【中堅社員のスピーチ例】「勝手にライバル制度」で環境を変える

おはようございます。今日は「ライバル」というテーマで話をします。私の言うライバルとは、良い刺激を与えてくれる競争相手のことです。長い社会人生活、どうしても気持ちが上がらない時期があります。そんなとき、ライバルがいれば「負けたくない!」と、自分を奮い立たせることができます。ただ、当社のような中小企業の場合、同期や出世レースの競争相手がおらず、それぞれが違う業務を担当している関係で、身近にライバルといえる存在がいない人も少なくないでしょう。

そんな人にお勧めしたいのが「勝手にライバル制度」です。これは、私があるコンサルタントの方から聞いたもので、テレビなどで話題の「有名人」を勝手に自分のライバルに認定してしまうというものです。有名人は、スポーツ選手でも俳優やミュージシャンでも構いません。

なぜ有名人をライバルにするのかというと、ニュースやインタビュー記事などで定期的にその人の情報をキャッチできるからです。例えば、スポーツ選手が大会に勝ったり、俳優が映画の主役に抜擢されたりすれば、その活躍がニュースで報道されます。インタビュー記事などを読めば、その人が仕事で何を大切にしているのか、過去にどのような困難を乗り越えているのかなど、人物像を立体的につかむことができます。

例えば、私のライバルはテニスの錦織圭選手です。彼に着目したのは、2015年に世界ランク4位に輝いたときのことでした。彼が私と同い年であることを知り、気になって調べてみると、17歳でプロに転向して以来、テニス一筋を貫いていること、粘り強いプレーに定評があること、世界4位の功績をつかんでなお努力を続けていること、とても負けず嫌いであることなどが分かりました。

その頃、私は社会人3年目で、仕事には慣れてきたものの、そこに落ち着いてしまい、刺激の少ない毎日を送っていました。いわば“中だるみ”の状態にあったわけです。そんな自分と同い年の錦織選手を比べ、「悔しいな。自分は何をしているんだろう」と嫉妬と情けなさを感じました。

私は錦織選手を、勝手に自分のライバルに認定し、「彼に置いていかれるわけにはいかない」と奮起して、自分を立て直そうとしました。錦織選手と同じく、私も「粘り強いこと」が長所です。だから、クライアントや社内の他の部署と交渉する際などは、多少困難な課題があっても「錦織選手なら諦めないはずだ」と踏みとどまって、相手の理解が得られるまで話し合うように努めました。彼が粘って1勝をもぎ取るまでの間に、私も粘り勝ちの交渉を1回成功させるという思いで。

錦織選手は、今でも私のライバルです。彼が怪我から復帰したときや、世界トップ10に返り咲いたときなど、ニュースで新しい情報を知るたびに感情が揺さぶられ、一歩前進するための気持ちが湧いてくるのです。皆さんの中に、最近、張り合いがないと感じている人がいれば、ぜひとも「勝手にライバル」を決めてみてください。

以上(2024年7月作成)

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画像:Mariko Mitsuda

甘い組織ではない「心理的安全性」のつくり方

書いてあること

  • 主な読者:経営環境が劇的に変わる中で、社員の率直な意見を聞きたい経営者
  • 課題:「心理的安全性」の確保が重要といわれるが、甘いだけのように感じてしまう……
  • 解決策:若手を巻き込むことで組織にインパクトを与える。組織をぬるま湯にするのではなく、共通の目標を達成するために学習、議論のサポートをする

1 「心理的安全性」は決して甘いものではない

経営環境が劇的に変化する中で、組織の意思決定にもバージョンアップが求められています。社長や一部の幹部が過去の経験で「えいやっ!」と決めるスタイルでは、今の延長線でしか進むことができず、新しい発想が生まれてこないからです。

会社は社内外から幅広く意見を募り、それを受け止めて議論できる組織に生まれ変わる必要があり、それを実現するキーワードが「心理的安全性」です。心理的安全性を確保するということは、

「これを言ったら間違えているかもしれない」などと社員が考え、意見を言いにくくなってしまう環境を改善する

ことでもあります。この説明だけを読むと、なんとも甘ったるい雰囲気が組織にまん延し、「言いたいことがあるけれど、相手の気分を害するといけないので言わない」といった組織になってしまいそうですが、これは大きな誤解です。心理的安全性を解説する「恐れのない組織――『心理的安全性』が学習・イノベーション・成長をもたらす」に次のような一節があります。

  • 心理的に安全な環境で仕事をすることは、感じよくあるために、誰もがいつも相手の意見に賛成することではない。あなたが言いたいと思うあらゆることに対して、明らかな称賛や無条件の支持を得られるわけでもない。むしろ、その正反対だと言ってもいい。心理的安全性は、率直であるということであり、建設的に反対したり気兼ねなく考えを交換し合ったりできるということなのだ。
  • 心理的安全性とは、高い基準も納期も守る必要のない「勝手気ままな」環境のことではない。職場で「気楽に過ごす」という意味では、決してないのだ。このことは肝に銘じておいたほうがいい。(*)

どうでしょう。心理的安全性に対する印象が変わりますよね? 言い換えれば、

心理的安全性とは、社員が組織の一員として自覚を持ち、共通の目標を達成するために、学習を通じて自らを高めていけること

であり、決して甘いものではありません。むしろ、見方によっては厳しいことなのです。この心理的安全性の確保を意識しながら議論し、決断できる組織に変革していくためのヒントをご提案していきます。

2 優秀な社長が生み出す集団圧力と集団浅慮のわな

一般的に、組織における意思決定は個人よりも合理的なように感じます。しかし実際は、個人ならまず下さないような筋の悪い決断をしていることがあります。これには「集団圧力」が影響しています。ピア・プレッシャーや同調圧力ともいわれるもので、要は、

少数意見を持つ人に対し、多数派と同じ意見にするように無言の圧力をかけること

です。客観的に見て少数意見のほうが正しくても、「その他の多数と違うので、間違えているのだろう」と、意見の正当性が否定されてしまいます。「集団浅慮(グループシンク)」という問題もあります。集団浅慮とは、

早く結論を出すことにとらわれ、きちんと検討せずに決めてしまうこと

です。その結果、プランA~Cがあったとして、最もリスクが高いプランCを「何とかなるさ。早くこれに決めて実行しよう!」と決断してしまいます。

これまでの研究から、集団圧力や集団浅慮が生じやすい組織の特徴として、

  • 集団の結び付きが強い
  • 外部から隔離されている
  • 優秀で強いリーダーがいる

などが考えられています。つまり、

長年、社長がコツコツと作り上げ、収益も安定している組織こそ、実は間違えた決断をしてしまうリスクが高い

ことが分かります。今、こうした組織体制を見直すことが求められています。

3 間違えた判断プロセスから脱却するには?

では、どのようにすればよいのでしょうか? その答えが冒頭で紹介した心理的安全性の確保です。社員が発言しないのは、「自分自身が無知・無能である」と思われたくないからなので、この気持ちを緩和する必要があります。

ただし、「よし!」とばかりに社長が旗を振って声高に推進すると、上層部の結束が強い組織ほど、幹部たちが真っ先に反応します。幹部たちは社長におもねることなく、ただ改善を成功させたいという思いから、いつも以上に大きな声で意見を出すわけです。ただ、この光景を客観的に見ると、一部の人だけが意見を言い、それによって判断されるという【いつものあれ】になっているわけです。

組織を変えたければ若手を巻き込むべきです。「若手でも意見を言える」という事実は、社員に大きなインパクトを与えるからです。これを実行する際のヒントになりそうなことを、宇宙飛行士の野口聡一さんがテレビのインタビューで答えていたので紹介します。あくまで筆者の解釈ですが、内容は次の通りです。

  • 明確な指示:しっかり教え、分かりやすく教えてほしい
  • 承認:自分の意見を認めてほしい
  • 責任:失敗しても、その責任をとってほしい(**)

これを実現することが、若手から意見を吸い上げるための1つのヒントになるでしょう。筆者はここに、

  • 事前確認:会議などの前に発言を求めることを伝える

を付け加えたいと思います。いきなり話を振られた若手が混乱することがないように、事前に「意見を求めますよ」と伝えておくわけです。こうして実際に若手が意見をいったら、ぜひ、試していただきたいのが、いわゆる「おうむ返し」です。若手の発言を、社長や幹部がそのまま繰り返します。若者からすると、

相手は自分の意見をしっかり聞いてくれて、否定もしていない

となります。ここを起点に議論が始まればよいわけです。

4 ノイズは排除する

組織の議論を活発にするために、社長や幹部が果たすべき役割は非常に大きなものです。また、この活動は根気よく続けなければなりません。

これを踏まえた上で最後に補足をすると、出てくる意見の全てを受け入れる必要はありません。同じテーマで議論をした場合、議論の中身やアウトプットの質は「メンバーの本気度×能力×知識」で決まることは間違いありません。そのため、

  • 明らかに見当違い
  • 勉強不足でレベルが低い
  • 自身の保身しか考えていない

などの意見はノイズでしかないので、相手にする必要はありません。逆にいえば、

(経営者)その意見って見当違いなんじゃない。何を根拠に言っているの?

(若手)あ、確かに。私がズレていましたね

などと気兼ねなく言える関係を、心理的安全性が確保された状態というのでしょう。

【参考文献】
(*)「恐れのない組織――『心理的安全性』が学習・イノベーション・成長をもたらす」(エイミー・C・エドモンドソン(著)、村瀬俊朗(解説)、野津智子(訳)、2021年2月)
(**)「ワールドビジネスサテライト“究極のテレワーカー”野口聡一宇宙飛行士の仕事術(2021年4月19日)」(テレビ東京、2021年4月)

以上(2024年7月更新)

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「伝説の広告」から学ぶ、きつくても社員のモチベーションが上げるメカニズム

書いてあること

  • 主な読者:社員のモチベーションを高めたい経営者
  • 課題:打っても“響かない”感じで、コミュニケーションの取り方に迷っている
  • 解決策:組織全体のモチベーションの総和を意識して、個人にとらわれすぎない

1 モチベーションの正体

1)モチベーションは組織の総和で考える

社員のモチベーションを高めることは大切ですが、全社員のモチベーションが同時に上がることはほぼありません。社員にはさまざまな考えがあり、自分の意見が通ればモチベーションはアップし、そうでなければダウンします。社員のモチベーションの状況を「見える化」したイメージは次の通りです。

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図表の左右を比較すると、社員Aのようにモチベーションが下がっている者がいるものの、総和は右側のほうが大きくなっています。組織全体のモチベーションの総和がアップしていれば、経営者はひとまずその状態を維持するのが基本です。ただし、大きな影響力を持っている管理職のモチベーションが下がると、釣られて周囲の社員のモチベーションも下がりがちなのでフォローが必要なケースもあります。

2)ネガティブな要素でもモチベーションになる

一般的に、社員のモチベーションはより良い労働条件や良好な人間関係などでアップすると考えられていますが、実際はそればかりではありません。ネガティブな要素もモチベーションになり得ます。ある求人広告の例を参考に紹介します。

【伝説の求人広告】

求む男子。至難の旅。僅かな報酬。極寒。暗黒の長い日々。絶えざる危険。

生還の保証なし。

成功の暁には、名誉と称賛。

(出所:「史上最強のリーダー シャクルトン」(マーゴ・モレル、ステファニー・キャパレル(著)、高遠裕子(訳)、PHP研究所、2001年8月))

この求人広告は、アーネスト・シャクルトン(冒険家)が、南極探検隊の隊員を募集するために、1900年ごろに出したといわれます。生還の保証すらない過酷な条件であるにもかかわらず、5000人もの応募があったそうです。

どこにそれほどの魅力があったのでしょうか?

心の琴線に触れるものは人それぞれです。応募者は逆境へのチャレンジや名誉と称賛がモチベーションとなって、生還の保証のない過酷な冒険への参加を決心したのではないでしょうか。モチベーションが上がる要素は多様です。ネガティブな要素でも、それを乗り切る「チャレンジ精神」がモチベーションにつながります。厳しくすると社員のモチベーションが下がると考えられがちですが、必ずしもそうとは限りません。

3)仕事に振り向けるエネルギーは変わらない

私たちは、仕事以外にも趣味や家族などプライベートな活動にエネルギーを注いでいます。各分野に注いでいるエネルギーの割合を「見える化」できると仮定して、仕事に対する経営者のやる気が80%、同じく社員Aのやる気が20%だとします。経営者は、社員Aのモチベーションが上がれば、自分と同じように仕事に対するやる気も80%になると考えがちです。しかし、仕事に対する社員Aのやる気は最大20%で、これを継続的に超えることはほぼありません。

また、社員Aが常に仕事に対して20%のやる気を維持しているわけではなく、仕事の成功・失敗などの影響を受けて0~20%で変動しています。社員のモチベーションを上げるというのは、やる気を最大に近いレベル(社員Aは20%)に高めることなのです。まれに社員Aの仕事に対するやる気の最大値が20%から50%に上がることがありますが、これは生活環境の変化などにより、社員が内発的に動機付けられたときです。

2 基本的なモチベーション

社員のやる気の度合いを高めるには、各社員のモチベーションが上がる要素を理解して刺激することです。しかし、私生活に密接に関連する問題もあるため、経営者が働き掛けられる範囲は限られます。それに、ある社員固有のモチベーションを刺激しても、組織全体への波及効果は期待できません。

そこで、経営者が社員のモチベーションアップを図る際は、まず、多くの社員に当てはまる基本的なモチベーションを押さえましょう。基本的なモチベーションと具体例は次の通りです。

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3 社員のタイプ別の接し方

1)支配的なタイプ

自ら先頭に立って場を仕切ろうとするタイプです。野心があり、周囲への影響力の強さを誇りとする傾向があります。物事の成功・達成に喜びを感じますが、自己中心的に行動してトラブルを招くこともあります。

支配的なタイプの場合、「業務遂行のために必要な権限の委譲」「チーム内の地位と役割に対する満足と安心」が強いモチベーションになります。そのため次のように接するとよいでしょう。

「このプロジェクトには弱腰な関係者を力強く導いていく存在が不可欠で、仕切り役としてはパワフルで頼りがいのある君が最適だ。プロジェクトに必要な権限は十二分に与えているし、これをうまく活用して成功すれば、君のキャリアアップにつながるだろう。期待しているよ」

2)論理的なタイプ

ある意味で計算高く、成功のための根拠を求めるタイプです。物事の真偽に関心があり、特定の分野を究めることを誇りとする傾向があります。知識の向上に喜びを感じるあまり自分の世界に入り込みがちで、他人を寄せ付けない面を持っています。

論理的なタイプの場合、「経営者の成長戦略に対する納得と理解」「自分のやりたいことと現実のギャップの解消」が強いモチベーションになります。そのため次のように接するとよいでしょう。

「このプロジェクトには調査能力に優れた存在が不可欠で、仕切り役としては物事を冷静に分析できる君が最適だ。必要と思われる権限は与えている。この他に、君のほうで必要なものがあれば相談してくれ。知識が豊富な君なら無事にプロジェクトを終了できると信じている。期待しているよ」

3)協調的なタイプ

争いを好まず、他人を立てるタイプです。調和に関心があり、周囲に配慮する姿勢を誇りとする傾向があります。他人からの称賛や感謝に喜びを感じますが、周囲の視線に過敏な面があり、単なる噂を気にしてモチベーションがダウンすることもあります。

協調的なタイプの場合、「なじみやすい企業風土とチームの雰囲気」「経営者や他の社員からの称賛、感謝」が強いモチベーションになります。そのため次のように接するとよいでしょう。

「このプロジェクトには関係者間の協力体制を構築できる存在が不可欠で、仕切り役としては気配りのできる君が最適だ。周囲への根回しは終わっているし、私もサポートを惜しまないので、集中してやってもらっていい。君なら笑顔でプロジェクトを終えられるだろう。期待しているよ」

4 経営者の行動の3原則

社員のモチベーションは、経営者とのコミュニケーションによって刺激されます。経営者は社員への心配りを忘れずに接することが重要で、そのために心掛けるとよいのが次の3原則です。

1)成長戦略の立案

経営者は、常に組織の成長戦略を描き、それを唱え続けましょう。組織の存在意義が固まっていきます。

2)力強い活動

経営者は、力強くエネルギッシュに活動しましょう。組織全体に活気と笑顔が宿ります。

3)日ごろの気配り

経営者は、誰よりも謙虚な姿勢で社員に気配りをしましょう。組織全体に相手を思いやる雰囲気が生まれます。

企業経営において社員のモチベーションは無視できません。経営者は社員に対し、組織に所属することの喜びを伝えましょう。社員が組織の一員としての自覚を持ち、そこで自己実現ができると感じたとき、モチベーションは上がるでしょう。

以上(2024年7月更新)

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【かんたん会社法(3)】サクッと分かる株式会社の機関と機能

書いてあること

  • 主な読者:会社法の基礎として「機関」について知りたい人
  • 課題:そもそも「機関」というもののイメージがわかない
  • 解決策:会社の「機関」は、体の「器官」と同じ。株式会社の機関は11機関ある

1 会社の「機関」は、体の「器官」と同じ

会社の「機関」とは、

意思決定を行ったり、運営等が適切に行われているか監視したりするもの

です。具体的な機関には株主総会や取締役などがあり、機関が無ければ会社は適切に運営できません。まさに「体の器官」と同じです。

株式会社(以下「会社」)が設置できる機関には、

株主総会、取締役、取締役会、代表取締役、監査役、監査役会、会計参与、会計監査人、監査等委員会、指名委員会等、執行役

などがあります。株主総会と取締役は必ず設置しなければなりません。これらの機関について、ざっくり確認していきましょう。

2 株主総会

株主総会は、会社の「最高意思決定機関」です。株主を構成員として、組織、運営、管理など会社に関する一切の事項を決議します。株主総会には、事業年度の終了後に開催する「定時株主総会」と、定時株主総会以外で必要がある場合に開催する「臨時株主総会」とがあります。

3 取締役、取締役会、代表取締役

取締役は、株主から会社経営を任された、いわば「経営のスペシャリスト」であり、会社の業務執行をする機関です。そして、取締役会は取締役で構成される合議体の機関です。

取締役会設置会社の場合、取締役は3人以上を選任し、その中から代表取締役を取締役会の決議によって選びます。代表取締役は1人でも2人以上でも構いません。代表取締役が選ばれたら、それ以外の取締役は代表権を有しません。こうして、取締役会が会社の業務執行の決定などを行い、代表取締役が業務を執行します。なお、定款に基づく取締役の互選か、株主総会決議によって代表取締役を選ぶこともできます。また、業務執行権も代表取締役が有します。

取締役会非設置会社の場合、取締役は複数でも1人でも大丈夫です。複数いる場合、各取締役が業務執行権を有し、業務執行に関する意思決定は取締役の過半数で決めます。代表権も各取締役が有しますが、代表取締役を選んだ場合は、代表取締役だけが代表権を有します。

4 監査役、監査役会

監査役は、取締役(および会計参与)の職務執行を監査する機関です。そして、監査役会は監査役で構成される合議体である機関です。

監査役は1人でも大丈夫です。ただし、監査役会設置会社の場合は3人以上を選び、その半数以上は社外監査役でなければなりません。監査役は、監査の結果を株主などに報告するために、監査報告を作成します。ただし、非公開会社(監査役会設置会社と会計監査人設置会社を除く)の場合、定款に定めることで、監査の範囲を「会計監査」に限定することができます。なお、非公開会社とは、全ての株式について譲渡制限(会社の承認が必要)ある旨を定款に定めている会社です。

監査役会は全ての監査役で構成され、監査報告の作成、常勤監査役の選定および解職、監査の方針、監査役会設置会社の業務および財産の状況の調査の方法、その他の監査役の職務の執行に関する事項を決定します。

5 会計参与

会計参与は、取締役または執行役(委員会設置会社の場合)と共同で、「計算書類(損益計算書や貸借対照表など)」などを作成する機関です。会計参与になるのは、公認会計士・監査法人または税理士・税理士法人です。

会計参与は、中小企業の会計適正化などを目的に設けられた機関です。会社の規模などにかかわらず、定款に定めて任意に設置します。会計参与は1人(1法人)でも大丈夫です。

6 会計監査人

会計監査人は、計算書類などの監査をする機関です。会計監査人になるのは、公認会計士または監査法人です。

大会社および委員会設置会社は、必ず会計監査人を設置します。会社の計算書類とその附属明細書、臨時計算書類、連結計算書類を監査し、会計監査報告を作成します。会計監査人の人数は1人(1法人)でも大丈夫です。

7 監査等委員会

監査等委員会は、2015年5月1日に施行された改正会社法によって新設されました。監査等委員会の権限は、指名委員会等設置会社(改正前の委員会設置会社)の監査委員会の権限に加え、指名委員会及び報酬員会の機能を一定程度代替する権限が与えられています。

具体的には、監査役および会計監査人の選任・解任・不再任に係る株主総会の議案内容の決定などをします。また、監査等委員以外の取締役の選任・解任・辞任および報酬について意見を決定し、株主総会で述べることができます。

監査等委員会の設置には、3人以上の非業務執行取締役(うち過半数は社外取締役)が必要です。監査等委員である取締役とそれ以外の取締役とは、別々に選ぶ必要があります。

8 指名委員会等

指名委員会等は、次の3つからなる機関です。2015年5月1日に改正会社法が施行されるまでは「委員会」と呼ばれていましたが、前述した「監査等委員会」の新設によって指名委員会等に名称が変更されました。

  • 指名委員会:株主総会に提出する取締役・会計参与の選任・解任の議案の決定
  • 監査委員会:執行役・取締役・会計参与の職務執行の監査、監査報告書の作成
  • 報酬委員会:執行役・取締役・会計参与の個人別の報酬等を決定

各委員会は、それぞれ3人以上(うち過半数は社外取締役)でなければなりません。また、監査委員は執行役を兼務することができません。

9 執行役

執行役は、指名委員会等設置会社において業務執行をする機関です。指名委員会等設置会社では、取締役は会社の業務執行ができず、取締役会または各委員会の一員として、専ら業務執行の監督に専念します。これに代わって、執行役は業務の決定・執行などをします。取締役と執行役を兼任することは可能です。

執行役の人数は1人でも大丈夫です。また、取締役会は執行役の中から代表執行役を選定しなければなりません。

以上(2022年6月)
(監修 有村総合法律事務所 弁護士 平田圭)

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画像:Mariko Mitsuda

(2024年法改正に対応)「教育訓練給付金」で、会社と社員の負担を抑えつつリスキリングを!

書いてあること

  • 主な読者:リスキリングに取り組もうとしている社員を支援したい経営者
  • 課題:学ぶ気持ちはあるが、費用負担を嫌がっている
  • 解決策:「教育訓練給付金」の利用を社員に勧める

1 費用負担を抑えてリスキリングのハードルを下げる

DX時代の学び直しとして「リスキリング」が注目されていますが、

学びたい気持ちはあるものの、物価高などで費用負担がきつい

という人もいます。社員の向上心には応えてあげたいので会社が補助するのもよいですが、加えて「教育訓練給付金」の利用を勧めてみましょう。教育訓練給付金とは、

厚生労働大臣の指定する講座(指定講座)を受講・修了した場合、その入学料や受講料の一部が国から支給されるという雇用保険給付の1つ

で、次のような講座などがあります。

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2 教育訓練給付金は3種類、対象は雇用保険の被保険者

教育訓練給付金は、社員が「一般教育訓練」「特定一般教育訓練」「専門実践教育訓練」のいずれかを指定講座を受講(通学、通信教育、eラーニング)することで支給されます。

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いずれも、社員が指定講座を運営する学校に受講を申し込み、その講座を受講・修了することで、入学料や受講料に一定率を掛けた金額が本人に支給される仕組みです。教育訓練給付金をもらうためには、社員が指定講座の受講開始日時点で

雇用保険の被保険者(短期雇用や日雇いを除く)

であって、さらに指定講座ごとに決められた被保険者期間を満たしている必要があります(過去に被保険者であった者も一定の要件を満たせば対象になりますが、ここでは割愛します)。

以降では、一般教育訓練、特定一般教育訓練、専門実践教育訓練それぞれについて、指定講座の種類や教育訓練給付金の支給要件を見ていきます。なお、直近では

  • 2024年4月1日に、特定一般教育訓練と専門実践教育訓練の受給要件の緩和
  • 2024年10月1日に、専門実践教育訓練の最大給付率の引き上げ(予定)

という法改正がありますので、併せて確認しておきましょう。

3 一般教育訓練の教育訓練給付金

1)指定講座

一般教育訓練は、最長1年(原則)の短期間の教育訓練です。指定講座は9種類あり、内容はパソコンの操作から特定の資格や免許の取得まで多岐にわたります。

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なお、指定講座のカリキュラムは学校によって異なるので、詳細はこちらの検索システムをご確認ください(特定一般教育訓練、専門実践教育訓練についても同じ)。

■厚生労働省「教育訓練給付制度 厚生労働大臣指定教育訓練講座 検索システム」■
https://www.kyufu.mhlw.go.jp/kensaku/

2)教育訓練給付金の内容

1.支給要件

1回目と2回目以降とで支給要件が異なります。

  • 1回目:受講開始日時点で被保険者期間が1年以上あること
  • 2回目以降:受講開始日時点で被保険者期間が3年以上あり、前回の教育訓練給付金受給日から当該受講開始日前までに、3年以上経過していること

2.支給額

入学料や受講料、キャリアコンサルティングの

費用の20%(上限は1回当たり10万円)が支給

されます。ただし、20%に相当する額が4000円以下の場合、教育訓練給付金は支給されません。キャリアコンサルティングとは、民間のコンサルタンティング会社などが実施する、職業選択や能力開発に関する相談サービスのことで、教育訓練給付金の対象となるのは、受講開始日前1年以内のもの(2万円まで)に限られます。

3.申請手続き

社員は受講修了日の翌日から1カ月以内に、「教育訓練給付金支給申請書(学校が配布)」と添付書類を、社員の住所地を管轄するハローワークに届け出ます。添付書類の詳細は、こちらをご確認ください。

■厚生労働省「一般教育訓練の教育訓練給付金の支給申請手続きについて」■
https://www.mhlw.go.jp/content/001066320.pdf

4 特定一般教育訓練に関する教育訓練給付金

1)指定講座

特定一般教育訓練は、最長1年の短期間の教育訓練です。指定講座は3種類あり、ITスキルなどキャリアアップ効果の高い分野の知識を習得できます。

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2)教育訓練給付金の内容

1.支給要件

1回目と2回目以降とで支給要件が異なります。

  • 1回目:受講開始日時点で被保険者期間が1年以上あること
  • 2回目以降:受講開始日時点で被保険者期間が3年以上あり、前回の教育訓練給付金受給日から当該受講開始日前までに、3年以上経過していること

2.支給額

入学料、受講料の40%(上限は1回当たり20万円)が支給されます。ただし、教育訓練経費の40%に相当する額が4000円以下の場合、教育訓練給付金は支給されません。

3.申請手続き

まず、社員は受講開始日の2週間前まで(2024年4月1日改正。改正前は「1カ月前まで」)に、「訓練前キャリアコンサルティング」を受講します。訓練前キャリアコンサルティングとは、職業能力の開発・向上に関する事項を記載した「ジョブ・カード」を作成するためのコンサルティングです。

また、社員は同じく受講開始日の2週間前までに、「教育訓練給付金及び教育訓練支援給付金受給資格確認票」とジョブ・カード、添付書類を社員の住所地を管轄するハローワークに届け出ます。

さらに、受講が修了したときは、受講修了日の翌日から1カ月以内に、「教育訓練給付金支給申請書(教育訓練実施者が配布)」と添付書類を社員の住所地を管轄するハローワークに届け出ます。添付書類の詳細は、こちらをご確認ください。

■厚生労働省「特定一般教育訓練の『教育訓練給付金』に関する支給申請手続きのご案内」■
https://www.mhlw.go.jp/content/001066319.pdf

5 専門実践教育訓練に関する教育訓練給付金

1)指定講座

専門実践教育訓練は、1年以上3年以内(原則)の中長期の教育訓練です。指定講座は7種類あり、大学院レベルの高度な知識や、特定の分野の専門的な知識を習得できます。

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2)教育訓練給付金の内容

1.支給要件

1回目と2回目以降とで支給要件が異なります。

  • 1回目:受講開始日時点で被保険者期間が2年以上あること
  • 2回目以降:受講開始日時点で被保険者期間が3年以上あり、前回の教育訓練給付金受給日から当該受講開始日前までに、3年以上経過していること

2.支給額

入学料、受講料の50%(上限は年間40万円)が支給されます。指定講座に関連する資格等を取得し、かつ修了した日の翌日から1年以内に被保険者として雇用された場合は、教育訓練経費の70%(上限は年間56万円まで)が支給されます。ただし、50%(70%)に相当する額が4000円以下の場合、教育訓練給付金は支給されません。なお、専門実践教育訓練については、

2024年10月から、給付率が「最大70%」から「最大80%」に引き上げられる予定

です。

3.申請手続き

特定一般教育訓練と同じく、まず社員は受講開始日の2週間前まで(2024年4月1日改正。改正前は「1カ月前まで」)までに、訓練前キャリアコンサルティングを受講しなければなりません。

また、社員は受講開始日の2週間前までに、「教育訓練給付金及び教育訓練支援給付金受給資格確認票」とジョブ・カード、添付書類を社員の住所地を管轄するハローワークに届け出ます。

さらに、受講開始後は、支給単位期間(受講開始日から6カ月ごと)末日の翌日から1カ月以内に、「教育訓練給付金支給申請書(教育訓練実施者が配布)」と添付書類を社員の住所地を管轄するハローワークに届け出ます。

なお、受講が修了したときは受講修了日の翌日から1カ月以内に、受講修了後、講座に係る資格等を取得して追加給付を受けるときは、雇用された日(被保険者として雇用されている場合は、資格取得等をした日)の翌日から1カ月以内に、同じ手続きを行います。添付書類の詳細は、こちらをご確認ください。

■厚生労働省「専門実践教育訓練の給付金のご案内」■
https://www.mhlw.go.jp/content/001066317.pdf

以上(2024年7月更新)
(監修 社会保険労務士法人AKJパートナーズ)

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【業務効率化】郵便料金値上げに備える効果的な対応策

書いてあること

  • 主な読者:郵送業務を減らし、業務効率化を図りたい経営者
  • 課題:2024年10月1日から、封書・はがきなどの郵便料金の大幅値上げが確定
  • 解決策:書類の電子送付を進め郵便物を減らす。郵便料金の値上げを適正に価格転嫁する

1 対応が急務 2024年10月1日から郵便料金が大幅値上げ

日本郵便は2024年10月1日から郵便料金を値上げします。封書は消費税増税に伴う料金改定を除くと30年ぶり、はがきは7年ぶりの値上げです。

主な郵便料金(2024年10月1日の変更前後の比較)

業種業態によっては、自社に及ぶ影響は簡単に見過ごせないものになります。例えば、毎月の請求書発送などで郵便を利用している場合、値上げ(改定率)だけを見ても大幅なコストアップです。早急に対応策を検討し、実行していきましょう。

2 効果的な対応策は「郵便物を減らす」「価格転嫁する」

1)郵便物を減らす

郵便物を減らすために、自社で行っている郵送業務を洗い出し、メール添付やウェブ上のやり取りで済むものがないか改めて確認しましょう。

コロナ禍を経てペーパーレス化が進んでいるとはいえ、まだ郵送業務が残っていることが多いのが、「見積書」「注文書(発注書)」「注文請書」「納品書」「請求書」「契約書」のやり取りです。いずれも取引相手があることで、紙から電子データへの切り替えは一足飛びには難しいかもしれませんが、今般の郵便料金の値上げは、ペーパーレス化の検討を促すのに良い機会といえるでしょう。

また、発送業務を代行するサービスとして、日本郵便では、WordファイルまたはPDFファイルをアップロードし、差出人・宛先を入力するだけで、文面印刷・宛名印刷・封入・切手貼り付け・発送を代行する「Webレター」というものがあります(1通当たり99円~)。郵便物が減るわけではないですが、こうしたサービスの利用を検討してもよいでしょう。

■日本郵便「Webレター」■

https://www.post.japanpost.jp/service/webletter/

2)価格転嫁する

金融機関、クレジットカード会社、携帯電話会社をはじめ、利用者に対して利用明細書を毎月発行するような会社では、数年前から、利用明細書を郵送する場合には、手数料として実費に近い金額を徴収することによって、ウェブ明細への切り替えを促しています。

こうした会社と同じようにするのは難しいかもしれませんが、相手の都合で郵送を続けざるを得ないとすれば、その分を何らかのかたちで価格に転嫁することには理があります。

取引相手との力関係にもよるためハードルが高いかもしれませんが、事情をしっかり説明し、「引き続き郵送による書面(請求書など)の受け取りを希望する場合、2024年10月以降の発行分からは、手数料として○円を申し受けます」と伝えてみてはいかがでしょうか。

3 そもそもなぜ? 郵便料金値上げの背景

郵便物の量は2001年度の262億通をピークに減り続け、2022年度は144億通にまで減少しています。そして、2022年度、日本郵便の郵便事業は郵政民営化後、初めて営業赤字に陥りました。

郵便は、全国津々浦々、いつでも、どこでも、誰もが同じ料金で公平にサービスを受けられるユニバーサル・サービスですが、それを維持していくには相応のコストが掛かります。簡単に言うと、そのコストを補填するのが今般の値上げです。

総務省によると、日本郵便の郵便事業は値上げによっていったんは収支が改善し、2025年度は黒字になるものの、それ以降、再び赤字に転じるとの見通しです。そうなった場合に、さらなる値上げがないとも言い切れないでしょう。

郵便事業の収支の見通し(試算)

4 参考

■総務省 情報通信行政・郵政行政審議会 郵政行政分科会■

https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/policyreports/joho_tsusin/yusei/yusei_gyousei/

■日本郵便「2024年10月1日(火)から郵便料金が変わります。」■

https://www.post.japanpost.jp/service/2024fee_change/

以上(2024年6月更新)

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画像:KATSU-Adobe Stock

【文例付き】上から目線にならない催促メールのマナー

最近は、ビジネスでもメッセンジャーアプリ(メッセージツール)やチャットで連絡を取ることが増えましたが、メールも依然としてよく使われます。ただ、メールには対面や電話と違って相手の表情や声の調子などが分からない上に、メッセンジャーアプリやチャットよりも形式的であるといった、少々面倒なところがあります。

そのため、メールを送るときは相手のことを気遣った内容の文面になるよう配慮します。特に難しいのは、日程調整や見積もりを依頼しているのに連絡が来ない場合などに、相手に催促するときのメールです。

そこで本記事では、上から目線にならない、失礼にならない催促メールの書き方を文例付きで紹介します。相手にやんわりと催促したい、メールの再送をお願いしたい場合などにお役立てください。今では、ChatGPTなどAIでメール文面を作成する人が増えているかもしれません。その場合も、メール文面の構成や表現の仕方など、この記事の内容がChatGPTへのプロンプト(指示)の参考にしていただけるかと思います。

なお、こちらが催促を受けてしまった場合は、次の記事が参考になります。

1 催促メールを送る前に確認しよう

1)ミスや行き違いの可能性もある

約束の日時になっても相手からのメールが届かない場合、焦ったり、腹立たしい気持ちになったりするかもしれませんが、そのままの心理状態で催促メールを送ってはいけません。イライラした感情がメールの文面に表れ、メールを受け取った相手も不愉快になるからです。

それに、こちらか相手のいずれかが悪意のないミスをしていることもあります。例えば、次のようなケースです。

  • 相手は約束通りにメールを送ったが、こちらがうっかり見過ごしている、あるいは誤ってごみ箱などに移動しているケース
    ⇒「受信トレイ」や「ごみ箱」を見て、相手からのメールが届いていないかを確認しましょう。特に、リモートワーク中の場合、メール数が増えていたり、オフィスとPC環境が異なるため、メールを見過ごしたりする可能性が高くなります。重要なメールはあらかじめ自分だけでなくCCで自社の他メンバーを加えておくとよいでしょう。
  • こちらか相手のいずれかが日時を勘違いしているケース(今日と明日、13時と3時(15時)など)
    ⇒相手とのやりとりの履歴を見て、こちらが勘違いしていないか、相手が勘違いしそうなところがないかを確認しましょう。
  • こちらのシステム障害が起きているケース
    ⇒相手からメールを受信するはずだった時間帯に、他のメールがきちんと送受信できているかを確認しましょう。相手にシステム障害が起きていることもありますが、それはこの後に送る催促メールで明らかになります。

このようなときでもメール送受信の基本的な仕組みが分かっていれば、冷静に対応できます(第4章を参照)。

2)こちらに落ち度がなくても丁寧に対応する

こちらのミスや勘違いでないことを明らかにした上で、相手に催促メールを送ります。このとき、こちらに落ち度がないことが分かっていても、低姿勢を崩さず、丁寧な催促メールを心掛けましょう。その理由は2つあります。

1つ目の理由は、相手がミスや勘違いをしているケースへの配慮です。相手に悪気がない場合、こちらから催促メールを送った時点で、相手は「申し訳ない」という気持ちになるため、そこでわざわざ強く出る必要はありません。

2つ目の理由は、その後のビジネスをスムーズに進めるための配慮です。メールが遅れたことをきっかけに雰囲気が悪くなると、その後の関係に支障を来す恐れがあります。こちらが“大人”になって、ビジネスを進めやすい関係を維持しましょう。

2 催促メールの書き方と便利なフレーズ

催促メールの基本的な構成は、「挨拶」「前置き・本題」「フォロー・結び」となります。この構成に沿って、やんわりと丁寧に催促する際に使えるフレーズを紹介します。

1)挨拶

基本は、丁寧に書くことと、用件を明確にすることです。まずは通常のパターンを見てみましょう。

いつもお世話になっております。株式会社○○の△△(氏名)です。
先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
その際にご依頼した資料の件でご連絡致しました。

急を要する場合などは、こちらがより急いでいるというニュアンスを含めてもよいでしょう。具体的には次の通りです。

いつもお世話になっております。株式会社○○の△△(氏名)です。
先日ご依頼した資料の件で、急ぎ確認したいことがありご連絡致しました。

2)前置き・本題

前置きでは、「こちらのミスや行き違いの可能性を認識しています」というニュアンスを含めることできつくならず、やんわりとした印象になります。あくまでも低姿勢であることがポイントです。

本題は、前置きに続けて、「メールがまだ届いていないこと」を伝え、「再送お願いします」などの相手のアクションを促します。具体的には次の通りです。

  • 私のほうでメールを紛失してしまったのかもしれませんが、ご依頼した資料に関するメールが確認できない状態でございます。
    大変お手数をおかけしますが、メールを再送していただけないでしょうか。
  • 本メールと行き違いで、すでにご手配されていましたら恐縮ですが、本日13時までに頂戴する予定のメールがまだ届いていないようです。
    念のため、メールを再送していただけないでしょうか。
  • 私のほうで勘違いしていたのかもしれませんが(認識の相違があったのかもしれませんが)、本日13時までにメールをいただけることになっていたと思います。
    現在の状況をご連絡いただけないでしょうか。

急を要する場合などは、上記3つよりも厳しめのフレーズにしてもよいでしょう。具体的には次の通りです。

  • 私がうまく説明できていなかったかもしれませんので、念のためご連絡したのですが、本日13時までにいただく予定だったメールは、もう送信していただけましたでしょうか。
    もし、まだ時間がかかるようでしたら、おおよその目安を教えてください。
  • 何かの行き違いかもしれませんが、本日13時までにいただく予定の○○さまからのメールについて、こちらで確認できず、遅延のご連絡も受けておりません。
    至急、ご手配いただけないでしょうか。

本題の前後に、こちらがメールを催促している理由を記載するのも効果的です。具体的には次の通りです。

  • いただいたメールをもとに、本日、社内で会議を開くことになっています。
  • いただいたメールを参考に当社で見積もりを作成し、早速、今回の営業先(第三者)に連絡する予定です。
  • 決定権者が本日14時から外出して戻らないため、急ぎ資料を渡さなければならない状況にあります。

3)フォロー・結び

フォロー・結びでは、「催促して申し訳ないが、しっかり対応してください」というニュアンスを伝えます。具体的には次の通りです。

  • ご多用中に恐縮ですが、ご対応のほど、何卒宜しくお願い致します。
  • 何らかのご事情で遅れているようでしたら、その旨、ご連絡いただきたく存じます。
  • もし、認識の相違がある場合は、貴社の見解をお示しください。
  • ご確認の上、状況のご報告をお願い致します。
  • ぶしつけなメールとなり恐縮ですが、他意はございません。ご対応のほど、お願い致します。

結びでは、「今後の関係維持」のニュアンスを伝えます。具体的には次の通りです。

  • 以上でございます。今後とも、何卒宜しくお願い致します。
  • 以上、取り急ぎメールにてご連絡致しました。ご返信をお待ちしております。

3 相手との関係性に応じて書き方やフレーズを工夫する

実際に催促メールを送るときは、相手との関係性を考慮しましょう。低姿勢であることが基本ですが、普段と大きく異なるトーンだと、かえって違和感が生じることもあります。

例えば、杓子定規なメールを送れば、相手が「ずいぶん気を使わせてしまい、大変申し訳ないことをした」と、必要以上に恐縮してしまうことがあります。逆に、悪くすれば「無礼だ」と怒らせてしまうこともあります。

もし、メールの文面に自信がないのであれば、電話による催促を検討してみてもよいでしょう。電話であれば、いつも通りの口調や明るい声のトーンで、こちらに他意がないことを伝えることができます。

また、リモートワーク中の場合、自社だけでなく、相手のPC環境などによっては相手のレスポンスが通常に比べて遅くなることもあります。相手がリモートワークをしているかを確認したり、相手への依頼事項がある場合は、いつも以上に余裕を持って締め切りを設定したりするなどの配慮も必要です。

こちらが催促を受けてしまった場合は、【文例付き】相手を不快にさせない催促メールへの返信マナーを参考にしてください。

4 (参考)メール送受信の仕組みを押さえておこう

普段どうやってメールが送られているのか意識することはありませんが、メール送受信の基本的な仕組みが分かっていれば、「送ったはずのメールが届いていないかもしれない」ときにも慌てふためいたり、何がどうなっているのか分からず悩んだりすることなく対応できます。実際には瞬時に行われていますが、メールは次の①~④の順で送信されます。

メール送受信の仕組み

①送信者がメールソフトなどでメールを送信すると、送信側のメールサーバに届く
②送信側のメールサーバはDNSサーバに宛先を照会し、DNSサーバが当該宛先のIPアドレスを返す
③送信側のメールサーバが受信側のメールサーバへメールを送信する
④受信側のメールサーバから、受信者がメールソフトでメールを受信する

メールサーバには、送信の役割を果たすSMTPサーバと、受信の役割を果たすPOPサーバまたはIMAPサーバがあります。POPサーバの場合、受信したメールはサーバ上には残らず端末にダウンロードされ、受信者はそのメールを読みます。IMAPサーバの場合、受信したメールはサーバ上に保存され、受信者はインターネットに接続してそのメールを読み込みます。

DNSサーバはドメイン名とIPアドレスを変換する仕組みを提供するサーバです。

送ったはずのメールが届かない原因はいろいろありますが、次のような事例もあるのは頭の片隅にとどめておくとよいかもしれません。

1.送信側のシステムで、メールを送信するのに上長の承認が要るのに、上長が承認するのを失念していた
⇒上長に連絡して承認してもらいましょう

2.受信側のシステムで、受信容量に上限があるのを知らずに、大容量のファイルを添付して送信した
⇒エラーメッセージが返ってきているか確認の上、ファイルを圧縮する、分割するなどデリバリー方法を相手に相談しましょう

3. SPAMメール送信元をリスト化し公開している団体(SPAMHAUSやSPAMCOP)のリストに何らかの原因でメールサーバのIPアドレスが登録されてしまった
⇒リストから除外してもらうように申請しましょう

なお、受信側のセキュリティ設定やメールソフトのフィルタ設定によってもメールが届かない恐れがあります。催促メールを送るときには想定できませんが、例えば「Bcc:」のみにメールアドレスを書いて一斉送信するのはSPAMメールや詐欺メールと誤認されても仕方ありません。気を付けましょう。

以上(2024年6月更新)

画像:MaDedee-shutterstock

我が社をよく知る「OB・OG社員」を再雇用するには?

書いてあること

  • 主な読者:OB・OG社員の採用を検討している経営者
  • 課題:OB・OG社員を呼び戻す方法や、再雇用時の留意点を確認したい
  • 解決策:OB・OG社員の受け入れる制度を整え、退職した社員ともつながりを保つ。再雇用時の待遇・役職の調整は注意が必要

1 OB・OG社員の再雇用でミスマッチが減る?

ハローワーク、人材紹介、就職説明会、ダイレクトリクルーティング、インターンなど、人材採用の方法はさまざまです。ただ、いずれの方法をとっても起きがちなのが、「いざ採用してみたらスキルなどが期待外れだった」といった、採用ミスマッチです。

もし、こうした採用ミスマッチを回避したいのであれば、

かつて自社で働いていた「OB・OG社員の採用」

をご提案します。これは簡単に言うと、

社員の再入社の制度(ジョブリターン制度、アルムナイ制度など)を設けた上で、社員が転職した後も緩やかにつながっておき、タイミングを見て再雇用の申し出をする

というものです。OB・OG社員は自社で働いた経験がある社員なので、採用すると次のようなメリットがあります。以降で、再雇用する際のポイントや注意点を見ていきましょう。

  • 業務内容や社内ルールをある程度分かっているため、育成のコストを抑えられる
  • 人となりが分かっているため、人格などの面でのミスマッチが起こりにくい
  • OB・OG社員が外部で得たスキルや知見を生かせる可能性がある

2 OB・OG社員を再雇用する際のポイント

1)OB・OG社員を受け入れる体制を整える

そもそも、社員の再入社の制度がなければ、OB・OG社員から復職を申し出ることは難しいです。OB・OG社員を受け入れる体制を整える必要があります。例えば、次のような方法です。

1.ジョブリターン制度

結婚、育児、介護など、私生活の事情によってやむを得ず退職した社員を再雇用する制度です。「カムバック制度」など、会社によって呼び方は異なります。ジョブリターン制度があることで、退職事由が解消された社員の復帰が円滑になります。また、新卒採用者に対しても、「社員に優しい制度があります」などとPRできるメリットがあります。

2.アルムナイ制度

アルムナイ(Alumni)は「同窓生、卒業生」を意味する英語です。そこから転じて、退職した社員を卒業生に見立て、再雇用することを「アルムナイ採用」と呼んでいます。会社の中には、その会社を卒業した人向けのウェブサイトなどを開設し、情報提供や交流を図るケースがあります。アルムナイのプラットフォームを運営するサービス事業者などもあります。

アルムナイ制度の場合はジョブリターンと違い、家庭や私生活の事情による退職だけでなく、他社への転職や起業、進学などの理由で退職した社員も再雇用の対象としています。そのため、自社を離れている間も、外部で新しいスキルや知見を身に付けて活躍している場合があります。

また、このメリットは、再雇用だけではありません。OB・OG社員との関係性を、会社アンバサダーやパートナー、顧客などの形で継続させることもできますので、社外に対する有力な情報網作りに活用できる可能性もあります。

2)採用の条件を明確にする

会社を辞めた全ての社員が再雇用の対象になるわけではありません。あらかじめ条件を明確にしておかないと、在籍中の社員に「すぐに転職したとしても、いつでも戻れる」と思われ、退職のハードルが下がったり、会社に必要な人材が流出してしまったりする恐れがあります。ですから、再雇用に当たっては、次のような条件を制度化しておきましょう。

  • 対象者:勤続年数が満○年以上、退職後○年以内の社員に限る など
  • 退職理由:結婚、出産、育児、介護、配偶者の転勤などを背景としたやむを得ない事情 など
  • 復職後の雇用条件:正社員だけでなく、契約社員や副業社員、業務委託なども選択肢に入れ、雇用形態に幅を持たせる

3)採用後に注意すべき点

1.雇用時の待遇・役職は調整が必要

再雇用の課題は待遇です。たとえ再雇用される社員が、会社としては「円満退社」だったとしても、全ての社員が納得していたとは限りません。再雇用される社員が在籍していた当時と同等の待遇・役職で迎え入れてしまうと、OB・OG社員が辞めた際にしわ寄せを受けた既存の社員が不公平感を抱いても不思議ではありません。

ですから、再雇用時の待遇・役職面については、退職中のキャリアに加えて、自社の社内全体への影響も考慮しながら決めることが大切です。

2.会社の変化についていけないケースも

OB・OG社員自身のブランクが長かったり、退職中に社内の業務体制が大きく変わっていたりする場合、会社の変化についていけず、会社が期待する成果が出せない場合があります。

また、再雇用者は待遇によっては、かつては部下だった同僚の部下として再入社する、という逆転現象が生じることもあるでしょう。

再雇用者には、会社の状況が退職時と異なる部分を明確に伝え、納得してもらった上で迎え入れるように努めましょう。

3 経営者が心得るべき注意点

1)円満に別れることが肝心

OB・OG社員の再雇用を進める上で肝心なのは、辞める社員と円満に別れることです。起業、転職、家庭の事情など社員が退職する理由はさまざまですが、ポジティブな理由で退職をするなら、経営者はまず、その社員を応援することを心がけましょう。

特に優秀な社員や、将来を期待して面倒を見てきた社員ほど、退職する場合に経営者は「裏切られた」と憤りを感じるかもしれません。しかし、そのような場合でも経営者はグッとこらえ、社員と円満に別れたほうが得策だといえるでしょう。

そうすれば、退職後もコミュニケーションを継続できますし、経営者が寛容な姿勢を示すことで「出戻り歓迎」の雰囲気が社内に広がり、OB・OG社員の再雇用がしやすくなります。

2)緩やかなつながりを保つ

退職した社員とは緩やかなつながりを保つようにしましょう。例えば、SNSやメールを活用すれば、相手の動きを把握しながらつながりをキープできます。

重要なのは、「緩やかに」ということです。以前の勤め先の経営者や上司からあまりグイグイ来られたら、誰だって戸惑います。また、それが在籍中の会社に知られた場合はトラブルになる恐れもあるので注意しましょう。

3)申し出のタイミングを見計らう

再雇用の申し出はタイミングが大切です。「転職がうまくいかなかった」「家庭の事情が落ち着いた」など相手の状況が変わったときや、「退職前よりもいい条件で迎えられる」など、自社の状況が変わったときが再雇用のチャンスだといえます。

以上(2024年7月更新)

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新五千円札の顔・津田梅子。彼女の一言に学ぶ個性を活かす教育や、組織全体の価値観の刷新とは?

人々の心や気質は、その顔の違うように違っています。したがって、その教授や訓練は、一人々々の特質に、しっくりあてはまるように仕向けなくてはなりません

津田梅子(つだうめこ)氏は、19世紀末から20世紀初めにかけて、日本の女性の教育に尽力した人物です。2024年7月から、新五千円札の肖像になることでも知られています。津田氏は、明治が始まって間もない1871年、日本初の女子留学生として6歳で渡米し、帰国後は華族女学校で教鞭をとります。やがて、自分の理想の学校をつくりたいと思うようになった津田氏は、米国ブリンマー大学への再留学、ヘレン・ケラーやナイチンゲールといった著名人との交流を経て教育者としての見識を深め、ついに1900年、自分自身の学校、女子英学塾(現津田塾大学)を創立します。

冒頭の言葉は、津田氏が女子英学塾の開校式辞として述べたもので、「学生一人ひとりの個性を重んじて少人数教育を貫く」という同校の理念でもあります。ただ、津田氏がこの理念にたどり着くまでには紆余(うよ)曲折がありました。最も大きな課題は、当時の日本に深く根付いていた「女性は男性を支えるもの」という価値観でした。

6歳で留学し、18歳で日本に帰国した津田氏は、華族女学校で、当時の上流階級の令嬢たちに学問を教えます。ただ、令嬢たちにとって学問はあくまで「良い妻、賢い母になるためのたしなみ」に過ぎず、真剣に学ぼうとする人は少なかったそうです。明治政府が津田氏のような女子留学生を募ったのも、「有能な人材を育てるには教養ある母親が必要」という意図からでしたが、津田氏は「良妻賢母ではなく、自立を目指さなければ、女性の教育は発展しない」と考えるようになります。

津田氏は、米国ブリンマー大学に再留学し、そこで「リベラルアーツ教育」について学びます。リベラルアーツ教育とは、簡単に言うと、1つの分野だけでなく、さまざまな分野の知識やスキルを幅広く学生に学ばせるというもの。一見、自分に関係なさそうなことでも、次々に学べば視野が広がり、生涯成長していけるという考え方です。

津田氏自身も、過去に勉強したことのない生物学を学ぶなどして視野を広げ、帰国後はリベラルアーツ教育を、日本の女学生に活用しました。授業を少人数体制にした上で、女学生たちと一緒に生活し、時には怪談話やダンスといった、授業に関係ないことも教えつつ、女学生一人ひとりが「何に興味があるのか」を探り、その個性を引き出していったそうです。こうした教育のかいあって、多くの女学生たちは真剣に学問に取り組むようになり、第一期生の時点から、当時難関だった英語教員試験の合格者を多数輩出しました。

価値観の多様化が進んでいるとはいえ、会社の中で古い考え方などがまかり通ってしまっているケースは珍しくありません。ただ、こうした価値観は、経営者の鶴の一声で簡単に変わるものではありません。大切なのは、新しい考え方などへの興味を抱かせること。社員たちが自然と「知りたい」「変わりたい」と思える、道標(みちしるべ)を上手に示してあげることなのです。

出典:「津田塾の歴史『津田梅子の建学の精神』」(津田塾大学ウェブサイト)

以上(2024年6月作成)

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【かんたん会社法(2)】株式会社の設立

書いてあること

  • 主な読者:会社法に基づく株式会社の設立の流れを把握したい人
  • 課題:設立の手続きは複雑で、難しそう
  • 解決策:主な流れは「事前の検討」「定款の作成・認証」「出資金の払い込み」「設立時の取締役の選任」「会社の設立登記」になる

1 発起設立と募集設立

株式会社(以下「会社」)を設立する方法には、以下の2つがあります。具体的な進め方は会社法に従う必要があり、手続きに瑕疵(かし)があると、会社の設立が無効となってしまうこともあります。

  • 発起設立
  • 募集設立

1)発起設立

発起設立とは、

発起人(その会社の設立を企画した者)が、会社設立時に発行される株式(設立時発行株式)を全て引き受ける方式

です。発起人が複数いる場合、各発起人は1株以上引き受けなければなりません。現在は最低資本金制度が撤廃されているので、1人または少数の発起人でも会社を作りやすくなっています。こうした事情から、会社の設立は発起設立が一般的です。

発起人になるためには、定款に署名または記名押印しなければなりません。事実上、会社の設立に尽力したとしても、発起人として定款に署名などをしていなければ、発起人にはなれません。

2)募集設立

募集設立とは、

設立時発行株式のうち、発起人が一部だけを引き受け、その他の株式は第三者から募集する方式

です。募集設立が選択されるのは、資本金額の大きい会社を設立する必要がある、発起人の縁故者が株式の募集に応じるなどといったケースに限られます。

2 会社設立(発起設立)の流れ

会社設立の大まかな流れは次の通りです。

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1)事前の検討

発起人、事業目的、商号、機関設計、資本金の額などを決めます。留意が必要な点は次の通りです(本店所在地や事業年度については触れていません)。

1.発起人

発起人は、設立時発行株式を1株以上引き受けなければなりません。誰を発起人とするかは、慎重に決める必要があります。

2.商号

商号とは、会社名のことです。原則として、会社名は自由に決められますが、株式会社、合名会社、合資会社、合同会社といった会社の種類に従い、商号中に株式会社や合名会社などの文字を用いなければなりません。また、自社が有利になるように他社と同じまたは似た商号を使用したり、有名企業の商号を使用したりすることはできません。

3.事業目的

事業目的とは、会社が行う事業の内容や目的です。会社は、定款で定めた事業目的の範囲内でしか活動できません。そのため、設立後すぐに行う事業だけではなく、今後、行う可能性のある事業も含めて記載するのが一般的です。通常、具体的な事業内容を各号で列挙した上で、最後に「前各号に付帯関連する一切の事業」と定めます。

4.機関設計

機関とは、株主総会や取締役など会社の意思決定や運営などを行うもののことです。株式会社の機関には以下のようなものがあり、これらを会社法のルールに従って組み合わせることを機関設計といいます。

株主総会、取締役・代表取締役、取締役会、監査役、監査役会、会計参与、会計監査人、監査等委員会、指名委員会等、執行役

5.資本金の額

資本金の額は、会社法上は最低資本金制度が廃止されているため、少額であっても問題ありません。ただし、資本金の額が少額だと、経営の安定性といった観点からは不安視されることがあるので、注意が必要です。

2)定款の作成・認証

定款とは、

会社の組織や運営などに関する基本的なルール

であり、発起人が作成します。定款が無ければ会社を設立することができません。定款に記載する事項は、「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」に分かれます。

1.絶対的記載事項

絶対的記載事項とは、定款に必ず記載しなければならず、その規定を欠くと定款が無効になる事項です。絶対的記載事項は次の通りです。

  • 事業目的
  • 商号
  • 本店の所在地
  • 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
  • 発起人の氏名または名称および住所
  • 発行可能株式総数

発行可能株式総数は、公証人の認証を受ける際に提出する「原始定款」には記載しなくても大丈夫です。しかし、設立登記までには発起人全員の同意の上、記載しなければなりません。

2.相対的記載事項

相対的記載事項とは、記載しなくても定款の効力自体に問題はないものの、その内容について効力が認められない事項です。主な相対的記載事項は次の通りです。

  • 設立時の変態設立事項(現物出資、財産引き受けなど)
  • 種類株式の発行、全部譲渡制限、全部取得請求権・取得条項付株式の発行
  • 株券の発行
  • 取締役会、会計参与、監査役、監査役会、会計監査人、監査等委員会または指名委員会等の設置
  • 取締役、監査役、執行役を株主に限定する定め
  • 取締役および監査役の任期伸長
  • 全取締役の同意により取締役会決議を省略できることの定め
  • 取締役、会計参与、監査役、執行役、会計監査人の責任免除、取締役(業務執行取締役)、会計参与、監査役、会計監査人の責任限定契約
  • 取締役会設置会社の中間配当
  • 会計監査人設置会社の取締役会による剰余金の配当
  • 公告の方法
  • 剰余金の配当請求権の除斥期間の定め
  • 株主総会における議決権行使の代理人資格を株主に限る旨の定め

設立時の変態設立事項とは、会社設立時にその事項を決定した場合に必ず記載するものです。例えば、現物出資とは発起人が金銭以外の財産で出資を行うことです。具体的には、動産・不動産・債権・有価証券・知的財産権などで出資をします。また、財産引き受けとは、発起人が会社のために第三者との間で会社の設立後に特定の財産を譲り受ける契約のことです。

3.任意的記載事項

任意的記載事項とは、会社が任意に記載する事項であり、必ずしも定款に記載しなくてもよく、他でも規定できる事項です。定款で定められることが多い任意的記載事項は次の通りです。

  • 株式の名義書き換え手続き
  • 定時株主総会の招集時期
  • 株主総会の議長
  • 取締役・監査役の員数
  • 代表取締役の選定方法
  • 取締役の報酬等の決定方法
  • 社長・会長・専務取締役・常務取締役等の役職
  • 取締役会の招集権者・議長
  • 事業年度

定款の作成は、弁護士や司法書士などの専門家や、定款の認証を行う公証役場に相談しながら進めます。定款が完成したら、発起人全員が署名または記名押印し、公証人の認証を受けます。認証を受ける公証役場は、本店所在地の都道府県内の公証役場です。

3)出資金の払い込み

定款が認証されたら、出資金を払い込みます。具体的には、発起人が指定した銀行口座(まだ、会社の口座がないため)に、各発起人が振り込みます。これが資本金です。資本金が払い込まれたら、代表取締役(または唯一の取締役)が資本金の払い込みを証する文書を作成し、登記申請書の添付書類として法務局に提出します。

資本金は、現物出資もできます。現物出資を行う場合、定款に現物出資に関する定めを記載します。また、原則として、裁判所に検査役の選任を申し出て、検査役の調査を受けなければなりません。ただし、現物出資の総額が500万円以下である場合や、財産の価額が相当であると弁護士など専門家の証明がある場合は、検査役による調査は不要となります。

4)設立時の取締役の選任

定款で定めた機関設計に従って、設立時の取締役を選任します。定款で、設立時取締役や監査役を定めており、かつそれらの者が発起人として定款に署名または記名押印している場合は、「就任承諾書」を省略できます。

定款に定めが無い場合は、取締役と監査役の選任手続きをします。発起人が1人の場合は「設立時取締役・設立時監査役選任決定書」を作成し、発起人が2人以上いる場合は「発起人会(発起人が集まり開く会議)」で取締役や監査役を選任します。その上で、それぞれの取締役から就任承諾書を取得します。

選任された取締役・監査役は、株式の引き受けや払い込みについて調査し、法令・定款違反または不当な事項がある場合は発起人に伝えなければなりません。なお、設立時取締役・監査役の調査が完了した日(または発起人が定めた日)が発起設立の手続き終了の日になります。

5)会社の設立登記

会社の設立登記を行います。その登記申請は、会社の本店所在地を管轄する法務局で行います。

6)実務上のその他の手続き

会社法で定められている主な手続きは以上の説明で終わりですが、実務上、都道府県や市区町村、税務署、年金事務所、労働基準監督署、公共職業安定所などでの各種手続きも必要です。会社名義の銀行口座の開設なども必要となるでしょう。

具体的な説明は省略しますが、各種手続きには会社によって異なる点もあります。そのため、こうした手続きも含めて、事前に確認しておくようにしましょう。

以上(2024年7月更新)
(監修 みらい総合法律事務所 弁護士 田畠宏一)

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画像:Mariko Mitsuda