書いてあること
- 主な読者：電子帳簿保存法への対応を進めている経営者と経理担当者
- 課題：電子帳簿保存法は改正が多く、現場の対応で悩むケースが多い
- 解決策：「紙から紙」か「紙・電子データから電子データ」を選択する。電子データで保存する場合、電子帳簿保存法を順守しつつ、漏洩防止やデータ消失に注意する
１ 2024年1月1日以降、受け取った請求書の取り扱い方
テレビCMなどでも頻繁に聞くようになった電子帳簿保存法。いよいよ2024年1月1日から皆さんの会社でもその対応が始まります。紙ではなく、電子データで受け取った請求書や領収書など（以下「請求書」）については、2024年1月1日以降は、電子データのままで保存することが義務付けられます。
では、紙で受け取った請求書はどのように扱えばよいのでしょうか。具体的には、請求書を以下のいずれかの方法で保管しなければなりません。
- 紙で受け取った請求書の原本を紙で保存
- 紙で受け取った請求書をスキャンして、電子データで保存。この場合、データの改ざんなどを防ぐためタイムスタンプが必要であったり、データ化するまでの期限などが決まっていたりする
つまり、「紙から紙」か「紙・電子データから電子データ」を選択するということですが、現場ではこまごまとした疑問が生じると思いますので、この記事で紹介します。
２ スキャナ保存した請求書の原本はすぐに捨ててよい？
請求書をスキャナで読み取り、見切れがないことや、折れ曲がりがないことを確認したら、紙の請求書は即時に廃棄できます。ただし、内部統制の一環として定期的な社内検査を行うなど、会社独自のルールがある場合には、それに従うようにしましょう。
３ 私物のスマホでスキャンしてもよい？
解像度などの要件を満たしていれば、私物のスマートフォンなどをスキャナ機器として利用して問題ありません。一方、電子帳簿保存法とは関係ありませんが、情報漏洩防止の観点から、社内のBYOD（Bring Your Own Device）のルールを確認しておく必要があります。
４ スキャナ保存の要件を満たしていないとどうなる？
スキャナ保存の要件を満たさないと、「税法で決まっている書類を保存していない」のと同じ状態になります。そのため、法人税であれば青色申告の承認の取り消しや、消費税であれば仕入税額控除が認められなくなる事態が想定されるので要注意です。
５ 電子データで受け取った請求書を紙で保存できるの？
2024年1月1日以降、電子データで受け取ったなら、電子データによる保存が「義務」なので、災害その他のやむを得ない事情がなければ、守らなければなりません。やむを得ない事情がないのに紙で保存していると、青色申告の承認の取り消しや、税務調査において重加算税（通常の罰金よりさらに重い罰金）が課されることもあり得ます。
６ パスワード付きの電子データのPASSを外して保存してよい？
請求書がパスワード付きの電子データについて、パスワードを外して保存すること自体には問題ありません。ただし、パスワードを外した後の情報セキュリティ（内容改ざんなど）については注意する必要があります。
７ ファイル形式を変換して保存してよい？
例えば、請求書をxlsx（エクセル）やdocx（ワード）の形式で受領した場合、電子データの形式をpdf形式などに変換することに問題はありません。
８ 電子データの保存期間は？
電子データの保存期間は7年間です。ただし、欠損金が生じた事業年度分については10年間の保存が必要なので要注意です。
９ 電子データと紙の両方で発行された請求書はどうする？
電子データと紙の内容が全く同じであり、かつ、社内で「紙を正本とする」ことを取り決めている場合には、紙の保存で大丈夫です。
ただし、紙で受領した請求書の内容を補完するような情報が電子データに含まれているなど、内容が全く同じでない場合には、 紙と電子データの両方を保存する必要があるので注意しましょう。
１０ 電子データが不用意に消えてしまったらどうする？
電子データで保存している場合、パソコンの故障などによって電子データが消滅してしまう恐れがあります。災害などやむを得ない事情があった場合、即座に罰則が科される可能性は低いでしょうが、データ復旧の努力を求められる可能性は高いです。
データのバックアップは電子帳簿保存法の義務ではありませんが、電子データが消滅するリスクを考慮し、日頃からバックアップを取っておくことが理想です。なお、バックアップは「定期的に」「適切な保存場所へ」行うことが重要です。
以上（2023年12月作成）
（監修 税理士法人AKJパートナーズ 税理士 森浩之）
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