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１　書く前の下ごしらえ

文章を書いていて、何度書き直してもうまくいかなかった経験はありませんか？　誤字脱字や文法などをチェックするのは、自分が言いたいことを読者に分かりやすく伝えるために大切です。しかし、何度書き直しても、何を言いたいのか伝わらず、納得できる文章にならないとしたら、それは書き始める前の準備が足りていなかったのかもしれません。

文章（書き言葉）は、一般的に話し言葉より論理的なつながりが重視されます。詩歌や小説など文学的な作品でないなら、何をどのような順番で書くかという事前の計画、構成案が不可欠です。

構成案なしに書き始めることは、レシピなしで料理を始めるのと似ています。慣れていない人が、使う食材の種類や分量、入れる順番などを決めずに始めると、食材が生煮えだったり、味のバランスがおかしかったりします。気付いてもう一度加熱したり、調味料を足したりしても、なかなか挽回できません。

書くのも同じです。構成があやふやであれば、情報が分散してまとまりがなく、何度も読み返さないと理解できない文章になりがちです。
そのため、文章を書くときは、事前の準備が欠かせないのです。

２　書くためのプロセス

文章を書く全体の流れを把握すると、いつ何をすればよいかがイメージできるはずです。書くためのプロセスは、文章の長さや内容、形式によっても異なりますが、本稿では数百字から2000字程度の短い文章を書く場合のプロセスを想定しています。

文章を書くときの全体的な流れは次の通りです。

＜全体的な流れ＞

●文章を書く前の準備・書き始める

●書いた文章を直す

このプロセスはいつも絶対的に変わらないものではなく、書く目的や内容、文章の長さによっては省略することもあります。
以降では、この文章を書くときの全体的な流れのうち、「文章を書く前の準備・書き始める」について詳しく紹介していきます。

３　持っている事実を整理する

前述した、話し言葉と書き言葉の大きな違いである論理（ロジック）とは、どんなものなのでしょうか。ビジネス書で多くのベストセラーを生み出したライターの古賀史健氏は、『取材・執筆・推敲――書く人の教科書』で、「言葉における論理は、絵画における遠近法」 というような表現をしています。

今ある情報を見える化して、書きたい内容をイメージし、またそれが本当に書けそうかどうかを判断する準備をします。

具体的なステップは次の通りです。

1）ステップ1：持っている事実を全て書き出す

事実とは情報のことです。この後で決める自分の結論（主張）の前提となります。

今分かっている事実を箇条書きで全て書き出します。頭の中にある状態で構成を考えたら、後できっと足りない情報が出てきます。何が分かっていて何が分からないかを整理するのです。

なお、この段階ではきちんとした書き言葉（文語体）で表現する必要はありません。ただし、口語的な副詞や形容詞（「やっぱり」や「いい」など）、ら抜き言葉などは使わないほうが後で修正が少なくて済みます。

取引先に資料の催促メールを送るために分かっている事実を書き出してみると、次のようになります。

2）ステップ2：欠けている事実を探す

全て書き出したつもりでも、見落としている部分はあるものです。ステップ1で挙げた中に、欠けている事実がないか確認します。

見えていない情報に気付くのは容易ではありませんが、5W1H（Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どうやって））に当てはめて確認するクセをつけるとよいでしょう。上の例では、Howの情報が抜けています。資料は郵送で届くはずなら、メールを確認する意味はありません。

相手が知っている情報であればあえて書く必要はありませんが、足りない情報に自分で気付けるようになると、相手とのトラブルの可能性を下げられます。

なお、事実は正しいことが大前提です。書き並べた情報が本当に正しいのかどうか、情報源となる資料を確認しましょう。

3）ステップ3：事実を分類する

集めた事実を意味ごとに分類します。同じ内容をグループ化し、小見出しを付けるイメージです。

催促メールの例で考えると次のようになるでしょう。

●これまでの経緯

●これからに向けたお願い

このように分類することで、自分が言いたいことが前よりも明らかになってきます。

４　問いを立てて、書きたい結論（主張）を決める

続いて集めた事実を基に、伝えたい自分なりの結論（主張）を明らかにします。

具体的なステップは次の通りです。

1）ステップ4：読み手の目線を入れ、結論（主張）を整理しタイトルを付ける

まずは自分がこの文章で何を伝えたいか、読み手にどんな反応をしてほしいかをイメージします。上の例では、「担当者に資料を送ってほしい」という目的がはっきりしているので、一見答えは出ているように見えます。

しかし、このステップで大切なのは読み手の視点を入れることです。もしタイトル（件名）に「お約束していた資料の督促」と入れたら、読み手は責められたと感じるはずです。

それが本意ではないなら、この文章の目的は「担当者との関係を良好に保ったまま、今日中に資料を送ってもらいたい」となります。タイトルはシンプルに「資料送付のお願い」くらいがよいでしょう。

2）ステップ5：結論の根拠となる推論（理由）を確かめる

ステップ4と同様、読み手に自分の主張を伝えるための準備です。読み手の視点に立って、事実と結論が納得できるものか確認します。内容が複雑なら、ステップ3で分類した事実のグループ単位などで、結論（主張）、推論（理由）、前提（事実）に分けてみるとよいでしょう。

５　構成案を作り、それに従って書く

いよいよ構成案を作って実際に書くステップです。書き始める前に、どの事実を載せて何を省くかを決めておきます。

具体的なステップは次の通りです。

1）ステップ6：事実を並べる順番を決める

ステップ4、5で相手目線を取り入れた事実を基に、一番伝えたい結論を表現するのにふさわしい順番を考えます。

催促メールの場合、次の順番はいかがでしょうか。箇条書きの頭に付けた数字が書く順番です（この順番が唯一の正解ではありません）。

●これまでの経緯の確認

●これからに向けたお願い

なお、適切な順番は、文章を載せる場所、媒体によって異なります。ビジネスのメールは基本的に最後まで読んでもらえますが、ネット記事のように途中で読者の離脱が想定される場合は、冒頭に結論を持ってきて読み手の興味を引いたほうが、読んでもらいやすくなります。

2）ステップ7：どれくらいの分量にするか決める

事実を書く順番が決まったら、その事実をどれくらい肉付けして表現するか決めます。強調したいところは長めに語り、分かりづらいところには例え話を入れます。テンポを良くするために、重要でないところは大胆に削ってみてもよいでしょう。

3）ステップ8：完成した構成案に従って書く

最後に、完成した構成案に合わせて原稿を書きます。

【参考文献】

• 『伝わる・揺さぶる！ 文章を書く』(山田ズーニー、PHP新書、2001年10月)
• 『哲学思考トレーニング』(伊勢田哲治、ちくま新書、2005年7月)
• 『新しい文章力の教室　苦手を得意に変えるナタリー式トレーニング できるビジネスシリーズ』（唐木元、インプレス、2015年8月）
• 『【新版】日本語の作文技術』(本多勝一、朝日文庫、2015年12月)
• 『取材・執筆・推敲――書く人の教科書』（古賀史健、ダイヤモンド社、2021年4月）

以上（2023年7月更新）

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１　話すよりも書くほうが大変？

わたしたちはメールなどで毎日何かしらの文章を書いています。普段のメモやメールであればほとんどストレスなしに書けますが、普段と少し違う内容になったとたん、予定した時間の何倍もかかってしまうことがあります。

例えば、メールで人に何かを催促しなければならないとき、何と書きますか。対面や電話であれば、声のトーンなどで気遣っている気持ちを表現できますが、メールではそれができません。伝えたい内容はそれほど複雑でなくても、自分の意図を相手に正しく伝えるにはよく考えて文章を作る必要があります。

例えば、取引先に約束していた資料を催促する場合、こういうメールになるでしょうか。

先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。

その際にご依頼した資料の件でご連絡致しました。
わたしがメールを紛失してしまったのかもしれませんが、ご依頼した資料に関するメールが確認できない状態でございます。
大変お手数をおかけしますが、メールを再送していただけないでしょうか。

いただいたメールを基に、明日、社内で会議を開くことになっています。
お忙しい中大変恐縮ですが、ご対応のほど、何卒よろしくお願い致します。

このメールは、敬語をしっかり使い、丁寧な印象になるよう工夫しています。また、「明日社内の会議で使う」という理由も添えたのは、相手に納得して対処してもらうためです。

普段は当たり前にできているからこそ、意識的に相手に伝わる文章を書こうとすると、どうしてよいか分からなくなってしまいます。書きやすい手順、注意すべきポイントを押さえて自分のやり方を見直してみてはいかがでしょうか。

２　意外に違う“話し言葉”と“書き言葉”

映像や音楽の迫力を伝えるとき、話して説明するのと書くのでは、どちらが伝えやすいですか？　口では説明できるのに、文字ではなかなか表現しにくいことがあります。

話し言葉と書き言葉、両方とも言葉を使うことは同じですが、話すときの言葉は音声、書くときの言葉は文字で表されるのが大きな違いです。話し言葉は音声なので、声のトーン、大きさで情感を込められます。また、身ぶり、視線、表情などで情報をさらに付与できます。

一方、書き言葉は、音声や身ぶりなどで表現される話し言葉の非言語的な情報を、主に「論理（ロジック）」で補っているといわれています。文章を読むとき、話し言葉なら気にならない細かな矛盾が気になってしまうのは、書き言葉にとって論理がとても重要だからです。

また、普段はあまり意識されていませんが、話し言葉と書き言葉の言い回しの違いも文章を書くときの悩みのタネになるでしょう。文章を一旦話し言葉で書いてから書き言葉に直してみると、直す箇所の多さに驚くはずです。例えば、ビジネス文書などでは、語尾が「●●なんです」となっていると、基本的に「●●なのです」「●●となっています」などに修正しなければなりません。

３　論理（ロジック）とは何か

前述した、話し言葉と書き言葉の大きな違いである論理（ロジック）とは、どんなものなのでしょうか。ビジネス書で多くのベストセラーを生み出したライターの古賀史健氏は、『取材・執筆・推敲――書く人の教科書』で、「言葉における論理は、絵画における遠近法」 というような表現をしています。

絵画は三次元の現実を二次元の世界で表現するため、遠近法で空間的関係性を損なわないようにしています。

言葉の論理は、“結論（主張）” “前提（事実）” “推論（理由）”の3つで成り立っています。わたしたちが頭の中だけで考えているとき、自分ではその考えにはそれなりに理由があると思っていますが、それはただの主観にすぎません。他人から見れば、ほとんど理由になっていない場合があります。

例えば、ある人が映画を見てとても感動し、思わず「この映画は世界一だ」と言ったとします。本人にとっては自分が感動したことほど、映画を称賛する根拠は必要ありませんが、「わたしが感動したから、この映画は世界一だ」という文章は、論理的に正しく、多くの人を納得させるとは言い難いでしょう。文章を書く際の論理とは、自分の考えを客観によって裏打ちするための技術のようなものです。

では、論理の組み立て方について、哲学の分野などで使われるクリティカルシンキングの手法を使って考えてみましょう。

そもそもクリティカルシンキングとは、ある意見をうのみにせずに吟味する、批判的思考のことです。クリティカルシンキングはある意見を検証するとき、結論、推論、前提の3つの要素にわけて考えます。先ほどの例を分解すると、次のようになります。

わたしたちが「論理的に妥当だと認めてもいい」と思うのは、前提と推論が共に妥当だったときです。

この例の場合、「わたしは感動した」という前提には嘘はないでしょう。しかし、その前提から「この映画を世界一だ」とする推論は明らかに間違っています。他人に正しい推論と納得してもらうには、世界一の映画作品を評価する方法を明らかにして、それを満たしているという前提がなければ難しいのです。

このように論理的な正しさは結論、前提、推論の関係の中で判断され、文章を書くときはそうした論理的な正しさに留意しなければなりません。

ただし、一口に文章といっても、私的な手紙、メール、ビジネス文書、エッセイ、論文、公文書など、その形式によって、求められる論理の厳密さは変化します。先ほどの文章を書いた「わたし」が、カンヌ映画祭の審査員を務めるような人物で、その記事がエッセイとして美容雑誌などに載っていたら、多くの読者は違和感なく読み進めるでしょう。

文章を書くときには、そうした臨機応変さも含めて、論理をうまく使いこなすことが必要なのです。

【参考文献】

• 『伝わる・揺さぶる！ 文章を書く』(山田ズーニー、PHP新書、2001年10月)
• 『哲学思考トレーニング』(伊勢田哲治、ちくま新書、2005年7月)
• 『新しい文章力の教室　苦手を得意に変えるナタリー式トレーニング できるビジネスシリーズ』（唐木元、インプレス、2015年8月）
• 『【新版】日本語の作文技術』(本多勝一、朝日文庫、2015年12月)
• 『取材・執筆・推敲――書く人の教科書』（古賀史健、ダイヤモンド社、2021年4月）

以上（2023年7月更新）

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１　書くためのプロセス

文章を書く全体の流れを把握すると、いつ何をすればよいかがイメージできるようになります。書くためのプロセスは、文章の長さや内容、形式などによっても異なりますが、この記事では数百字から2000字程度の短い文章を書く場合のプロセスを想定しています。

文章を書くときの全体的な流れは次の通りです。

＜全体的な流れ＞

●文章を書く前の準備・書き始める

●書いた文章を直す

このプロセスはいつも変わらないものではなく、書く目的や内容、文章の長さによっては省略することもあります。

この記事では、この文章を書くときの全体的な流れのうち、「書いた文章を直す」について紹介します。ただし、本稿では概要だけの紹介にとどめ、より詳しい方法に関心がある方は、記載する参考文献をご確認ください。

２　読み返して直す（文法中心）

結論、前提、推論を整理してから書き始めれば、単なる自分の主観だけではなく、客観的な論理で裏打ちされた文章になります。

そこから文章をさらに磨かなければならないのはなぜでしょうか。一つは、純粋に読者のためです。せっかく自分の文章を読んでもらえるなら、喜んでほしいと思うのは自然なことです。

また、取引先に送った見積もり金額など、誤ってはいけないミスもあります。ミスを防ぎ、文章を読みやすくするため、文法をチェックする具体的なステップは次のようになります。

これらのステップは、概念的にルールを理解するよりも、実際の文章から問題のある箇所に気付き自分で直す練習が必要です。

参考となる書籍は次の通りです。関心のある人はぜひご覧ください。

【参考文献】

• 『新しい文章力の教室　苦手を得意に変えるナタリー式トレーニング できるビジネスシリーズ』（唐木元、インプレス、2015年8月）
• 『【新版】日本語の作文技術』(本多勝一、朝日文庫、2015年12月)

３　読み返して直す（表現中心）

ここでの表現とは、読者を引きつけて楽しませるものです。ただし、詩や小説などの文学的な作品に書かれているような「名文」や「うまい文章」である必要はありません。読者に分かりやすくするためのステップは、次の通りです。

自分の表現力でオリジナリティーを出すには、普通根気強く訓練する必要があります。しかし、テーマに合ったエピソード（インタビュー、独自コメントなど）を調べるのは、やる気があれば技術はさほど関係ありません。

また、扱う話題が抽象的だと、読者はなかなかイメージできず理解できません。例え話は、その分かりづらさを補い、読者の理解を高めてくれる方法です。

例え話を作る技術、文章力を磨く考え方などが書かれた参考文献は次の通りです。

【参考文献】

• 『伝わる・揺さぶる！ 文章を書く』(山田ズーニー、PHP新書、2001年10月)
• 『哲学思考トレーニング』(伊勢田哲治、ちくま新書、2005年7月)
• 『新しい文章力の教室　苦手を得意に変えるナタリー式トレーニング できるビジネスシリーズ』（唐木元、インプレス、2015年8月）
• 『【新版】日本語の作文技術』(本多勝一、朝日文庫、2015年12月)
• 『取材・執筆・推敲――書く人の教科書』（古賀史健、ダイヤモンド社、2021年4月）

以上（2023年7月更新）

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突然ですが、皆さんの周りに「この人、面倒だな」と感じる人はいますか？　「面倒」の意味はいろいろありますが、私がイメージしているのは「人に何かを言われても、簡単には自分の意見を曲げない頑固な人」です。例えば、リーダーがチームの行動方針を提案したとき、1人だけ反対するような人です。リーダーや他のメンバーからすれば、反対する人を説得するのには手間も時間もかかるので、面倒だと思う気持ちも分かります。

ただ、私はこうした面倒な人こそ、会社に必要な人材だと思っています。ちょうど大河ドラマで「どうする家康」が放映中ですので、けさは徳川家康の家臣を例に、この話をしたいと思います。

家康の家臣の多くは、家康の一族に代々仕えた譜代の武士で、本拠地にちなみ「三河武士」と呼ばれます。三河武士は戦場では勇敢な一方で、冒頭で話した「面倒な人」が多いことでも有名です。

例えば、三河武士の中でも随一の猛将として知られる本多忠勝（ほんだただかつ）です。彼は、娘婿の真田信之（さなだのぶゆき）が、家康の敵となった父・昌幸（まさゆき）と弟・幸村（ゆきむら）の助命を嘆願した際に、「真田親子を助けなければ、自分は徳川の兵と戦って死ぬ」とまで言って後押ししました。忠勝以外にも似たようなことをした家臣はいます。家康の立場からすれば、面倒なことこの上ないでしょうが、彼は多くの場面でこうした家臣の振る舞いを許し、少なからずその意見を聞き入れています。なぜでしょうか？

私は、家康がこの三河武士の面倒さを、逆に頼もしく感じていたからではないかと思います。誰かとの衝突を恐れず、そこに自分の命を懸けられる家臣は、他国と戦いになったときに頼りになるからです。しかも、家康に異を唱えた三河武士の多くは、自分の損得だけではなく、徳川家や家康のことまで考えていました。信之の嘆願を後押しした忠勝は、信之に恩を売ることによって、信之と真田家の家臣や旧領の民を徳川家がしっかり掌握できるメリットまで考えていたはずです。

家康の三河武士への信頼感は、豊臣秀吉に「あなたの宝物は何か」と聞かれた際、「私のために命を懸けてくれる家臣が500人います。それが宝物です」と答えたという逸話からも分かります。

私たちの仕事の話に戻ります。この会社では、残念ながら経営者である私が決めることに、異を唱える人がほとんどいません。スピーディーに物事を進められるのは良い面もありますが、一方で「皆さんは、ただトップに従うだけでいいのか」「自分の本気をトップにぶつけてでも成し遂げたいことはないのか」と不安にもなります。

私の考えが全部正しいなんてことは、あり得ません。ですから、皆さんの中に、会社の方針に少しでも疑問を抱いている人がいるのなら、それを私にぶつけてきてください。衝突を恐れず、そこに本気で挑める人が、これからの会社を支えます。ここぞというときには、面倒な三河武士になることも大切なのです。

以上（2023年7月）

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鈴木敏文氏は、1970年代から2016年に名誉顧問に退くまで、現在のセブン&アイ・ホールディングスを率いて、日本を代表する流通グループに成長させました。その優れた経営手腕と実績から、「流通王」などとも称されています。

数ある鈴木氏の功績の中でも最大のものは、今から50年前の1973年に、日本のコンビニエンスストア（以下「コンビニ」）の草分けであるセブン-イレブン・ジャパンを創設したことでしょう。

鈴木氏はコンビニを創設した後、精緻な商品管理システムの開発、独自の商品開発や物流体制の構築、公共料金の収納代行など公共サービスの提供、新銀行の設立を通じたコンビニ内へのATM設置など、常にコンビニを進化させ続けていきました。その結果、今やコンビニは、災害時に優先的な復旧が望まれるほど、私たちの生活に欠かせないインフラ基盤になっています。

冒頭の言葉は、鈴木氏がなぜコンビニを日本に導入し、本家の米国とは違う「日本式」のコンビニスタイルを発展させていったかを理解する上で、象徴的な言葉といえます。鈴木氏は冒頭の言葉の前後に、自らの経営指針に関して、「（同業）他社さんとの競争における勝者と敗者というのではなく、お客様のニーズをどうつかめるかだけが勝負」「お客様を喜ばせなければならないというより、そうしないと自分たちの存在価値がない」と語っています。

自社の存在意義を重視する鈴木氏の言葉は、決して人ごとではないはずです。

足元の経営環境が厳しく、目先の業績改善と会社の生き残りに汲々（きゅうきゅう）とするあまり、ついつい同業他社との勝ち負けに目がいってしまうことは、どの会社も陥りがちな“わな”といえます。それは経営者のみならず、現場の社員にも当てはまります。会社のためには、自社の商品・サービスを、同業他社のものより多く売り込むことこそ最重要だと考えてしまうものです。

本来、会社の存在意義と、顧客のニーズをつかむこと、同業他社との競争に勝つことは、三位一体のものです。ただ、同業他社を意識しすぎて、同じフィールドでの競争に一喜一憂するだけになってしまえば、その会社は「同業他社でも代わりがきく会社」ということになってしまいます。顧客が喜ぶ商品・サービスを生み出そうという気概を失えば、やがては顧客のニーズをつかめなくなり、結局は同業他社に負けてしまうでしょう。

社員にとっても、「同業他社に勝ちたいだけの会社」と、「顧客が喜ぶ商品・サービスを生み出そうとしている会社」とでは、仕事のやりがい、会社に対する思い入れが違ってくるはずです。こうした会社の姿勢は、採用活動などで求職者に「この会社に入りたい」と思ってもらえる分かれ目になる可能性もあります。進化し続ける「50歳」のコンビニを参考に、もう一度、自社の存在意義を問い直してみるのはいかがでしょうか。

出典：「鈴木敏文経営を語る」（鈴木敏文述、江口克彦著、PHP研究所、2003年4月）

以上（2023年7月）

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