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１　手続きは原則全てオンライン化できる

この記事では、人事労務の仕事を紙からデータに切り替えたい人向けに

人事評価・懲戒処分の手続きはどこまでオンライン化できるのか

をまとめます。一般的な人事評価・懲戒処分の手続きは、原則全てオンライン化が可能ですが、図表の赤字に注意が必要です。

【トラブルの当事者や関係者への事実確認】

以降では「人事評価の手続き」「懲戒処分の手続き」の2段階に分けて、労務管理のオンライン化のポイントを見ていきます。

２　人事評価の手続き

1）人事考課表の作成（目標設定、上長評価）

一般的な人事考課の流れは次の通りです。

紙ベースの人事考課表を運用している会社の場合、ワードやエクセルで作成してメールなどでやり取りすれば、オンライン化できます。ただし、オンラインで人事考課表のやり取りをすると、「評価者本人が記入したのか」が分かりにくくなりますし、評価者が操作ミスで内容の上書きや消去をしてしまうリスクもあります。

そこで、

などの対策が必要です。

2）昇給、人事異動などの実施

人事考課の結果は昇給や人事異動に反映されます。昇給や人事異動の際、紙ベースの辞令を交付している会社がありますが、こちらはPDF形式にしてメールで送信したり、人事異動の場合はイントラネットで公開したりすることが可能です。

また、子会社や他社に社員を「出向」させる場合、出向元と出向先は出向契約を締結しますが、これは電子契約システムで実施できるでしょう。

なお、自社が出向先として社員を受け入れる場合、出向社員と新たに労働契約を締結する必要があります。その際、賃金や労働時間など主要な労働条件を労働条件通知書で明示しますが、こちらは出向社員の同意があれば、PDF形式にしてメールで送付できます。

３　懲戒処分の手続き

1）トラブルの当事者や関係者への事実確認

懲戒事由に該当するようなトラブルが起きたら、まずは当事者や関係者に事実確認を行います。オンラインで行う場合、電話、ウェブ会議システムなどで話を聞きます。ただ、

オンラインでは相手の雰囲気が読み取りにくく、擦れ違いや誤解が生じがちなので、状況によっては対面で話をしたほうがよい

です。

ヒアリングした内容は、必ず議事録に残します。手書きのメモでもワードなどのデータでも構いませんが、間違いなく当事者や関係者が発言した内容だと証明するため、本人から署名をもらうようにしましょう。手書きのメモやプリントアウトしたワードに署名をしてもらうか、PDF形式にして電子契約システムで電子署名をしてもらいます。

2）処分内容の検討

事実確認が完了したら、就業規則の懲戒事由と照らし合わせて処分内容を検討します。通常は賞罰委員会を開催したり、経営者や人事部長など会社の主要メンバーで協議したりして処分内容を決定します。この話し合いは、テレビ会議システムなどで行っても問題ありません。

懲戒処分を行う際は、処分される本人に必ず弁明の機会を与えなければなりません。テレビ会議システムで賞罰委員会などを開催する場合、本人には弁明の間だけテレビ会議システムにログインしてもらい、弁明が終わった後は必ずログアウトさせるようにします。

処分内容が決定したら、本人に伝えます。オンラインで処分内容を伝える場合、処分内容を通知したことを証拠に残すため、PDF形式にしてメールなどで送信します。また、本人が納得して懲戒処分を受け入れてもらうため、テレビ会議システムを使って処分内容の決定について考慮したことなどを説明するとよいでしょう。

賞罰委員会などの議事録（本人の弁明を含む）や、処分内容を本人に伝えた際のやり取りなどは、PDF形式などにしてデータで残しておきましょう。テレビ会議システムのレコーディングデータなども併せて残しておくと、会社が正当に懲戒処分を行ったという証拠になります。

3）各処分の実施（けん責、減給など）

懲戒処分の内容は各会社の就業規則によって異なりますが、一般的なのは次の6つです。

「1.けん責」は、ワードなどで作成した始末書をPDF形式にしてメールなどで提出させればオンライン化できます。始末書とそれを提出した際の本人からのメールは、証拠として社内サーバーなどに保管しておきましょう。

「2.減給」「4.降格」は、オフィスワークの場合と特に対応は変わりません。

「3.出勤停止」は、テレワークの社員だと、内容が伝わりにくいかもしれないので、「出勤停止中は自宅で業務を行う必要がなく、賃金も発生しない」旨を明確に本人に伝えましょう。

「5.諭旨解雇」「6.懲戒解雇」は、労働契約を解消する特に重い処分のため、本人に処分内容に関するメールを送ったら、電話やテレビ会議システムで本人とコンタクトを取り、確実に処分内容が伝わったことを確認してください。なお、解雇後に本人から「退職理由証明書」の交付を求められることがありますが、この証明書は、本人の同意があればPDF形式などで送っても大丈夫です。ただし、本人が書面での交付を希望する場合には、それに応じるべきでしょう。

また、通知の確実性に疑義が残る場合もあるので、頻繁に使用した実績のある連絡方法を用いるとともに、返信をもらうなどして本人が確認したことの裏付けを残すとよいでしょう。自動開封確認メールを受領したり、「既読」がついた画面をスクリーンショットで残したりする方法は、やや確実性に欠けますが何もしないよりは良いです。通知方法に疑義が残る場合、事後的でも構わないので、オンラインでの通知と併せて対面での交付・郵送も検討しましょう。

以上（2024年11月更新）
（監修　みらい総合法律事務所　弁護士　田畠宏一）

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画像：Stokkete-shutterstock

１　手続きは原則全てオンライン化できる

この記事では、人事労務の仕事を紙からデータに切り替えたい人向けに、

非正規雇用の手続きはどこまでオンライン化できるのか

をまとめます。一般的な非正規雇用の手続きは、原則全てオンライン化が可能ですが、図表の赤字に注意が必要です。

【雇止め（労働契約を更新しない）】

以降では「パート等関連の手続き」「派遣社員関連の手続き（派遣先の場合）」の2段階に分けて、労務管理のオンライン化のポイントを見ていきます。

２　パート等の手続き

1）労働契約の締結・更新

パート等と労働契約を締結する場合、賃金や労働時間など主要な労働条件を、労働条件通知書で明示しなければなりません。パート等が希望すれば、労働条件通知書はPDF形式にしてメールで送るなど、出力して書面を作成できる形で通知することが可能です。

労働契約を更新する場合、「都度、労働条件通知書を交付する」「契約期間満了の30日前までに、更新する旨を通知する」などの方法がありますが、いずれもオンラインで行えます。なお、「労使双方に異論がなければ、自動更新とする」という会社もありますが、こちらは雇止めの際などにトラブルになりやすいので、あまりお勧めしません。

2）雇止め（労働契約を更新しない）

労働契約が3回以上更新されている、または1年を超えて継続雇用されているパート等（あらかじめ契約を更新しない旨を明示している場合を除きます）を雇止めする場合、会社は

契約期間満了の30日前までに、パート等にその旨を通知しなければならない

とされています。通知の方法は法令に定めがないですが、トラブルを防ぎたいなら、PDF形式の「雇止め通知書」をパート等に送るとよいでしょう。通知書に本人の確認欄を作り、電子契約書ソフトなどを経由して本人から確認の電子署名をもらうようにすると、万が一訴訟などに発展した際、通知をしていたことの証拠になります。

3）パート等からの相談の受付

会社は、パート等の待遇に関する相談窓口を設置しなければなりません。窓口は社内・社外のどちらに設置してもよいですが、ここでは社内に設置する場合のポイントを紹介します。

相談の受付方法は、法令に定めがないので、電話、オンライン会議システム、メール、受付フォームなど会社が自由に決められます。できれば、相談者が相談しやすいよう受付方法を複数用意するのが理想です。なお、相談を受け付ける際は、

など、情報漏えいに細心の注意を払ってください。

相談内容や対応結果の記録は、法令上は残さなくてもよいですが、その後の協議などに利用するのであれば、残しておく必要があります。なお、データで残す場合はパスワードをかけ、必要最小限の関係者にのみ共有するなど、記録は慎重に取り扱ってください。

4）正社員とパート等の待遇差についての説明

いわゆる「同一労働同一賃金」との兼ね合いで、会社はパート等から求められた場合、正社員とパート等の待遇の違いについて説明をしなければなりません（派遣社員から請求があった場合は、派遣元に対して説明します）。説明する内容は、

です。説明の方法は法令で定められていませんが、パート等が理解しやすいよう、就業規則や賃金表をPDFで交付した上で、オンライン会議システムを使って説明するとよいでしょう。

３　派遣社員の手続き（派遣先の場合）

1）労働者派遣契約の締結・更新

派遣社員を受け入れる際は、派遣元（人材派遣会社）と労働者派遣契約を締結する必要があります。労働派遣契約は、電子契約書ソフトなどで締結できます。

労働者派遣契約を更新する場合、「都度、契約書を取り交わす」「派遣先・派遣元双方が合意することで更新する」などの方法が考えられますが、いずれもオンラインで行えます。なお、労働者派遣契約の自動更新は、原則認められません。

2）派遣社員からの苦情の受付、派遣元への通知

会社（派遣先）は、派遣社員からの苦情を受け付ける苦情処理担当者を置き、苦情を受け付けた場合は、その内容を派遣元に通知しなければなりません。

苦情の受付方法は、法令に定めがないので、パート等の相談窓口と同様、会社が自由に決められます。なお、苦情を受け付けた際は、その処理内容を「派遣先管理台帳」に記載する必要がありますが、この台帳は書面（紙）で作成する必要はなく、フォーマットも任意です。また、苦情内容を派遣元に通知する際も、メールなどで伝えれば大丈夫です。

この他、派遣先は1カ月ごとに1回以上、派遣社員の労働実績などを派遣元に通知する義務がありますが、こちらもデータをメールに添付したりメール本文に記載したりすれば大丈夫です。

以上（2024年11月更新）
（監修　弁護士　八幡優里）

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画像：Stokkete-shutterstock