新幹線で産直品配送、路線バスで車内販売……新ビジネスや物流効率化のヒントになる「貨客混載」事例集

書いてあること

  • 主な読者:運送業者・運輸業者、地域の特産品生産者、飲食店事業者、EC事業者など
  • 課題:旅客の運送車両に貨物を載せる「貨客混載」を活用したビジネスチャンスを知りたい
  • 解決策:新幹線での産直品配送や路線バスでの車内販売など、貨客混載の事例を参考にする

1 「貨客混載」は新ビジネスのチャンス!

鉄道やバス、タクシーといった旅客を運送する車両が空きスペースを使って貨物を配送したり、トラックが旅客を搬送したりする「貨客混載」を活用する動きが、広がりをみせています。

2023年6月30日からは、これまでの鉄道、路線バス、高速バスに加えて、貸切バス、タクシー、トラックについても、全国で貨客混載を活用できるようになりました(従来は人口3万人未満の市町村の過疎地域のみで活用が可能でした)。

貨客混載は、コロナ禍でのタクシーなどによるデリバリー事業でも注目されましたが、本来はコロナ対策だけでなく、

人口減が進む日本の貨客運送を効率化し、持続性を高めるための手段

として大きな意味を持っています。2020年の関連法の改正により、地域公共交通計画に「貨客運送効率化事業」を盛り込むことが可能になったことを受けて、貨客運送に関する課題解決のために貨客混載を活用する動きが広がってきています。

貨客混載の活用は、運送業者・運輸業者はもちろん、地域の特産品生産者や飲食店事業者などにとっても、次のようなメリットがあります。

  1. 商品の新たな配送エリアの確保
  2. 配送時間の短縮や配送の効率化
  3. 配送の担い手不足の解消

この記事では、貨客混載をビジネスに活用するための参考になるよう、貨客混載の事例(一部は実証実験)を紹介します。

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2 広域での物流の新サービス

1)特産品や産直品の都市部などへの配送・販売

農水産物などの特産品や産直品を都市部の消費者に届ける手段として、鉄道やバスを活用する事業が生まれています。

JR東日本は、埼玉県さいたま市の大宮駅構内に、長野県の特産品を新幹線で直送して販売する地方創生ショップ「信濃の風」を開店しました。長野県内の旬の野菜や果物を毎日新幹線「あさま」で輸送しています。

食材のマーケティングなどを手掛けるアップクオリティ(東京都新宿区)が運営する東京・新宿三丁目に立地する飲食店「バスあいのり3丁目TERRACE」は、全国からの高速バスの空きトランクを使った配送で入手した全国各地の食材を使った飲食物を販売しています。メニューには、福井の甘エビを使ったユッケご飯や、高知の藁焼きかつおが入ったサラダ、岩手の豚肉や鶏肉を使ったバーガー、新潟や熊本などのご当地アイス・ジェラートなどがあります。

銚子電気鉄道(千葉県銚子市)はJRバス関東(東京都江東区)と連携して、同社が手掛ける商品や銚子の特産品をJRバス関東の高速バスで配送し、さまざまな場所で販売する企画を行っています。2023年3月には東京駅構内のコンビニで「ぬれ煎餅」や「まずい棒」、銚子の特産品である「醤油羊羹」などを販売しました。

2)新幹線でみどりの窓口に配送

JR九州は、博多駅と鹿児島中央駅間、博多駅と熊本駅間で、九州新幹線の未活用スペース(旧車内販売準備室)を使って荷物を輸送するサービス「はやっ!便」を展開しています。博多駅と鹿児島中央駅間は最速2時間35分、博多駅と熊本間は最速1時間50分で届くスピードが売りです。荷物の受け付けと引き渡しはみどりの窓口で行っており、事前予約は不要です。配送料は、3辺の合計が60センチメートル以下、重量が3キログラム以下の荷物は900円です。

同社は、法人による支店間の書類の送付や機械部品の搬送、飲食店による産地からの生鮮品の購入、個人などによるギフトの送付などの利用方法を紹介しています。

3)高速バスで小荷物を配送

鉄道だけでなく、高速バスでも配送サービスが始まっています。西日本鉄道(福岡県福岡市)は高速・特急バスによる小荷物の配送サービスを行っています。福岡市を起点に、福岡県内や九州の都市のバスターミナルや営業所などでの発送および受け取りが可能です。小荷物のサイズは、重さは30キログラム以内、1辺1メートル以内、容積0.25立方メートル以内。約2時間から約3時間で配送が可能で、福岡市と北九州市(小倉)間は1350円、福岡市と長崎市間は2900円としています。

3 地域内の物流の新サービス

1)タクシーでの買い物支援・代行

タクシー事業を行うつばめ交通(広島県広島市)は、タクシーの乗務員が買い物を代行する「お買い物『おつかい』サービス」や、買い物をする乗客に付き添う「お買い物『付き添い』サービス」を行っています。買い物代行は乗務員が1回で運べる大きさや重さであることを前提に、基本料金を2キロメートル1800円、1キロメートルにつき300円加算としています。同じ料金で薬の受け取りサービスも行っています。付き添いサービスはタクシー貸切料金となる30分3300円からの料金設定としています。

岡山県久米南町が導入している町内限定の乗合タクシー「カッピーのりあい号」は、町内の店舗に注文した商品の宅配サービスも行っています。配送料は、配達用ケース1個につき300円としています。対応している店舗は、食料品や衣料品、農具などの7店舗(2023年2月時点)です。また、同じ金額で町内の住民間の荷物の配送サービスも行っています。

2)路線バスによる移動販売

バス事業を行う十勝バス(北海道帯広市)は2021年12月から2022年2月に、路線バスの後部に食品や日用品を販売する店舗機能を付けたバス「マルシェバス」を運行する実証実験を行いました。通常の路線バスとして運行する一方、運行の途中で所定の3カ所の駐車場にそれぞれ1時間半から2時間停車し、車内販売を行いました。

3)観光客の手荷物配送

佐川急便と、愛媛県内で路線バスを運営する伊予鉄グループ(松山市)、宇和島自動車(宇和島市)、瀬戸内運輸(今治市)は共同で、「しまなみ海道」のサイクリングを目的とした観光客などを想定した、提携宿泊施設間の手荷物配送サービス「バスパ」を提供しています。提携宿泊施設からの集荷を佐川急便が行い、それぞれのバス会社の最寄りの倉庫まで配送。路線バスの荷室で配送し、配送先の提携宿泊施設の最寄りとなるバス会社の倉庫から佐川急便がホテルに配達するサービスです。提携宿泊施設の宿泊者しか利用できません。3辺の合計が160センチメートル以内、重量は30キログラム以内の手荷物が対象で、配送料は2200円としています。

4)地元のパンの販路拡大

JR西日本とヤマト運輸は岡山県総社市の総社商工会議所などと協力して、総社市内の複数のパン製造業者の工場から、パンを毎週水曜日に岡山駅構内の店舗まで配送しています。総社市内の工場のパンをヤマト運輸が集荷して総社駅まで配送し、総社駅から岡山駅までJR西日本・伯備線の旅客列車で配送しています。

岡山市は1世帯あたりのパン消費量が全国で最も多い一方、総社市は岡山県でパンの製造出荷額が最も多いことを踏まえ、総社エリアのパンの認知度や販路の拡大などを目的としたといいます。

4 広域での物流の効率化

貨客混載が可能になったことで、これまで配送事業者が自社の配送網のみで行っていた配送の一部区間を、鉄道やバスを活用することで、物流を効率化させる動きが進んでいます。

1)配送事業の一部区間での鉄道の活用

北越急行(新潟県南魚沼市)は、ほくほく線のうらがわら駅と六日町駅間の旅客列車で、佐川急便の配送物を配送しています。これにより、佐川急便は上越営業所から六日町営業所への配送について、従来は長岡営業所を経由する133キロメートルの輸送区間だったのが、上越営業所からうらがわら駅の17キロメートルと六日町駅から六日町営業所の3キロメートルに短縮されたといいます。

2)配送事業の一部区間での路線バスの活用

バス事業などを行う両備ホールディングス(岡山県岡山市)は、楽天による配送サービス「Rakuten EXPRESS」による、岡山県瀬戸内市と岡山市東区の一部のエリアへの配送に関して、配送ルートの一部区間を路線バスで行っています。

また、丹後海陸交通(京都府与謝野町)は、ヤマト運輸による京都府北部の「伊根・府中地区」への配送に関して、配送ルートの一部区間を路線バスで行っています。ヤマト運輸の配送スタッフは、同市の営業所から最寄りのバス停で路線バスに配送物を積み込み、別のスタッフが約13キロメートル先の停留所で配送物を受け取ります。これにより、ヤマト運輸の同地区への配送トラックの走行距離が、1日約52キロメートル減ったといいます。

3)配送事業の一部区間での高速バスの活用

前述の丹後海陸交通は、ヤマト運輸が契約している京都府北部の若狭湾沿岸で取れた海産物や農産物の配送に関して、野田川丹海前(京都府与謝野町)と京都駅(京都府京都市)間の約130キロメートルの配送を、高速バスで行っています。

この他、近鉄バス(大阪府東大阪市)と宮城交通(宮城県仙台市)が共同運行する大阪と仙台間の夜間高速バスは、福山通運(広島県福山市)および南東北福山通運(宮城県仙台市)による大阪・仙台両市内のバス車庫までの配送を行っています。

5 地域内での物流の効率化

1)タクシーによるラストワンマイルの配送

配送事業者が、ラストワンマイルに地元のタクシー事業者を活用するケースもみられます。

佐川急便は、配送先のタクシー事業者の乗車待ちや空車の時間を利用して、同社の営業所からの宅配を委託しています。2017年11月に、旭川営業所(北海道旭川市)から旭川市米飯地区への宅配業務を旭川中央交通(同)に委託した他、2018年10月には、京都精華営業所(京都府精華町)から京都府笠置町での宅配・集配業務を山城ヤサカ交通(京都府京田辺市)に委託するなどしています。

2)路線バスでパンや農産物を配送

東急バス(東京都目黒区)は路線バスを活用して、沿線に立地するパン製造会社「プロローグ」(神奈川県横浜市)の工場で製造されたパンを、店舗の最寄りのバス停「たまプラーザ駅」まで配送しています。東急バスにとっては新たな収入源となる一方、プロローグには配送のための人員や時間の節減に加え、配送中の事故のリスクの低減につながるなどのメリットがあるといいます。

兵庫県神戸市は国土交通省の「共創モデル実証プロジェクト」の一貫として、路線バスを利用した貨客混載プロジェクトを進めています。2022年度から2023年度にかけて、地元の神姫ゾーンバスによる路線バスを使って、農産物直売所からショッピングセンター内に農産物を配送して店舗で販売したり、飲食店に農産物を配送したりする実証実験を検討しています。

3)鉄道で農産物を道の駅に配送

WILLER TRAINS(京都府宮津市)が運営する京都丹後鉄道は、京都府京丹後市の「久美浜地区」の農産物を、同市内の道の駅「丹後王国 食のみやこ」への配送を担っています。従来、久美浜地区の農家は、道の駅までの往復約50キロメートルを、各自トラックで農産物を配送していました。京都丹後鉄道の久美浜駅から峰山駅への約22キロメートルを旅客列車が配送し、峰山駅で丹後王国が集荷することにより、農家の搬送距離は久美浜駅までの往復約15キロメートルのみとなりました。

以上(2023年9月作成)

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画像:Sarawut-Adobe Stock

【債権回収(9)】債権を守るために有効な「担保」の種類と設定方法

書いてあること

  • 主な読者:万一に備えて担保を設定したい経営者
  • 課題:担保にどのような種類があるのか、またどのように設定すればよいのか分からない
  • 解決策:物的担保は不動産などであり、取引の状態によって決定する。人的担保は経営者個人の連帯保証などであり、改正民法に注意する

1 債権保全の基本は担保の設定

万一、取引先から売掛金が回収できなくなる場合に備えて「債権保全」を講じます。債権保全とは、

債権を確実に回収するための施策であり、基本的な方法が「担保の設定」

です。ただ、実際に担保を設定したことがない人にとっては、具体的な担保の種類や設定方法が分からないと思います。

そこで、この記事で担保に関する基本を紹介します。一口に担保といっても、さまざまな種類と決まりがあるので整理していきます。また、一部の内容は民法改正に関係するので、その点も踏まえます。

この記事で紹介する担保の種類は次の通りです。

  • 物的担保:抵当権、根抵当権、質権、譲渡担保、所有権留保
  • 人的担保:普通保証(単純保証)、連帯保証、根保証

2 物的担保の種類と設定

1)物的担保とは

物的担保とは、

債務者や債務者以外の第三者が持つ特定の財産から、優先的に弁済を受けられるもの

です。物的担保の主な対象は不動産と債権ですが、その他にも機械、商品、有価証券、ゴルフクラブ会員権、現金、船舶、自動車、工場財団などが物的担保の対象になります。

なお、工場財団とは、工場抵当法に基づき、工場に属する土地、工作物、機械、器具、地上権などの全部または一部で組成されているものです。

1.不動産

不動産は担保の代表格です。安定性があり、登記制度による対抗力があるなど、担保に適しています。不動産を担保に設定する場合、登記と実態の両方をチェックしましょう。登記のチェックは不動産鑑定士や司法書士、土地家屋調査士などに依頼できます。また、実態のチェックは、実際に目で確かめる必要があります。

2.債権

取引先が有する債権も担保に設定されます。具体的には、売掛金や貸付金、金融機関に対する預金債権、不動産賃貸借契約などに伴う敷金・保証金・建設協力金の各種返還請求権などです。これらの債権は換金性に優れていて有用なものもありますが、不動産に比べると流動性が高く、知らぬ間に価値が減少したり、毀損したりしている場合があるので、担保として不安定な側面がある点に注意しましょう。

2)物的担保の代表的な設定方法

1.抵当権

抵当権とは、

抵当権者(ここでは債権者。以下、同様)が、抵当権設定者(目的物の所有者=通常は債務者)から目的物の占有の移転を受けることなく、一定額の債権のために目的物を担保に取り、他の債権者に先立って優先的に自己の債権の弁済を受ける権利のこと

です。抵当権の目的物は登記・登録が可能な財産に限られ、不動産が典型です。

抵当権が設定された後も、抵当権設定者は引き続き抵当物件を使用できます。しかし、債務が弁済されないときは、

抵当権者はその物件を競売にかけ、その代金を債権に充当すること

ができます。抵当権設定の効力は、抵当権者と抵当権設定者との間で「抵当権設定契約」を交わすことで発生します。しかし、第三者に対して権利の存在を主張し、他の債権者に対して優先権を持つためには、

登記・登録などの対抗要件を備えること

が必要です。

2.根抵当権

根抵当権とは、

抵当権の一種で、設定契約に定められた不特定の債務をまとめて担保する権利のこと

です。根抵当権の特徴は、優先的に弁済を受けられる金額について、一定限度である「極度額」を定めることです。極度額は、

元本・利息・遅延損害金を含めた当該根抵当権により担保される債務の総枠

を意味するので、通常は元本予想額より少し多めに設定します。

3.質権

質権とは、

質権者(ここでは債権者。以降、同様)に目的物の占有を移転させ、質権者は、他の債権者に先立って優先的に自己の債権の弁済を受ける権利のこと

です。質権の対象となるのは、不動産・動産・財産権です。中でも、

売掛金・貸付金・銀行預金・火災保険金などの債権を質権の対象とする「債権質」は、権利者と質権設定者(目的物の所有者=通常は債務者)にも便利な担保権

です。債権質において、債務者が売掛金・貸付金などの債権を持っている場合、それらを担保に設定することができます。

債権質設定の効力は、質権者と質権設定者との間で「債権質権契約」を交わすことで発生します。また、売掛金など「指名債権」の場合、質権設定者から第三債務者(売掛金の債務者)に対し、確定日付のある通知をするか、第三債務者からの確定日付のある承諾がなければ対抗できません。

指名債権とは、

債権者が誰であるか特定しており、債権の成立・譲渡のために証書の作成・交付を要しないもの

です。

4.譲渡担保

譲渡担保とは、

債権者が債務者に対して有する債権を担保するために、物の「所有者または権利者」(債務者)が、物の所有権または権利を債権者に移転すること

です。譲渡担保権の対象は、動産や債権、不動産などのように財産的価値および譲渡性があるものです。譲渡担保権も抵当権と同様に、物件の所有者と債権者との間で契約を交わして設定しますし、通常、債務者は譲渡担保権の設定後も、目的物を使用し続けることができます。

また、担保の目的物を個々の動産に限定せず、経済活動の過程で流動する動産を一括して設定することもできます。そのため、

  • 集合動産:特定の倉庫内にある商品など
  • 集合債権:特定の取引先との間の継続的取引により発生する売上債権など

の財産についても担保に設定できます。この場合、契約において担保の対象となるものの種類、量的範囲、所在場所を特定しておく必要があります。

なお、譲渡担保権の実行は、通常、

  • 目的物を換価して代金を取得する方法(処分清算)
  • 目的物を取得して、目的物の評価額と債権との差額を清算する方法(帰属清算)

のいずれかになります。

5.所有権留保

所有権留保とは、

売買の目的物の所有権を自社が保有したままにする特約

です。所有権留保特約を付けることで、売主は代金が全額支払われるまで、取引先の他の債権者に対して売買目的物の所有権を主張できます。

ただし、所有権留保の対象が動産の場合、取引先から当該目的物を譲り受けた第三者に「即時取得」されてしまう恐れがあるので、ここは注意が必要です。即時取得とは、簡単にいうと、

無過失で権利者と信じる者から取引によって動産を取得して占有した人は、その動産の所有権を取得し、すぐにその動産を使ったり、売ったりすることができる

ということです。売主が買主に動産を売り、さらに買主が代金を支払い終える前に第三者にその動産を売った場合、その第三者が即時取得するケースがあるということです。

3 人的担保の種類と設定

1)人的担保とは

人的担保とは、

債務者以外の第三者から、債務者に代わって弁済を受けることができるもの

です。人的担保の代表的な制度が「保証」です。

保証とは、

主債務者が債務の弁済ができない場合に、主債務者に代わって保証人が債権者に弁済すること

であり、代表者個人の連帯保証などがあります。保証にはさまざまな種類があるので整理しましょう。

2)保証の種類

1.普通保証(単純保証)

普通保証とは、

主債務者が債務を履行できない場合に、これを補充する二次的な債務のこと

です。ただ、普通保証の保証人は「催告の抗弁権」と「検索の抗弁権」を持っているため、担保というには難があります。

催告の抗弁権とは、

債権者が主債務者に請求せずに保証人に請求してきた際、まず主債務者に請求するよう求める権利

です。

検索の抗弁権とは、

債権者が主債務者に対して請求しても弁済しないので、保証人に請求してきたときに、主債務者に弁済の資力があり、かつ執行が容易であることを証明して、まずは主債務者の財産から執行するよう求める権利

です。なお、保証契約は書面によるものでなければ無効になりますので、注意が必要です。

2.連帯保証

普通保証と違い、連帯保証人は「催告の抗弁権」と「検索の抗弁権」を持っていません。そこで、取引先への債権について相手の経営者が連帯保証人となっていれば、

取引先が債務不履行を起こした際、すぐに連帯保証人である経営者に弁済を求めることが可能

となります。債権者から見ると、普通保証より連帯保証のほうが有利です。

連帯保証も書面によるものでなければ無効です。また、契約を交わす前に次の点をチェックすべきです。

  • 保証人の支払能力は問題ないか(支払能力がなければ意味がない)
  • 保証人の保証意思は確認したか(債権者の面前で保証意思を確認し、署名なつ印してもらう)
  • 「連帯保証」である旨を明記しているか(保証にはさまざまな種類がある)
  • 連帯保証書の免責事項に留意すること(経営者が自己破産すると、税金などを除き免責される)

3.根保証

根保証とは、

債権者と債務者が継続的な取引を行う場合、将来発生するかもしれない不特定の債務をまとめて保証してもらうこと

です。根保証も書面によるものでなければ無効です。また、個人が根保証契約を交わした場合、その保証人を保護するため、

極度額の定めを書面でしなければ無効

となります。

4 【改正民法】人的担保に関連する改正ポイント

1)根保証における保証人保護の拡大

改正前民法では、保証人が法人の場合を除き、貸金等債務の根保証契約については、極度額の定めを書面でしなければ無効でした。改正民法では、個人による全ての根保証について、極度額の定めを書面でしなければ無効となります。

2)情報提供義務に関する規定の新設

改正民法では、保証人保護の観点から「保証契約を締結するとき」「保証人から情報提供を求められたとき」「主債務者が期限の利益を喪失したとき」に、主債務者の情報を保証人に提供しなければなりません。情報提供義務の概要は次の通りです。

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3)個人保証人の保護規定の新設

改正民法により、事業のために借り入れた資金の債務保証は、次の2つに該当する場合を除いて無効とされます。

  1. 保証契約締結前1カ月以内に、保証意思を表示した公正証書を作成(公証人による保証意思の確認手続)
  2. いわゆる「経営者等の保証」

ここでいう「経営者等の保証」とは、次のケースをいいます。

  • 主債務者が法人で、保証人が当該法人の理事、取締役、執行役などである
  • 主債務者が法人で、保証人が当該法人の株式等の過半数を有している
  • 主債務者が個人で、保証人が共同事業者、または事業に従事している配偶者である

以上(2023年9月更新)
(監修 有村総合法律事務所 弁護士 平田圭)

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画像:Mariko Mitsuda

【債権回収(7)】「公正証書」を作成して強制的に債権を回収する準備をする

書いてあること

  • 主な読者:公正証書を作成して、債権回収の強制力を強めたい経営者
  • 課題:公正証書の具体的な効力が分からない
  • 解決策:「強制執行認諾文言」を定めた公正証書であれば、判決に従わず、債務を履行しない相手から強制的に回収できる(強制執行)

1 強制執行の申立ができる「公正証書」の作成

公正証書とは、

公証役場で公証人がその権限に基づいて作成する文書(公文書)

です。単なる公正証書は私的な契約書と比べて訴訟における証明力は非常に強いですが、法的効力自体は同じです。公正証書に私的な契約書よりも強力な効力を持たせるためには、

公正証書に「強制執行認諾文言」を定める

必要があります。強制執行認諾文言とは、

債務を履行しない場合は、「強制執行」を受けてもやむを得ないという条項

です。強制執行認諾文言が入った公正証書を「執行証書」と呼び、確定判決などと同様に「債務名義」になります。

強制執行とは、

判決等によって債務の履行をすべきであるにもかかわらず、相手がそれに応じない場合、裁判所に「強制執行の申立」をして、国家の強制力によって判決等で定められた内容を実現する

ことです。国家の強制力という表現からも非常に強い手続であることが分かります。それ故に強制執行の申立をするには「債務名義」が必要です。債務名義とは、簡単にいうと、

強制執行をする根拠となる文書であり、債権債務の存在を公に認めるもの

です。執行証書は債務名義になるわけですから、その効力の大きさが分かります。

ただし、執行証書は一定の額の金銭の支払い等を目的にするものに限られるため、継続的に取引が行われ、支払額が定まらない「基本契約書」の場合は作成できません。また、執行証書に「執行文」が付与されていなければ強制執行はできないのですが、この点は後述します。

2 強制執行を開始するための要件

執行証書に基づいて強制執行を開始するための要件が2つあります。

1つ目は、

執行証書の正本に執行文の付与を受けること

です。執行文とは、

債務名義に付与されるもので、強制執行ができるという証明

です。執行証書の場合、原本を保存する公証人が債権者の申し立てによって執行文を付与します。少しくどいですが、執行証書であっても執行文の付与がなければ強制執行はできません。

2つ目は、

執行証書の謄本をあらかじめ執行を受けるべき債務者に送達し、そのことを公証人の作成した送達証明書によって執行機関に証明すること

です。

執行文付与の手続は次の通りです。

  1. 執行証書の正本を所持する債権者が、その原本を保存する公証人に対し、手数料を納付して執行文の付与を請求する
  2. 債権者が執行証書の正本を提出して執行文の付与を求めたときには、公証人は、その正本の末尾に、「甲(債権者)が乙(債務者)に対しこの証書により強制執行することができる」旨の文言を付記して、これを債権者に交付する
  3. 執行証書の記載から、金銭請求権が債権者の証明すべき事実の到来(例えば、目的物を先に提供することが条件になっている場合など)にかかっているときは、債権者が、その事実の到来した(条件が成就した)ことを証する文書を提出しない限り、執行文を付与できない場合がある

3 公正証書の作成

以上、公正証書の有効性を紹介してきました。公正証書の作成には手間、時間、費用(相手方の負担にすることもできます)がかかります。また、債権回収のリスクを考えても、全ての契約書を公正証書にする必要はありませんが、取引金額が大きいなどの場合は検討に値します。

詳細は日本公証人連合会のウェブサイトなどに記載されていますが、補足として、以下に公正証書を作成するまでの流れを簡単に紹介します。

■日本公証人連合会■

https://www.koshonin.gr.jp/

まず、契約書に次のように定めておきます。

甲(売主)及び乙(買主)は、本契約締結後速やかに、強制執行認諾条項付の公正証書を作成する。なお、公正証書作成費用は、乙の負担とする

こうすると、契約書に基づいて公正証書が作成される流れとなります。

なお、公正証書を作成する際は、原則として、売主(債権者。以下、同様)と買主(債務者。以下、同様)が公証役場に行きます。しかし、手続上、公正証書を作成したい売主が、買主から公正証書作成のための代理人の選任の委任を受け、後日、売主が買主の代理人を選任して公正証書を作成することもあります。

売主本人が公正証書を作成する当日に公証役場に行かずに売主の代理人と買主にて公正証書を作成する場合の基本的な手順は次の通りです。

  1. 売主と買主が協議して売買契約書を作成する
  2. 買主が「売買契約書の内容について強制執行認諾条項付公正証書とする旨を委任する」旨の委任状に署名なつ印(実印)して、印鑑証明書とともに売主に交付する。その際、添付する売買契約書になつ印する
  3. 委任状があれば、買主の代理人は買主の社員や知人でもよく、その代理人と一緒に公証役場に行き、公正証書の原本に署名なつ印の上、公正証書を作成してもらう
  4. 売主は、作成された公正証書を買主本人に送達することを公証人に申請する(その際、送達証明書の交付も申請。送達証明書の交付は強制執行を開始するための要件。後に強制執行をすることになった場合、買主が行方不明になっていたり、公正証書の受領を拒否したりするなど、強制執行を妨げる事態が生じることを防ぐため)
  5. 売主が、送達証明書を公証人から交付されて完了

以上(2023年9月更新)
(監修 有村総合法律事務所弁護士 栗原功佑)

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画像:Mariko Mitsuda

再び、民泊がアツい! 要件緩和・インバウンド回復で注目を集める民泊事業で成功するポイントとは?  

書いてあること

  • 主な読者:宿泊・住宅事業経営者、不動産を所有している経営者、金融機関担当者
  • 課題:民泊が注目を集めているのは分かるが、成功するポイントを知りたい
  • 解決策:立地や建物にあったプランを打ち出す。その上で利用者との「気張らないコミュニケーション」が人気の鍵になる

1 注目を集める民泊。成功するポイントは?

今、民泊が再び注目されています。2022年10月に日本への入国規制が緩和され、日本政府観光局(JNTO)によると2023年5月の訪日外客数は約190万人(推計値。コロナ禍前の2019年同月比68.5%)と、着実にインバウンド需要が回復しています。

訪日外国人の受け皿の一つである民泊の届出住宅数は、2020年の2万1385件をピークに減少に転じた後、2022年10月から徐々に増加し、2023年5月15日時点で1万9208件となっています。このまま外国人観光客が増え続けると、民泊の需要が供給を上回ることが想定されます。

現に、2023年2~3月末における全国の民泊宿泊者数は約25万人(前年同期比179.3%)に増えています。

そうした未来を見据え、国は民泊参入の要件を緩和します。民泊運営を行うには国土交通省に「住宅宿泊管理業者」として登録する必要がありますが、そのためには

宅地建物取引士、マンションの管理業務主任者、賃貸不動産経営管理士いずれかの資格か、2年以上の住宅取引や管理の事業経歴が必要

です。

この厳しい要件が参入の大きなハードルとなっていましたが、今後は、

通信講座20時間と講義7時間の実務講習を受け、修了試験に合格すれば資格が与えられる

ように要件が緩和されます。国土交通省によると、2023年12月または2024年の1~3月頃には実際に講習が始まる予定とのことです。

このように注目を集める民泊ですが、空き物件や空室を民泊にすればすぐさま利用者で埋まるというわけではありません。民泊事業を成功させるには、

利用者が民泊に何を求めているか

を理解した上で運営することが重要です。

この記事では、民泊仲介大手Airbnb(エアビーアンドビー)の広報部長・松尾崇氏(以下、松尾氏)へのインタビューや、コロナ禍でも客足を伸ばした事例から、「今民泊を運営するならどうすれば成功するか」を紹介します。

2 利用者は「どんなところに泊まりたいか」

1)大都市や観光スポット以外は難しいと思われがちだが……地方の古民家に熱視線

民泊事業で成功するために重要なものの1つは立地です。大都市や観光地の需要が高く、都道府県別の宿泊者数を見ると東京都が最も多く、次いで北海道、大阪府となっています。

こうした立地に恵まれた場所では、今年に入って「1泊7万円」という高単価にもかかわらず、すぐに予約で埋まったり、部屋によっては客室単価を上げてもコロナ禍前のピーク時期より高い売り上げを記録したりするケースもあります。これを聞くと、地方の特に観光スポットのない立地では民泊は難しいのではと思われがちですが、地方にも十分勝機はあるといわれます。

松尾氏によると、

「今は外国人観光客のリピーターが増えているが、東京・大阪・京都といった有名なスポットではなく、地方の日本的なたたずまいの古民家に長期滞在するケースも増えている」

といいます。

2)「古民家に泊まって交流したい」というニーズの高まり

今、20代~30代の若い外国人観光客や日本人旅行者の中には、旅行先を選ぶ際に写真映えするか、どういう雰囲気で旅ができるかも重視する傾向があります。「あの有名な観光スポットに行きたい」「あの有名な温泉に入りたい」といった従来のニーズの他に、

こういう雰囲気の場所に泊まりたい、友人や大切な人、家族とこういう場所で時間を過ごしたい

というニーズで宿泊先を選ぶケースが増えているということです。

松尾氏によると、

「周囲に有名な観光スポットがなくても、その地域の人と交流し、日本の文化や伝統を体験できるという理由で地方の古民家が好まれている。エアビーアンドビーに掲載されている建物自体も蔵造りや茅葺き屋根古民家や歴史ある建物など、バラエティに富んでいるのも大きな魅力」

といいます。

また、地方の古民家が好まれる理由として、

日本の地方自体の魅力が広く知られるようになった

というのも大きいとのことです。

「日本は地方に行けば景観が良く、地形や自然環境も多岐にわたり、その土地ならではの風景があります。しかも、有名ではないにしても温泉や歴史的建造物、神社仏閣、果樹園など、たいてい観光に適した場所があります。人も優しく、地元の人だけが通うような美味しいお店があったりもするのです。エアビーアンドビーでは日付や旅行先を入れなくても宿泊施設を検索することができ、『ビーチフロント』や『最高眺め』といった60以上あるカテゴリからニーズに適した所を選ぶことができるため、旅行先が分散化され、必ずしも観光地ではないところに予約が入るようになっています」(松尾氏)

こうした知られざる地方の楽しみを味わえるのも、民泊の大きな魅力です。有名な観光スポットのない場所には、そもそもホテルや旅館はないことが多いためです。

エアビーアンドビーが2023年7月に発表したデータによると、2022年には日本国内のホテルがない地域で宿泊をした旅行者は6万7000人を超えています。

3)自治体も古民家活用を支援

ここ最近、古民家のリノベーション技術が確立されてきたことも需要が高まっている大きな要因です。昔ながらの日本家屋といえば隙間が多く寒いというイメージが先行しがちですが、昨今では床も壁も断熱材を組み込むことで冬は暖かく、夏は涼しい快適な居住環境を確保することができるようになっています。

松尾氏によると、こうした古民家の快適性が上がったことにより、

「日本人の若い人も古民家民泊を利用する人が増えている」

といいます。

エアビーアンドビーでは2023年7月、世界遺産に登録されている富山県南砺市の五箇山・菅沼集落の合掌造りに無料で宿泊できるキャンペーンを開催。地元の郷土料理や和紙づくりなどの地元体験を通じて、古民家民泊の魅力を世界に発信しています。

こうした古民家民泊の需要に対し、自治体も古民家再生に力を入れています。

兵庫県では、2007年から「古民家再生促進支援事業」を実施。県内の古民家所有者から申請があれば専門家を派遣して建物調査を行い、再生手法の提案などを行っています。そのうち宿泊体験施設や地域活動・交流拠点として再生するもので、改修工事費が500万円以上掛かる場合は補助金を出して支援しています。

■兵庫県「古民家再生促進支援事業」■
https://web.pref.hyogo.lg.jp/ks26/wd27_000000038.html

4)地方の民泊事業参入は今がチャンス?

地方の民泊に外国人観光客や日本人旅行者のニーズが高まり続けると、その需要に対して供給が足りなくなる可能性があります。民泊はコロナ禍で事業を廃止するところが増加し、数が絞られました。

またそもそもの問題として、この記事の冒頭で紹介したように住宅宿泊管理業者の資格を取得するには高いハードルがあり、民泊を始めたいが自分ではなかなか始められず、委託しようにも地方には住宅宿泊管理業者が少ないため見つからず、開業を断念するといったケースもありました。

民泊は日常的な清掃や利用者とのコミュニケーションが必要不可欠なため、離れた都市部の住宅宿泊管理業者では、地方の物件の対応は困難です。

今回、住宅宿泊管理業者の要件が緩和されることで、地方での開業もしやすくなります。要件緩和となったタイミングで早めに資格を取得し、住宅宿泊管理業者が少ない地方で開業することで、「地方の古民家に泊まりたい」という潜在的なニーズに応えられる可能性が高くなるでしょう。

3 成功の肝は気張らないコミュニケーション

民泊運営で多くの利用者に選んでもらうためには、外観や内装を明るいライティングで撮影し、そういった写真を数多く掲載するといった見映えの部分も大事ですが、もっとも大事なのは、

利用者との密なコミュニケーション

といわれます。これは利用者に好まれ、高い宿泊率を維持するのにも重要な要素です。松尾氏によると、

「エアビーアンドビーでは外観や内装よりも、利用者と宿泊前から(場合によっては宿泊後も)メッセージのやり取りをこまめにすると人気が出やすく、レビューも高い傾向にある」

といいます。交流を目的にしている外国人観光客としては、こうしたやり取りだけで大きな満足感を得られるというわけです。

とはいえ複数の住宅を管理する場合、一人ひとりの利用者との丁寧なやり取りは負担が大きいでしょう。この点について、松尾氏によれば、

「利用者が事前に欲しているのは、例えば『到着時に分かりやすい目印があるか』『朝7時からやっているカフェはあるか?』『近くにおいしいお店はあるか?』といったごくシンプルなやり取りだったり、快適に過ごす上で必要な周辺の地元ならではの情報です。こうした情報を共有するだけならさほど負担は大きくありません。複数管理しているプロの方でも、利用者が行くべき・見るべきものを教えてくれるところは人気があります」

とのことです。

エアビーアンドビーでは、チャットで文面を打ち込むと即座に72言語の一つに精度高く自動翻訳され、外国人観光客と気軽にやり取りすることが可能になっています。

そしてこうしたコミュニケーションで成功しているケースに必ず共通しているのが、

気張らないこと

だといいます。

「利用者に対してあれもこれもと気負って、かしこまったやり取りはあまり必要ではありません。普段の気軽な感じで『あそこの店のあんパンはおいしいからおすすめですよ』『あの美容室は雰囲気がいいから行ってごらん』と、地元ならではの情報を知っていて、かつ自然体で教えてくれるホストは評価が高いです。その上で、部屋のテーブルに『ようこそ』と書かれた手紙を一つ置いておくだけで、利用者は求めていた温もりを感じてリピートしてくれやすくなります」(松尾氏)

4 日本人利用者がコロナ禍でさまざまな利用方法に気づいた

1)コロナ禍で民泊の利用用途が広がった

ここまで主に外国人観光客を意識したポイントをお伝えしてきましたが、民泊の利用者は日本人(日本国籍を有する者)が多くを占めます。

冒頭で紹介した2023年2月~3月末における全国の民泊宿泊者数約25万人のうち、外国人は約9万人(前年同期比1645.4%)、日本人は約16万人(前年同期比118.8%)です。2019年2~3月末は日本人の利用が約9万人だったので、コロナ禍前よりも日本人の利用が増えています。

これは、コロナ禍によって日本人が、

民泊の多様な利用方法を知ったから

だといわれます。

まずコロナ禍では、人々は他人との「密」な会話や、エスカレーター、エレベーターといった他人との接触を避ける宿泊先として民泊が注目されました。加えて、友人や恋人と気兼ねなく過ごす空間としての需要も高まり、女子会や誕生会、飲み会などに民泊が利用されるようになったのです。

松尾氏によれば、こうした旅行以外の利用について、コロナ禍直後は都市部の住宅が好まれていましたが、次第に都市部から80キロメートル圏内(首都圏近郊では湯河原など)の郊外や観光地の利用も増えていったそうです。

こうして多くの人がコロナ禍を通じて民泊の多岐にわたる利用方法を知り、民泊の魅力を体感したことで、今後も日本人の利用者が増えていくといわれます。

松尾氏によれば、コロナ禍当初はエアビーアンドビーのウェブサイトで多く検索される日本語のキーワードとして「Wi-Fi」「エアコン」「キッチン」「無料駐車場」など、長期間のワーケーションを連想させるものが増えたといいます。ワーケーションとは、Work(仕事)とVacation(休暇)を組み合わせた造語で、普段の職場や自宅とは異なる場所で仕事をしながら、自分の余暇の時間も過ごすことです。

現在では長期間利用の用途は多岐にわたるようになり、エアビーアンドビーでの長期滞在(28泊以上の宿泊予約)の宿泊数は、2023年第1四半期だけで見ても予約総泊数の約20%を占めているそうです。

民泊で成功するには、場所や宿泊施設の特性など複数の要素を考慮しながらも、こうした利用者のニーズを察知し、それに対応したサービスを打ち出したり、対応可能であることをアピールしたりすることが重要です。

2)コロナ禍でも売り上げを伸ばした民泊サービス

民泊の総合支援会社であるmatsuri technologies(マツリテクノロジーズ)は2020年5月、都心の住宅を中心に、お試しで同棲したいカップル向けに「おためし同棲」サービスを立ち上げました。

1カ月単位の短期契約を前提としたサービスで、敷金や礼金、仲介手数料などの初期費用を掛けずに、家具や家電の用意された住宅で同棲ができるというものです。

不動産のように2年間の賃貸借契約ではなく、保証人も不要なため、始めやすく途中でやめやすいというメリットが多くの注目を集めました。家具や家電があらかじめそろっているという民泊ならではの特色を生かしたサービスといえます。

以上(2023年9月作成)

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画像:wbtky-Adobe Stock

【朝礼】今の頑張りは、過去の自分さえ輝かせる

おはようございます。この会社を退職していく社員がいます。残念なことですが、新天地でのさらなる飛躍を期待しています。忘れないでほしいのは、退職してもこの会社にいた事実は変わらないこと、そして、新天地でもこの会社の元社員という肩書を背負い続けるということです。

これは、今この会社で働いている皆さんにとっても同じことがいえます。皆さんもまた、この会社の社員という肩書だけでなく、過去に勤めていた会社や、出身校に所属していたという歴史を背負い続けるのです。

そのことをよく理解してもらうために、少し昔の話ですが、サッカー元日本代表のゴールキーパー・楢﨑正剛(ならざきせいごう)さんのエピソードを紹介します。楢﨑さんは1999年に、所属していた横浜フリューゲルス(以下「横浜F」)というチームが消滅してしまったため、当時の名古屋グランパスエイト(以下「名古屋」)への移籍を余儀なくされました。楢﨑さんはその後の約20年間、他チームからのオファーを断り続け、引退するまで名古屋でプレーし続けました。

楢﨑さんが移籍をしなかった大きな理由が、かつて所属した「横浜F」の存在でした。サッカー選手は、選手紹介などの際に、前の所属チームも記載されることが少なくありません。楢﨑さんは、なるべく長い間、前の所属チームの欄に「横浜F」の名前を残したいという思いで、移籍を断り続けたといいます。

実際に、楢﨑さんが日本代表や名古屋で活躍するたびに、すでに消滅した「横浜F」の名前が登場しました。そのことで、横浜Fの存在を忘れていた人や、存在自体を知らなかった人に、かつて日本代表ゴールキーパーを育てた強豪チームがあったことを認識してもらえたはずです。そして、「あの楢﨑さんが所属したチーム」として横浜Fは語り継がれ、かつての所属選手やファンが誇りを持ち続けることにもつながったでしょう。

楢﨑さんのように、私は皆さんにも、今この会社で頑張って評価を高めることが、前の会社や出身校の評価を高めることにつながるのだということを意識してもらいたいです。そして、前の会社や出身校の評価が高まれば、今度は逆に、皆さんが「あんなすごい会社や学校にいたんだ」と評価されるケースも出てきます。皆さんは過去を書き換えることはできませんが、その過去の評価は、今の頑張りによって変えられます。つまり、今の頑張りは、過去の自分さえ輝かせることができるのです。逆に、皆さんが何か問題を起こせば、今だけでなく、過去の自分の評価まで下がってしまうこともありますから、そこは注意が必要です。

「今の自分だけが自分だ。過去は関係ない」という考えの人もいるでしょう。ですが、どんな人も過去が積み重なって今の自分があります。過去に縛られる必要はありませんが、楢﨑さんのように、過去を誇りに思うからこそ湧いてくる力があるというのもまた事実なのです。

以上(2023年9月)

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画像:Mariko Mitsuda

やらないと損! 経費精算で必要なインボイスの基礎を今すぐ社員に伝えよう

書いてあること

  • 主な読者:経理担当者と経費精算をしている全ての社員
  • 課題:インボイスの開始で、新たに経費立て替え時のチェック項目が増える
  • 解決策:登録番号、適用税率、税率ごとの消費税、宛先の記載の有無を立て替えた社員が立て替え時に確認する

1 全社員に関わるインボイス

2023年10月1日に始まるインボイス制度は、経理部門はもちろん、会社で働くすべての人に関わってきます。見落としてはいけないのが、

  • 外出や出張にかかる「旅費交通費」
  • 消耗品や書籍の「購入費」

などです。これらを立て替える際に受け取った領収書や請求書がインボイス(インボイス登録事業者が発行できる請求書など)でないと、

会社が納税する「消費税」の負担増

につながります。厳しいのは、支払先がインボイス登録事業者であっても、

記載事項に不備があるとインボイスとは認められない

ことです。もし、インボイスの記載項目に不備があり、それが経費精算時に判明した場合、その対処(発行先に再発行を求めること)は実務上現実的ではありません。ですから、社員が立て替えた時に、インボイスであるかどうかをチェックする必要があるのです。

具体的な注意点をこの記事で分かりやすくまとめますので、社員の方に回覧するなどして、周知徹底することをおすすめします。

2 従業員がすべき4つのチェック項目

経費を立て替えた際のチェック項目は、次の4つです。

□登録番号(T0000000000000_業者ごとに異なる)の記載があること

□適用税率の記載があること

□税率ごと(8% or 10%)に区分した消費税の記載があること

□宛先は、事業者名であること(事業者名でなく、個人名の場合には経費精算書が必要になります)

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ただし、最後の宛先は、

不特定多数が利用する飲食店やタクシー、小売業(コンビニやスーパーなど)などについては、省略されていてもインボイス(適格簡易請求書)として認められる

ことになっています。

3 インボイスをもらわなくても良いケース

次の取引はインボイスをもらわなくても大丈夫です。

  • 3万円未満の公共交通機関(バス、鉄道または船舶)による旅費交通費
  • ※飛行機はこの対象から除かれるため、インボイスが必要。

  • 3万円未満の自動販売機や自動サービス機(コインロッカーやコインランドリー、ATM手数料など)による商品購入費

上記の取引以外は、原則として、どんなに少額でもインボイスの保存が必要です。

4 どういうときに注意が必要か

基本的に大手百貨店や法人タクシーなどは、インボイス対応が徹底されているので心配ないかもしれません。逆に、注意が必要なのは、

支払先が飲食店、個人商店、個人タクシーなどのケース

です。インボイス登録事業者であっても、記載事項に不備がある場合(お店によっては、印鑑で対応している事業者もある)も想定されますので、インボイス受領時にチェックしましょう。なお、コンビニなどフランチャイズ展開しているチェーン店などは、店舗ごとにインボイス登録が必要です。大手コンビニの店舗であってもインボイス発行事業者でないケースもある点は知っておきましょう。

また、

クレジットカードで決済した経費

については、請求明細ではなく、決済先ごとのインボイスが必要になります。特にクレジットカードを利用してオンライン決済した場合、インボイスのダウンロードは忘れずに行うようにしましょう。

以上(2023年9月作成)
(監修 辻・本郷税理士法人 税理士 安積健)

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画像:mayucolor-Adobe Stock

追突事故防止の徹底~車間距離の確保~(2023/9号)【交通安全ニュース】

活用する機会の例

  • 月次や週次などの定例ミーティング時の事故防止勉強会
  • 毎日の朝礼や点呼の際の安全運転意識向上のためのスピーチ
  • マイカー通勤者、新入社員、事故発生者への安全運転指導 など

交通事故で最も多いのが追突事故です。ご自身や身近な人で追突事故を経験されたという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ちょっとした追突でもその衝撃力は人体にとって大きなものです。追突されて頸椎捻挫やその後遺症などで辛い思いをしている人も多くいます。

今回は、追突事故を起こさない、巻き込まれないために気を付けたいことについて考えます。

追突事故防止の徹底

1.追突事故の件数と発生要因

◆交通事故の3割が追突事故

下図の類型別交通事故件数では、追突事故が9.2万件と最も多く、全体の31%を占めています。つまり追突事故は交通事故の中で身近に起きる事故と言えます。

類型別交通事故件数

出典:警察庁「令和4年中の交通事故の発生状況について」から当社作成

◆追突事故の三大要因

追突事故発生の人的要因では、 「脇見運転」「判断の誤り等」「漫然運転」の3つの要因で全体の78%を占めています。

追突事故の三大要因

出典:公益財団法人交通事故総合分析センター「令和4年版交通統計」から当社作成

運転中に「周りの風景などに気を取られてしまった」「前車が急減速しないと思い込んでいる」「運転以外のことを考えたり、ぼんやりとしてしまう」といったことに覚えはないでしょうか。この3つの要因は運転者の誰にでも起こり得ることです。

上記要因を考えると、追突事故は運転への集中力が低下してしまったときに起こると言えます。

従って、追突事故を防止するには、体調に気を配り、ハンドルを握ったら運転に集中できるように日頃から準備しておくことが大切です。

2.車間距離の確保

追突事故を防止するためには運転に集中していることが大切ですが、いくら気を付けていても時には集中が途切れてしまうこともあります。

そこで重要なのが、十分な車間距離を確保して運転することです。前車の急減速、急停車に気が付くのが少し遅れたとしても、十分な車間距離を確保して運転していれば、追突するリスクが軽減できます。

車間距離の確保

しかし、車間距離が重要だといっても走行中に車間距離を適切に保つことは意外と難しいものです。いつの間にか車間距離を詰めてしまっていることもあるのではないでしょうか。

参考に、車間距離の取り方の一例を紹介します。

<車間距離の取り方~時間をカウントする方法~>

道路沿いの標識や電柱などを目印とし、前車が目印を通過した時点から自車が通過するまでの時間を数えます。

一般道路であれば2秒以上、高速道路であれば3秒以上が車間距離の目安です。早く数え過ぎないよう「ゼロイチ、ゼロニ、ゼロサン」とゼロを付けて数えることがポイントです。

車間距離の取り方

昨今、前車との車間距離を詰めて運転しているとあおり運転を疑われることも多くなっています。

またそれがトラブルに発展することもあるので車間距離を意識することが大切です。

3.追突されない心がけ

追突される要因の一つとして前車との十分な車間距離を確保していない点があげられます。車間距離を詰めすぎると、加速・減速の速度変化が多くなり、運転操作等の余裕もなくなります。

十分な車間距離を確保して、次の運転を実践しましょう。

追突されない心がけ

  • ブレーキを踏む前に後方確認する。
  • 減速や停止の合図を早めに送る。
  • 車線変更するときは周りの交通状況に配慮する。

以上(2023年9月)

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画像:amanaimages

【業務効率化】営業担当者の内勤業務を軽減する取引関連書類のペーパーレス化

書いてあること

  • 主な読者:営業担当者が社内にいることが多いと思っている経営者
  • 課題:営業担当者の内勤業務を効率化させたい
  • 解決策:まずは見積書・請求書・発注書などの取引関連書類のペーパーレス化を行う

1 御社の営業担当者、書類の処理に忙殺されていませんか?

「うちの営業担当者は、社内でデスクワークをしている時間が長いな」と感じている経営者の皆さん。その大きな要因として、

内勤業務における書類のペーパーレス化が進んでいない

ことが考えられます。紙文化から脱却しない限り、営業担当者は

会社に戻って取引関連の書類を作成したり、顧客情報を確認したりすることに忙殺される

ことになります。この状況を改善し、ペーパーレス化を推進すれば、次のようなメリットもあります。

  1. 業務の効率化
  2. 好事例のノウハウ共有化とアップデート
  3. コストの削減
  4. 上司や経理とのリアルタイムでの情報共有
  5. 社内スペースの有効活用
  6. 環境負荷の低減

この記事では、営業担当者の業務効率化に焦点を当て、ペーパーレス化によって得られる6つのメリットと、ペーパーレス化を行う4つの方法についてご説明します。

2 ペーパーレス化で得られる6つのメリット

1)業務の効率化

情報が場所に縛られなくなるメリットは絶大です。リモートワーク中でも情報の確認ができるようになるなど、業務の大幅な効率化が期待できます。

外出先でも閲覧や情報入力ができるようになることはもちろん、紙の書類を1ページずつめくらなくても、検索すれば結果がすぐ見つけられるのでとても便利です。さらに、情報の抜け漏れについても、紙での管理と比べ「見える化」しやすくなります。

2)好事例のノウハウ共有化とアップデート

営業に関する提案書などは、書き手によって成果に差が出やすいものです。また、請求書や発注書を送付する際にちょっとした文章を添えられる営業担当者は、取引先から良い印象を得ることができます。

こうした営業に関連する書類は、好事例を基に書式をテンプレート化すれば、全ての営業担当者の書類作成能力をレベルアップできますし、省力化にもつながります。テンプレート化は紙ベースでもできますが、ペーパーレス化すればテンプレートを日々改良できるメリットも得られます。

3)コストの削減

紙に印刷するコストをはじめ、印刷物や封筒の印刷費・郵送費などを削減できます。また、個人情報が含まれた紙の資料を廃棄する場合はただ捨てるわけにはいかず、シュレッダーで裁断したり、溶解処理を依頼したりする必要があります。こうしたコストも、ペーパーレス化を進めることで削減できます。

4)上司や経理とのリアルタイムでの情報共有

見積もりや請求といった営業事務を紙ベースで行う場合、こうした書類は営業担当者それぞれの管理となります。営業担当者は作成した書類を持って、

  1. 上司の承認を得る(場合によっては上司の上司からの承認も得る)
  2. 経理に回す

といった作業が発生します。この点、見積書や請求書をペーパーレス化すれば、上司や経理担当者とも手軽に共有して「見える化」でき、不正の防止にもつながります。

5)社内スペースの有効活用

営業関連の過去の書類をペーパーレス化すれば、紙の書類の置き場所をなくすことができます。空いたスペースは福利厚生などに活用することができるかもしれませんし、オフィス全体のスペースを縮小できればコスト削減につながります。キャビネットなどに溜まった書類整理の作業も削減できます。

6)環境負荷の低減

紙の印刷物が不要となることで紙の消費量が減り、環境負荷の低減につながります。ペーパーレス化はSDGsにもつながる取り組みであり、実際に使用する紙の削減率といった数値化目標や実績を掲げ、社会貢献をアピールしている会社や団体もあります。

3 ペーパーレス化を行う4つの方法

実際にペーパーレス化を進める方法について、取り組みやすい順に説明します。

1)データスキャンによるPDF化

最もシンプルなのがこの方法です。既存の紙の書類をスキャナや複合機などでスキャニングし、PDFの形でデータ化していきます。紙の書類をPDF化した場合の利便性を高めるポイントが2つあります。

1.ファイル名の付け方の統一

この場合に重要なのはファイル名の命名規則です。どのような情報が含まれているのかファイル名から分かれば、検索性が飛躍的に高まります。ファイル名に含める情報の例としては、ファイル作成日、顧客名、書類種別、バージョン(改版がある場合)などが挙げられます。例えば、2023年9月20日に作成したA社の見積書の、2度目の修正データであれば「20230920_A社_見積書_C.pdf」といった命名を行うとよいでしょう。

こうした命名規則を採用する場合は、データ作成者によって入力のブレが生じないよう、明確にルールを規定し、運用していく必要があります。

2.PDFの中身の文書を検索可能にする

ファイルの中身まで検索対象にする場合、「OCR」を活用するとよいでしょう。OCRはOptical Character Recognition(光学的文字認識)の略で、スキャンした文字を認識してデータ化する手法、またデータ化された情報のことを指します。OCR処理を行うことで、完全ではありませんが、内容についても検索対象とすることができます。

Adobeが提供するAdobe Acrobatを使用すると、画像から作成されたPDFファイルに対してOCR処理を行い、文章の文字認識およびAcrobat上での文字列コピーが行えるようになります。自動処理のため、特に手書きの認識精度についてはあまり期待できませんが、検索のヒントにはなるでしょう。より高い精度を求める場合は、専用のOCRソフトが必要になります。

2)WordやExcelなどのオフィスソフトの活用

新規の書類やデータのペーパーレス化を行う場合は、Word(ワード)やExcel(エクセル)などのオフィスソフトを使うことを検討してもよいでしょう。

ビジネス用途ではMicrosoft Officeの普及率が圧倒的なので、これらのソフトで作成されたデータは汎用性も高く、取引先も使用している可能性が高いです。取引先に対して、WordやExcelに入力した情報をメールやメッセージングソフトで送付し、取引先から内容を追記して送り返してもらう、というワークフローを構築することも可能です。

ただし、これらのソフトが苦手とするのが、複数人が1つのファイルを扱う場合です。各人が同じファイルに同時に書き込みを行った結果、他の人が入力したデータを上書きして消してしまうことは珍しくありません。

3)クラウドの活用

複数人が1つのファイルを扱う問題の解消のために、DropboxやGoogleドライブなどのクラウドストレージにファイルをアップし、履歴データを残して修正する方法があります。

また、Word/Excelの代わりに、Googleが提供するビジネスツールGoogle Workspaceの1機能であるGoogle ドキュメント/Google スプレッドシートを使うことも一策です。複数人が同時にデータにアクセスして情報を書き込むことができます。

Google ドキュメント/Google スプレッドシートは、それぞれWord/Excelと互換性がありますので、これまでWord/Excelを使っていた会社も、容易に移行できます。

4)専用ソフト(システム)・会計ソフトの活用

より専門性の高いデータの場合、専用のソフトやシステムを導入する方法が考えられます。専用のアプリケーションが多数存在するので選択肢は豊富ですが、自社のデジタル化が不十分な段階で高度なソフトを導入しても使いこなすことは難しいので、段階的に導入を図っていきましょう。

この他、営業に関する情報に関しては、営業管理ツールであるSFA(Sales Force Automation)や、顧客管理ツールであるCRM(Customer Relationship Management)の活用により、顧客情報や案件情報、事例共有などのデータを見える化し、効率的な企業活動、営業活動を行うことができます。

4 ペーパーレス化のための課題とデメリットにも留意を

ここまでペーパーレス化によるメリットを挙げてきましたが、デメリットもあります。よく聞かれるデメリットについて述べていきます。

1)情報が見づらい

B4判やA3判いっぱいに印刷された数値資料など、大判の印刷を前提としたデータは、ディスプレイ上での確認では可読性が大幅に落ちてしまいます。こうしたデータはA4判に収まるようにフォーマットを調整するなど、ペーパーレス化を前提として情報の見せ方を変更しましょう。

2)データ消去のリスク

紙の書類の場合は現物が存在するため、きちんと管理を行っていれば紛失のリスクは低いです(盗難や紛失のリスクはゼロではありません)。

一方、データはうっかり消去してしまうリスクが高まります。また、社内サーバに保管していた情報が落雷によって全て消えてしまうというケースを目にしたこともあります。こうしたリスクは、情報のバックアップ体制を整えることである程度回避できますが、運用コストの増大を招くケースもあります。

3)運用コストの増大

ペーパーレス化を進めれば削減できるコストがありますが、逆に増えるコストもあります。例えば、バックアップやストレージのコストは、データの増加に伴って年々増大していきます。書類データは基本的に画像になるため、テキストデータに比べるとデータ量も増えがちです。また、セキュリティー対策にもコストがかかります。

4)避けて通れない印鑑の電子化

見積書や請求書についてまわる「印鑑」の問題も見逃せません。ペーパーレス化を図っても、承認の段階で一度印刷、捺印(なついん)を受けて、紙になった書類を再度データ化するというのは、多大なムダであることはお分かりいただけるでしょう。

電子印鑑のサービスも増えてきており、紙を経由しない完全ペーパーレスのワークフローも現実のものとなりつつあります。こちらは顧客とのやり取りが発生する事柄のため、自社だけでは解決しにくい面はありますが、社会的にも脱ハンコの流れは進んでいます。

5)電子書類の保持義務

ここまで実運用の話に絞ってお話ししてきましたが、電子データの保存・保持についても配慮が必要です。すでに国では電子帳簿保存法やe-文書法といった法律が整備され、ペーパーレス化の推進に向けた法的な整備も進みつつあります。

今回取り上げた営業関連の書類に関して、見積書や契約書、納品書等は電子帳簿保存法の対象となり、7年間の保存が義務付けられています。専用ソフト・会計ソフトの中には、電子帳簿保存法に対応したものもあります。

なお、電子帳簿保存法について詳しくは国税庁の特設サイトをご参照ください。

■国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」■

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/

以上(2023年9月更新)

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画像:pixabay

【業務効率化】営業のDXに効果を発揮する「名刺のデジタル化」

書いてあること

  • 主な読者:非対面営業の推進や顧客管理のデジタル化など、営業のDXを進めたい経営者
  • 課題:紙の名刺に代わる手段として、デジタル化した名刺を活用したい
  • 解決策:名刺をデジタル化する3つの手法と、デジタル化した名刺の効果を高めるための作法を押さえる

1 「名刺のデジタル化」で営業のDXを

コロナ禍をきっかけに中小企業にも広がった、オンラインでの営業活動。コロナ対応として始まりましたが、先駆的な企業は、オンライン営業を営業のDX(デジタルトランスフォーメーション)、ひいては「働き方改革」にまで結びつけています。

そのための重要な手法の1つが、

従来の紙の名刺をデジタルに置き換える「名刺のデジタル化」

です。名刺のデジタル化が営業のDXと働き方改革に結びつく理由は、名刺をデジタル化することに、次のようなメリットがあるからです。

  1. 名刺そのものや名刺の情報の検索が容易になる
  2. 社内での顧客情報の共有が容易になる
  3. 紙の名刺の作成・補充にかかる手間やコストを削減できる
  4. 事前に、動画を含む多くの情報を交換できる

この記事では、営業のDXと働き方改革に効果を発揮する、名刺のデジタル化の手法と活用方法をご紹介します。ぜひ活用されるきっかけにしていただければと思います。

2 名刺をデジタル化する3つの手法

名刺のデジタル化の手法は、おおむね3種類に分けられますので、それぞれについて見ていきましょう。1つはツールを使わなくてもできる手法、2つは専用のツールを使う手法です。

専用のツールを使う場合、実際にどういったツールを使うかは、最終的な目的によってさまざまな種類があります。ただし、いずれも交換相手にURLをリンクまたはQRコードを提供することで、閲覧してもらう手法になります。

1)データ化した名刺情報をオンラインで送信する

専用のツールを使わず、簡易的に名刺をデジタル化する手法として、自社の紙の名刺をデータ化する方法があります。紙の名刺をスキャンなどして画像データ(PDF、JPG、PNGなど)に変換します。デジタル化した名刺のデータは、オンライン会議上で共有または送信したり、メールで送信したりできます。

利用率の高いオンライン会議ツールである「Zoom」や「Microsoft Teams」などは、チャット機能やデータ送信機能を備えています。こうした機能を活用することで、データ化した名刺を交換する、つまり

「オンライン名刺交換」をする

ことができます。

また、こうしたオンライン会議ツールで提供されている「バーチャル背景」機能を活用し、背景内に紙の名刺に相当する情報を表示させることも、よく見られます。

2)名刺管理ツール・アプリの一機能として組み込まれたもの

市販の名刺管理ツールに、デジタル化した名刺を使ったオンライン名刺交換の機能も組み込まれているサービスが増えてきています。交換相手にメールなどでURLをリンクまたはQRコードを提供することで、デジタル化した名刺を閲覧してもらう手法でオンライン名刺交換ができます。

オンライン会議の相手であれば、バーチャル背景にQRコードを表示することで、閲覧してもらうことが可能です。会議の参加者に対して簡単にオンライン名刺に誘導することができますので、閲覧頻度を高めるための一手法として有効です。

また、

名刺管理ツールを通じて名刺交換を行うことも可能

です。この手法を活用すると、

名刺交換した人のデータが自動的に集積される

ため、簡易的なCRM(顧客管理システム)機能も使えることになります。

画像1

また、SNSのように、同じ名刺管理ツールの利用者同士のつながりを「見える化」することも可能です。つまり、

名刺交換をしていない人であっても、同じ名刺管理ツールの利用者であれば情報を共有できる

のです。

さらに、同じ名刺管理ツールの利用者に対して、移籍や異動の状況を通知できるものもあります。アップデートが随時可能であるという、デジタルならではのメリットを活かすことができます。

オンライン名刺交換ができる名刺管理ツールの一例として、「Sansan」「Eight」「myBridge」などがあります。

名刺管理ツールは、近年では中小企業でも導入するケースが増えています。以前は名刺データの登録が手間でしたが、最近ではスマートフォンで撮影するだけでデータ化を行い、文字認識(OCR)機能によって自動で文字起こしまでしてくれる便利なアプリも増えています。

3)営業支援のシステムの一機能として組み込まれたもの

営業支援のシステムの一機能として、デジタル化した名刺を使ってオンライン名刺交換が行える機能が組み込まれているものがあります。この場合、単にデジタル化した名刺として名刺に記載している情報を見てもらうだけではなく、システムと連携することで、

名刺を誰が見てくれたか追跡

できます。これにより、

自社の商品やサービスへの興味や関心の度合いを測ることができ、見込み客に対するインサイドセールス(内勤型の営業活動)を行う上での有効な入り口として機能させる

ことが可能となります。

営業支援のシステムには、主に営業管理ツールのSFA(Sales Force Automation)、顧客管理ツールのCRM(Customer Relationship Management)、顧客獲得を目的としたツールのMA(Marketing Automation)があります。前述の「Sansan」は名刺管理ツールとして始まったサービスですが、現在ではCRMとしての機能も盛り込まれており、より発展的な使い方も可能です。

すでにこうしたツールを導入されている企業で、名刺のデジタル化機能を使用していない場合は、ぜひご活用されることをお勧めします。

ただし、こうしたツールは、豊富な機能が提供されている一方で、料金面や運用のための人材面など、導入においてのハードルがかなり高いのも事実です。手始めとしてオンライン名刺の導入を検討される場合は、前述の紙の名刺情報のデータ化や名刺管理ツールの活用を検討したほうがよいでしょう。

3 名刺のデジタル化の効果を高める方法

ツールを導入しても、しっかりと活用できなければ宝の持ち腐れとなり、DXや働き方改革の効果を十分に得ることができません。ここでは、デジタル化した名刺を有効に活用するために必要なことをお伝えします。

1)名刺交換で集積したデータを活かすシステムを整備する

デジタル化した名刺を使ってデータを集められたとしても、それを活かすことができなければ意味がありません。実際、今回紹介したようなツールを使っていても、ただ顧客のリストが積み上がるだけで、日々の営業活動に活かすことができていないケースは非常に多く見られます。こうした状況を打破するためには、データを活かすためのシステムの整備が必須です。

集積された名刺データはさまざまな情報が詰まった非常に有効な営業ツールで、“宝の山”とでもいうべき自社の大きな財産です。一度名刺を交換した間柄であれば、完全に見ず知らずの会社や人に営業活動を行うよりも、はるかに低いハードルでアプローチすることが可能となります。

名刺管理や営業関連のツールなども活用し、宝の山を掘り起こすためのシステムを整備すれば、これまで名刺交換だけにとどまっていた顧客との関係の強化にも役立ちます。自社に合ったシステムを整備し、社内での活用を徐々に浸透させていくことが成功の近道となるでしょう。

2)デジタル化した名刺にはできるだけ多くの情報を盛り込んでおく

オンライン名刺交換ツールには、紙の名刺のような名前や肩書、所在地、電話番号などの基礎的な情報に加えて、業務内容や商品・サービスなどの仕事に関する情報、趣味や特技などのよりパーソナルな情報も含めることができます。

デジタル化した名刺に、商品・サービスなどに関する、事前に相手に知っておいてほしい情報の閲覧先を盛り込んでおけば、オンラインでの営業の際に話をしやすくなります。営業先の相手にとっても、商品やサービスを検索して調べる必要がなくなりますので、「顧客サービス」になります。

3)極力、事前にデジタル化した名刺のURLを伝えておく

商談など事前にメールなどでのやり取りが可能である場合は、前もってデジタル化した名刺の交換を済ませておく工夫は必要だと考えます。ただし、フリー参加のセミナーなど、事前にこちらから情報発信ができないケースは例外となります。補助的な役割を果たすものとしては、前述のバーチャル背景を活用してデジタル化した名刺への誘導を行うことが挙げられます。

4)デジタルだけではないやり取りも重要

デジタル化した名刺を活用することにより、情報交換という点では大きな利便性が生まれますが、その一方で、コミュニケーションが無味乾燥なものになりがちになるデメリットも想定されます。

オンライン名刺交換を行った場合は、最低限、改めてメールで挨拶はしておきたいものです。アナログな手紙を送るなど、気持ちがより伝わるようなやり取りも併せて行えば、さらに好印象を与えることも可能でしょう。

5)データ管理には万全の配慮を行う

名刺のデジタル化で懸念されるのが、名刺データの管理です。デジタル化した名刺に記された個人情報はデータ化され、データベースとして蓄積されるため、外部にデータが漏洩しないようセキュリティーシステムを強化することが必要となります。

しかし、前述の名刺管理サービスを活用する場合は、ほとんどがクラウドサービスで、自社ではデータを持たない形式となっています。このため、デジタル化した名刺に限らない一般論ではありますが、次の3点の対策を講じておくことは必須です。

  1. データを閲覧できる端末のセキュリティーを高めておく(ウイルスソフトをきちんと導入・更新できる状態にしておく、パスワードを定期的に変更する等)
  2. サービスにアクセスできる人員を把握し、正しい権限管理を行う(退職者が発生した場合は遅滞なくアクセス権限を削除する等)
  3. 運用ルールを正しく定める(使い方・手順などを定め、例外的な運用を防ぐ)

4 他にもある、名刺のデジタル化のメリット

1)オンラインでも相手との距離感を縮めやすくなる

オンラインによる営業活動の場合、用件のみの話になりがちで、これまでのようなコミュニケーションの部分が抜け落ちがちです。そのため、相手との距離感を縮め、関係性を深める活動がしにくいという印象をお持ちの方も多いのではないかと思います。

デジタル化した名刺では、より多くの情報を提供できますので、自分の特技や趣味などパーソナリティーに関する情報も伝えることができます。あまり軽々しい情報を掲載することはお勧めできませんが、一定の自己開示は、前述したアイスブレークのための格好のネタとなりますので、可能な範囲で掲載しておくとよいでしょう。自分の動画を載せるなど、紙の名刺にはできないメリットを十分に活かしましょう。

2)紙の名刺を廃止もしくは削減できる

紙の名刺をデジタル化することで、紙の名刺の作成・補充にかかる手間やコストを削減できます。

また、結果として環境負荷の軽減にもつながります。名刺のデジタル化に伴う紙の使用量を数値化すれば、企業の「SDGsへの取り組み」としてPRすることも可能です。

いかがですか? 本稿をきっかけに、デジタル化した名刺を、より有効な自社の営業活動に活かしていただければ幸いです。

以上(2023年9月更新)

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画像:冨田 陽子-Adobe Stock

「建物の法令点検」という古いしきたりのある世界で、新しい仕組み「スマート点検」を提供している、その名も「スマート点検=スマテン」。その革命的な事業と、生み出した経営者に迫る/岡目八目リポート

年間1000人以上の経営者と会い、人と人とのご縁をつなぐ代表世話人杉浦佳浩氏。ベンチャーやユニークな中小企業の目利きである杉浦氏が今回紹介するのは、都築 啓一(つづき けいいち)さん(株式会社スマテン 代表取締役CEO)です。

都築さんたちスマテンが行っているのは、ビルや店舗など建物の法令点検の業界に革命をもたらす、「スマート点検=略してスマテン」です。内容は後ほどご紹介しますが、他であまり聞いたことのないサービスです。

競合がほぼなく、むしろ大企業が実現しようとして頓挫してしまったことを、都築さんたちが成し遂げている印象です。最初にビジネスモデルを聞いたときは衝撃的でした。これが本当のDXだ、と。今、スマテンのサービスは引く手あまたで、月に数百物件くらいお客さま(建物)が増えており、これからもニーズはまだまだ広がりそうです。

文章だけでは表しきれないスマテンのサービスの「現場感のすごさ」は、都築さんご自身が消防点検の会社を立ち上げたことがあるからこそです。現在34歳の都築さん、消防点検の会社よりも前に、飲食店や太陽光の会社などでしっかりと売上・利益を上げてきました。以降ではスマテンさんの他に類を見ないサービスと、爽やかでありつつ、根っこの芯が激強な都築さんの事業への取り組み方をご紹介します。

1 「建物の法令点検プラットフォーム」の導入実績は約1万棟を超える

スマテンには、全ての建物を安全なものにしたいというVISION、MISSIONがあります。

スマテンのビジョンの画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

一軒家を除く建物、例えば工場・ビル・マンション・アパート・商業施設などは、法令でさまざまな法定点検が義務付けられています。しかし、都築さん曰く、「一軒家を除く建物は400万棟ほどあり、そのうち、法令点検の実施率は50%を下回る」のだそうです。半分も実施されていない現状に驚きます。

この実施率をアップさせて、皆が安全で安心して過ごせる、働ける世界をつくるために都築さんがつくり出した仕組みが、

建物の法令点検の管理や、点検業務を受発注しやすくする総合プラットフォーム

です。このプラットフォーム、「ビルや店舗など建物を管理する側」と「建物の点検をする側」の両方の効率化、DXを実現しているサービスです。2019年以降、すでに1万棟超えの建物で導入されています。驚きなのは、この1万棟超えの建物を、大半が「営業電話1本で」開拓してきているという事実。導入しているのは大手焼肉チェーンや飲食店、カー用品、学習塾など、複数のビルや店舗を管理している企業です。そこに電話1本で導入。都築さんの営業力もさることながら、圧倒的な商品力なので、複数の建物を持っている企業の総務部などの方なら、スマテンの話を聞けば、「効率化でき、管理コストも削減できるメリット」が、すぐに理解できるからだと思います。

スマテンの導入状況の画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

2 建物を管理する側と法令点検する側の両方がうれしい「無料」のサービス

スマテンが実施している法令点検の総合プラットフォームの全体像は次の通りです。

  • 建物管理側(ビルオーナーなど)と法令点検する側(点検業者)の両方がDXできる
  • 間に入ったスマテンが点検業者に依頼するなど、しっかりとスマテンが動いている
  • 建物管理側も、法令点検する側も、ツール導入・利用の費用が無料である

スマテンの総合プラットフォームの画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

建物に関する法令点検はさまざまです。そのため、複数の地域にビルや店舗を持っている場合は実に管理が大変です。地域ごとに、その地域その地域の点検業者に依頼する形になるからです。この状況を、都築さんの言葉を借りてご紹介します。

「例えばFCなどで全国に数百店舗、数百のビルがある場合、地域ごとに、何十社の点検業者に発注しなければならないので、管理は本当に大変です。北海道の店舗(建物)は北海道の点検業者に、沖縄の場合は沖縄の点検業者に発注するという形です。点検の手配をしている総務部の方などは、例えば年に2回行う消防点検であれば、6月と12月の点検時期に点検業者に発注して、地域ごとの何十社という業者とやり取りして点検日程を調整して、『●月●日に点検業者が来るよ』と店舗ごとにお知らせして……というように、かなり業務が煩雑になってしまっています」

考えただけでも汗が吹き出そうな業務の煩雑さ。点検業者は小規模な企業や職人などが多く、全国的に展開しているケースは稀だそうです。仮に、建物管理側が点検窓口を一本化しようと、全国展開している大手警備会社に一括で依頼したとしても、実際に点検するのは警備会社の下請・孫請の小規模企業や職人です。点検の価格は高くなるし、情報連携に時間がかかるといった問題がある、と都築さん。

この業界的問題を解決するのが、建物管理側向けのツール「スマテンBASE」です。建物管理側が建物ごとの各種点検状況や予算までをWeb上で一括管理できるもので、導入・利用の費用は無料です。

そして、「スマテンBASE」を使っている建物管理側は、点検はスマテンにだけ依頼すればいいので、煩雑になりがちな各地域の点検業者とのやり取りもありません。スマテンは、全国800ほどの点検業者とパートナー企業としてつながっています。建物管理側から来た点検依頼を、スマテンが各地域の点検業者に割り振るという流れです。この、

間に入って点検業者への実際の依頼などのオペレーションをしっかりやっている

のがスマテンの大きな強みでもあります。

一方、小規模な企業や職人が多い点検業者側から見ると、

営業活動をしなくても、スマテンから点検業務の依頼が入ってくる

状態なのでメリットがあります。そしてさらに、点検業者側の大きなメリットが、現場でスマホで点検報告書が作れる「スマテンUP」というアプリケーションです。このアプリも、点検業者の導入・利用の費用は無料。しかも日本初!

「スマテンUP」では、単にスマホで点検報告書が作れるだけではありません。なんと、すごいことに、作成した点検報告書などの書類提出業務はスマテンが代行して郵送業務などを行います。点検業者が点検だけに集中できて、一日に回れる件数が増えるので、点検業務の稼働率は上がります。逆に管理コストは下げられます。

「私たちスマテンが今、パートナーである点検業者さんたちにお願いしているのは、点検作業そのものと、『スマテンUP』で報告書を作ることだけです。営業活動、点検スケジュールの調整、点検報告書を消防署や建物管理側に提出することまで、スマテンが巻き取っています。
大事な本業の点検作業と報告書作成以外のところを全部スマテンが巻き取っていくことで、点検業者の稼働率アップも実現しています」

そう語る都築さん。建物管理側と点検業者側の両方の管理コストを減らし効率化し、そして点検業者の稼働率もアップする……これが本当のDX、スマテン、すごすぎます。何か、人間の知恵というのは、このように工夫して使って進化していくのだということを見せてくれている感じがします。

●スマテンBASE(建物管理側向け:Webで建物の点検状況などを一括管理)

https://sumaten.co/#/

●スマテンUP(点検業者向け:報告書を現場でスマホで作成)

https://sumatenup.co/

●さまざまな種類を実施しなければならない建物の法令点検

建物の法令点検の画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

 

●スマテンの総合プラットフォームの説明動画

(出所:スマテン説明動画)

●福祉事業のスマテン導入事例

福祉事業のスマテン導入事例の画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

導入企業の事例、導入者の声などは、「スマテンMagazine」にも掲載されています。

https://mag.sumaten.co/

3 「業界ど真ん中」に身を置いていた、でも「よそ者」だから良かった

スマテンのサービスが、建物管理側と点検業者側の両方にとって本当にメリットがあり重宝されているのは、都築さんが消防点検の会社を実際に行っていたからです。

「現場を知っているからここまでいけたというのもあると思います。例えば点検業者さんが『スマテンUP』アプリを使うことで、その場でスマホで報告書が作れて業務効率化できると、1日3件しか回れなかったのが、5件6件と点検に回れるようになります。そうすると工事単価・点検単価が下がったとしても売上は上がる。仮に、その部分をスマテンに支払ったとしても、点検業者さんとしては見えない管理コストがかなり圧縮できていることになります。

点検した後に会社にわざわざ戻って報告書を作ったりしないから楽だし、件数も回れるし、近い地域の点検をスマテンが回してくれるから遠いところに行かなくていいし、消防署に書類を持って行かなくてもいい。スマテンが現場感あるサービスを提供して、点検業者さんが見えないコストを削減できているので、こういうところは他社が真似するのは難しいのかもしれません」

都築さんの画像1です

都築さんは謙虚な語り口で爽やかにサラッとこうお話しますが、すごいことを成し遂げています。古くからのしきたりが色々あったり、ITやツールに強くない方が多いイメージの点検業界ですが、そこで「スマホ一つで簡単に」「面倒で時間を取られる書類提出はスマテンが巻き取る」という、とても分かりやすいサービス設計で革命的に効率化しています。

2016年に名古屋で自ら消防点検の職人たちを集めた会社を立ち上げた都築さんは、外から業界に飛び込んでいるので、業界ど真ん中にいつつも、「なんでこんな非効率的なことが当たり前に?」と普通に思えて、改善しようとしたのがスマテンのサービスに生きたのかもしれません。

「よそ者だったから良かったっていう話ですね」と笑顔の都築さんです。

4 自分の命をどこに使うか

都築さんの根底には、強烈に、

自分の使命を果たしたい、自分のやるべきことで世の中や人の役に立ちたい

という思いがあります。これが2016年に立ち上げた消防点検の会社、ひいては、そこで感じた課題を解決する現在のスマテンにつながっています。少し紐解いてみましょう。

もともと、実家が自営業の都築さん。継がないと決めたため、中学生のころから「自分の道は自分で決めないといけない」という気持ちがあったそうです。

理系を選択し、理系の大学に進んだ都築さんですが、入学1週間で大学を辞めようと思います。曰く、「周りが優秀すぎてとても敵わないレベル。入学した時点でこんなにギャップがあるのに、4年間積み重ねたらもっとギャップは広がる」と感じたとのこと。

しかしここで止まる都築さんではありません。そこから行動開始です。バックパッカーとして世界中を旅してアジアなど何十カ国を回りました。「1カ月間バイトして10万円貯めて、翌1カ月で海外に行く、を繰り返してました」という都築さんは、タイでアジアン系カフェアンドバーを見て、そういう店が名古屋にあったらいいなと思うと、思い立ったが吉日、半年くらいで名古屋に共同出資でバーを開業しました。それが19歳のときだそうです。すごい行動力とスピード感!

その名古屋のバー時代の話がまたものすごい。なかなか文章にしにくいところもありますが、最初に3人でバーを始めたものの、色々あって別の地元の友だち2人を呼びまたバーを経営。当時、年中無休で1日20時間くらい働くという生活を3年間くらい続けたそうです……。このバー時代の物語は、ここには書ききれません。バー時代だけで前後編の映画が撮れるくらいのドラマがあり、泣ける、笑える、そして感動します。ですので、映画になることを期待しています!(期待している人は多いと思います)

とにかく常に「自分の使命、やりがいを見つけたい」「自分の道は自分で決めなければ」と感じてきた都築さん。10代後半から20代前半にかけてバーを経営したのも、まだ世の中にどういう仕事があるのか分からないので、色々なお客さんからさまざまな話を聞けるからという理由もあったそうです。

その後、2011年に東日本大震災が起きます。とにかく「自分の使命を見つけ、果たす」という気持ちの都築さんは、震災1週間後、福島県いわき市にボランティアに行きます。当時のいわき市は「今日食べるご飯がない」という状態だったといいます。このボランティアを通じて都築さんは感じたことをこのように語ってくれています。

「当たり前の生活の大切さ、日常の幸せを感じました。そういうものに本当に心から感謝しなければならないな、有り難いことなのだな、と」

「一方、ボランティアは、継続していくのが難しいことなのだなとも感じました」

そこから都築さんは、ボランティアではなく仕事として、「自分の使命、やりがい」「自分はどうやって人の役に立てるのか」を見つけるために、さまざまな事業にチャレンジしていきます。

太陽光の会社を立ち上げたり、福祉の会社を立ち上げたり。それらの事業でちゃんと売上・利益を上げているというところがまたすごいところです。「うまくいかなくて撤退した」のでは全く無い、「本当に自分が一生を捧げたいと思える仕事は本当にこれなのだろうか、まだ見つかっていない。燃えない」感に悩み、事業を変えていったそうです。事業的に成功はしていても。やるべきことはしっかりやった上で、です。何か、ないものねだりでフワフワと青い鳥を探していたりする感じとは全く違います。

悩んでいるとしても、常に行動し、結果を出す。止まらない。こういうところにも、都築さんの底知れぬエネルギー、芯の強さ、ビジネスにフルコミットする力を感じます。

色々なことを考えて行動し続けている中で、2016年に消防点検の会社を立ち上げ、そこから現在のスマテンの立ち上げに至った都築さん。

このスマテンも、最初は点検業者向けアプリ「スマテンUP」を、自分たちの消防点検の会社で使おうと思ったところから始まったのだそうです。自分たちだけで使うには開発費も結構かかったし、実はこのアプリは自分たちだけではなく、業界全体で困っている職人さんたちの役に立つのではないかと考えたことがきっかけで、プラットフォーム事業に転換していったといいます。

そして現在、都築さんは、効率化できる余地が山ほどあるのにできていない法令点検の業界を、革命的に効率化して業界全体に役に立つのと、「法令点検の実施率を上げて、安全で安心な世の中にしたい」という思いで突き進んでいます。

色々と事業を立ち上げて結果を出し続けている都築さんに、「本当に自分が一生を捧げたいと思える仕事は本当にこれなのだろうか、まだ見つかっていない。燃えない」感について聞いてみました。すると、とても印象的なことを語ってくださいました。

ここは、都築さんご自身の言葉で最後にお伝えしたいと思います。

「確かに太陽光の会社をやっているときは調子は良かったです。ただやはり、お金が儲かるからビジネスに本気になれるかっていうとそうではなくてですね。

なんというか、『自分の命をどこに使うか』っていうのを考えていたと思います。結局、今のスマテンをやっていても違う会社をやっていても、生活はできるでしょうし生きていくことはできるとは思うんですけど、ただ、振り返ったときにこの事業をやって本当に社会のためになったなとか、世のためとか人のためになったなって思えないのは残念というか悔しいなっていうところがあって。

なので、自分の使命であったり、自分ができることは何なんだっていうのをずっと考えています。

今、僕は社員とかにも言いますが、本当に自分には能力がない、本当にポンコツな人間だと思っているんです。本当に。普通の社会人としてだったら、どこも雇ってくれないくらいポンコツだと思います。自分は。

ただ、人によって適材適所といいますか、逆に経営者としてリスクを背負うことは全くビビることなく攻めれるっていうのは強みかもしれないです。そういうことを踏まえて、とにかく何か自分の命を、ポテンシャルを最大限発揮できるのはどこなんだろうというのを常に探していました。

正直に言うといい家に住んだりいい車を買ったり、色々やったんですが、僕の場合はそれで幸福度は上がらなかった。やはりそういうところじゃない、ただお金を稼ぐということではなく、自分の命をそこに使うんだっていう、『そこ』をいち早く見つけてフルコミットすることが自分の人生の幸せにつながるんではないか。それを探し求めてたって感じです」

「自分の命をどこに使うか」を探し求めていた。現在34歳、経営者歴14年の都築さん。もう、他に何も言葉はいらない感じです。都築さん、本当に有り難うございます!

都築さんの画像2です

以上(2023年9月作成)