なお、解決策は一案ですので、実務で同じような問題が起きた際は、社労士や年金事務所、労働基準監督署などにお問い合わせください。

1 問題社員を解雇したいけど……大丈夫?

あまりにも勤務態度が悪かったり、何度注意しても同じミスを繰り返したりする社員がいる場合、頭に「解雇」の2文字がよぎるかもしれません。しかし、早まってはいけません。解雇は法律によって、非常に厳しく制限されているからです。

労働契約法第16条では「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」とされています。

会社が適切な指導をしたり、本人の話を聞いたりしないまま解雇に及べば、手続き上の不備があるとして、解雇そのものが無効になる可能性

があるのです。その場合、会社は一旦解雇された社員を職場に復帰させた上で、無効となった解雇期間の収入を補填しなければなりません。

社員が犯罪や重大なハラスメントなど法律に抵触する行為をしていたり、履歴書に虚偽を記載していたりする場合などを除けば、解雇はリスクが大きいです。どうしても雇用し続けるのが難しければ、解雇ではなく

退職勧奨(会社から社員に自主退職を促し、社員が同意した場合に退職させること)

を検討しましょう。労使で話し合い、円満に退職してもらうように持っていくのが無難です。

2 試用期間中は、社会保険に加入させなくてもいいよね?

多くの会社は社員の採用に当たって、試用期間(本採用するかを判断するための準備期間)を設けていると思います。「すぐに辞めるかもしれないし、本採用ではないから社会保険(健康保険、厚生年金保険)や雇用保険に加入させる必要はない」と考える経営者もいるようですが、

試用期間中の社員であっても、一定の要件を満たす場合、社会保険などに加入させる義務

があります。具体的には、次の要件を満たすと試用期間中でも被保険者になります。

  • 社会保険:週の所定労働時間が正社員の4分の3以上(通常30時間以上)であること
  • 雇用保険:週の所定労働時間が20時間以上で、雇用期間の見込みが31日を超えること

ちなみに労災保険については、事業場単位で保険に加入するので、被保険者という概念はありません。適用事業の会社に雇用されていれば、試用期間中の社員を含む全社員が、自動的に労災保険の適用対象になります。

3 パート等でも社会保険に加入できるの?

パート等(パートタイマーや契約社員、アルバイトなど)であっても、前述したように週の所定労働時間が正社員の4分の3以上(通常30時間以上)であれば、社会保険に加入します。また、4分の3未満であっても、

社員(厚生年金保険の被保険者)が「常時100人超」(2024年10月からは「常時50人超」)の会社に勤務

している場合、次の4つの要件を全て満たすと社会保険に加入します。

  • 週の所定労働時間が20時間以上であること
  • 賃金の月額が8万8000円以上であること
  • 雇用期間の見込みが2カ月を超えること
  • 学生でないこと

4 パート等にも有給は与えないとダメ?

有給(年次有給休暇)は「正社員だけのもの」と誤解している経営者もいるかもしれませんが、次の2つの条件を満たしている場合、パート等にも有給を与えなければなりません。

  • 入社日から継続的に働き始めて6カ月以上経つこと
  • 雇用契約書などで交わした所定労働日の8割以上の出勤を満たすこと

ちなみに、週の所定労働時間などに応じた有給の付与日数は次の通りです。例えば、週1日勤務のパート等の場合、入社から6カ月後に1日の有給が発生します。

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なお、会社は年10日以上有給が付与される正社員・パート等(図表の赤字部分)について、

時季を指定して年5日の有給を取得させる義務

があります。

5 社員がうつ病で休みたいと言ってきたんだけど……?

最近元気がないと思っていた社員が、急に「メンタルを病んだので休みたい」と言ってきたらドキッとするでしょうが、まずは落ち着いて、本人の話をしっかりと聞くことが大切です。

特に確認が必要なのは、メンタル疾患になった原因です。もし、その原因が労働環境のストレスや人間関係にあるなら、会社にはそれを改善する責任があります。そうでなくとも、

メンタル疾患になった社員の問題を真剣に受け止め、サポートする姿勢を示すこと

で、会社への信頼が保たれます。

話を聞いた上で、社員をすぐに休ませる必要があると感じた場合、有給を取得させたり、職場の休職規定などに則って休職(一定期間、労働を免除する)を発令したりします。また、医療機関を受診するよう促し、必要に応じて医師の診断書を提出するように求めます。

なお、メンタル疾患の原因が自社の労働環境に関係している場合、労災保険が適用される可能性があります。会社の休職制度は、プライベートの病気やケガに適用されるものなので、

労災認定が出たら、「休職」扱いから「業務上の事由による休業」扱いに変更すること

も忘れないようにしましょう。

社員が休職を経て回復してきたら、医師の診断書などをもとに復職が可能か判断します。ただ、メンタル疾患の場合、復職した矢先に再び症状が悪化してしまうケースがあるので、会社の産業医に相談するなどして、社員にとって無理のない働き方を検討するようにしてください。

6 良い人材が採用できる求人広告の書き方は?

今や人手不足はどこの会社にとっても大きな課題ですが、良い人材がなかなか採用できないからといって焦りは禁物です。

例えば、求人広告を作る際は、できるだけ多くの人に見てもらおうと、「性別や年齢、学歴、前職など問わない」といった具合に募集の間口を広げがちですが、やり過ぎると

働き方のイメージがぼやけ、かえって求職者に伝わりにくくなる恐れがある

ので注意が必要です。仮に製造業であれば、

「簡単な部品のアッセンブリ(組み立て)や検品をしていただきます。日中4時間だけなので子育て中の主婦も多数在籍」

といった具合に、会社で働いている光景がイメージしやすいような募集要項を考えましょう。

ターゲットが決まったら、彼らが魅力的に感じる会社の特徴を洗い出します。仮に「主婦」がターゲットであれば、主婦が働きやすいような職場環境を強調することも有効です。例えば、

「急な休みや早退にも対応可能。子供が熱を出した時も安心して迎えに行けます」

「子育てが落ち着いたら社員へのキャリアアップもあり」

といった具合です。「会社の長所はいろいろあるが、どれが求職者にささるか分からない」という場合は、長く働いている社員などにヒアリングしてみるとよいでしょう。

7 社員の「だらだら残業」をやめさせるにはどうすればいい?

会社は、社員の残業(時間外労働や休日労働)の時間を1分単位で把握し、通常の賃金に法定以上の割増賃金を上乗せして、残業代を払う義務があります。労働時間の端数を勝手に四捨五入したり、15分単位に丸めたりするのは違法です。

ただ、時間を管理する会社側にとっては、社員がタイムカードを押さずにおしゃべりをしたり、急ぎではない仕事をわざわざ会社に居残ってやったりといった「だらだら残業」が気になることでしょう。これを防ぐためには、

残業を許可制にすることが効果的

です。社員には終業前に残業を申請してもらい、上司が業務の緊急性や重要度を確認した上で承認を与えるようにすれば、不必要な残業を避けることができます。

ただし、仮に社員から残業申請がなくても、管理職が残業しないと終わらない量の業務を与えていたり、社員が残業をしていることを知りながら放置したりしていた場合などは、残業代を払わなければならなくなるケースがあります。ですから、

管理職が社員の働きぶりをよく見て、「必要な残業はさせる」「不要な残業はさせない」を徹底すること

が大切です。

8 出張中の移動は労働時間じゃないし、賃金はいらないよね?

出張が多い会社であれば、社員から「長時間の移動時間に対しても賃金を支払ってほしい」と言われたことがあるかもしれません。「移動時間って通勤時間みたいなものでしょ? だったら賃金はいらないだろう」と思うかもしれませんが、実は

出張中の移動が「業務」と認められる場合、移動時間は「労働時間」になり、賃金の支払いが必要

になります。例えば

  • 新幹線の中で、商談のために上司と打ち合わせをしたり、プレゼン資料を作成したりする場合
  • 展示会出展のために車で商品を移送したり、会社から指示を受けてお金を管理したりする場合

などがそうです。

逆に移動中、こうした業務に従事せず、読書をしたり睡眠を取ったりと、社員が移動中の時間を自由に使える場合、「業務」と認められないケースがほとんどです。

社員の混乱を避けるため、出張に伴う移動が労働時間として賃金支給の対象となるかどうかは、事前に就業規則や雇用契約書に明示しておいたほうが無難です。

9 退職日は「月末の1日前」にしたほうがお得? それとも?

「月末に退職するより、その1日前に辞めた方が得だ」という話を聞いたことがありませんか?

実は、退職日を1日前倒しにするだけで、社会保険料の負担が1カ月分軽くなるケース

があるのです。

法律上、社会保険料は「退職日の翌日の属する月の前月まで」徴収することになっています。例えば、社員が3月31日に退職したとします。退職日の翌日は4月1日です。その前月までの徴収ですから、3月分までは社会保険料がかかります。

では、もし、1日前の3月30日に退職したらどうなるでしょうか? 退職日の翌日は3月31日。その前月は2月ですから、社会保険料の徴収は2月分までということになります。つまり、社会保険料を折半負担する会社側からすると、月末の1日前に退職した方が得なわけです。

ただ、日本には「国民皆保険」というルールがあるので、社会保険(健康保険、厚生年金保険)に入らない人は、自分で国民健康保険、国民年金に加入しなければなりません。例えば、社員が3月30日に退職し、4月1日から別の会社に入社する場合、

  • 2月分:退職前の会社で社会保険料を徴収(労使折半)
  • 3月分:社員本人が国民健康保険料、国民年金保険料を納付(全額自己負担)
  • 4月分:新しい会社で社会保険料を徴収(労使折半)

となります。ほんの1日退職日がずれるだけで、社員は国民健康保険などの加入手続きをし、1カ月分の保険料を全額負担しないといけません。社員の立場からすれば、月末に退職したほうが得といえます。

こういったルールがあるので、実際に社員が退職する際は、退職日についても労使双方で話し合い、トラブルがないようにしましょう。

10 年収が130万円を超えても家族の扶養に入れる?

これは、2023年の年末に多くの経営者に聞かれた質問です。皆さんもご存じの通り、これまでは年収が130万以上になると、扶養の範囲から超えてしまうため仕事をセーブする方がたくさんいました。しかし、

2023年の10月20日からは、「被扶養者認定の円滑化」の取り組みのため、一定の場合、年収130万円を超えても扶養に入ったままにできる特例

ができました。特例を受けられるのは、

繁忙期の残業などによる一時的な収入増加があった場合、会社が一時的な増加であることを証明(事業主の証明)した場合

です(収入増加の上限額なし)。

簡単な書類を1枚提出するだけで、年収を気にせず扶養内で働けるので、会社と社員双方にとってもメリットがある仕組みです。書類は「事業主証明様式」という名称で、厚生労働省ウェブサイトからダウンロードできます。

■厚生労働省「年収の壁・支援強化パッケージ」(下記URL中段「事業主証明様式」)■
https://www.mhlw.go.jp/stf/taiou_001_00002.html

ただ、あくまで会社都合の一時的な収入増加にのみ適用される制度ですので注意が必要です。例えば、昇給や労働契約の変更などで収入が増加した場合は、「一時的な収入増加」ではないので、この特例は使えません。また、この制度の利用は、原則として「1人につき連続2回まで」とされています。

以上(2024年7月作成)

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経営者が知っておきたい 「褒めて伸ばす」技術

書いてあること

  • 主な読者:社員を「褒める」ことで強い組織をつくりたい昔ながらの組織の経営者
  • 課題:褒めることが苦手。それに、仕事なのだから厳しくても問題ないのでは?
  • 解決策:やるべきことはシンプル。「具体的に、タイミングよく、全力で」褒める!

1 会社と社員の関係が変わってきた

「褒める」という行為が、改めて注目されています。見直しが進んでいるとはいえ、ほとんどの日本企業では終身雇用が根付き、家族的な雰囲気を醸し出そうとしています。家族的な関係づくりを進めるからこそ、一方では厳しさも容認され、「仕事だから経営者が社員を指導するのは当然。厳しくても、それは社員を思ってのこと」といった感覚が生まれます。

しかし、こうした感覚は通用しなくなりつつあります。厳しすぎる指導は社員を疲弊させ、経営者の意図に関係なくパワーハラスメントを指摘されてしまうこともあります。また、別の視点からは、不要な「圧」があると、社員は思ったことを口に出せなくなり、多様性が失われていきます。

厳しい経営環境を勝ち抜くためには、社員を萎縮させるのではなく、伸び伸びと働いてもらうことが必要です。そして、そのきっかけとなるのが「褒める」という行為です。そこで、この記事では、褒めることについて少し掘り下げて考えていきます。

2 具体的に褒める

まず、経営者は

社員がいなければ会社は成り立たない

ことを認識し、感謝の気持ちを社員に伝えましょう。「よく頑張っているね」「いつもありがとう」といった声掛けをするのです。会社の規模にもよりますが、社員にとって経営者は遠い存在です。経営者が思っているよりもずっとです。そのような経営者から肯定的な言葉を掛けられれば、うれしくなり、声掛けの内容が漠然としたものであっても、「褒められた、認められた」と感じるはずです。

ここから一歩進んで全力で褒めるために、自社の管理職をお手本にしてみましょう。管理職は現場で部下を指導し、細かなことも把握しています。そして、管理職は部下が自分の教えた通りに、あるいは期待を超える成果を上げたときに褒め、逆の場合は叱ります。つまり、管理職が褒めたり叱ったりすることは、社員の仕事と連動した具体的な内容になっています。

例えば、社員がプロジェクトに成功した場合、経営者は「よくやった!」と声掛けしますが、管理職は「君がお客様から『○○があればいいな』という一言を引き出し、それに真剣に向き合ったからだ。よくやった!」といったように具体的に褒めます。大切なポイントは、「相手が褒めてほしい、認めてほしい」と思っている部分を的確に捉えていることなのです。

3 基準を明確にし、タイミングよく褒める

社員とのコミュニケーションを深めたとしても、経営者が全社員の仕事を細かく把握することはできません。それに、経営者が社員とのコミュニケーションばかりに時間をかけることもできません。そこで、経営者は褒める基準と叱る基準を明確にしておきましょう。例えば、「イエスマンは評価しません。意見や、“異見”を言ってくれる社員を評価します」と宣言し、実際にそのようにします。こうすることで、経営者の“ご機嫌取り”をして、褒められようとする社員のムダな行動を排除することもできます。

また、褒めるタイミングも大事です。1年前の成功でも褒められればうれしいものですが、成功直後ほどの効果はありません。仕事に成功した社員を褒めるなら、社員の気分が高揚しているときが一番よいのです。

4 褒める組織をつくる

社員をよく褒める経営者が率いる会社では、管理職も同じように部下のことをよく褒めるようになります。また、社員は経営者の人柄をよく見ています。いくら経営者が全力で褒めたとしても、そもそも社員に尊敬されていなければ、社員の心の琴線に触れることはできません。

そのため経営者は、仕事はもちろん、公私ともに“全力”で率先垂範し、ちょっとした声掛けであっても、社員が「尊敬する経営者に声を掛けてもらえた!」と思えるほどの存在になれるよう努力しなければなりません。

以上(2024年7月更新)

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忘れがちな「労働者死傷病報告」

雇用している労働者が仕事中のけがで休業した場合、会社は所轄の労働基準監督署に「労働者死傷病報告」を提出しなくてはなりません。しかし、労災保険の給付申請は行っても、労働者死傷病報告の提出を忘れる中小・零細企業が少なくありません。本稿では、労働者死傷病報告について詳しくお伝えします。

1 提出対象となる事故

労働者死傷病報告は、災害の発生状況や原因、けがの状況などを記載する書類です。提出が義務付けられているのは、次の①または②のケースで、労働者が死亡・休業した場合です。休業が0日の場合には、提出する必要はありません。

①労働災害(事業場外で発生した場合を含む)
または
②事業場内で発生したけがや病気(勤務時間外を含む)
により死亡または休業した場合

気をつけなければならないのは、②です。つまり、労働基準監督署に「労働災害(労災)」と認定されたケースに限らない、という点です。労災と認定されるかわからない場合、労災と認定されなかった場合、労災保険を使わなかった場合でも、②に該当すれば、労働者死傷病報告を提出しなければなりません。もちろん、①のケース(労災認定されたケース)では、うつ病などメンタル疾患で1日休業しただけでも、提出が必要です。

次のようなケースも、提出が必要なので、注意してください。

  • 会議中に心筋梗塞を発症し入院した
  • 会社外で営業活動中に熱中症で倒れた
  • 社内で自殺したとみられる
  • 会社の寄宿舎内でけがをした  など

提出書類の様式や提出期限は、次のようになっています。

休業日数

提出様式

提出期限

休業4日以上または死亡

様式第23号

事故後、遅滞なく

 

休業1~3日

 

様式第24号

1月~3月分

4月30日

4月~6月分

7月31日

7月~9月分

10月31日

10月~12月分

1月31日

休業4日以上や死亡のケースでは、遅滞なく提出しなければなりません。「遅滞なく」の定義は厳密には決まっていませんが、合理的な理由がない限り2週間以内、少なくとも1か月以内には提出すべきです。

様式第23号は、被災した労働者1人につき1枚提出します。被災労働者が複数いる場合には、人数分の枚数を提出することになります。休業が1~3日のケースでは、四半期ごとに集計して様式第24号を提出します。様式については、厚生労働省のウェブサイトで入手できます。

なお、休業日数は、災害によるけがや病気で働く事ができない期間です。所定休日であっても、働く事ができない期間であれば日数に含みます。被災当日は、休業日数に含まずに数えます。

また、通勤災害では通常、労働者死傷病報告を提出する必要はありません。ただし、社有車や会社が提供するバスなどでの通勤中の事故では、提出が必要になります。

2 労災かくし

労働者死傷病報告を意図的に提出しない場合や、虚偽の記載をして提出した場合には、「労災かくし」と判断され、最悪の場合、刑罰(50万円以下の罰金)が科されます。

「労災かくし」が行われると、労働基準監督署による災害原因の究明ができず、抜本的な対策も講じられません。このため、厚生労働省や労働基準監督署は、労災かくしには厳しく対応しています。

送検・起訴されて、裁判で罰金刑が確定すれば、「犯罪者」になってしまいます。「交通違反の反則金と同じ」と誤った認識を持っている中小・零細企業の経営者もいますが、「労災かくし=犯罪」であることを忘れてはなりません。

3 さいごに

労災かくしをする意図はなくても、労働者死傷病報告のことを知らずに提出しなかったり、うっかり提出し忘れたりというケースが多いので、気をつけてください。労働者死傷病報告を提出すべきかどうか迷うケースでは、必ず所轄の労働基準監督署に相談することをお勧めします。

※本内容は2024年6月10日時点での内容です。
(監修 社会保険労務士法人 中企団総研)

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画像:photo-ac

イベントレポート ChatGPTの活用方法_100名超え熱烈参加のウェビナー。魔改造もある!

1 90%近くの人が満足してくださった今回のウェビナー

怖そうに見えるけど(写真!)日本一優しいAIの改革者、その名も加藤利彦さん(グッドマネジメント総合研究所 代表取締役)。2024年5月28日の「ChatGPT活用方法」ウェビナーは、加藤さんにご登壇いただきました。

金融機関の取引先経営者の方や、その社員の方など100名以上が熱烈参加で大盛況! しかも、途中で離脱する人もとても少なく。ほぼ常時100名以上にご参加いただきました。GWを挟んだ募集期間&クローズ告知にもかかわらず多くの方にご参加いただきました。有り難うございます! 具体的な質問もたくさん、オンラインながら熱気伝わる90分のウェビナーでした。何より、聞いていて面白かったです。

開催後アンケートでは、90%近くの人が「とても満足」「満足」とご回答してくれました。そして、具体的にどうChatGPT(など生成AI)を使っていきたいかについては、なかなか興味深い回答も! ウェビナーイベントとアンケート結果を少し振り返ってみます。

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(出所:Zoomアンケート日本情報マート調べ)

2 “超初級”から、具体的な使い方も

ChatGPTとは何か、何ができるかという超初級からはじまって、ChatGPTは脅威なのか?という感情面的なところも加藤さんは丁寧に解説してくれました。

本当の脅威は「アナログ人間なので」が通用しなくなる

ことだと加藤さん。「自分、アナログ人間なので」とChatGPT など生成AIを食わず嫌いしていると、そのうち、「この人はAIと意思疎通できない、しようとしない、考える能力が低い、結果仕事ができない」と思われる。。。

あと、批判・批評ばかりでChatGPTを使ってみようとしないのもよくない、逆に置いていかれますよと加藤さんはハッキリ。「今のChatGPTは情報が正確じゃない」「まだこちらの思う通りに返してくれない」と文句を言うより、今の状態でどうプロンプト(指示)を工夫すると回答の解像度が上がるかなど、試行錯誤しつつ、とにかく使ってみるのが大切。

しかも今のうち。ChatGPTは爆速で学習・進化している。将来、機能レベルが高くなってしまった後、一から使おうとしても、逆にもうついていけなくなってしまう

なので、今のうちから、用途は問わないので使っておきましょう、というお話はとても腹落ちしました。仕事でもそれ以外でも使う、とにかく会話してみる。毎日。怖い話をつくってもらったという加藤さんの例がとても分かりやい&そういうのでいいんだ感があって参加者の印象に残ったようでした(アンケートやZoom内チャットでもそういうご回答がありました)。

使っていて楽しいのはChatGPTで画像をつくることかもしれません。提案書のイメージやWebコンテンツのアイキャッチなど。

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(出所:加藤さんのChatGPT活用方法ウェビナー資料より)

今時点(2024年6月19日)で有料版の最新バージョンChatGPT4o(フォーオー)だと、画像の修正したい部分だけを指定して修正してもらうことも可能、と加藤さんは教えてくれました。

ちなみに! 加藤さんから基本的かつすごく大事なこととして

有料版の最新バージョンChatGPT4oを使ってください。特にアプリの場合は、偽物もあるので本物をちゃんと使ってくださいね

と。参加者から、「どれを使ったらいいのか具体的に教えてほしい」との声があったので加藤さんが下記URLを連携してくれました。こちらの本物を使いましょう!

■PC版■
https://chat.openai.com/
■iPhone版■
https://apps.apple.com/jp/app/chatgpt/id6448311069
■Android版■
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.openai.chatgpt&hl=ja&gl=US

ちなみにアプリの本物は今のところこの白いロゴのものです(偽物があるらしいです)。

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そのほか、法人向け企画を立案し提案書をつくる、というものも、具体的にChatGPTとのやり取り画面付きで教えてもらいました。秒で企画のアイデア出してくれるので効率化できますし、自分には無い視点の意見も出してもらえたりするので仕事のパートナー感あります。そしてウェビナー中、印象に残った言葉がこれ。

ChatGPTは、超賢いけど自分から話せないだけ

加藤さん、名言と思いました! とにかく話しかけて使ってみるのが大事です。

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(出所:加藤さんのChatGPT活用方法ウェビナー風景をスクリーンショット)

3 興味津々「魔改造」、そして優しさ満載「プロンプト集」

加藤さんの真骨頂、ChatGPT「魔改造」のところは、みんな興味津々です。

ChatGPTであなたの分身を作ります

この言葉通り、実際に加藤さんは、ご自身の分身を作っています。しかも、その分身とはChatwork上などでやり取りできるので、使うほうも簡単。加藤さんの分身に、Chatwork上で普通にチャットで聞くだけで、加藤さんの教えたことの中から最適な答えをすぐ返してくれる。これ、すごいです。

実際に、この「自分の分身を作る」「魔改造する(カスタマイズする)」ことに刺激を受け、アンケートの質問「ChatGPT、AIでやりたいこと、やってほしいことはなんですか?」に対しては、例えば次のような回答がありました。承継、教育などは、やはり多くの会社で課題になっているのかもしれないなぁと思います。面白い!

【ChatGPT、AIでやりたいこと、やってほしいことの回答例】

  • 長年の技術の伝承
  • ベテラン作業員のノウハウみたいなのをAIでできないか
  • AIで私の分身をつくりたい
  • 新人研修(ロールプレイ) 
  • お客様から修理関係のお問合せが多くあり、AIで一次対応
  • レガシーシステムのソースコードを食わせて該当システムの保守工数を極小化したい

そして、なんと今回、加藤さんから参加者に、コピペして使えるプロンプト集のプレゼントが! 「専門的な知識を一般向けに解説する」「競合分析レポートの作成」「インスタ、ブログコンテンツの内容」などなど、用途別にエクセルでプロンプトを一覧にまとめてあります。

「具体的に、どのようにChatGPTに指示を出していいか教えてほしい」という参加者の質問もあり、それにめちゃめちゃ合っていたと思います。実際に、アンケート結果で満足度を「とても満足」と回答した理由が「このプロンプト集をいただけること」と回答してくださった参加者もいました。

最後は質疑応答もたくさん。ChatGPTの基本的なことや使い方のほかに、具体的な金額感を聞く方もいて(魔改造のものを使いたいのかもしれません)、参加者の方々の本気度がうかがえました。盛り上がった!

ウェビナー後アンケートで、参加者に「ChatGPTを活用しようと思われましたでしょうか?」との質問したところ、

最上級「とても思った!」と回答した人が51%

いました。最上級です! 「すでに活用していて、これからも活用しようと思う」を合わせると73%、「まあまあそう思った」までも合わせるとなんと94%。多くの方がChatGPTを活用しようと思ってくれたと考えると、今回、加藤さんにお話ししていただいて&少しでも参加者の方々にお役立つことがあったなら、本当によかったと思います。

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(出所:Zoomアンケート日本情報マート調べ)

実は、ウェビナー後の声として

もっと少人数制でもいいので、加藤さんとオンラインでつないで、画面共有しながら「ChatGPTを実際に手を動かして使う」実践編をやってほしい

という声もいただきました。今後は、ぜひ第二弾として実践編も検討しようと思います!

加藤さん、ご参加の皆さま、本当に有り難うございました!!

期間限定で、加藤さんChatGPTウェビナーを下記からアーカイブご視聴いただけます。

■加藤さんChatGPTウェビナーアーカイブ(パスコード:67A1Ub#5)■
https://us06web.zoom.us/rec/share/yj5Gh0VvjCCQj_fGbzBUPQSWM2ePMIA-GatxEnAqDFZ0RggXCeuITg53x5ZiJA0.fONq9R-KtOoa70lP?startTime=1716872427000

以上(2024年6月作成)

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画像:日本情報マート

【かんたん会社法(4)】株主総会、取締役、取締役会、監査役、監査役会を少し詳しく解説

書いてあること

  • 主な読者:中小企業で多く設置される「機関」について少し詳しく知りたい人
  • 課題:多く設定される機関の種類と、それぞれの機能が分からない
  • 解決策:株主総会、取締役、取締役会、監査役、監査役会の主な機能を知る

1 株主総会

1)株主総会の権限

株主総会は、会社の「最高意思決定機関」です。株主を構成員として、組織、運営、管理など会社に関する一切の事項を決議します。株主総会には、定時株主総会と臨時株主総会とがあります。

  • 定時株主総会:事業年度の終了後に開催
  • 臨時株主総会:定時株主総会以外で必要がある場合に開催

取締役会設置会社の場合、会社法で定められている事項と定款で定めた事項に限って決議できます。具体的には、取締役等の選任や解任に関する事項、定款の変更、会社運営に関する重要事項などです。

取締役会非設置会社の場合、会社法で定められている事項に加えて、会社の組織、運営、管理その他会社に関する一切の事項を決議できます。

2)株主総会の招集手続き

取締役会設置会社の場合、取締役会で「開催の日時・場所」「議題(株主総会の目的事項)」「書面投票・電子投票を認めるときはその旨」などを決めて、代表取締役が招集します。招集通知は書面が原則ですが、株主の承諾を得れば電磁的方法でも大丈夫です。定時株主総会の招集通知の際は、計算書類と事業報告も提供します。また、公開会社の招集通知は株主総会の2週間前です。非公開会社の招集通知は株主総会の1週間前までですが、定款に定めれば短縮できます。

取締役会非設置会社の場合で、書面投票や電磁的方法による議決権行使を認めないのであれば、招集通知を書面で行う必要はありません。また、議題の通知は必要なく、計算書類と事業報告の提供も必須ではありません。また、公開会社の招集通知は株主総会の2週間前です。非公開会社の招集通知は株主総会の1週間前までですが、定款に定めれば短縮できます。

なお、非公開会社とは、全ての株式について譲渡制限(会社の承認が必要)ある旨を定款に定めている会社です。

3)議事の運営および議題

議事の運営は議長が行います。とはいえ、運営方法が会社法で定められているわけではなく、定款または慣習に任されています。

取締役会設置会社の場合、原則として、議題(株主総会の目的事項)として定めた事項以外のことは株主総会で決議できません。議題として定めた事項以外を決議した場合、株主総会決議取り消しの訴えの原因となります。

取締役会非設置会社の場合、議題として定めた事項以外でも決議できます。

4)3つの決議の方法

1.普通決議

普通決議には、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を有する株主が出席(定足数)し、出席した株主の議決権の過半数の賛成(決議要件)が必要です。決議事項は、特別決議や特殊決議が必要ない事項です。ただし、定款に定めることで定足数をなくすことができます。

2.特別決議

特別決議には、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を有する株主が出席(定足数)し、出席した当該株主の議決権の3分の2以上の賛成(決議要件)が必要です。ただし、定款に定めることで定足数を3分の1超、決議要件を3分の2超にすることができます。主な決議事項には、募集株式の発行、組織再編などがあります。

3.特殊決議

特殊決議には2種類あります。1つは、議決権を行使できる株主の半数以上であって、当該株主の議決権の3分の2以上の賛成(決議要件)を必要とするものです。主な決議事項には、発行する全部の株式に譲渡制限を付するための定款変更などがあります。

もう1つは、総株主の半数以上であって、総株主の議決権の4分の3以上の賛成(決議要件)を必要とするものです。主な決議事項には、非公開会社における「剰余金の配当を受ける権利」「残余財産の分配を受ける権利」「株主総会における議決権」について、株主ごとに異なる取り扱いを行う旨の定款の変更(廃止を除く)などがあります。

5)議事録

議事録の原本は株主総会の日から10年間、本店に備え置きます。同様に、写しを5年間、支店に備え置きます。

6)手続きの簡略化

一定の要件を満たすと、招集手続きなどを簡略化できます。例えば、議決権を行使できる全ての株主が同意すれば、招集手続きをせずに株主総会が開催できます(書面投票や電磁的方法による議決権を認めない場合)。

株主総会の開催を省略できることもあります。例えば、議決権を行使できる全ての株主が取締役または株主の提案に書面または電磁的記録で賛成しているときは、その提案を可決した株主総会の決議があったものと見なし、株主総会の開催を省略できます。

さらに、全ての株主に報告事項を通知し、全員がその報告事項を株主総会に報告する必要が無いと書面または電磁的記録で同意したときは、報告があったものと見なし、株主総会の開催を省略できます。

2 取締役

1)取締役の権限

取締役は、株主から会社経営を任された、いわば「経営のスペシャリスト」であり、会社の業務執行をする機関です。

取締役の業務執行権は、取締役会が設定されているか否かで違ってきます。取締役会設置会社の場合、全ての取締役で組織される取締役会が業務執行に関する意思決定を行います。業務執行は、代表取締役または取締役会の決議によって会社の業務を執行する取締役として選任された業務執行取締役が行います。

取締役会非設置会社で取締役が1人のときは、定款で特に定めていない限り、その取締役が包括的な業務執行権限を持ちます。取締役が2人以上いるときは、定款で特に定めていない限り、取締役の過半数をもって決定した業務執行を各取締役が行います。

2)取締役の人数

取締役会設置会社の場合、取締役は3人以上を選任し、その中から代表取締役を取締役会の決議によって選びます。代表取締役は1人でも2人以上でも構いません。取締役会非設置会社の場合、取締役は複数でも1人でも大丈夫です。

3)選任・解任

取締役の選任・解任は、原則として、株主総会の普通決議によって行います。

4)取締役の任期

取締役の任期は、原則として、2年です。ただし、定款に定めるか、株主総会の普通決議によって短縮できます。また、非公開会社(監査等委員会設置会社および指名委員会等設置会社を除く)の場合、定款に定めれば、取締役の任期を最長10年まで伸ばせます。

3 取締役会

1)取締役会の権限

取締役会は、取締役で構成される合議体である機関です。業務執行に関する意思決定を行いますが、次の事項について委任することはできません。

  • 重要な財産の処分・譲り受け
  • 多額の借財
  • 支配人その他重要な使用人の選任・解任
  • 支店その他の重要な組織の設置・変更・廃止
  • 社債の募集に関する事項およびその他重要な事項として法務省令で定める事項
  • 内部統制システムの整備
  • 定款規定に基づく取締役等の責任の一部免除
  • その他重要な業務執行の決定

2)取締役会の招集手続き

取締役会は、定款または取締役会の定めがある場合はその取締役、定めが無い場合は各取締役が招集します。また、取締役会の招集権がない取締役でも、招集権者に取締役会の目的である事項を示して招集を請求できます。

招集は、取締役会の1週間(これを下回る期間を定款で定めた場合は、その期間)前までに、各取締役(監査役設置会社の場合は、各取締役および各監査役)に通知をします。通知は書面でなくてもよく、招集通知に議題を記載する必要もありません。

3)決議の方法

取締役会の決議は、議決に加わることができる取締役の過半数が出席し、出席した取締役の過半数で行います。この要件は、定款に定めれば加重できます。ただし、軽減はできません。また、決議事項について特別の利害関係がある取締役は決議に参加できません。

4)議事録

取締役会を開催したら、日時・場所・出席者・議事の内容などを記載した議事録を作成します。書面で作成したときは、出席した取締役・監査役は署名または記名押印します。決議に反対した取締役は、議事録に異議をとどめておかないと決議に賛成したものと推定されます。作成した取締役会議事録は、取締役会の日から10年間、本店に備え置きます。

5)手続きの簡略化

取締役会の招集は、全ての取締役(監査役設置会社の場合は、取締役および監査役)の同意があれば省略できます。

定款の定めがあり、議決に加わることのできる全ての取締役が書面ないし電磁的方法によって議案に同意する場合、その議案を可決したものと見なして、取締役会の開催を省略できます。ただし、監査役設置会社の場合、監査役が異議を述べたら取締役会は省略できません。

4 監査役

1)監査役の権限

監査役は、取締役(および会計参与)の職務執行を監査する機関です。そのため、いつでも取締役などに対して事業の報告を求めることができますし、会社の業務および財産の状況を調査することもできます。

また、監査役には、計算書類や事業報告、これらの附属明細書を監査する権限と義務があります。ただし、会計監査人(公認会計士または監査法人)が置かれている場合、会計監査人の監査の方法または結果が相当かどうかなどを監査すれば足ります。

2)監査役の人数

監査役は1人でも大丈夫です。ただし、ただし、監査役会設置会社の場合は3人以上を選び、その半数以上は社外監査役でなければなりません。

3)選任・解任

監査役の選任は、原則として、株主総会の普通決議によって行います。また、解任は株主総会の特別決議によって行います。

4)監査役の任期

監査役の任期は、原則として、4年です。ただし、非公開会社の場合、定款に定めれば最長10年まで伸ばせます。しかし、短縮はできません。

5 監査役会

1)監査役会の権限

監査役会は、監査役で構成される合議体である機関です。

監査役会は全ての監査役で構成され、監査報告の作成、常勤監査役の選定および解職、監査の方針、監査役会設置会社の業務および財産の状況の調査の方法、その他の監査役の職務の執行に関する事項を決定します。

監査役会設置会社は、非公開会社であっても、監査役会による監査の範囲を会計監査に限定することはできません。

2)監査役会の招集

監査役会の招集権は、各監査役が有します。招集は、監査役会の日の1週間前(これを下回る期間を定款で定めた場合はその期間)までに通知します。

3)決議の方法

監査役会の決議は、監査役の過半数で行います。

4)議事録

監査役会を開催したら、日時・場所・出席者・議事の内容などを記載した議事録を作成します。書面で作成したときは、出席した監査役は署名または記名押印します。決議に反対した監査役は、議事録に異議をとどめておかないと決議に賛成したものと推定されます。作成した監査役会議事録は、監査役会の日から10年間、本店に備え置きます。

5)手続きの簡略化

全ての監査役全員の同意があれば、招集の手続きをせずに監査役会を開催できます。

以上(2024年7月更新)
(監修 Earth&法律事務所 弁護士 岡部健一)

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画像:Mariko Mitsuda

【中堅社員のスピーチ例】「勝手にライバル制度」で環境を変える

おはようございます。今日は「ライバル」というテーマで話をします。私の言うライバルとは、良い刺激を与えてくれる競争相手のことです。長い社会人生活、どうしても気持ちが上がらない時期があります。そんなとき、ライバルがいれば「負けたくない!」と、自分を奮い立たせることができます。ただ、当社のような中小企業の場合、同期や出世レースの競争相手がおらず、それぞれが違う業務を担当している関係で、身近にライバルといえる存在がいない人も少なくないでしょう。

そんな人にお勧めしたいのが「勝手にライバル制度」です。これは、私があるコンサルタントの方から聞いたもので、テレビなどで話題の「有名人」を勝手に自分のライバルに認定してしまうというものです。有名人は、スポーツ選手でも俳優やミュージシャンでも構いません。

なぜ有名人をライバルにするのかというと、ニュースやインタビュー記事などで定期的にその人の情報をキャッチできるからです。例えば、スポーツ選手が大会に勝ったり、俳優が映画の主役に抜擢されたりすれば、その活躍がニュースで報道されます。インタビュー記事などを読めば、その人が仕事で何を大切にしているのか、過去にどのような困難を乗り越えているのかなど、人物像を立体的につかむことができます。

例えば、私のライバルはテニスの錦織圭選手です。彼に着目したのは、2015年に世界ランク4位に輝いたときのことでした。彼が私と同い年であることを知り、気になって調べてみると、17歳でプロに転向して以来、テニス一筋を貫いていること、粘り強いプレーに定評があること、世界4位の功績をつかんでなお努力を続けていること、とても負けず嫌いであることなどが分かりました。

その頃、私は社会人3年目で、仕事には慣れてきたものの、そこに落ち着いてしまい、刺激の少ない毎日を送っていました。いわば“中だるみ”の状態にあったわけです。そんな自分と同い年の錦織選手を比べ、「悔しいな。自分は何をしているんだろう」と嫉妬と情けなさを感じました。

私は錦織選手を、勝手に自分のライバルに認定し、「彼に置いていかれるわけにはいかない」と奮起して、自分を立て直そうとしました。錦織選手と同じく、私も「粘り強いこと」が長所です。だから、クライアントや社内の他の部署と交渉する際などは、多少困難な課題があっても「錦織選手なら諦めないはずだ」と踏みとどまって、相手の理解が得られるまで話し合うように努めました。彼が粘って1勝をもぎ取るまでの間に、私も粘り勝ちの交渉を1回成功させるという思いで。

錦織選手は、今でも私のライバルです。彼が怪我から復帰したときや、世界トップ10に返り咲いたときなど、ニュースで新しい情報を知るたびに感情が揺さぶられ、一歩前進するための気持ちが湧いてくるのです。皆さんの中に、最近、張り合いがないと感じている人がいれば、ぜひとも「勝手にライバル」を決めてみてください。

以上(2024年7月作成)

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画像:Mariko Mitsuda

甘い組織ではない「心理的安全性」のつくり方

書いてあること

  • 主な読者:経営環境が劇的に変わる中で、社員の率直な意見を聞きたい経営者
  • 課題:「心理的安全性」の確保が重要といわれるが、甘いだけのように感じてしまう……
  • 解決策:若手を巻き込むことで組織にインパクトを与える。組織をぬるま湯にするのではなく、共通の目標を達成するために学習、議論のサポートをする

1 「心理的安全性」は決して甘いものではない

経営環境が劇的に変化する中で、組織の意思決定にもバージョンアップが求められています。社長や一部の幹部が過去の経験で「えいやっ!」と決めるスタイルでは、今の延長線でしか進むことができず、新しい発想が生まれてこないからです。

会社は社内外から幅広く意見を募り、それを受け止めて議論できる組織に生まれ変わる必要があり、それを実現するキーワードが「心理的安全性」です。心理的安全性を確保するということは、

「これを言ったら間違えているかもしれない」などと社員が考え、意見を言いにくくなってしまう環境を改善する

ことでもあります。この説明だけを読むと、なんとも甘ったるい雰囲気が組織にまん延し、「言いたいことがあるけれど、相手の気分を害するといけないので言わない」といった組織になってしまいそうですが、これは大きな誤解です。心理的安全性を解説する「恐れのない組織――『心理的安全性』が学習・イノベーション・成長をもたらす」に次のような一節があります。

  • 心理的に安全な環境で仕事をすることは、感じよくあるために、誰もがいつも相手の意見に賛成することではない。あなたが言いたいと思うあらゆることに対して、明らかな称賛や無条件の支持を得られるわけでもない。むしろ、その正反対だと言ってもいい。心理的安全性は、率直であるということであり、建設的に反対したり気兼ねなく考えを交換し合ったりできるということなのだ。
  • 心理的安全性とは、高い基準も納期も守る必要のない「勝手気ままな」環境のことではない。職場で「気楽に過ごす」という意味では、決してないのだ。このことは肝に銘じておいたほうがいい。(*)

どうでしょう。心理的安全性に対する印象が変わりますよね? 言い換えれば、

心理的安全性とは、社員が組織の一員として自覚を持ち、共通の目標を達成するために、学習を通じて自らを高めていけること

であり、決して甘いものではありません。むしろ、見方によっては厳しいことなのです。この心理的安全性の確保を意識しながら議論し、決断できる組織に変革していくためのヒントをご提案していきます。

2 優秀な社長が生み出す集団圧力と集団浅慮のわな

一般的に、組織における意思決定は個人よりも合理的なように感じます。しかし実際は、個人ならまず下さないような筋の悪い決断をしていることがあります。これには「集団圧力」が影響しています。ピア・プレッシャーや同調圧力ともいわれるもので、要は、

少数意見を持つ人に対し、多数派と同じ意見にするように無言の圧力をかけること

です。客観的に見て少数意見のほうが正しくても、「その他の多数と違うので、間違えているのだろう」と、意見の正当性が否定されてしまいます。「集団浅慮(グループシンク)」という問題もあります。集団浅慮とは、

早く結論を出すことにとらわれ、きちんと検討せずに決めてしまうこと

です。その結果、プランA~Cがあったとして、最もリスクが高いプランCを「何とかなるさ。早くこれに決めて実行しよう!」と決断してしまいます。

これまでの研究から、集団圧力や集団浅慮が生じやすい組織の特徴として、

  • 集団の結び付きが強い
  • 外部から隔離されている
  • 優秀で強いリーダーがいる

などが考えられています。つまり、

長年、社長がコツコツと作り上げ、収益も安定している組織こそ、実は間違えた決断をしてしまうリスクが高い

ことが分かります。今、こうした組織体制を見直すことが求められています。

3 間違えた判断プロセスから脱却するには?

では、どのようにすればよいのでしょうか? その答えが冒頭で紹介した心理的安全性の確保です。社員が発言しないのは、「自分自身が無知・無能である」と思われたくないからなので、この気持ちを緩和する必要があります。

ただし、「よし!」とばかりに社長が旗を振って声高に推進すると、上層部の結束が強い組織ほど、幹部たちが真っ先に反応します。幹部たちは社長におもねることなく、ただ改善を成功させたいという思いから、いつも以上に大きな声で意見を出すわけです。ただ、この光景を客観的に見ると、一部の人だけが意見を言い、それによって判断されるという【いつものあれ】になっているわけです。

組織を変えたければ若手を巻き込むべきです。「若手でも意見を言える」という事実は、社員に大きなインパクトを与えるからです。これを実行する際のヒントになりそうなことを、宇宙飛行士の野口聡一さんがテレビのインタビューで答えていたので紹介します。あくまで筆者の解釈ですが、内容は次の通りです。

  • 明確な指示:しっかり教え、分かりやすく教えてほしい
  • 承認:自分の意見を認めてほしい
  • 責任:失敗しても、その責任をとってほしい(**)

これを実現することが、若手から意見を吸い上げるための1つのヒントになるでしょう。筆者はここに、

  • 事前確認:会議などの前に発言を求めることを伝える

を付け加えたいと思います。いきなり話を振られた若手が混乱することがないように、事前に「意見を求めますよ」と伝えておくわけです。こうして実際に若手が意見をいったら、ぜひ、試していただきたいのが、いわゆる「おうむ返し」です。若手の発言を、社長や幹部がそのまま繰り返します。若者からすると、

相手は自分の意見をしっかり聞いてくれて、否定もしていない

となります。ここを起点に議論が始まればよいわけです。

4 ノイズは排除する

組織の議論を活発にするために、社長や幹部が果たすべき役割は非常に大きなものです。また、この活動は根気よく続けなければなりません。

これを踏まえた上で最後に補足をすると、出てくる意見の全てを受け入れる必要はありません。同じテーマで議論をした場合、議論の中身やアウトプットの質は「メンバーの本気度×能力×知識」で決まることは間違いありません。そのため、

  • 明らかに見当違い
  • 勉強不足でレベルが低い
  • 自身の保身しか考えていない

などの意見はノイズでしかないので、相手にする必要はありません。逆にいえば、

(経営者)その意見って見当違いなんじゃない。何を根拠に言っているの?

(若手)あ、確かに。私がズレていましたね

などと気兼ねなく言える関係を、心理的安全性が確保された状態というのでしょう。

【参考文献】
(*)「恐れのない組織――『心理的安全性』が学習・イノベーション・成長をもたらす」(エイミー・C・エドモンドソン(著)、村瀬俊朗(解説)、野津智子(訳)、2021年2月)
(**)「ワールドビジネスサテライト“究極のテレワーカー”野口聡一宇宙飛行士の仕事術(2021年4月19日)」(テレビ東京、2021年4月)

以上(2024年7月更新)

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画像:pixabay

「伝説の広告」から学ぶ、きつくても社員のモチベーションが上げるメカニズム

書いてあること

  • 主な読者:社員のモチベーションを高めたい経営者
  • 課題:打っても“響かない”感じで、コミュニケーションの取り方に迷っている
  • 解決策:組織全体のモチベーションの総和を意識して、個人にとらわれすぎない

1 モチベーションの正体

1)モチベーションは組織の総和で考える

社員のモチベーションを高めることは大切ですが、全社員のモチベーションが同時に上がることはほぼありません。社員にはさまざまな考えがあり、自分の意見が通ればモチベーションはアップし、そうでなければダウンします。社員のモチベーションの状況を「見える化」したイメージは次の通りです。

画像1

図表の左右を比較すると、社員Aのようにモチベーションが下がっている者がいるものの、総和は右側のほうが大きくなっています。組織全体のモチベーションの総和がアップしていれば、経営者はひとまずその状態を維持するのが基本です。ただし、大きな影響力を持っている管理職のモチベーションが下がると、釣られて周囲の社員のモチベーションも下がりがちなのでフォローが必要なケースもあります。

2)ネガティブな要素でもモチベーションになる

一般的に、社員のモチベーションはより良い労働条件や良好な人間関係などでアップすると考えられていますが、実際はそればかりではありません。ネガティブな要素もモチベーションになり得ます。ある求人広告の例を参考に紹介します。

【伝説の求人広告】

求む男子。至難の旅。僅かな報酬。極寒。暗黒の長い日々。絶えざる危険。

生還の保証なし。

成功の暁には、名誉と称賛。

(出所:「史上最強のリーダー シャクルトン」(マーゴ・モレル、ステファニー・キャパレル(著)、高遠裕子(訳)、PHP研究所、2001年8月))

この求人広告は、アーネスト・シャクルトン(冒険家)が、南極探検隊の隊員を募集するために、1900年ごろに出したといわれます。生還の保証すらない過酷な条件であるにもかかわらず、5000人もの応募があったそうです。

どこにそれほどの魅力があったのでしょうか?

心の琴線に触れるものは人それぞれです。応募者は逆境へのチャレンジや名誉と称賛がモチベーションとなって、生還の保証のない過酷な冒険への参加を決心したのではないでしょうか。モチベーションが上がる要素は多様です。ネガティブな要素でも、それを乗り切る「チャレンジ精神」がモチベーションにつながります。厳しくすると社員のモチベーションが下がると考えられがちですが、必ずしもそうとは限りません。

3)仕事に振り向けるエネルギーは変わらない

私たちは、仕事以外にも趣味や家族などプライベートな活動にエネルギーを注いでいます。各分野に注いでいるエネルギーの割合を「見える化」できると仮定して、仕事に対する経営者のやる気が80%、同じく社員Aのやる気が20%だとします。経営者は、社員Aのモチベーションが上がれば、自分と同じように仕事に対するやる気も80%になると考えがちです。しかし、仕事に対する社員Aのやる気は最大20%で、これを継続的に超えることはほぼありません。

また、社員Aが常に仕事に対して20%のやる気を維持しているわけではなく、仕事の成功・失敗などの影響を受けて0~20%で変動しています。社員のモチベーションを上げるというのは、やる気を最大に近いレベル(社員Aは20%)に高めることなのです。まれに社員Aの仕事に対するやる気の最大値が20%から50%に上がることがありますが、これは生活環境の変化などにより、社員が内発的に動機付けられたときです。

2 基本的なモチベーション

社員のやる気の度合いを高めるには、各社員のモチベーションが上がる要素を理解して刺激することです。しかし、私生活に密接に関連する問題もあるため、経営者が働き掛けられる範囲は限られます。それに、ある社員固有のモチベーションを刺激しても、組織全体への波及効果は期待できません。

そこで、経営者が社員のモチベーションアップを図る際は、まず、多くの社員に当てはまる基本的なモチベーションを押さえましょう。基本的なモチベーションと具体例は次の通りです。

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3 社員のタイプ別の接し方

1)支配的なタイプ

自ら先頭に立って場を仕切ろうとするタイプです。野心があり、周囲への影響力の強さを誇りとする傾向があります。物事の成功・達成に喜びを感じますが、自己中心的に行動してトラブルを招くこともあります。

支配的なタイプの場合、「業務遂行のために必要な権限の委譲」「チーム内の地位と役割に対する満足と安心」が強いモチベーションになります。そのため次のように接するとよいでしょう。

「このプロジェクトには弱腰な関係者を力強く導いていく存在が不可欠で、仕切り役としてはパワフルで頼りがいのある君が最適だ。プロジェクトに必要な権限は十二分に与えているし、これをうまく活用して成功すれば、君のキャリアアップにつながるだろう。期待しているよ」

2)論理的なタイプ

ある意味で計算高く、成功のための根拠を求めるタイプです。物事の真偽に関心があり、特定の分野を究めることを誇りとする傾向があります。知識の向上に喜びを感じるあまり自分の世界に入り込みがちで、他人を寄せ付けない面を持っています。

論理的なタイプの場合、「経営者の成長戦略に対する納得と理解」「自分のやりたいことと現実のギャップの解消」が強いモチベーションになります。そのため次のように接するとよいでしょう。

「このプロジェクトには調査能力に優れた存在が不可欠で、仕切り役としては物事を冷静に分析できる君が最適だ。必要と思われる権限は与えている。この他に、君のほうで必要なものがあれば相談してくれ。知識が豊富な君なら無事にプロジェクトを終了できると信じている。期待しているよ」

3)協調的なタイプ

争いを好まず、他人を立てるタイプです。調和に関心があり、周囲に配慮する姿勢を誇りとする傾向があります。他人からの称賛や感謝に喜びを感じますが、周囲の視線に過敏な面があり、単なる噂を気にしてモチベーションがダウンすることもあります。

協調的なタイプの場合、「なじみやすい企業風土とチームの雰囲気」「経営者や他の社員からの称賛、感謝」が強いモチベーションになります。そのため次のように接するとよいでしょう。

「このプロジェクトには関係者間の協力体制を構築できる存在が不可欠で、仕切り役としては気配りのできる君が最適だ。周囲への根回しは終わっているし、私もサポートを惜しまないので、集中してやってもらっていい。君なら笑顔でプロジェクトを終えられるだろう。期待しているよ」

4 経営者の行動の3原則

社員のモチベーションは、経営者とのコミュニケーションによって刺激されます。経営者は社員への心配りを忘れずに接することが重要で、そのために心掛けるとよいのが次の3原則です。

1)成長戦略の立案

経営者は、常に組織の成長戦略を描き、それを唱え続けましょう。組織の存在意義が固まっていきます。

2)力強い活動

経営者は、力強くエネルギッシュに活動しましょう。組織全体に活気と笑顔が宿ります。

3)日ごろの気配り

経営者は、誰よりも謙虚な姿勢で社員に気配りをしましょう。組織全体に相手を思いやる雰囲気が生まれます。

企業経営において社員のモチベーションは無視できません。経営者は社員に対し、組織に所属することの喜びを伝えましょう。社員が組織の一員としての自覚を持ち、そこで自己実現ができると感じたとき、モチベーションは上がるでしょう。

以上(2024年7月更新)

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【かんたん会社法(3)】サクッと分かる株式会社の機関と機能

書いてあること

  • 主な読者:会社法の基礎として「機関」について知りたい人
  • 課題:そもそも「機関」というもののイメージがわかない
  • 解決策:会社の「機関」は、体の「器官」と同じ。株式会社の機関は11機関ある

1 会社の「機関」は、体の「器官」と同じ

会社の「機関」とは、

意思決定を行ったり、運営等が適切に行われているか監視したりするもの

です。具体的な機関には株主総会や取締役などがあり、機関が無ければ会社は適切に運営できません。まさに「体の器官」と同じです。

株式会社(以下「会社」)が設置できる機関には、

株主総会、取締役、取締役会、代表取締役、監査役、監査役会、会計参与、会計監査人、監査等委員会、指名委員会等、執行役

などがあります。株主総会と取締役は必ず設置しなければなりません。これらの機関について、ざっくり確認していきましょう。

2 株主総会

株主総会は、会社の「最高意思決定機関」です。株主を構成員として、組織、運営、管理など会社に関する一切の事項を決議します。株主総会には、事業年度の終了後に開催する「定時株主総会」と、定時株主総会以外で必要がある場合に開催する「臨時株主総会」とがあります。

3 取締役、取締役会、代表取締役

取締役は、株主から会社経営を任された、いわば「経営のスペシャリスト」であり、会社の業務執行をする機関です。そして、取締役会は取締役で構成される合議体の機関です。

取締役会設置会社の場合、取締役は3人以上を選任し、その中から代表取締役を取締役会の決議によって選びます。代表取締役は1人でも2人以上でも構いません。代表取締役が選ばれたら、それ以外の取締役は代表権を有しません。こうして、取締役会が会社の業務執行の決定などを行い、代表取締役が業務を執行します。なお、定款に基づく取締役の互選か、株主総会決議によって代表取締役を選ぶこともできます。また、業務執行権も代表取締役が有します。

取締役会非設置会社の場合、取締役は複数でも1人でも大丈夫です。複数いる場合、各取締役が業務執行権を有し、業務執行に関する意思決定は取締役の過半数で決めます。代表権も各取締役が有しますが、代表取締役を選んだ場合は、代表取締役だけが代表権を有します。

4 監査役、監査役会

監査役は、取締役(および会計参与)の職務執行を監査する機関です。そして、監査役会は監査役で構成される合議体である機関です。

監査役は1人でも大丈夫です。ただし、監査役会設置会社の場合は3人以上を選び、その半数以上は社外監査役でなければなりません。監査役は、監査の結果を株主などに報告するために、監査報告を作成します。ただし、非公開会社(監査役会設置会社と会計監査人設置会社を除く)の場合、定款に定めることで、監査の範囲を「会計監査」に限定することができます。なお、非公開会社とは、全ての株式について譲渡制限(会社の承認が必要)ある旨を定款に定めている会社です。

監査役会は全ての監査役で構成され、監査報告の作成、常勤監査役の選定および解職、監査の方針、監査役会設置会社の業務および財産の状況の調査の方法、その他の監査役の職務の執行に関する事項を決定します。

5 会計参与

会計参与は、取締役または執行役(委員会設置会社の場合)と共同で、「計算書類(損益計算書や貸借対照表など)」などを作成する機関です。会計参与になるのは、公認会計士・監査法人または税理士・税理士法人です。

会計参与は、中小企業の会計適正化などを目的に設けられた機関です。会社の規模などにかかわらず、定款に定めて任意に設置します。会計参与は1人(1法人)でも大丈夫です。

6 会計監査人

会計監査人は、計算書類などの監査をする機関です。会計監査人になるのは、公認会計士または監査法人です。

大会社および委員会設置会社は、必ず会計監査人を設置します。会社の計算書類とその附属明細書、臨時計算書類、連結計算書類を監査し、会計監査報告を作成します。会計監査人の人数は1人(1法人)でも大丈夫です。

7 監査等委員会

監査等委員会は、2015年5月1日に施行された改正会社法によって新設されました。監査等委員会の権限は、指名委員会等設置会社(改正前の委員会設置会社)の監査委員会の権限に加え、指名委員会及び報酬員会の機能を一定程度代替する権限が与えられています。

具体的には、監査役および会計監査人の選任・解任・不再任に係る株主総会の議案内容の決定などをします。また、監査等委員以外の取締役の選任・解任・辞任および報酬について意見を決定し、株主総会で述べることができます。

監査等委員会の設置には、3人以上の非業務執行取締役(うち過半数は社外取締役)が必要です。監査等委員である取締役とそれ以外の取締役とは、別々に選ぶ必要があります。

8 指名委員会等

指名委員会等は、次の3つからなる機関です。2015年5月1日に改正会社法が施行されるまでは「委員会」と呼ばれていましたが、前述した「監査等委員会」の新設によって指名委員会等に名称が変更されました。

  • 指名委員会:株主総会に提出する取締役・会計参与の選任・解任の議案の決定
  • 監査委員会:執行役・取締役・会計参与の職務執行の監査、監査報告書の作成
  • 報酬委員会:執行役・取締役・会計参与の個人別の報酬等を決定

各委員会は、それぞれ3人以上(うち過半数は社外取締役)でなければなりません。また、監査委員は執行役を兼務することができません。

9 執行役

執行役は、指名委員会等設置会社において業務執行をする機関です。指名委員会等設置会社では、取締役は会社の業務執行ができず、取締役会または各委員会の一員として、専ら業務執行の監督に専念します。これに代わって、執行役は業務の決定・執行などをします。取締役と執行役を兼任することは可能です。

執行役の人数は1人でも大丈夫です。また、取締役会は執行役の中から代表執行役を選定しなければなりません。

以上(2022年6月)
(監修 有村総合法律事務所 弁護士 平田圭)

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画像:Mariko Mitsuda

【業務効率化】郵便料金値上げに備える効果的な対応策

書いてあること

  • 主な読者:郵送業務を減らし、業務効率化を図りたい経営者
  • 課題:2024年10月1日から、封書・はがきなどの郵便料金の大幅値上げが確定
  • 解決策:書類の電子送付を進め郵便物を減らす。郵便料金の値上げを適正に価格転嫁する

1 対応が急務 2024年10月1日から郵便料金が大幅値上げ

日本郵便は2024年10月1日から郵便料金を値上げします。封書は消費税増税に伴う料金改定を除くと30年ぶり、はがきは7年ぶりの値上げです。

主な郵便料金(2024年10月1日の変更前後の比較)

業種業態によっては、自社に及ぶ影響は簡単に見過ごせないものになります。例えば、毎月の請求書発送などで郵便を利用している場合、値上げ(改定率)だけを見ても大幅なコストアップです。早急に対応策を検討し、実行していきましょう。

2 効果的な対応策は「郵便物を減らす」「価格転嫁する」

1)郵便物を減らす

郵便物を減らすために、自社で行っている郵送業務を洗い出し、メール添付やウェブ上のやり取りで済むものがないか改めて確認しましょう。

コロナ禍を経てペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだ郵送業務が残っていることが多いのが、「見積書」「注文書(発注書)」「注文請書」「納品書」「請求書」「契約書」のやり取りです。いずれも取引相手があることで、紙から電子データへの切り替えは一足飛びには難しいかもしれませんが、今般の郵便料金の値上げは、ペーパーレス化の検討を促すのに良い機会といえるでしょう。

また、発送業務を代行するサービスとして、日本郵便では、WordファイルまたはPDFファイルをアップロードし、差出人・宛先を入力するだけで、文面印刷・宛名印刷・封入・切手貼り付け・発送を代行する「Webレター」というものがあります(1通当たり99円~)。郵便物が減るわけではないですが、こうしたサービスの利用を検討してもよいでしょう。

■日本郵便「Webレター」■

https://www.post.japanpost.jp/service/webletter/

2)価格転嫁する

金融機関、クレジットカード会社、携帯電話会社をはじめ、利用者に対して利用明細書を毎月発行するような会社では、数年前から、利用明細書を郵送する場合には、手数料として実費に近い金額を徴収することによって、ウェブ明細への切り替えを促しています。

こうした会社と同じようにするのは難しいかもしれませんが、相手の都合で郵送を続けざるを得ないとすれば、その分を何らかのかたちで価格に転嫁することには理があります。

取引相手との力関係にもよるためハードルが高いかもしれませんが、事情をしっかり説明し、「引き続き郵送による書面(請求書など)の受け取りを希望する場合、2024年10月以降の発行分からは、手数料として○円を申し受けます」と伝えてみてはいかがでしょうか。

3 そもそもなぜ? 郵便料金値上げの背景

郵便物の量は2001年度の262億通をピークに減り続け、2022年度は144億通にまで減少しています。そして、2022年度、日本郵便の郵便事業は郵政民営化後、初めて営業赤字に陥りました。

郵便は、全国津々浦々、いつでも、どこでも、誰もが同じ料金で公平にサービスを受けられるユニバーサル・サービスですが、それを維持していくには相応のコストが掛かります。簡単に言うと、そのコストを補填するのが今般の値上げです。

総務省によると、日本郵便の郵便事業は値上げによっていったんは収支が改善し、2025年度は黒字になるものの、それ以降、再び赤字に転じるとの見通しです。そうなった場合に、さらなる値上げがないとも言い切れないでしょう。

郵便事業の収支の見通し(試算)

4 参考

■総務省 情報通信行政・郵政行政審議会 郵政行政分科会■

https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/policyreports/joho_tsusin/yusei/yusei_gyousei/

■日本郵便「2024年10月1日(火)から郵便料金が変わります。」■

https://www.post.japanpost.jp/service/2024fee_change/

以上(2024年6月更新)

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