ProCon

あぁ～、やっちゃった……。仕事の調べ物で本を買ったときの領収書をなくしてしまった。どうしようかな。先輩に謝って手続きを聞くのは面倒だな。「大した金額じゃないのに、騒いだりしてケチな奴だ」って思われるのも嫌だし……。よし、今回は自腹でいいや。給料日も近いし問題ないでしょ。間接的に会社の利益に貢献したことにもなるしね！……なるよね？

１　大切なのは「お金に色を付ける」こと

社会人になると、仕事のために会社のお金を使うようになりますが、大切なのは、

自分のお金と会社のお金を明確に分けること

です。「お金に色はない」といわれますが、皆さんは「会社のお金」と「自分のお金」に色を付けて、明確に区別しなければなりません。会社のお金を自分のために使うことも、自分のお金を会社のために使うこともダメなのです。

また、会社のお金は金庫の中の現金だけではなく、移動のための交通費、仕事のために買った書籍代などの経費もそうです。経費は「会社のお金」と「自分のお金」が曖昧になりがちなので、一定のルールを守って使わなければいけません。ルールについては、規程としてまとまっているものもあれば、暗黙のルールになっているものもあるので、分からないことは、必ず先輩に確認しましょう。

２　お金を管理するために大切な5つの項目

お金に関するルールは会社によって違うことがあります。ただ、お金をもらうときも、払うときも、次の5つの項目が大切であることを覚えておいてください。

会社のお金で買い物や食事をするとき、「必ず領収書をもらってきてね」と先輩に言われるはずです。これは、領収書に5つの項目が書かれているからです。そして、会社は「誰に、いつ、何のために、いくら支払ったか」という記録と、実際のお金の動きを照合して、正しくお金が使われているかを管理しています。

逆に、こうした点が不明瞭だと会社は簡単にお金を支払えません。とはいえ、自分のお金で立て替えた領収書をなくしてしまったときも、勝手に自分で負担してはいけません。仕事で使うお金を社員が負担するというのは、会社としてとても不健全だからです。

領収書をなくした場合の正しい対処法は、領収書を再発行してもらうか、「事情報告書」（領収書を紛失した状況などを説明する書面）などの書面で状況を説明すること

です。手間はかかりますが、社会人の義務、社員の義務と心得ましょう。

３　「1円」だってズレてはいけない！

電子マネーのチャージ残高が思ったより多いぞ。やった～！

普段なら、こんな感じでしょうが、会社のお金の場合はそうはいきません。1円単位でビシッと合っていなければなりません。例えば、記録上は10万円あるはずなのに、現金が9万9999円しかなかったら、「ま、1円だからいいか」とはならず、過去の入出金記録を再確認したり、社内に1円硬貨が落ちていないか探し回ったりします。

絶対にやってはいけないのが、「1円だから」と自分の財布からお金を出すこと

です。会社のお金と自分のお金を区別するということは、自分のお金を会社のために使ってはいけないということでもあるのです。金額に関係なく、仕事に必要なお金を社員が負担することは不健全ですし、社長もそんなことを望んでいません。

４　日にちや期間が重要

会社は、お金の動きを「1日」「1週間」「1カ月」「1年」といった期間で管理します。中でも重要なのが「1年」です。なぜなら、会社は1年間の業績を基に株主への説明資料を作ったり、税金の申告をしたりするからです。これを「決算」といいます。

多くの会社は4月1日～翌年3月31日を会計期間としているのですが、この場合、3月31日と4月1日には大きな違いがあります。何かの買い物をした場合、それが3月31日なら当期の費用になりますし、4月1日なら翌期の費用となります。これはつまり、当期か翌期かの利益に影響を及ぼすことになるわけです。この辺りのことを考えて、社長たちはいつ買い物をするかを決めています。

新入社員の皆さんが、こうした話を意識するのはまだ先のことだとしても、身近な問題として意識する「期間」は「経費精算の1カ月」です。多くの会社は月単位で業績を管理しているので、4月に支払った経費は4月のうちに精算するのが基本となるのです。面倒に感じることもあるかもしれませんが、経費はこまめに精算しましょう。

５　早くお金をもらえば会社のためになる？

お金をもらったり、逆に支払ったりするときは「何月何日」を意識しましょう。これが会社の経営を楽にする「資金繰り」につながります。

例えば、お金を払うのは20日、お金をもらうのは30日だったとします。この場合、お金をもらうまでの10日間、会社のお金は減ってしまい資金繰りが悪化します。商品も仕入れられなくなるなど、ビジネスが停滞してしまうこともあり得ます。ですから、少し自分勝手に思えるかもしれませんが、

もらうのは早く、支払うのは遅く

というのが基本になるのです。

ただ、実際は皆さんがお金を払うタイミングをその都度、決めることはないでしょう。会社には「月末締めの翌月20日払い」といったようなルールがあるので、それを守ってください。

以上（2024年12月更新）

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画像：Mariko Mitsuda

新しい事業の検討が始まり、今日の会議はとても盛り上がっている。良いことだけど、議事録が問題なんだよな。みんな早口だし、初めて聞く言葉もあってメモすら追いつかない。「ちょっと待ってください！」と話を止める勇気もないし。あぁ～、こんなことならスマホで録音しておけばよかったかな……。あ、AIを使うっていう手もあるかな、上手く使えるかな……

１　議事録は速記ではありません。AIなどツールの活用も検討を

皆さんは議事録と聞いて「速記」をイメージしていませんか。つまり、会議の進行と同時に会話をまとめていくイメージです。しかし、これは無理です。速記は、速記のプロが速記文字という特殊な記号を使ってまとめており、皆さんが普通に書いたり、入力したりしても議論のスピードに追いつけるわけがないのです。

発想を転換しましょう。議事録に必要なのは速記の技術ではありません。皆さんがすべきことは、

事前準備と速やかな確認

なのです。事前準備とは、

ことです。

また、会議中は議論が紛糾することがありますし、発言の意図が分からないこともあります。こうした点は、会議が終わった後に先輩に確認すればよいことです。会議中に全て理解できれば理想ですが、これはまだ先のことなので、焦らなくて大丈夫です。

今は、ChatGPTや音声AIなど、議事録の要約・作成に活用できるツールがあり、それらを活用すれば作業時間はかなり短縮できます。ただし、ツールを使っても、さまざまな人が次々に発言する会議の内容を、すべて正しく要約・議事録作成できるとは限りません。AIなどで作成した議事録であっても、やはり最後は人が確認したほうがいいでしょう。

AIなどを活用した後に最終確認をする際は、ある程度、自分の頭の中で会議の内容が整理できていることが望ましいです。次章からお伝えする「議事録の作法」、例えば、時系列に整理する、事実と意見を分ける、次のアクションを具体的に示すといったことを覚えておくと、頭の整理に役立ちます。

２　これだけは覚えたい議事録の6つの作法

議事録に限ったことではなく、ビジネス文書にはセオリーがあります。まずは次の6つのセオリーを押さえてください。議事録に記載すべき情報の整理に迷ったら、この6つを参考にすれば大丈夫です！

３　フォーマットを決めておく

1）必ず記載する事項

議事録には必ず次の事項を記載するので、フォーマットの中に入れておきましょう。このフォーマットは、AIなどのツールを使う際にも、どのようなう項目でアウトプットしてもらうかを設定したいときなどに役立ちます。

2）議事録の形式

議事録には、ポイント形式と会話形式とがあります。一般的なのはポイント形式です。

1.ポイント形式

ポイント形式とは、会議で話し合ったポイントをまとめるものです。内容には次のようなものになります。

具体的なアクションは文字通り、具体的であるほどよいです。大切なのは、日時を指定することと、A社ではなく「××さん」と具体的な人まで示したほうが望ましいです。また、議論のポイントでは、特に共有したいことを記載します。何を記載するかの判断は難しいと思いますので、最初のうちは先輩に確認しましょう。

2.会話形式

会話形式とは、発言の内容をそのままの流れでまとめるものです。

先輩から「議事録を取って！」と言われたときに新入社員の皆さんが作りがちなのは、この会話形式です。ただ、会話形式は録音などを確認しながらでないと作れないので時間がかかります。それに、議事録が長くなり、ポイントが分かりにくくなるなどの問題があります。会社のフォーマットが会話形式でない限り、ポイント形式を採用したほうがよいです。

会話形式は、トラブル解消についての議論や何らかの謝罪など、「誰が、何と発言したか」を時系列でまとめることが必須の場合に採用します。

3）ファイル形式やファイル名のルール

会議の議事録は関係者にメールなどで共有します。その都度、ファイル形式やファイル名が違っていたら不便なのでルールを決めましょう。

ファイル形式は「.docx（Microsoft Word）」「.txt（テキスト）」などが一般的です。議事録はシンプルに情報がまとまっていることが理想なので、デザインなどにそれほどこだわらなくてよいでしょう。それよりも会議が終わってから議事録を展開するまでのスピードが大事です。

ファイル名は、例えば、

「展示会の企画-yyyymmdd.docx」「yyyymmdd-展示会の企画.docx」

などとします。テーマを優先したいのか、日付を優先したいのかによって工夫します。

議事録は、メールやクラウド上のドライブで共有します。もしメールで共有する場合は、ファイル名を件名にすると、後でメールが検索しやすくなります。例えば、

メールの件名：【議事録】展示会の企画-yyyymmdd

といった具合です。また、クラウド上のドライブで共有する場合は共有範囲に注意しましょう。間違えると、共有してはならないファイルまで共有されてしまいます。

４　アジェンダ（議事録のフォーマットを使う）の事前共有

会議の方向性をある程度コントロールするために、

アジェンダを事前共有

しましょう。アジェンダにポイントをまとめておき、それに沿って会議を進めていくと進行がスムーズで、議事録も取りやすくなります。定期的に会議がある場合などは、会議の最後に次回のアジェンダを皆に共有しておき、会議終了後すぐにテキストで全員に送るという方法もいいでしょう。

アジェンダは、そのテーマについて過去・現在・未来がある程度分かっていなければ作れません。きちんとアジェンダが作れるようになったら一人前です！

５　録音・録画の確認は最小限に

会議の内容を録音・録画していると、「後から確認できる」と安心してしまい、会議中に議事録の作成に集中できないことがあります。しかし、録音や録画の確認には思った以上に時間がかかります。仮に会議が60分とすると、録音や録画を確認しながら議事録を作るのに最低でも120分はかかるかもしれません。

そこで、AIなどのツールを活用して数分で要約・議事録作成をアウトプットするわけですが、最終的には内容が合っているか確認することになるので、会議に集中して話を聞く、録音・録画を倍速で聞いてみる、といったことは必要になるでしょう。

ですので、スピーディーに議事録を作るには、

といったことを基本とします。録音や録画を確認しても分からないところは、先輩に確認するようにしましょう。

上手くAIなどのツールを活用すれば、議事録作成の時間を短縮できる上に、会議中は話に集中することができます。ツールを使うことで、かえって会議内容を頭の中で整理する訓練になるかもしれません。話の内容が分かってくれば、もっと会議や仕事そのものが面白く感じられるようになるでしょう。

以上（2024年12月更新）

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画像：Mariko Mitsuda