書いてあること
- 主な読者：インボイス発行事業者の登録手続きを済ませた会社の経営者、経理担当者
- 課題：取引先への登録番号などの通知など現場の準備が抜け漏れなく終わっているか不安
- 解決策：売手（インボイスを発行する側）、買手（インボイスを受け取る側）の立場から現場ですべきことを整理する
１ いよいよインボイス！ 対応漏れがあると消費税の負担増？
いよいよ2023年10月1日からインボイス制度が始まります。消費税の申告を行っている会社であれば、インボイス発行事業者（適格請求書発行事業者）の登録は終わっていることでしょうが、対応はこれだけではありません。立場ごとにまとめると次のようになります。
1.売手（インボイスを発行する側）
- インボイスの発行方法を決める
- インボイスに必要な項目が記載されているか確認する
- 簡易インボイス（簡易適格請求書）が発行できる業種かを確認する
- 発行したインボイス（写し）の保存方法を決める
- 取引先への登録番号や変更点を通知する
2.買手（インボイスを受け取る側）
- 受け取ったインボイスの保存方法を決める
- 会計システムがインボイス制度に対応しているか確認する
- 経理上の注意点を担当者が認識しているか確認する
- 免税事業者などへの対応を決める
3.売手・買手共通
- 社員（特に、経理や営業部署の社員）への研修を実施する
これらに対応していないと、仕入税額控除（消費税額の計算上受けられる控除。以下「控除」）を受けられず、消費税の負担が増える恐れがあります。これでは意味がないですよね。そこで、この記事では、
インボイス発行事業者の登録届出後からインボイス制度開始までにすべきこと
をまとめますので、抜け漏れのチェックにご活用ください。
２ 売手（インボイスを発行する側）の立場ですべきこと
1）インボイスの発行方法を決める
必要な項目（詳細は後述）が記載されていれば、請求書、領収書など、どの書類もインボイスになります。そのため、まずはどの書類をインボイスにするかを決め、追加しなければならない項目を確認しましょう。一般的には、現在使用している請求書にインボイスとして必要な項目を追加するケースが多いです。
また、契約書の締結だけで、毎月の請求書などを発行していない取引（オフィス賃貸料や会費など）がある場合は、インボイスとして必要な追加項目を記載した通知書を作成・送付し、契約書とともに保存してもらうようにしましょう。
また、インボイスを紙で発行するのか、電子データ（会計ソフトやPDFで作成したもの）で発行するのかを決め、取引先にも発行様式を伝えるようにしましょう。
2）インボイスに必要な項目は記載されているか確認する
インボイスには、今の請求書の記載項目に加えて、
- 適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 適格請求書発行事業者の登録番号
を記載しなければなりません。記載項目に漏れがあるとインボイスとは認められず、受け取った側は消費税上の控除を受けられなくなるので注意が必要です。
3）簡易インボイス（適格簡易請求書）が発行できる業種かを確認する
インボイスの記載項目は厳密に決められていますが、一部の業種では記載項目を簡略化したインボイス（簡易インボイス）の発行が認められています。一定の業種とは、不特定多数の客と取引を行う次の業種です。
小売業、飲食店業、旅行業、タクシー業、写真業、駐車場業など
簡易インボイスでは、
相手の名称の記載が不要
です。現在のレシートなどに追加しなければならない項目は、
- 適格請求書発行事業者の登録番号
- 税率ごとに区分した消費税額等または適用税率
の2点です。従来のレシートにスタンプや手書きで対応することも認められているため、取引規模によっては、レジシステムなどの更新をしなくても問題ないかもしれません。
4）発行したインボイス（写し）の保存方法を決める
発行したインボイス（写し）は、取引日の課税期間の末日の翌日から2カ月を経過した日から7年間保存しなければなりません。3月末決算（2023年度）の会社の場合、2024年6月1日から2031年5月31日までの7年間です。
インボイスは、
- 電子データで受けったものは電子データで保存（2023年12月末までは紙で保存も可）
- 紙で受け取ったものは紙またはスキャナして電子データで保存
します。
消費税法上、インボイスの保存方法は紙でも電子データでも問題ありません。しかし、電子帳簿保存法により、2024年1月以降は、電子データで受けたったものは電子データで保存することになっています。これは、法人税と所得税に限った話ですが、実務上、インボイスと請求書が別々に送られてくることはほぼ想定されません。インボイス制度が始まる2023年10月までに電子保存の体制を整えなければならないわけではありませんが、半年後には電子保存の義務化にかかる宥恕規定が無くなるので、インボイスへの対応と同時に電子保存の対応も進めていくのが効率的です。
5）取引先への登録番号や変更点を通知する
こうしてインボイスの体裁や発行方法が決まったら、インボイス制度が始まる前に取引先に通知しましょう。インボイスが発行されるかどうか、税金の計算上で影響を受けるのは買手（受け取る側）です。買手の管理や社内手続きの都合上、インボイス制度が導入される前に、インボイス発行事業者かどうかを把握しなければならないと考えている会社もあります。
準備が整っているならば、2023年10月を待たず、通知も兼ねて前もってインボイスを発行しておくと、スムーズに対応できるでしょう。
３ 買手（インボイスを受け取る側）の立場ですべきこと
1）受け取ったインボイスの保存方法を決める
受け取ったインボイスの保存方法は、前述した売り手側の「4）発行したインボイス（写し）の保存方法を決める」と同じです。
2）会計システムがインボイス制度に対応しているか確認する
インボイス制度が始まると、会計システムに入力する取引項目に「インボイスの有無」を追加しなければなりません。これに対応していない会計システムだと、消費税の納税額計算時に取引すべてについて、インボイスの確認作業が必要になります。会計システムについては、請求書の発行部分だけでなく、日々の取引を入力する部分についても、インボイス制度に対応しているか確認しましょう。
3）経理上の注意点を担当者が認識しているか確認する
インボイス制度が始まっているのに従来の請求書のままだったり、必要な記載項目が抜けていたりする場合、こちらは仕入税額控除（消費税額の計算上受けられる控除）を受けられず、消費税の負担が増えます。また、フリーランスや小規模事業者への影響の大きさから、経過措置（詳細は後述）という特別な取り扱いがあります。
これらを踏まえ、経理担当者は、
- インボイスに必要な記載項目のチェック
- 仕入先がインボイス発行事業者か、そうでないかの把握
- 仕入先が免税事業者かどうかの把握
- インボイスの保存が不要な取引かチェック
という、あらたな確認作業が必要になります。
なお、経過措置とは、免税事業者などインボイス発行事業者でない業者からの仕入れであっても、一定の要件を満たした帳簿を保存していれば、制度開始後6年間は一部控除が受けられるというものです。
また、自動販売機や公共交通機関など、不特定多数の利用者がいるような取引（かつ少額な取引）については、インボイスが不要です。主な取引に、
- 3万円未満（税込）の公共交通機関の乗車券
- 3万円未満（税込）の自動販売機や自動サービス機からの商品購入
- 郵便切手の購入
などがあります。
4）免税事業者などへの対応を決める
経過措置で軽減されているとはいえ、インボイス制度が始まれば、インボイス発行事業者でない免税事業者などへの支払いについては、消費税の負担が増します。金額の大小や取引の重要性などを考慮して対応を決めなければなりません。考えられる対応には、
- 消費税の負担増を受け入れ、これまでどおりの取引を行う
- 消費税の負担増を考慮し、値下げ交渉を行う
- インボイス発行事業者への移行をお願いする
などがあります。
自社で消費税の負担増を受け入れる場合は、事前に資金繰りへの影響をシミュレーションしておくことが大切です。また、値下げ交渉やインボイス発行事業者への移行のお願いについては、独占禁止法や下請法に違反しないよう注意が必要です。消費税の負担を超える値下げやインボイス発行事業者への移行について、強制的なやり方をした場合は違反となります。対等な立場で交渉するようにしましょう。
４ 売手・買手共通ですべきこと
特に、経理や営業部署の社員への研修を実施しましょう。経理部に対して営業部や取引先からインボイスに関する問い合わせを受けるケースが増えてくるでしょう。まずは、
- 自社のインボイス発行が始まる時期
- 従来からの変更点（記載項目）
は押さえるようにしましょう。また、制度が始まる2023年10月以降は、新規取引先がインボイス発行事業者かどうか、免税事業者かどうかの確認も行わなければなりません。社内でインボイスに関する問い合わせの専任担当者を決めておくなど社内体制を整えておくと、スムーズな対応が可能になります。
以上（2023年7月作成）
（監修 税理士法人アイ・タックス 税理士 山田誠一朗）
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