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１　手続きの多くはオンライン化できる（一部は義務化）

この記事では、人事労務の仕事を紙からデータに切り替えたい人向けに、

安全衛生や労働時間の手続きはどこまでオンライン化できるのか

をまとめます。一般的な安全衛生や労働時間の手続きは、原則オンライン化が可能ですが、図表1の赤字に注意が必要です。オンラインでの手続きの義務化という重大な制度改正があります。

【法定書類の提出（定期健康診断結果報告書など）】

以降では「安全衛生の手続き」「労働時間の手続き」の2段階に分けて、労務管理のオンライン化のポイントを見ていきます。

２　安全衛生の手続き

1）法定書類の提出（定期健康診断結果報告など）

図表2の7つの法定書類については、

2025年1月1日以降、「電子政府の総合窓口（e-Gov）」によるオンラインでの提出（電子申請）が義務化

されます。ただし、電子申請が困難な事情がある場合、当面の間は経過措置として、従来の紙による提出が認められます。

e-Govでは、インターフェースから該当する手続きを選択した上で、必要情報を入力し、電子証明書を添えてオンラインで手続きを行います。電子証明書を持っていない場合、GビズID（1つのIDでさまざまな行政サービスにアクセスできるサービス）による手続きも可能です。

なお、図表2の各書類は、厚生労働省「労働安全衛生法関係の届出・申請等帳票印刷に係る入力支援サービス」を使うと、ガイダンスに基づき入力した情報を、直接e-Gov経由で提出できます。入力した情報は端末に保存できるので、作業の一時中断や再申請なども可能です。

■電子政府の総合窓口（e-Gov）■

https://www.e-gov.go.jp/

■GビズID■

https://gbiz-id.go.jp/top/

■厚生労働省「労働安全衛生法関係の届出・申請等帳票印刷に係る入力支援サービス」■

https://www.chohyo-shien.mhlw.go.jp/

ここから先は、法定健康診断やストレスチェックについて、法定書類（図表2）以外の実務に注目し、オンライン化の可否、オンライン化する場合のポイントを紹介します。

2）法定健康診断

会社に実施が義務付けられている法定健康診断（定期健康診断など）は、採血や医療器具を用いた検査を行うため、基本的にオンラインでは実施できません。

ただし、予約はオンラインでできます。例えば、健康保険の「生活習慣病予防健診」（国からの費用補助の対象）を利用して法定健康診断を実施する場合です。国から費用補助を受けると言っても、手続き自体は健診実施機関に直接申し込むだけでよく、また、電話やウェブで予約ができる健診実施機関もあります。

また、健康診断結果は、データで保管することが可能です（医師等の電子署名や押印は不要）。

3）ストレスチェック、医師の面接指導

50人以上の会社に実施が義務付けられているストレスチェックは、オンライン化が可能です。ストレスに関する質問に社員が回答し、その結果を集計・分析できればよいので、クラウド型の健康管理システム（ウェブ上で質問への回答、結果の集計・分析を行える）などを利用するとよいでしょう。

ストレスチェックの結果はデータでの保管が可能で、社員本人への結果の通知もオンラインで行えます。ただし、ストレスチェックの結果は機微な個人情報なので、メールなどで通知する際は細心の注意が必要です。クラウド型の健康管理システムには、各社員の専用ページで結果を出力できるものがあるので、利用するのもよいでしょう。

また、会社はストレスチェックの結果、「高ストレス者」と判断された社員に対して、医師の面接指導を実施しなければなりません。この面接はオンラインでも可能ですが、実施に当たっては、次の条件を全て満たす必要があります。

医師の面接指導の結果は、社員に対する就業上の措置の検討に必要なため、会社にも伝えられます。結果の受け取りや保管の方法について法令に定めはありません。しかし、機微な個人情報なので、データのやり取りでは必ずパスワードをかける、必要最小限の関係者しかアクセスできないフォルダに保管するなどの対応が求められます。

4）労災保険給付の請求手続き（労災発生時）

社員が業務災害や通勤災害に遭った場合、通常は

ことで、労災保険給付を請求できます。

1.と2.の手続きは、e-Gov経由の電子申請が可能です。療養（補償）給付の場合は医療機関等が、それ以外の給付の場合は給付を受ける社員が電子申請を行います。ただし、社員、会社、医師（薬剤給付の場合は薬局）それぞれの電子署名が必要となるなど手続きが少し煩雑です。

取り急ぎ、1.の事業主の証明だけできればいいということであれば、会社にPDF編集ソフトがある場合、厚生労働省ウェブサイト（下記URL）から請求書のPDFをダウンロードし、事業主の証明の欄に直接必要事項を書き込むことでスピーディに対応できます（会社の押印は不要）。

例えば、療養（補償）給付の場合、社員は会社からメールなどで事業主の証明がされた請求書を受け取り、それを印刷して医療機関等の窓口に持参するといった具合です。

■厚生労働省「労災保険給付関係請求書等ダウンロード」■

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/rousaihoken.html

5）安全委員会、衛生委員会の開催

安全委員会、衛生委員会（まとめて安全衛生委員会とすることも可）の設置義務がある会社は、毎月1回以上委員会を開催する必要があります。この委員会は、テレビ会議システムなどオンラインで開催できます（難しい場合は出席者がメールなどでやり取りする形式も可）。

委員会の議事の概要は、都度社員に周知する必要がありますが、こちらもメールなどオンラインで行うことが認められています。

３　労働時間の手続き

1）始業・終業時刻の把握

始業・終業時刻の把握は、次のいずれかの方法に則っていれば、オンライン化が可能です。

すでにオンライン化を実現している会社は、クラウド型の勤怠管理システムを導入しているケースが多いです。スマートフォンのアプリから打刻できるもの、業務用パソコンのログイン・ログアウトに連動して始業・終業時刻が自動的に記録されるものなどがあります。

一方、勤怠管理システムを導入していない会社は、エクセルやプレッドシートの出勤簿に入力するなどの自己申告制にしているケースが多いです。その場合、自己申告の内容と労働実態にズレ（隠れ残業など）がないか、ダブルチェック体制にしたり、抜き打ち調査などで随時チェックしたりする必要があります。労働基準監督署の調査などでは、運用面に関しても問われることが多いので、エクセルなどを用いて、出勤簿をクラウド上で管理できるようにしておくと便利です。

2）残業や法定休暇の申請手続き

社員が残業（時間外労働や休日労働）や法定休暇（年次有給休暇や育児・介護休業）を取得する場合、上司などに申請書を提出するのが一般的です。残業や法定休暇の手続きについては、基本的に法令に定めがないので、会社の判断でオンライン化できます。

育児・介護休業については、法令で申出の手続きが決まっていて、

原則書面で申請するが、会社が適当と認めた場合、メールなどでの申請も可能

というルールになっています。また、会社は育児・介護休業を申請した社員に、休業の開始日や終了予定日を通知する必要があります。この通知も原則書面で行いますが、社員が希望すればメールなどでも通知できます。

3）出勤簿、年次有給休暇管理簿、申請書などの保管

出勤簿や年次有給休暇管理簿は、労働基準監督署の臨検などがあった際、速やかに確認できる状態であればデータ保管が可能です。PDFで社内サーバー、勤怠管理ソフト、給与計算ソフトなどの中に保管するとよいでしょう。

残業や法定休暇の申請書、申請メールなどの保管について法令に定めはありませんが、出勤簿や賃金台帳と密接に関連するので、一緒に保管しておくのが望ましいでしょう。

4）36協定の締結、届け出

社員に残業を命じる場合、会社は過半数労働組合（ない場合は過半数代表者）と36協定（労働基準法第36条に基づく労使協定）を締結し、毎年、所轄労働基準監督署に届け出る必要があります。

36協定は、電子契約書ソフトなどを使ってオンラインで締結することが可能です（労使ともに押印は省略可）。届け出もe-Gov経由で行うことができます。

以上（2024年11月更新）
（監修　人事労務すず木オフィス　特定社会保険労務士　鈴木快昌）

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画像：Stokkete-shutterstock

１　手続きの多くはオンライン化できる

この記事では、人事労務の仕事を紙からデータに切り替えたい人向けに、

賃金や社会・労働保険の手続きはどこまでオンライン化できるのか

をまとめます。一般的な賃金や社会・労働保険の手続きは、原則オンライン化が可能ですが、図表の赤字部分に注意が必要です。

【法定書類（算定基礎届など）の提出】

以降では、「賃金の手続き」「社会保険の手続き」「労働保険の手続き」の3段階に分けて、労務管理のオンライン化のポイントを見ていきます。

２　賃金の手続き

1）賃金の支払い

給与明細は、社員の同意を得れば、PDFデータで交付したり、クラウド給与計算ソフトなどを用いてウェブ上で公開したりできます。賃金の振込についても、ネットバンキングを活用すれば、個々の社員の口座にオンラインで賃金を振り込めます。その際にお勧めしたいのが

「全銀協規定フォーマット」などを使った一括振込

です。これは全国銀行協会連合会（現：一般社団法人全国銀行協会）が定めた、多くの給与計算ソフトからCSV形式で振込データを出力できるフォーマットです。フォーマットをネットバンキングに読み込ませれば、社員数に関係なく一括振込が可能です。

また、労働基準法上、賃金は通貨で支払うのが原則ですが、労使協定の締結をした上で、賃金のデジタル払いを希望する個々の社員の同意を得れば、一定の要件の下、電子マネーによる「賃金のデジタル払い」（資金移動業者の口座への賃金支払）も可能です。

ただし、デジタル払いが認められるのは、厚生労働省の指定を受けた「資金移動業者」を利用する場合に限定されます。2024年8月9日時点で指定を受けている資金移動業者は「PayPay」の1社のみです。詳細については、下記をご確認ください。

■厚生労働省「資金移動業者の口座への賃金支払（賃金のデジタル払い）について」■

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/zigyonushi/shienjigyou/03_00028.html

2）法定書類の保管

次の書類は、社内で保管する義務がありますが、全てデータでの保管が可能です。

1.は、常に会社に備え付けておかなければならない書類です。所轄労働基準監督署の調査などで提出を求められることがあるため、データで保管する場合であっても、すぐに画面上に表示したり、プリントアウトしたりできるようにしておく必要があります。

2.は、扶養親族の有無などを申告する際に、3.、4.、5.は、年末調整時に社員が会社に提出する書類です。いずれの書類についても、社員からデータでの提出を受けることが可能ですが、そのためには、

といった対応が必要です。具体的な方法は、国税庁ウェブサイトでご確認ください。

■国税庁「年末調整手続の電子化に関するパンフレット」（措置の内容については、「よくある質問」の問2-9に記載）■

https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho_pamph.htm

また、税務署の調査などで提出を求められることがあるため、データで保管する場合であっても、上記と同様に、すぐに画面上に表示したり、プリントアウトしたりできるようにしておく必要があります。

6.は、毎月の源泉所得税の納付や年末調整を正確に行うために会社が任意に作成する書類です。税務署への提出義務はありませんが、年末調整の根拠として利用した場合には、紙またはデータでの保管が必要です。

３　社会保険の手続き

1）社会保険料の納付

社会保険料は、「口座振替」、「金融機関の窓口で納付」、「電子納付（Pay-easy）」のいずれかの方法で納付します。会社が毎月納付する社会保険料の額は、日本年金機構から送られてくる

に記載されています。上記各書類は、原則、紙で郵送されてきますが、原本を保管する義務はないため、スキャンをして、電子データで保管しても問題ありません。

また、保険料納入告知額・領収済額通知書については、「オンライン事業所年金情報サービス」を利用すれば、電子データで受け取ることも可能です。

上記の納付方法の中で、最も手間がかからないのは口座振替です。日本年金機構に必要書類（下記URL）を提出すると口座振替が可能になり、毎月末に納付すべき社会保険料が自動で引き落としされますので、会社側に振込の手間はかかりません。

■日本年金機構「健康保険厚生年金保険　保険料口座振替納付（変更）申出書」■

https://www.nenkin.go.jp/shinsei/kounen/hokenryo.html

口座振替を行わない場合は、ネットバンキングの口座を開設して、Pay-easyで電子納付を行うのがおすすめです。次の3つの手続きだけで、オンラインでの納付が完了します。

2）法定書類の提出

次の書類は、社会保険関連の手続きで定期的に提出が必要です。5.以外はオンラインでの提出が可能です。

1.は、毎年7月1日から7月10日（土日祝日に当たる場合には、翌営業日まで）の間に、2.は、2等級以上の社会保険料の等級変更があった場合に、3.は、賞与を支払った場合に、それぞれ日本年金機構に提出する必要がある書類です。なお、これらの各書類は、会社が電子証明書を取得していれば、「電子政府の総合窓口（e-Gov）」経由での電子申請が可能です。

■電子政府の総合窓口（e-Gov）■

https://www.e-gov.go.jp/

4.は、「子どもが生まれた」、「配偶者や子どもが就職した」などで被扶養者に変化があった場合に、日本年金機構に提出する必要がある書類です。1.から3.と同じく電子申請が可能ですが、健康保険被保険者証の受取や返却については、郵送での対応になります。

5.は、被扶養者（異動）届の提出漏れにより、被扶養者のままになっている配偶者や子どもがいないかを確認する書類で、健康保険の保険者（協会けんぽなど）から紙で送られてきます。こちらは必要事項を記入して、返信用封筒で保険者に返送することになります。

なお、1.から4.の書類については、提出後に次の通知書が発行されます。

電子申請で手続きしていれば、各通知書はブラウザー上で閲覧できる「XML」という形式で発行されます。データが正式な公文書として扱われますので、データのまま保管して問題ありません。

４　労働保険の手続き

1）労働保険料の申告

労働保険料は、毎年6月1日から7月10日（土日祝日に当たる場合には、翌営業日まで）までの間に1年分をまとめて申告・納付し、翌年度の当初に確定申告の上精算することになっています。1年分の賃金の見込額に基づいて予納し、翌年度に過不足額の精算が行われる仕組みです。

労働保険料を申告する場合、

労働保険概算・確定保険料／石綿健康被害救済法一般拠出金申告書

を所轄都道府県労働局又は所轄労働基準監督に提出する必要があります。この申告書はe-Gov経由での電子申請による提出が可能です。ただし、e-Govには保険料額を自動計算する機能などがないため、紙で申告する場合と同様、給与計算ソフトやエクセルなどで保険料額を計算する手間は発生します。

2）労働保険料の納付

労働保険料は、電子申請を行っている場合には、e-GovやPay-easyでの電子納付が、口座振替依頼書を金融機関に提出している場合には、口座振替による納付が、それぞれ可能です。

以上（2024年11月更新）
（監修　のぞみ総合法律事務所　弁護士　曽田駿希）

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画像：Stokkete-shutterstock