ProCon

１　事業承継に社長の退職金を活用する3つのメリット

社長に退職金を支給すると、事業承継で次の3つのメリットがあります。

1）社長：有利な所得税率が適用される

社長は有利な所得税率で退職金を受領できます。なぜなら、

からです。

退職金は、通常の役員報酬に比べて半額以下の税負担で済みます。実際、億単位の退職金でも所得税はプラス20％程度というケース（所得税の最高税率は55％）が少なくありません。

2）会社：退職金を損金算入できる

退職金は損金算入できるので、34％程度の法人税のメリットがあります。社長の所得税はプラス20％程度、損金算入できる法人税はマイナス34％程度であり、両者を比較すれば、

社長の退職金は、支給できる範囲いっぱいに支給した方が有利

ということが分かります。

3）株価：株価が下がり、株式承継の絶好機となる

社長の退職金には株価を押し下げる効果もあります。中小企業の株価算定に使われる主な評価方法である類似業種比準方式で考えてみます。なお、ここでいう中小企業は財産評価基本通達に基づく会社の区分で、

の規模である非上場企業を指しています。

退職金の支給によって、その事業年度の課税所得と、株価を算定する一株当たりの利益金額をゼロにできる可能性があります。また、事業承継を控えて配当金の支払を抑制している会社も多いですが、その場合、1株当たりの利益金額と配当金額がいずれもゼロとなります。

２　退職金を支給するための手続きと留意点

1）支払原資の確保

先立つものとして、通常の運転資金とは別に退職金の原資を確保しなければなりません。小規模企業共済などの積立制度を利用するとよいでしょう。

2）「退任の事実」をつくる

税務メリットがある退職金の支給は税務調査でも注目されます。税務署に指摘されないように、しっかりと社長の「退任の事実」をつくりましょう。具体的には、出勤や部下への業務指示などが制限され、現実に事業から離れなければなりません。

こうした「退任の事実」が認められない場合、退職金は「賞与」となります。金額によっては、社長に最高税率の所得税が課税されます。また「賞与」は損金不算入なので、会社も法人税の追徴課税（追加の納税や延滞税・重加算税などの罰金税）を受けます。

3）取締役会と株主総会の決議

社長の退任が決まったら、取締役会が社長の退職金の支給を議案とする株主総会の招集を決定します。

次に、株主総会において社長に対する退職金支給議案が承認可決される必要があります。株主総会の決議では、退職金の具体的金額を決議してもよいですし、退職金規程に従って支給することとし、具体的な手続は取締役会に委任する旨を決議してもよいです。

取締役会や株主総会の議事録に、社長の功労（在任中の売上や利益の推移など）を記載することも考えられます。社長の退職金は高額になることが多いですが、在任中の功労が具体的に記載されていれば、税務調査でも指摘されにくくなります。

なお、株主総会を開催していない中小企業も多いですが、退職金の支給のような重要な手続では必ず株主総会を開催しましょう。株主総会を開催していなかったために、退職金の支給が否認された事例もあります。

4）退職金の支給の実施

株主総会の決議に基づき、後任の代表取締役が退任した社長に退職金を支給します。退職金は所得税及び住民税の源泉徴収が義務付けられているので、源泉徴収税を控除した金額を振り込みます。なお、源泉徴収税は、支給月の翌月10日までに納付しなければなりません。

３　退任のタイミングを慎重に決める

事業承継では、

社長が退任するタイミングをいつにするか

が難しい問題となります。社長の退職金を支給するには「退任の事実」が必要ですが、実際に社長が事業から離れることは容易ではなく、その決断が遅れがちです。

社長が安心して退任して、退職金が受領できるようにするために、種類株式などを使って、法律上の支配権を社長に残す仕組みなどを入れることも検討できます。

以上（2023年6月更新）
（執筆：日比谷タックス＆ロー弁護士法人 弁護士　福崎剛志）

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画像：Mariko Mitsuda

１　事業承継に投資育成会社を活用する3つのメリット

投資育成会社（正式には「中小企業投資育成株式会社」）とは、

中小企業投資育成株式会社法に基づき設立された投資会社で、その株式は経済産業省、地方公共団体、銀行などが保有

しています。一般的な株式会社と違う公的な株式会社として位置付けられており、東京・名古屋・大阪の3カ所にあります。

この投資育成会社を活用すると、事業承継対策として次の3つのメリットがあります。

1）事業承継コスト（贈与税など）が軽減される

例えば、社長が株価1億円の事業会社の株式を100％保有しているとします。その株式を長男に贈与する場合、1億円の財産を贈与したものとして贈与税が課税されます。一方、社長が保有する株式の30％を投資育成会社に売却し、70％しか保有していない状態にすると、7000万円の財産を贈与したものとして贈与税が課税されるので、負担が軽減されます。

日本の贈与税や相続税は、財産の額が大きくなるほど税率も高くなるので、株式価値を減らせば事業承継コストはそれ以上の割合で軽減されます。しかも、投資育成会社は、事業会社の株式を保有したとしても経営に干渉することはありません。こうしたことから、事業承継対策の1つとして投資育成会社の活用が検討されているのです。ただし、投資育成会社は、事業会社の株式50％超は保有することができないことは把握しておきましょう。

2）会社の信用力を向上させる

投資育成会社が株主になると、会社の信用力向上が期待できます。投資育成会社から出資を受けるためには、出資に関しての事前相談をした上で、正式な出資申込を行い、審査を受けなければなりません。

審査では、

が求められます。このような審査手続きをパスして、初めて投資を受けられることから、取引先や金融機関からの評価につながります。

投資育成会社の投資先は2022年10月時点で全国に2744社ありますが、その投資先企業は優良な上場会社や中堅企業が多いです。

3）経営の安定性を高める効果が期待できる

投資育成会社が株主となることで、より確実な経営が行えるようになります。例えば、投資育成会社が株主となった場合、毎年の株主総会に投資育成会社が出席します。また、株主総会開催前に決算内容や議案などについて、事前説明を求められることも少なくありません。このように株主に投資育成会社が入ることで、会社法や税法など、これまで以上に法令を遵守した経営を求められるようになり、その結果、経営の安定性が高まるという効果が期待できます。

さらに、投資育成会社は、中小企業の「育成」を使命としているため、各種の経営課題についての相談もすることができます。

２　投資育成会社に株式を保有してもらうための手続き

1）事前相談と出資審査

投資育成会社から投資を受けるためには、東京・名古屋・大阪のいずれかの投資育成会社に投資の相談と申込をします。その上で、投資育成会社の審査を受け、投資決定を受ければ、株式を引き受けてもらえます。

投資育成会社からの出資の流れは次の通りです。

2）株式取得

投資育成会社の投資が決定したら、経営者などが保有する既発行株式を譲渡するか、新株を発行することによって株式を保有させます。

投資育成会社が株式を取得する価格は、投資育成株価算定方式（以下「投資育成算式」）という特有の計算方法で算定されます。投資育成算式とは、１株当たり予想利益を基にした収益還元方式によって算定されますが、その金額は一般的に使われる算式（類似業種比準方式など）に比べ、かなり低額になります。

3）安定配当の継続

投資育成会社は、毎年、投資額の6％を配当として求めてきます。通常配当を実施していない会社が6％の配当を実施するには、種類株式の優先配当株式（普通株式より優先して配当する株式）を設定したり、株式の属人的定め（定款で株主ごとに異なる取り扱いを定めること）を設けたりして、投資育成会社にだけ配当できるような仕組みを導入する必要があります。

なお、投資育成会社は長期的な投資を行っており、一度投資をしたら原則として10年以上は投資を継続します。従って、年6％の配当は10年以上継続されます。ただし、事業の状況が悪いときは配当をする必要はありません。

３　株式を買い戻す際の重要なポイント

投資育成会社は、投資育成算式に従って企業の株式を取得します。投資育成算式は、1株当たりの予想利益を基にした収益還元方式なのですが、その算式によって算定される額は、

企業が成長するにつれ高額になっていく

ことが特徴です。従って、10年間、投資育成会社に株主になってもらい、事業承継も完了したので株式を買い戻したいと考え、改めて投資育成算式で株価を評価すると、何倍にもなっているということが少なくありません。

毎年6％の優先配当をし、最後には買い戻す価格が何倍にもなる可能性があることを理解した上で活用する必要があります。

また、株式を買い戻すとき、

自社の株主の3分の1以上が、従業員持株会、取引先、銀行などの同族株主以外の株主で占められていなければ、投資育成会社は株式の買い戻しには応じない

ことになっています。将来的に従業員持株会などが整備できなければ、買い戻しが困難となることに注意してください。

以上（2023年6月更新）
（執筆　日比谷タックス＆ロー弁護士法人　弁護士　福崎剛志）

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画像：Mariko Mitsuda

１　いよいよインボイス！　対応漏れがあると消費税の負担増？

いよいよ2023年10月1日からインボイス制度が始まります。消費税の申告を行っている会社であれば、インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）の登録は終わっていることでしょうが、対応はこれだけではありません。立場ごとにまとめると次のようになります。

1.売手（インボイスを発行する側）

2.買手（インボイスを受け取る側）

3.売手・買手共通

これらに対応していないと、仕入税額控除（消費税額の計算上受けられる控除。以下「控除」）を受けられず、消費税の負担が増える恐れがあります。これでは意味がないですよね。そこで、この記事では、

インボイス発行事業者の登録届出後からインボイス制度開始までにすべきこと

をまとめますので、抜け漏れのチェックにご活用ください。

２　売手（インボイスを発行する側）の立場ですべきこと

1）インボイスの発行方法を決める

必要な項目（詳細は後述）が記載されていれば、請求書、領収書など、どの書類もインボイスになります。そのため、まずはどの書類をインボイスにするかを決め、追加しなければならない項目を確認しましょう。一般的には、現在使用している請求書にインボイスとして必要な項目を追加するケースが多いです。

また、契約書の締結だけで、毎月の請求書などを発行していない取引（オフィス賃貸料や会費など）がある場合は、インボイスとして必要な追加項目を記載した通知書を作成・送付し、契約書とともに保存してもらうようにしましょう。

また、インボイスを紙で発行するのか、電子データ（会計ソフトやPDFで作成したもの）で発行するのかを決め、取引先にも発行様式を伝えるようにしましょう。

2）インボイスに必要な項目は記載されているか確認する

インボイスには、今の請求書の記載項目に加えて、

を記載しなければなりません。記載項目に漏れがあるとインボイスとは認められず、受け取った側は消費税上の控除を受けられなくなるので注意が必要です。

3）簡易インボイス（適格簡易請求書）が発行できる業種かを確認する

インボイスの記載項目は厳密に決められていますが、一部の業種では記載項目を簡略化したインボイス（簡易インボイス）の発行が認められています。一定の業種とは、不特定多数の客と取引を行う次の業種です。

小売業、飲食店業、旅行業、タクシー業、写真業、駐車場業など

簡易インボイスでは、

相手の名称の記載が不要

です。現在のレシートなどに追加しなければならない項目は、

の2点です。従来のレシートにスタンプや手書きで対応することも認められているため、取引規模によっては、レジシステムなどの更新をしなくても問題ないかもしれません。

4）発行したインボイス（写し）の保存方法を決める

発行したインボイス（写し）は、取引日の課税期間の末日の翌日から2カ月を経過した日から7年間保存しなければなりません。3月末決算（2023年度）の会社の場合、2024年6月1日から2031年5月31日までの7年間です。

インボイスは、

します。

消費税法上、インボイスの保存方法は紙でも電子データでも問題ありません。しかし、電子帳簿保存法により、2024年1月以降は、電子データで受けたったものは電子データで保存することになっています。これは、法人税と所得税に限った話ですが、実務上、インボイスと請求書が別々に送られてくることはほぼ想定されません。インボイス制度が始まる2023年10月までに電子保存の体制を整えなければならないわけではありませんが、半年後には電子保存の義務化にかかる宥恕規定が無くなるので、インボイスへの対応と同時に電子保存の対応も進めていくのが効率的です。

5）取引先への登録番号や変更点を通知する

こうしてインボイスの体裁や発行方法が決まったら、インボイス制度が始まる前に取引先に通知しましょう。インボイスが発行されるかどうか、税金の計算上で影響を受けるのは買手（受け取る側）です。買手の管理や社内手続きの都合上、インボイス制度が導入される前に、インボイス発行事業者かどうかを把握しなければならないと考えている会社もあります。

準備が整っているならば、2023年10月を待たず、通知も兼ねて前もってインボイスを発行しておくと、スムーズに対応できるでしょう。

３　買手（インボイスを受け取る側）の立場ですべきこと

1）受け取ったインボイスの保存方法を決める

受け取ったインボイスの保存方法は、前述した売り手側の「4）発行したインボイス（写し）の保存方法を決める」と同じです。

2）会計システムがインボイス制度に対応しているか確認する

インボイス制度が始まると、会計システムに入力する取引項目に「インボイスの有無」を追加しなければなりません。これに対応していない会計システムだと、消費税の納税額計算時に取引すべてについて、インボイスの確認作業が必要になります。会計システムについては、請求書の発行部分だけでなく、日々の取引を入力する部分についても、インボイス制度に対応しているか確認しましょう。

3）経理上の注意点を担当者が認識しているか確認する

インボイス制度が始まっているのに従来の請求書のままだったり、必要な記載項目が抜けていたりする場合、こちらは仕入税額控除（消費税額の計算上受けられる控除）を受けられず、消費税の負担が増えます。また、フリーランスや小規模事業者への影響の大きさから、経過措置（詳細は後述）という特別な取り扱いがあります。

これらを踏まえ、経理担当者は、

という、あらたな確認作業が必要になります。

なお、経過措置とは、免税事業者などインボイス発行事業者でない業者からの仕入れであっても、一定の要件を満たした帳簿を保存していれば、制度開始後6年間は一部控除が受けられるというものです。

また、自動販売機や公共交通機関など、不特定多数の利用者がいるような取引（かつ少額な取引）については、インボイスが不要です。主な取引に、

などがあります。

4）免税事業者などへの対応を決める

経過措置で軽減されているとはいえ、インボイス制度が始まれば、インボイス発行事業者でない免税事業者などへの支払いについては、消費税の負担が増します。金額の大小や取引の重要性などを考慮して対応を決めなければなりません。考えられる対応には、

などがあります。

自社で消費税の負担増を受け入れる場合は、事前に資金繰りへの影響をシミュレーションしておくことが大切です。また、値下げ交渉やインボイス発行事業者への移行のお願いについては、独占禁止法や下請法に違反しないよう注意が必要です。消費税の負担を超える値下げやインボイス発行事業者への移行について、強制的なやり方をした場合は違反となります。対等な立場で交渉するようにしましょう。

４　売手・買手共通ですべきこと

特に、経理や営業部署の社員への研修を実施しましょう。経理部に対して営業部や取引先からインボイスに関する問い合わせを受けるケースが増えてくるでしょう。まずは、

は押さえるようにしましょう。また、制度が始まる2023年10月以降は、新規取引先がインボイス発行事業者かどうか、免税事業者かどうかの確認も行わなければなりません。社内でインボイスに関する問い合わせの専任担当者を決めておくなど社内体制を整えておくと、スムーズな対応が可能になります。

以上（2023年7月作成）
（監修 税理士法人アイ・タックス 税理士 山田誠一朗）

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画像：haruiro-Adobe Stock

１　オーナーか個人か。立場で異なる2つの事業承継問題

事業承継では代表の座を移すことに加えて、経営権（オーナーが所有する自社株式など）を円滑に承継させなければなりません。これはオーナーにとって、

といった違いがあります。従って、自社株式の円滑な承継のためには、オーナーの相続についてもスムーズに行われるよう事前の対策が必要なのです。

２　経営権の承継の問題とは

株式会社の場合、会社法上、定款の変更や役員の選任といった経営に関する重要な事項の決定には、株主総会で承認されなければなりません。承認に必要な議決権の割合は、決定事項に応じて会社法に定められています。もし、オーナーや意思を同じくするオーナー以外の株主（家族や役員など）だけで、承認に必要な議決権の割合を確保できていないと、

オーナーや取締役会で重要事項を決定しても、株主総会で承認が得られない可能性

が出てきます。

従って、事業承継対策の1つとして自社株式が分散するのを避けることが大切です。後継者が会社の重要事項を決定できるように、後継者と意思を同じくする後継者以外の株主（家族や役員など）に、持株比率（議決権）を集約しておく必要があります。これが経営権の承継の問題です。

なお、承認に必要な議決権の割合ごとの決議内容等は次の通りです。

経営の安定化のためには、最低でも議決権の2分の1超、理想は議決権の3分の2以上の確保が必要です。また、社外株主（オーナーと意見を異にする可能性のある株主）に議決権の3分の1超を保有させないことです。

また、オーナーの個人所有の土地や建物などを会社が賃借して事業に使用している場合や、経営上重要なオーナー所有の財産（自社株式以外）がある場合には、これらの資産も後継者に承継しておいたほうが経営の安定化につながります。

３　経営権の承継の問題対策：株式の集約・分散防止

1）譲渡制限株式

株主が自身の所有する自社株式を譲渡しようとする場合には、会社の承認を必要とする旨を定款に定めることができます。この株式を譲渡制限株式といいます。この場合の会社の承認とは取締役会設置会社においては取締役会、未設置会社においては原則株主総会の承認となります。

譲渡制限株式を譲渡する場合の手続きは次の通りです。

2）株式の売渡請求権

譲渡制限は相続や合併などの一般承継による取得には適用されません。このため相続や合併などにより、譲渡制限株式を相続した株主に対して会社がその株式を売り渡すよう請求できる旨を定款に定めることができます（会社法第174条）。なお、この売渡請求は相続などがあったことを知った日から1年以内に、株主総会の特別決議を経て請求する必要があります（会社法第176条第1項）。

４　経営権の承継の問題対策：種類株式の活用

会社法では定款に定めることにより、権利の内容が異なる複数の株式を発行することを認めています。前述の譲渡制限株式もそのうちの1つですが、この他、議決権制限株式や拒否権付株式（黄金株）、取得条項付株式などを活用すると後継者に議決権を集中させたり、逆に未熟な後継者の議決権行使を抑制したりすることができます。

なお、種類株式の活用に関する詳細については、以下のコンテンツをご参照ください。

▶ 80070　【オーナー企業の事業承継（7）】財産権と経営権の移転に関する対応策

５　オーナー個人の相続問題とは

通常、相続が発生すると

ことになります。この分割協議は相続税の申告期限（相続発生後10カ月）以内をめどに行われますが、相続人全員の合意を必要とするため、しばしば協議が難航することがあります。いわゆる「争続」の発生です。特にオーナーの相続財産は自社株式や会社で使用する資産の占める割合が高いことが多いので、これを後継者に集約しようとすると、他の相続人の相続する資産とのバランスが崩れ、合意を形成するのに難航しがちです。

事業承継では、オーナーに万一のことがあった場合に、こうした「争続」を避け円滑に経営を後継者に承継するため、遺言を残しておくことも一法です。

６　オーナー個人の相続問題対策：遺言の作成

1）公正証書遺言

公正証書遺言とは、遺言者が証人2人以上の立ち会いの下、公証人の面前で、遺言の内容を伝え、それに基づいて、公証人が遺言者の意向を文章にまとめて作成するものです。公証人は裁判官、検察官などの法律実務に携わってきた法律の専門家で、法律的に見てきちんと整理した内容の遺言を作成します。そのため、要件の不備で遺言が無効になるのを避けることができるため、3種類のうちで最もお勧めの遺言書です。また、原本が公証役場に保管されるため、遺言書の破棄や、隠匿や改ざんの心配もありません。なお、公正証書遺言の作成に当たっては手数料が必要になります。

2）自筆証書遺言

自筆証書遺言とは、遺言者が自筆で遺言内容の全てを書くものです。もし、要件に不備があれば遺言全体が無効になる場合があるので、慎重に作成しましょう。

作成に当たっての注意点は次の通りです。

なお、民法改正により、財産目録については自筆ではなく、パソコンでも作成できます。また、法務局に遺言書を保管でき、その遺言書については、家庭裁判所の検認も不要となります。

3）秘密証書遺言

遺言者が、遺言の内容を記載した書面に署名押印をした上で、これを封じ、遺言書に押印した印章と同じもので封印し、公証人および証人2人の前にその封書を提出し、自己の遺言であることを証明してもらう方法です。

遺言の内容を誰にも明らかにせず秘密にすることができますが、公証人がその内容を確認できないため、自筆証書遺言と同様に要件に不備があれば遺言全体が無効になりますし、家庭裁判所の検認も必要です。

７　オーナー個人の相続問題対策：遺留分への対応と民法の特例

1）遺留分と遺留分侵害額請求権

民法では遺言の内容にかかわらず、相続人の最低限の相続分を保障するために「遺留分」が定められています（民法第5編第8章）。

遺留分は、相続人のうち、配偶者、子、直系尊属（被相続人の父母）にだけ認められており（兄弟姉妹は対象外）、その割合は法定相続割合の2分の1（直系尊属のみが法定相続人のときは3分の1）です。なお、遺留分算定の基礎となる財産は、

（相続開始時点で被相続人が有していた財産の価額）＋（生前贈与した財産のうち、相続開始前1年以内に贈与した一定の財産の価額）－（債務の価額）

となります。なお、相続人に対する生前贈与については、特段の事情がない限り、相続開始前10年以内（2019年6月30日以前に発生した相続にしては無期限）の贈与について、遺留分算定の対象となります。

オーナーが遺言を作成し、後継者に対して自社株式や事業用資産を集中して相続させたり（遺贈）、生前に贈与したりすると、他の相続人の「遺留分」を侵害する場合があります。

遺留分を侵害された相続人は、遺贈や生前贈与を受けた後継者に請求して遺留分を取り戻す権利が認められています。これを「遺留分侵害額請求権」といいます。

遺留分侵害額請求権を行使された後継者は、遺留分に相当する金銭を支払わなければならないため、多額の資金調達を強いられたりすることがあります。

このような事態を避けるため遺言の作成に当たっては、専門家とも相談の上、他の相続人の遺留分に十分配慮しなければなりません。

2）遺留分に関する民法の特例

民法では、被相続人の生前に、遺留分を有する相続人が自分の遺留分を放棄することが認められています。ただし、そのためには、それぞれの相続人が自分で家庭裁判所に申し立てをして許可を受けなければなりません。これらの作業負担が大きいことや、家庭裁判所による許可・不許可の判断が相続人ごとにバラバラになる可能性があることなどから、自社株式の分散防止対策としては利用しにくいものとなっています。

そこで、「中小企業の経営の承継の円滑化に関する法律（経営承継円滑化法）」では、一定の要件を満たす中小企業の後継者が、オーナーの遺留分を持つ権利者全員が合意し、所要の手続きを経ることで、遺留分に関する民法の特例の適用を受けることができるよう定められています。

この特例を受けるための一定の要件と所要の手続きは次の通りです。これらを満たすことにより、「除外合意」と「固定合意」の適用を受けることができます。

1.除外合意

除外合意とは、

後継者が旧オーナーからの贈与により取得した自社株式の全部または一部について、その価額を遺留分を算定するための価額に算入しない旨を合意すること

をいいます。

2.固定合意

固定合意とは、

後継者が旧オーナーからの贈与により取得した自社株式の全部または一部について、遺留分を算定するための財産の価額に算入すべき価額を、当該合意時における価額とする旨を合意すること

をいいます。

固定合意により、将来の遺留分侵害額請求権に対応した価額を合意時点の価額に固定することができ、将来の相続発生に備えての資金対策などが立てやすくなります。

原則として、遺留分の価額の算定時期は相続開始時点です。しかし、この場合、後継者がオーナーの生前に自社株式の贈与を受けて事業を引き継ぎ、会社の業績を向上させ、株価が上昇すると、相続時にその株価の増加分が遺留分算定財産に加算されてしまいます。すなわち、後継者が経営努力をすればするほど遺留分侵害額請求の対象財産が増加してしまうという矛盾した結果となってしまいます。

そこで、譲渡を受けた株式の価額を後継者とその他の推定相続人との間で合意した価額で固定し、経営努力による価額の上昇分を後継者に取得させることとしたのがこの固定合意です。

以上（2023年6月更新）
（監修　辻・本郷税理士法人　税理士　安積健）

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画像：soo hee kim-shutterstock

１　改善のための「手段」が「目的」になっていないか

業務改善と人材育成を両立させることが経理管理職にとって大変重要です。具体的には、実務で使うことが多いフォーマットやスケジュール表などを用いて、どのように業務改善しながら、人材育成につなげるのかが肝になってきます。まず業務改善に取り組む際は、

手段と目的を取り違えない

ことです。

よく、「属人化の排除」とか「作業の標準化」といったキーワードが、経理部内で業務改善に取り組む際に聞かれます。しかし、これらはあくまでも、通過点にすぎないということを常に覚えておいてください。これらを通じて本来達成したいことは、

効率化や正確性の向上

ではないでしょうか。手段であるはずの「属人化の排除」や「作業の標準化」が目的にすり替わってしまったケースを実際に見かけます。例えば、年に1回しか発生しない年度決算の作業について、完璧なマニュアルを1週間かけて作成したメンバーに皆さんはなんと声を掛けますか？

このような事態に気がつき止めることができるのは、管理職の皆さんだけです。自分のチームが、効率化のために「非効率」な改善活動を行うことがないよう、豊富な経験と部全体を見渡せる広い視野を使って、正しい方向に導いていきましょう。

２　経理部門の「実務３種の神器」とは

それでは、効率的な改善活動とは、どんなことを行えばよいのでしょうか。

おすすめは、経理の「実務3種の神器」と私が呼んでいる3種類の資料を中心に、見直すことです。その３つとは、

です。フォーマットはもちろん、残り2つも皆さんの会社でも使われているのではないでしょうか。

改善に失敗しないポイントはここにあります。

新しいものを作らず、「ありもの」を手直し

します。多忙な中で業務改善を進めるには、ハードルを下げすぎるくらいに下げたほうがよいのです。そうでないと途中で挫折してしまいます。まじめな方ほど、「せっかくの機会だから、今使っているスケジュール表をゼロから見直したい」と思うかもしれません。その気持ちはよく分かります。しかし、私たちには十分な時間はないのです。そのために改善に取り組んでいるのですから。特に管理職の皆さんは、そのことを常に頭に入れて、自分もチームも「完璧主義」を目指さずに、代わりに「効率化」や「正確性向上」という本来の目的からブレないよう取り組んでいきましょう。

3つの資料のうち、とくにフォーマットはメンバーの業務の内容や方法を改善するのに直接効果があります。具体的には、

作業時間の短縮やミスの再発防止

につながります。なぜなら、フォーマットは、何を（WHAT）どう（HOW）やるかが記録された資料だからです。

一方、業務分担表とスケジュール表は、皆さん管理職にとって非常に役立つ資料です。これらを使えば、

チーム全体について客観的かつ網羅的に把握する

ことができます。

業務分担表は誰が（WHO）やるかを示し、スケジュール表はいつ（WHEN）やるか、を表します。このように、人手と時間という私たちに圧倒的に足りない2大資源を活用するには、まずは現状を捉えることが必要です。そのためにはこの2つが羅針盤として役立つことは想像できると思います。

３　神器その１：フォーマット

フォーマットは、経理作業の過程や結果を記録した資料です。会社ごと、ときには個人ごとに異なるものをお持ちだと思います。そこで、フォーマットについて、シンプルで実践しやすい改善ポイントをお伝えします。皆さん自身がフォーマットを作成するときはもちろん、メンバーにOJT（On the Job Trainingの略で、実際の仕事を通じて、業務上の知識やスキルなどを身に付けさせる育成方法）で指導するときの参考にしてください。

まず、

フォーマットの上で、出力箇所と入力箇所をはっきり分かる見た目に整えること

です。例えば、エクセルシートでどのセルが最終結果なのか、そしてそのためにデータを入力したのはどのセルか、一目で分かるよう、セルの色を使って色分けするのもいいでしょう。

この方法は、セルだけでなく、シートに対しても使えます。経理が作成するフォーマットは複数枚のシートにわたることも多いため、シートタブの色分けをすることで、シート間の流れが分かりやすくなります。

まさに、作業の流れが分かるようにすることが目的なのです。その結果、管理職である皆さんがフォーマットの中身を確認しやすくなり、ミスの発見につながります。さらに、担当を変更する際の引き継ぎもスムーズになりますので、属人性をなくす効果もあります。

フォーマットについては、「マニュアルを作った方がいいか」という質問もよくいただきます。わたしは、必ずしも必須ではないと考えています。確かに属人性をなくす効果は高いのですが、作成にかかる工数が多いため、前述の「非効率な効率化」になりがちだからです。

立派なマニュアルを作る代わりに、フォーマットに直接書き込むこと

をおすすめします。例えば、入力箇所のそばのセルに直接書き込んだり、メモ機能を使ったりするのもよいでしょう。このとき、必ず書いてほしいのは、

「どの資料から」「どの数字を」持ってくるか

の2点です。わたしたちの仕事は数字を扱うため、どこかから数字を入手して、それを加工する作業が非常に多いのです。

完璧を目指さずに、メリハリつけてこれらの点を押さえるだけでも、6～7割程度の課題は改善されると私の経験上感じます。つまり、フォーマット次第で、業務の正確さと効率は大きく変わるのです。皆さんも、口頭だけでは引き継ぎを受けた内容を記憶して実践するのは難しいという経験をお持ちではないでしょうか。「目に見える」フォーマットというのは、後から誰が見ても、理解し実践することができるのです。

目に見えるものが残り、引き継がれていく。

業務の属人性や正確さを改善したい管理職の方は、この大原則をぜひ覚えておいてください。

４　神器その２：分担表

分担表は、誰がどのような業務を担当しているかを一覧にした資料です。なかには作っていないというケースもあるかもしれません。その場合には、とりあえず6割のものを作ることから始めてみてください。気付いたときに内容を更新して、精度を上げていけば十分です。

分担表の目的は、

業務の全体を俯瞰（ふかん）すること

にあります。例えば、特定のAさんに作業の遅れが目立つ場合、分担表でAさんの業務を確認することで、業務の量や質がすぐに分かります。管理職であれば、誰がどのような業務をしているかは、頭の中に入っているという方もいるでしょう。しかし、私自身の管理職経験を考えても、目立つ業務は覚えているものの、すべての業務を把握するのは難しいと感じます。何か問題が生じたときには、もれなく状況を把握する必要がありますので、自分の勘や記憶に頼るべきではありません。

さらに、私自身が役に立ったと感じたのは、実は業務量が少ないメンバーを見つけることができた点です。日頃とても忙しそうにしていたので当初は気が付かなかったのですが、分担表を改めて確認したところ実はそれほど業務が割り当てられていなかったという経験があります。業務負荷が大きい場合には減らし、逆に小さい場合には能力なども見つつ増やすという、まさにチーム運営のツールに使えます。

また、ある人が同じ業務を長い期間やっていることに気が付く場合もあるでしょう。その場合には分担を替えるなど、人材育成の観点でも活用できます。特に若い方はキャリアアップに熱心ですので、上司として、各人の成長をサポートする方法を考える必要性を強く感じます。キャリアの話から入るのはハードルが高いと思いますので、ぜひ馴染みのある分担表をきっかけに会話を重ねてみてはいかがでしょうか。

５　神器その３：スケジュール表

スケジュール表は、いつどの業務が予定されているかが一覧できる資料です。会社によっては、分担表とまとめて1枚のこともあります。

スケジュール表の目的は、

作業間の関連を明確にしたり、ボトルネックを特定したりすること

です。経理の仕事は、期限が決まっていることが多いため、もし特定の作業が遅れた場合にどのような影響があるのかを把握し、対処するのに役立ちます。

同時に、メンバーのマネジメントの観点からも意味が大きいものです。業務量が多くなる時期がいつなのかがあらかじめ分かれば、メンバーに労働時間を増やしてもらったり、可能であれば臨時の人手を入れたりすることもできるかもしれません。メンバーにとって不満要因になりやすいのは、想定外に負荷がかかることです。あらかじめ時期や忙しさが見通せて、実際にその範囲でおおむね収まれば、繁忙期であっても意外に不平不満にはつながらないと、経験から感じます。そこで、計画としてスケジュール表を作るのも大事ですが、実績を記録して、計画との違いを把握し、対処をすることで改善しましょう。決算数値に対して行う予算実績比較と同じです。

管理職の皆さんにとって分担表とスケジュール表は、業務の改善と人材育成の両面から、大きな武器になります。とくに、分担表はメンバーの満足度を上げるために、スケジュール表は不満要因を減らすのにつながります。現状に何か課題を感じている場合には、これらのありもののツールをまずは眺めてみるところから、ぜひ始めてみてください。

以上（2023年6月作成）
（執筆　管理会計ラボ株式会社　代表取締役・公認会計士　梅澤真由美）

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画像：Kittiphan-shutterstock