【コスト削減の教科書(8)】「車両費」の削減

1 車両費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みをシミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「車両費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力して使うことができます。

こちらからダウンロード

 

車両費は、買い替え年度に大きく変動します。コスト削減においては、車種だけでなく、所有形態を変えることを含め、広く検討するのがよいでしょう。例えば、社用車の利用頻度が減っているとき、カーシェアリングを利用すれば、駐車場代が削減できます。一方、買い替え年度以外では、エコドライブを徹底させるなどの小まめな削減が中心となります。

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2 車両費の削減方針

管理部長と営業部長が、車両費の削減方針について話し合います。

管理部長:車両費の削減方針をまとめましょう。今年度は社用車の買い替えを予定しているので、見直すいい機会です。

営業部長:え、まさか買い替えないとか言い出さないよね?

管理部長:その、まさかもあり得ると思います。それに、カーリース、レンタカー、カーシェアリングなどのように「所有」しなくても車を利用する手段はたくさんあります。

営業部長:びっくりした……。カーリースはいいけど、レンタカーなんかは利用したいときに車がないなんてケースもあるよ。当社は商品を運ぶから、利用できる車種も限られるし。

管理部長:それも大事ですね。保有車種などをレンタカー会社に確認してみます。

営業部長:だったら燃費性能のいいハイブリッドカーに買い替えるのはどうだろう? 今と同じ車種を買うよりも、コストを削減できるみたいだし。

管理部長:いいですね。他の削減方法と効果を比較してみましょう。あと、事故を起こさないように、安全運転を徹底してもらいたいです。数年間にわたって保険料が上がりますから。

営業部長:社員にエコドライブなどの講習を受けさせてみるか。

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

車両費

  • 定  義:社用車の維持管理のための支出
  • 支出内容:社用車の自社保有に伴う減価償却費、税金(自動車税環境性能割、自動車税または軽自動車税、自動車重量税)、保険料(自動車損害賠償責任保険(以下「自賠責保険」)、任意保険(以下「自動車保険」))、駐車場代、燃料費、走行中の諸費用(高速道路料金、駐車料金など)、修繕費、消耗品費、整備費など
  • 削減方針:車種を変える、給油の契約を変える、走行方法・走行ルートを変える、所有形態を変える
  • 削減目標:30万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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サクゲン株式会社では、1)と2)は同時に実行できない削減方法であるため、取り組み難易度と削減効果を基に、1)が採用されています。

なお、図表中の削減効果は、サクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 車両費の削減シミュレーション

1)カーリースを利用する(難易度:中)

車両のメンテナンスリース契約を利用することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、社用車として軽バン1台を所有しています。現在の社用車と同車種の軽バン(取得価額100万円、中古、耐用年数3年)を購入すると、維持費(軽自動車税・重量税・自賠責保険料・メンテナンス料)として、3年間で26万円がかかります。

一方、社用車を購入ではなく、3年間のメンテナンスリース契約(リース料2万6000円/月、軽自動車税・重量税・自賠責保険料・メンテナンス料を含む)とした場合、1年間の削減効果は次のようになります。

11万円≒[(100万円+26万円)-(2万6000円×12カ月×3年)]÷3年

なお、カーリースの場合、利用期間中の解除・解約は原則としてできません。

社用車の利用頻度が低く、維持費や駐車場代が高い場合、社用車として所有するのではなく、必要に応じてレンタカーやカーシェアリングを利用するとよいでしょう。税金、保険料、駐車場代などがかからないだけでなく、荷物の量が多いときには大型車、少ないときには軽自動車など、用途に応じて車両を使い分けられるメリットもあります。

2)社用車購入時の車種を見直し、給油の法人カードを利用する(難易度:中)

燃料費は、社用車を燃費性能の低い車種(普通自動車・ガソリン車など)から、燃費性能の高い車種(軽自動車・ハイブリッド車・電気自動車など)に変えたり、給油割引の付いた法人カード(クレジットカード)を利用したりすることで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、社用車として軽バン1台(燃費15キロメートル/リットル)を所有しており、1カ月当たり約1500キロメートルを走行しています。今年度、同車種の軽バン(取得価額100万円、中古、耐用年数:3年)を購入する予定です。

まず、法人カードの特典で、10円/リットルの割引(100リットルまで適用)が受けられます。

加えて、ハイブリッド車の軽バン(取得価額110万円、燃費21キロメートル/リットル、中古、耐用年数3年)に乗り換えると、ガソリン代が平均170円/リットルのとき、1年間の削減効果は次のようになります。

2万円≒{[(170円/L-10円/L)×(1500km÷15km/L)×36カ月+100万円]-[(170円/L-10円/L)×(1500km÷21km/L)×36カ月+110万円 ]}÷3年

軽自動車・ハイブリッド車・電気自動車は、税制面でも優遇を受けられます。また、環境性能に優れた自動車は、購入時に自治体から補助金が交付される場合もあるので確認してみましょう。

法人カードでは、給油代金を指定口座から自動振替で支払うため、請求書・領収書の事務処理が大幅に軽減されます。さらに、カード利用代金明細書によって、使用者ごとの月間利用状況を把握できるため、支出のチェックが容易となり、予算管理や経費削減にも役立ちます。

4 車両費を削減するときのポイント

1)社用車の適正台数を割り出す

車両費の削減では、社用車の適正台数の把握が欠かせません。営業や配送の効率を下げない範囲で適正台数を算出します。仮に減らせる台数が1台でも、大きなコスト削減につながります。

適正台数を割り出すためには、現在の使用台数から、「同じルートで走行している車両が多すぎないか」「より効率的に回る方法はないか」などを検討していきましょう。車両で訪問先に出向かなくても、オンライン会議などで事足りるケースもあります。こうしたことも踏まえながら、適正台数を見直しましょう。

2)車両利用とデータを一元管理する

給油記録を利用して、営業担当者やルートドライバーの走行距離、給油量、給油頻度、給油代金を管理しましょう。スマートフォンのカメラで給油時のレシートを撮影し、走行距離を入力するだけで燃費が算出されるアプリや、スマートフォンを携帯することで、車両の走行記録を残せる機能が付いたアプリもあります。

また、営業担当者1人につき1台の社用車を割り当てている場合、車両ごとの給油記録を確認することで、個人の削減目標を設定することができます。特に燃費の良い運転を行う社員がいれば、その運転技術を模範として他の社員にも共有しましょう。

3)社員にエコドライブを徹底させる

燃料費の削減には、社員によるエコドライブの徹底が重要です。環境省によると、エコドライブの方法と燃費改善率の関係は次のようになっています。

  • ふんわりアクセル(最初の5秒で、時速20キロメートル程度):10%の燃費改善
  • 加速・減速の少ない運転:市街地では2%、郊外では6%の燃費改善
  • 減速時は早めにアクセルを離す:2%の燃費改善

交通エコロジー・モビリティ財団では、エコドライブ講習を受講できる自動車教習所などを認定し、ウェブサイトで公表しています。こうしたサービスを利用して、エコドライブの徹底に努めるとよいでしょう。

■交通エコロジー・モビリティ財団■

https://www.ecomo.or.jp/index.html

4)交通事故の防止に努め、保険料負担を下げる

自動車保険は、契約者ごとに等級が設定されており、1年間、交通事故を起こさなければ、1等級上がり、保険料の割引率が高くなります。逆に、交通事故を起こしてしまえば3等級下がり、保険料の割引率が低くなります(事故の状況などによっては、1等級下がるだけ、もしくはノーカウントになる場合もあります)。

割増引率の例は次の通りです。等級が下がることによる保険料の割り増しは、翌年以降の保険料にも影響するため、コスト削減において社用車での交通事故を起こさないことは重要です。

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また、損害保険会社では、自動車保険に加入している法人向けに、交通事故防止支援サービスを提供しているところもあるので、こうしたサービスを利用してもよいでしょう。

5)自家用自動車管理業者を活用する

参考として、社用車の管理・運行のために行う業務を、パッケージ化して請け負う「自家用自動車管理業者」を活用するのも1つの方法です。

例えば、自社で管理・運行している役員専用車などがあれば、運転手の人件費などの総費用を算出し、その総額と委託した場合の総額、および減少する事務負担などを勘案し、選択肢の1つとするのもよいでしょう。

車両本体、自動車税・重量税、自賠責保険料は会社負担となりますが、自家用自動車管理業者のサービスを活用すれば、自動車保険の加入や事故処理などは同管理業者の負担となります。社用車を所有する会社にとっては、管理・運行に伴う様々な業務を同管理業者1社に委託することができるため、リスク管理やコスト削減が望めます。

なお、車両費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【コスト削減の教科書(7)】「福利厚生費」の削減

1 福利厚生費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みを、シミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「福利厚生費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力すれば使うことができます。

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福利厚生は、法律で定められている「法定福利厚生(社会保険、労働保険)」と、会社独自の「法定外福利厚生(社内イベント、借り上げ社宅使用料など)」に大別できます。このうち、主にコスト削減の対象になるのは、会社がコントロールしやすい法定外福利厚生です。

法定外福利厚生は、単にメニューが多ければいいというわけではなく、自社と社員に合ったものを選択することが大切です。コスト削減においては、社員の利用率を確認しながらメニューを見直すことが中心となります。また、家計に関わるものもあるので、削減する場合は、社員のモチベーションを低下させないような工夫が必要です。

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2 福利厚生費の削減方針

製造部長と管理部長が、福利厚生費の削減方針について話し合います。

製造部長:福利厚生費の削減方針をまとめよう。

管理部長:まず気になるのが、締め会の支出が大きいことです。締め会の回数を減らすのはどうでしょうか?

製造部長:う~ん。うちの部は人数が多いから、できるだけ継続したいな。ただ、最近は飲み会に参加したがらない社員も多いし、別のコミュニケーションの方法も探っていかないとね。

管理部長:様子を見ながら、ランチ会のように少額の補助を新設することも検討しましょう。

製造部長:分かった。あと当社が契約しているスポーツジムだけど、利用者が少ないらしい。

管理部長:はい。社員からは「交通の便が悪くて通いにくい」という声が上がっています。

製造部長:それを、最近増えているコンビニジムに切り替えてみるのはどうだろう?

管理部長:いいですね。次に、借り上げ社宅の賃料が、次の更新から5000円上がります。その一部を社員にも負担してもらいたいのですが。

製造部長:社宅利用者はうち(製造部)の社員が多かったね。家計に関わることだから、事前にしっかり説明する必要がある。その説明には、管理部長も加わってくれるかな?

管理部長:分かりました。

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

法定福利厚生費

  • 定  義:各法令で会社の負担が義務付けられている福利厚生の支出
  • 支出内容:健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険など
  • 削減方法:人件費と連動(今回の削減対象外)

法定外福利厚生費

  • 定  義:会社が任意に行う福利厚生に要する支出
  • 支出内容:通勤・住宅手当、家族手当、慶弔金、資格取得など自己啓発の補助費、借り上げ社宅、スポーツジムとの法人契約、社内レクリエーションなどの費用
  • 削減方針:締め会の頻度を減らす、利用施設を変える、契約を変える
  • 削減目標:400万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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なお、図表中の削減効果は、サクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 福利厚生費の削減シミュレーション

1)恒例の社内イベント(締め会)を見直す(難易度:低)

効果が期待できない社内イベントを見直すことで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、年4回(四半期に1回)、社員50人全員が参加する締め会・忘年会(各予算1人当たり5000円)を実施しています。これを年2回に減らした場合、1年間の削減効果は次のようになります。

50万円=5000円×50人×(4回-2回)

2)大手スポーツジムとの法人契約を見直す(難易度:中)

社員の利用率が低い直営の保養所や、法人契約しているスポーツジムなどを見直すことで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、大手スポーツジムと法人契約をしています。利用回数無制限プランで、利用希望者10人分の料金(1人当たり月額1万1000円)を支払っています。しかし、実際はそれほど利用されていません。

そこで大手スポーツジムを解約し、店舗数が多く、より安い料金で利用できる小規模無人型の、いわゆる“コンビニジム”(1人当たり月額3300円)と契約した場合、1年間の削減効果は次のようになります。

93万円≒(1万1000円-3300円)×10人×12カ月

3)借り上げ社宅使用料を見直す(難易度:中)

社宅や寮の整備などの住宅関連費は、入居者からの適正な使用料を徴収することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、社員5人を対象に借り上げ社宅(平均家賃6万9800円)を貸しており、社員には一律額面で定めた負担金の1万7000円を支払ってもらっていますが、次の更新時、家賃が5000円値上げされることが予定されています。

そこで、社員の負担額を定額から家賃の25%に変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

10万円≒[(6万9800円+5000円-1万7000円)-(6万9800円+5000円)×(100%-25%)]×5人×12カ月

4 福利厚生費を削減するときのポイント

1)単なる削減ではなく費用対効果を重視する

福利厚生は、社員のモチベーション向上、会社の社員に対する思いや姿勢を伝える重要な取り組みです。コスト削減の視点のみで考えるのではなく、社員のニーズや会社の思いなどを踏まえて検討することが大切です。

例えば、テレワークを実施している場合、提携先の飲食店で利用できる食事補助券を支給するなど、社員の働き方に合わせたメニューへの変更を検討しましょう。また、社宅の負担額変更などは社員の生活に影響を与えるため、あらかじめ社員に対し十分な説明をし、実施までにある程度の期間を設けるなどの配慮が必要です。

2)世間相場を確認する

厚生労働省「令和3年就労条件総合調査」によると、常用労働者1人1カ月平均現金給与以外の労働費用のうち、法定外福利厚生費は6.7%を占めます。自社の法定外福利厚生費がこれよりも突出して高かったり低かったりする場合は、見直しが必要かもしれません。なお、労働費用とは、現金給与、法定福利費、法定外福利費、現物給与、退職金、教育訓練費、募集費など、会社が社員を雇用するために負担する費用の総称です。

3)福利厚生代行サービスを利用する

法定外福利厚生は、福利厚生代行サービス会社に運用を外部委託することで、メニュー内容の充実と利用率の向上を図ることができます。また、法定外福利厚生を導入・運用するための業務負担も軽減でき、時間的コストの削減にもつながります。

福利厚生代行サービスは、「会社(ユーザー)から入会金と月会費を受け取り、メニューや施設を用意し、法定外福利厚生の全ての運用を受託する」といった形で提供されており、全国各地の商工会議所(サービス名:CLUB CCI)やベネフィット・ワン、リロクラブ、イーウェル、リソルライフサポートなどの会社が行っています。

なお、福利厚生費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【コスト削減の教科書(6)】「交際費」の削減

1 交際費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みを、シミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「交際費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力すれば使うことができます。

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交際費の削減は、接待の頻度や、接待1回当たりの支出金額を減らすことが中心となります。これを計画的に行うためには、予算と事前承認制による支出の管理が重要です。また、「取引金額」「取引年数」「将来見込み」などで取引先区分を作り、取引先の重要性に応じて支出を調整するのもよいでしょう。

こうした基準を設定するのには、社長や営業部長など、営業活動に深く関わっている人物が適しています。ただし、自分が関わる支出を自分で決められるようにすると、基準が甘くなることもあるので、他部門からのチェックを受けることが望ましいでしょう。

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2 交際費の削減方針

製造部長と営業部長が、交際費の削減方針について話し合います。

製造部長:交際費の削減方針をまとめよう。まずは思いつく削減方法を挙げていくが、売上への影響はしっかりと考えよう。

営業部長:そうだね。中小企業庁のデータだと、同じ業種・規模の平均の交際費は対売上比0.2%だが、当社の昨年度の交際費は対売上比0.35%とちょっと高い。なので、まずはこの0.2%を基準に予算計画を立てたいと思います。

製造部長:具体的にどうする?

営業部長:まずは取引先区分を作って支出額を調整し、接待を事前承認制とする。取引先区分や承認基準の作成は、私に任せてください。作成後、確認をお願いします。

製造部長:分かったよ。よろしく頼む!

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

交際費

  • 定  義:取引先などを接待・供応・慰安・贈答、その他これらに類する行為への支出
  • 支出内容:取引先などとの飲食費、送迎費、贈答費など
  • 削減方針:頻度を減らす、支出金額を減らす
  • 削減目標:450万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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なお、図表中の削減効果はサクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 交際費の削減シミュレーション

1)お中元・お歳暮の贈答費を取引先区分で調整する(難易度:中)

交際費の支出は、得意先・仕入先などとの関係性に応じ、めりはりをつけることで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、取引先の会社・事業所100件に対し、毎年、お中元・お歳暮(各5000円の品)を贈っています。

費用対効果の視点から、「取引金額」「取引年数」「将来見込み」などで取引先区分を作り、お中元・お歳暮の予算について、上位20件は5000円のまま、中間60件は3000円、下位20件は贈り物をしないことにした場合、1年間の削減効果は次のようになります。

44万円=[(5000円×100件)-(5000円×20件+3000円×60件)]×2回

2)交際費の飲食費・送迎費を適正予算まで抑える(難易度:中)

交際費は、売上高や粗利益に対する比率を適正化し、予算管理を徹底することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、これまで交際費の支出については、現場の判断に任せており、予算管理が徹底されていませんでした。交際費について、昨年度分を集計すると、対売上比0.35%(売上高10億円、交際費350万円、うち飲食費・送迎費250万円)でした。

中小企業庁「中小企業実態調査」などを参考に、交際費の予算を同業種・同規模平均の対売上比0.2%(200万円)に設定し、かつ役員の事前承認制にして予算管理を徹底します。今年度予算のうち、1)の通りに贈答費予算として56万円を計画した場合、飲食費・送迎費予算は144万円となり、1年間の削減効果は次のようになります。

106万円=250万円-144万円

適正な交際費の水準を探る上では、同業種・同規模の会社と自社の交際費の支出額を比較してみることも大切です。例えば、中小企業庁「中小企業実態調査」を見ると、交際費の金額が産業別・規模別などで分かります。ただし、営業上必要不可欠な交際費もあるので、統計データの金額はあくまで1つの目安として考えましょう。

4 交際費を削減するときのポイント

1)公私混同がないよう社員教育を徹底する

交際費は費用対効果が分かりにくい項目です。また、「誰に、どれだけ、どのような形で支出するのか」の判断が、社員の裁量に委ねられがちです。そのため、不要な支出の温床になりかねません。また、公私混同した使い方ができる余地も生まれやすくなります。

社員には、交際費は「会社の代表として、会社の利益のために使う、会社の貴重なお金」という意識を持たせるように、教育を徹底する必要があるでしょう。加えて、予算の見直しや事前承認制を導入するなどして、無駄な支出を防ぐ仕組みを作ることが大切です。

2)税法上の取り扱いを確認するなど、社員のお金に対する意識を高める

交際費は、税法上、原則として損金(税金計算上の費用)に算入できませんが、一定の支出については損金算入できるなどの特例措置があります。例えば、1人当たりの飲食費が1万円以下の場合には、交際費に含めず会議費などとして損金算入できます。

また、資本金が1億円以下の会社など(以下「中小企業」)については、年間800万円までは損金算入できます。中小企業の交際費が年間800万円を超えることは少ないため、実質、交際費は損金算入が前提です。

このような税法上の取り扱いを社員に学習させると、会社のお金の流れに対する理解が深まり、予算管理の徹底などにもつながります。

なお、交際費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【コスト削減の教科書(5)】「通信費」の削減

1 通信費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みをシミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「通信費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力すれば使うことができます。

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通信費は、「インターネット回線・電話関係」と「郵送関係」の2つに大別できます。

インターネット回線・電話関係の通信費の削減は、契約の見直しが中心となります。もし携帯電話の主な使用用途が社内通話の場合、通話手段をメッセージアプリやSNSの通話機能に切り替え、かけ放題プランを契約から外すという削減方法も考えられます。

郵送関係の通信費の削減は、2024年10月から郵便料金が値上がりしたことが見逃せません。また、2024年1月にヤマト運輸のクロネコDM便が終了となり、同年2月からはクロネコゆうメールが提供されるなど、これまで利用されてきたサービスが変わっています。これを機に、割引の適用を受けられないか、代替サービスがないかを調べてみましょう。

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2 通信費の削減方針

管理部長と営業部長が、通信費の削減方針について話し合います。

管理部長:通信費の削減方針をまとめましょう。まずは、インターネット回線・電話関係からですね。

営業部長:これは契約の見直しが中心になりそうだ。今さらスマートフォンの支給をやめて、個人のものに切り替えるようなことはできないし。

管理部長:そうですね、情報の漏洩にもつながりますし。ということで、インターネット回線を光コラボレーション回線に乗り替えるなどがよいでしょう。あと、スマートフォンは法人割引を申請しましょう。一層のこと、格安SIMに乗り換えてみるというのも。

営業部長:格安SIMは通話品質が心配だな。取引先との通話に支障が出るのは困るよ。

管理部長:では、試験的に数台を導入してみるのはどうでしょう。あと、個人的に利用している社員にヒアリングもしましょう。

営業部長:分かった。

管理部長:次は、郵送関係ですね。郵便物の大半は、ECサイトの販促用はがきですね。

営業部長:調べてみたが、大量に送る場合は郵便局で割引が受けられるらしい。

管理部長:なるほど。あと、販促活動を郵便からメッセージアプリに変えられないでしょうか? 2024年10月から郵便料金が値上がりしていますし。

営業部長:お客様あってのことだから、すぐに切り替えるのは難しそうだが、少しずつ変えていくことはできるな。

管理部長:今利用しているECサイトの利用料は削減できないですか?

営業部長:それは難しいな。当社で利用しているECサイトは大手でサービスも良く、売れ行きも好調だ。料金プランも登録商品数によって決まっていて、今は最安のプランを利用しているし……。

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

インターネット回線・電話関係の通信費

  • 定  義:社内外への連絡に必要となる支出のうち、インターネット回線・電話関係のもの
  • 支出内容:インターネット通信費、クラウドサービス利用料、固定電話・携帯電話の料金など
  • 削減方針:契約内容・契約先を変える、通信手段を変える
  • 削減目標:100万円

郵送関係の通信費

  • 定  義:社内外への連絡に必要となる支出のうち、郵送関係のもの
  • 支出内容:郵便切手・はがき代、書留料金、小包郵便料金、ゆうパック料金、宅配便料金など
  • 削減方針:割引を受ける、郵送手段を変える
  • 削減目標:300万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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なお、図表中の削減効果は、サクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 インターネット回線・電話関係の通信費の削減シミュレーション

1)社用携帯のかけ放題を解約し、格安SIMに乗り換える(難易度:中)

社用携帯は、オプションなどの契約を見直し、大手通信キャリアのものから格安SIMに乗り換えることで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、営業部門の5人にスマートフォンを1台ずつ貸与し、大手通信キャリアと契約しています。月額料金の内訳は次の通りです。

  • データ通信量3ギガバイトの基本料金:2000円
  • かけ放題オプション:2000円
  • 付帯機能:500円

これを、次の条件の格安SIMに乗り換えます。なお、かけ放題オプションは付与しません。電話時間の大部分を占める社内通話については、無料のメッセージアプリを利用します。

  • データ通信量5ギガバイトの基本料金:900円

1年間の削減効果は次のようになります。

21万円≒[(2000円+2000円+500円)-900円]×5台×12カ月

なお、格安SIMを導入するときは、通話品質を確認しましょう。また、大手通信キャリアの法人向けプランは、セキュリティー対策や紛失時のリカバリーなど充実した付帯機能を、無料または安価で提供していますが、格安SIMはこれらが付帯されていない可能性があります。

さらに、メッセージアプリの利用は、インターネット回線を用いるため、十分なセキュリティー対策を講じましょう。

2)光コラボレーション回線に乗り換える(難易度:中)

インターネット通信費は、契約を見直し、より安く利用できる他社への乗り換えや、不要なオプションを解約することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、本社工場と日本橋オフィスのインターネット回線の利用に、プロパイダー料金を含めたインターネット通信費として、合わせて月額1万7000円を支払っています。

光コラボレーション回線(合わせて月額1万円)に乗り換えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

8万円≒(1万7000円-1万円)×12カ月

3)固定電話をIP電話に切り替える(難易度:中)

固定電話は、インターネット回線を利用するIP電話に切り替えることで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、本社工場と日本橋オフィスにおいて固定電話を1回線ずつ契約しています。月額料金の内訳は次の通りです。

  • 回線使用料:5400円
  • 屋内配線使用料:100円
  • 付加機能使用料:900円
  • 通話料:400円

これを、IP電話(月額2300円)に切り替えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

3万円≒[(5400円+100円+900円+400円)-(2300円×2回線)]×12カ月

なお、IP電話の導入に当たって、IP電話対応の固定電話機の購入費として2万円(≒1万2000円×2台)を見込んでいます。

また、IP電話は、同じIP電話会社を利用する契約者同士であれば、基本的に通話料が無料です。さらに、契約者以外の通常の固定電話や携帯電話への通話も、固定電話に比べて通話料が安価であることが多いです。

しかし、一部のIP電話は、050から始まる電話番号に変える必要があったり、音質が通常の固定電話に比べて聞き取りにくかったりすることがあります。また、セキュリティーが脆弱なIP電話が外部から乗っ取られ、国際通話が不正に発信されるなどの被害も発生しています。導入するときは、こうしたリスクを考慮し、段階的に進めていくのがよいでしょう。

4 郵送関係の通信費の削減シミュレーション

1)「広告郵便物」「バーコード付郵便物」の割引を受ける(難易度:低)

商品やサービス、営業活動に関する広告を目的とする大量の手紙やはがきは、「広告郵便物」と「バーコード付郵便物」の割引を受けることで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、月1回、自社ECの販促としてダイレクトメール3400枚(はがき:1通85円)を送っています。

広告郵便物を利用して11%、バーコード付郵便物を利用して3%の割引を受けた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

48万円≒[85円×3400枚×(11%+3%)]×12カ月

広告郵便物は、同じ内容で大量に作成された郵便物について、差し出し通数や事前区分、内容(商品などの広告を主目的とする)などの条件を満たし、郵便局からの承認を受けることで、8~43%の割引を受けられるサービスです。詳しくは次のウェブサイトをご確認ください。

■日本郵便「広告郵便物」■

https://www.post.japanpost.jp/service/discount/ads.html

バーコード付郵便物は、一定の条件を満たし、宛先の情報をバーコード化して記載した郵便物について、3%(往復はがきは1.5%)の割引を受けられるサービスです。広告郵便物・区分郵便物と併用することができ、それぞれの割引率に加算して割引を受けられます。

なお、バーコードの印刷は自社で手配しなければならず、担当者の業務負担が増え、バーコードの印刷費用などのコストが発生することには注意が必要です。詳しくは次のウェブサイトをご確認ください。

■日本郵便「バーコード付郵便物」■

https://www.post.japanpost.jp/service/discount/barcode.html

また、定期的に商品の広告を主な目的にしていない各種広報誌・通知書を大量に送るときは、区分郵便物を利用するのがよいでしょう。

区分郵便物は、受取人の住所・居所を指定する(または差出郵便局が指定する)郵便区番号ごとに区分して郵便物を出すと、差し出し通数などの条件によって、1~6%の割引を受けられるサービスです。詳しくは次のウェブサイトをご確認ください。

■日本郵便「区分郵便物」■

https://www.post.japanpost.jp/service/discount/kubun.html

2)手紙やはがきなどをメッセージアプリに切り替える(難易度:高)

会社から顧客やサービス利用者に送る情報発信は、手紙やはがきからメッセージアプリに切り替えることで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、月1回、自社ECの販促としてダイレクトメール3400枚(はがき:1通85円)を送っています。大手メッセージアプリのビジネスアカウントに切り替え、ライトプラン(月額5000円、メッセージ数の上限は5000通)を契約した場合、1年間の削減効果は次のようになります。

340万円≒[(85円×3400枚)-5000円]×12カ月

ただし、メッセージアプリへの切り替えには、利用者にメッセージが届くように申請してもらう手間がかかること、全ての利用者がそのメッセージアプリを利用しているとは限らないこと、はがきや手紙を郵送したときと同等の広告効果を得られない場合があることなどに注意が必要です。

5 通信費を削減するときのポイント

1)自社の状況に適したサービス・プランがないか相談する

通信費に該当するものの中には、インターネット回線・電話関係か郵送関係かを問わず、利用条件によって多種多様なサービス・プランを用意しているものがあります。事業者間の競争が激しく、自社の利用条件によっては、有利な条件を引き出せる可能性もあるので、各社に相談してみるとよいでしょう。

2)従量課金制から定額制のサービスに切り替える

電話料金やFAX通信費のように、使えば使うほど料金がかかる従量課金制のサービスがある一方で、インターネット通信費のように定額制のサービスもあります。通信費を削減するためには、利用をなくす・減らすという基本的な方法はもちろん、従量課金制のサービスを、定額制に切り替えることもポイントです。

なお、通信費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【コスト削減の教科書(4)】「水道光熱費」の削減

1 水道光熱費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みをシミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「水道光熱費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力して使うことができます。

こちらからダウンロード

 

水道光熱費の削減は、オフィスなどの小口需要家であれば小まめな節約が、工場などの大口需要家であれば契約の見直しが中心となります。

特に、電気料金の契約プラン変更や、いわゆる新電力(小売電気事業者)への切り替えは、電気使用量によって数百万円単位の削減効果を得られる場合があります。まずは、オフィスや工場などの所在エリアに、サービスを提供している新電力を調べておくとよいでしょう。

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2 水道光熱費の削減方針

管理部長と製造部長が、水道光熱費の削減方針について話し合います。

管理部長:水道光熱費の削減方針をまとめましょう。

製造部長:水道光熱費の大半は工場で使っているものだが、これを削減すると品質に影響しかねないよ。

管理部長:それでしたら、契約プランや電力会社を変えるのはどうですか? 最近は、大手ガス会社などが新電力サービスを提供しているので、検討する価値はあると思います。

製造部長:そうだね。新電力は安定性などが不安だけど、見積もりを取ってみようか。

管理部長:分かりました。次に下水道料金ですが、当社の場合、業種の関係で減免措置を受けられるようです。月1000円以下と効果は少ないですが、申請するだけなのでやっておきましょう。

製造部長:いいね。あと、オフィスの冷暖房の電気代を節約できないかな? 設定温度を1度変えるだけでも十分な削減になるらしいよ。社員の体調が第一なので無理はできないけど。

管理部長:気がついたら誰かが勝手に温度を調節している状況ですからね。これを機に、基準温度を決めたほうがよいかもしれません。

製造部長:温度設定の好みは社員それぞれだからね。服装を自由にするとか、風が当たる位置を考えて、座席を変えるとかも視野に入れよう。

管理部長:分かりました。

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

水道光熱費

  • 定  義:会社で日々消費される水道・電気・ガスに対する支出
  • 支出内容:上・下水道料金、電気料金、ガス料金、暖房灯油代など
  • 削減方針:利用方法を変える、契約内容・契約先を変える、減免措置を受ける
  • 削減目標:1200万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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なお、図表中の削減効果は、サクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 水道光熱費の削減シミュレーション

1)冷房・暖房を抑制する(難易度:低)

冷房・暖房は、次のような方法で使用を抑制することで、コスト削減につながります。

  • 使用していない場所では空調設備の電源を切る
  • 空調が必要な場所では設定温度を決める
  • 遮熱カーテン、遮熱ブラインド、窓ガラスに貼る遮熱シートや扇風機を使う

サクゲン株式会社では、30坪の日本橋オフィスで、夏場の4カ月間は冷房、冬場の5カ月間は暖房を使用しています。1日当たりの消費電力は30キロワットで、電気料金として16円/キロワットを支払っています。

空調の設定温度をこれまでよりも冷房は1度高く、暖房は1度低くした場合、1年間の削減効果は次のようになります。参考までに、環境省によると、冷房は1度高くすると約13%、暖房は1度低くすると約10%の消費電力量の削減につながります(環境省「エアコンの使い方について」)。

1万円≒(30kW×13%×16円/kW)×20営業日×4カ月+(30kW×10%×16円/kW)×20営業日×5カ月

なお、空調設備がある場合、法令上、社員が働く事務所内の室温が18度以上28度以下、相対湿度が40%以上70%以下になるように努めなければなりません。節電を過剰に意識するあまり、実施する取り組みが不適切なものにならないように注意しましょう。

2)電気料金の契約を見直す(難易度:中)

電気料金は、契約プランの見直しや、新電力への切り替えなどをすることで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、本社工場の電気料金として年間4500万円を支払っています。現在は地域を管轄している大手電力会社と契約していますが、これを2016年の電力自由化以降に電力事業に参入した小売電気事業者(いわゆる新電力)との契約に切り替えます。電気料金が10%削減された場合、1年間の削減効果は次のようになります。

450万円=4500万円×10%

新電力には「電柱や電線などの大型設備を持たない」「他の事業で収益を上げている」などの特徴があり、大手電力会社よりも比較的安価に電気を供給することができます。ただし、契約プランによっては逆に電気料金が高くなる場合や、別の電力会社へ乗り換えるときに解約金が発生する場合があります。さらに、運営会社が倒産、もしくは新電力事業から撤退する可能性もゼロではないので、切り替えの判断は慎重に行いましょう。

また、電気料金の契約見直しには、最大需要電力を抑制するという方法もあります。契約電力は、過去1年間の各月のデマンド値(使用電力量を30分ごとに計量し、そのうち月間で最も大きい値)によって決まります。つまり、電力需要が最も多い時間帯の電力消費量を抑えるピークシフトができれば、電気料金を削減できます。

実施に当たっては、デマンドコントロールシステムを導入するという方法もあります。デマンド値が目標値を超えそうなときに、警報などで知らせたり、自動的に電気機器を制御したりできます。

3)上・下水道料金の減免措置を申請する(難易度:中)

特定の地域・業種によっては、水道事業者に上・下水道料金の減免措置を申請することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、本社工場における下水道の使用量が月平均2000立法メートルでした。

工場所在地の東京都八王子市が実施している減免措置(1カ月当たり50立法メートルを超え、200立法メートル以下の汚水排出量1立法メートルにつき5円を乗じて得た額に100分の110を乗じて得た料金の減免)を受けた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

1万円≒[(200㎥-51㎥)×5円×(110÷100)]×12カ月

なお、この減免措置は各地方自治体で実施状況や基準、申請方法が異なります。東京都では社会福祉施設や公衆浴場営業などが上・下水道料金の減免措置対象となっており、パン製造小売業・クリーニング業・食品製造業などの生活関連業種については、下水道料金の減免措置対象となっています。詳しくは次のウェブサイトをご確認ください。

■東京都水道局「水道料金・下水道料金の減免のご案内」■

https://www.waterworks.metro.tokyo.lg.jp/tetsuduki/ryokin/genmen/

4 水道光熱費を削減するときのポイント

1)社員に省エネ意識を浸透させる

「使用していない電気を小まめに消す」「必要以上の水量を抑えて蛇口をひねる」「冷蔵庫の中に不要なものを入れたままにしない」といった細かなことの積み重ねが、水道光熱費の削減につながります。

こうしたことを、管理者側が機械的に指示するだけでは、社員の間で徹底させるのに不十分だといえます。コスト削減だけでなく、SDGsなどの点からも省エネ意識の大切さを強調してみたり、細かい省エネの積み重ねが、コスト削減や環境保全にどのくらい貢献するのかを数値化して示したりすることで、社員への省エネ意識の浸透を図るのもよいでしょう。

2)省エネに関する専門家の知見を活用する

専門家の知見を活用するのも1つの方法です。例えば、省エネルギーセンターでは、中小企業などの省エネ・節電の推進をサポートするため、「省エネ最適化診断」や無料の「講師派遣(省エネ・節電説明会)」を実施しています。

3)残業時間の削減は、水道光熱費の削減にもつながる

例えば、1人の社員が毎日1時間の残業をした場合、残業代だけではなく、その1人のために照明やパソコン、空調など、1時間分のコストが毎日積み重なっていきます。部門内で協力し、定時に業務を終了させれば、毎日1時間分の水道光熱費が削減できることになります。

なお、水道光熱費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【コスト削減の教科書(3)】「事務用品費」の削減

1 事務用品費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みを、シミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「事務用品費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力すれば使うことができます。

こちらからダウンロード

 

事務用品費の削減は、多くの社員にとって身近で分かりやすいテーマですが、削減効果は小さくなりがちで、これを追求しすぎると「やれやれ」と疲弊してしまいます。適度に実行することが大切です。

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2 事務用品費の削減方針

製造部長と管理部長が、事務用品費の削減方針について話し合っています。

製造部長:事務用品費の削減方針をまとめよう。まずは思いつく削減方法を挙げていこうか。

管理部長:それなのですが、事務用品は1つ1つが安価なので、削減に取り組んだとしても大きな効果は出ないと思います。それに細かすぎるので、社員のモチベーション低下も心配です。

製造部長:いやいや、事務用品費の削減は社員全員で取り組みやすい。コスト意識を定着させるのにはもってこいだ。

管理部長:なるほど。そういう狙いですね。それなら、通信販売や100円ショップの利用が挙げられると思います。ただ、購入方法や購入先がバラバラになると煩雑になります。

製造部長:それはそうだな。むしろ業務負担が軽くなる方法を考えよう。毎月の発注日を決めてまとめ買いにするのはどうだろう。

管理部長:ウチ(管理部)としても、そうしてもらえるとありがたいです。あと、これまでも何度か話題に上がっていましたが、プリンターのトナーを純正品からリサイクル品に変えてみるのはどうでしょう。昔と比べて品質が良くなって、故障しにくくなっているそうですよ。

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

事務用品費

  • 定  義:オフィスで使用する消耗品などを購入する支出
  • 支出内容:文具・コピー用紙・トナーなどの購入費
  • 削減方針:購入方法や購入単位、購入物を変える
  • 削減目標:40万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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なお、図表中の削減効果は、サクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 事務用品費の削減シミュレーション

1)プリンターにはリサイクルトナーを使用する(難易度:低)

プリンターのトナーは純正品ではなく、使用済みのカートリッジを再利用したリサイクル品を使うことで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社の日本橋オフィスでは、純正トナーをブラック1本当たり4万5000円、3色1本当たり5万7000円で購入し、年1回のペースで交換しています。

ブラック1本当たり1万8000円、3色1本当たり1万9000円のリサイクルトナーに変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

14万円≒(4万5000円+5万7000円×3色)-(1万8000円+1万9000円×3色)

なお、リサイクルトナーの使用は、プリンターの故障時に、メーカー保証の対象外となるケースがあるため注意が必要です。

2)通信販売などを利用して購入する(難易度:低)

事務用品は、カタログやインターネット通販を利用し、箱単位などで購入することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、1本170円のボールペンを購入しており、日本橋オフィス勤務の7人は1人当たり年6本、本社工場勤務の43人は1人当たり年2本を消費しています。

インターネット通販を利用し、ボールペン本体ではなく、1本80円の替え芯(10本入り)を購入するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

1万円≒(170円-80円)×(7人×6本+43人×2本)

1回の注文が一定金額を超えると、送料が無料になるサービスも多いため、他の商品と購入時期を合わせるとよいでしょう。

4 事務用品費を削減するときのポイント

1)社員にとって身近だからこそ削減を徹底する

事務用品はそのほとんどが安価であり、削減効果も少額です。さらに、コピー用紙の裏紙を使うなど地道な取り組みが多く、消極的な社員が出てきます。しかし、社員にとっては身近な支出であり、削減に取り組みやすいコスト項目です。事務用品の1つ1つにコストがかかっていることを社員に意識させるためにも、取り組む価値はあります。

2)コスト削減に取り組む前に実態を把握する

事務用品費を削減する際は、必要なものを必要な数量だけ使うという「使用量の適正化」が重要です。使用実態を把握することで、事務用品の適正な使用量やコスト削減の目標などを、客観的な数値として示せます。

着手に当たっては、次のようなフローで進めるとよいでしょう。

  1. 経費請求書や事務用品の購入明細から、「どの部門で、どの事務用品が、どれだけ使われているか」を把握する
  2. 各部門の事務用品請求担当者にヒアリングをして、それぞれの事務用品の使用実態を詳細に把握する
  3. 部門間での比較などを行う
  4. 部門ごとに妥当と考えられる適正量を算出する

3)事務用品の在庫は、各社員のデスクの中にもある

同じ部署の社員同士でも、ボールペンなどの使用頻度は異なり、場合によっては全く使っていない事務用品がデスクに眠っている場合があります。在庫を確認するときに、未使用品や使用頻度が低いものは、一旦回収するとよいでしょう。

また、在庫を確認する上でも、整理整頓の徹底はコスト削減に欠かせません。整理整頓ができていないと、まだ使用できる事務用品があるにもかかわらず、新品を買ってしまうことなどがあります。清掃時、社員にデスク周辺や棚も整えるように徹底しましょう。

4)頻繁に使用する事務用品のコストを「見える化」する

身近な事務用品について、どのくらいのコストがかかっているのかを社員に実感してもらうことで、コスト意識を植え付けることにつながります。

例えば、

「1枚当たりのコピー代:5円、1日の平均コピー枚数:500枚、1日当たりの平均コピー代:2500円です。無駄なコピーを削減するようご協力ください」

と書いた紙をコピー機に貼り付けるなど、社員が具体的な数値を把握しやすいようにするとよいでしょう。

なお、事務用品費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【入社1年目の教科書】最強の「コミュ力」は元気な挨拶!後は少々の敬語が使えればよし

書いてあること

  • 主な読者:挨拶など基本的なコミュニケーションの取り方を知りたい新入社員
  • 課題:元気な挨拶はいいけど「やる気アピール」と思われたくない。敬語も分からない
  • 解決策:相手に真摯に伝える気持ちを持つことが一番大切

新入社員なんだし、先輩にはかわいがってもらいたい。仲間からも嫌われたくない。となると、やっぱり「コミュ力」が重要。といっても、共通の話題とかないし、あまり深い付き合いになるのもちょっとな~。ひとまず「挨拶」をしっかりとやっておこう。面と向かって挨拶するのって照れくさいけれど、チャットだけで挨拶ってわけにもいかないだろうし……。

1 新入社員のアイスブレークは「挨拶」

皆さん、「アイスブレーク」をご存じですか? アイスブレークとは、場の雰囲気を和ませるために行う“つかみ”です。文字通り、「アイス」は氷のことで、この氷を溶かしてコミュニケーションを円滑にしようということです。皆さんの先輩が、本格的な商談に入る前に最近の出来事や趣味などの雑談をしていると思いますが、これがアイスブレークなのです。

そして、新入社員の皆さんも最強のアイスブレークができます。それが、「笑顔で明るい挨拶」です。元気な挨拶をされて嫌な気分になる人はいません。挨拶された相手は、「お、この新入社員はしっかりしているな!」と、勝手に「コミュ力期待できそう認定」をしてくれます。ですから皆さん、「おはようございます!」などの挨拶を欠かさないようにしてください。

ちなみに、チャットツールなどで連絡をするときも、「おはようございます」「こんにちは」「こんばんは」と挨拶した後に本題に入れば印象が良くなりますよ!

2 心配ご無用。挨拶では「悪目立ち」しない

元気に挨拶をすると、「アピールが強すぎて、悪目立ちするんじゃないか?」と考えている人は安心してください。その心配はご無用です。先輩からすれば、挨拶は社会人の常識なので、「挨拶ができている新入社員」と認識はされますが、イコール「アピールが強すぎ」とはなりません。つまり、挨拶は特別ではないのです。

また、「挨拶しても相手がリアクションしてくれなかったらどうしよう?」と心配するかもしれませんが、これも心配ご無用。集中していて挨拶が聞こえないのか、挨拶を返す習慣がないといったところでしょうが、そうした相手のリアクションは気にしなくていいです。皆さんは爽やかな挨拶を続けるだけで、確実にコミュ力が高まります。

3 仕事でよく使う挨拶を確認

挨拶が大事なことは分かっても、シーンによっては「この場合、なんて言えばいいのだろう?」と迷うことがありますよね。ということで、よく使う挨拶のフレーズを覚えておきましょう。

  • お礼を伝えるとき:ありがとうございます
  • 謝罪するとき:(大変)申し訳ございません
  • 朝、皆と会ったとき:おはようございます
  • 仕事を頼むとき:よろしくお願いいたします
  • 仕事を頼まれたとき:承知しました
  • 相手を待たせるとき:○分程度、お待ちいただけますか
  • 自分が外出するとき:行ってきます
  • 自分が外出から戻ったとき:戻りました
  • 誰かが外出するとき:行ってらっしゃい
  • 誰かが外出から戻ったとき:お帰りなさい
  • お客様がいらっしゃったとき:いらっしゃいませ
  • お客様が帰られるとき:ありがとうございました
  • 自分が業務を終了するとき:お先に失礼いたします
  • 相手が業務を終了するとき:お疲れさまです

どの挨拶も、相手に聞こえるようにします。とはいえ、大声を出す必要はなく、普通に話すときよりも、少し声を張るくらいで大丈夫です。

4 敬語は使ってマスターせよ!

新入社員に限らず、「敬語」は大きな壁です。文化庁「敬語おもしろ相談室」によると、敬語には次の5種類がありますが、正直、よく分かりませんよね。これ、きっと先輩も同じですから安心してください。

  1. 尊敬語:相手の行為や状態などを立てて述べるもの 例)いらっしゃる
  2. 謙譲語I:自分の行為や状態などを謙(へりくだ)らせて述べるもの 例)伺う
  3. 謙譲語II:自分の行為や状態などを相手に丁寧に述べるもの 例)参る
  4. 丁寧語:相手に対して丁寧に述べるもの 例)です、ます
  5. 美化語:物事を美化して述べるもの 例)お料理

敬語を軽んじてはいけません。しかし、ぎこちない敬語でロボットのように話すよりも、多少間違えてもいいので誠意を持って伝えるほうが大切です。それに、使っていくうちに敬語に慣れてきます。「これは尊敬語で、こっちは謙譲語I」なんて意識することもなく、なじんでくるのです。それでも100点満点にはならないでしょうが、そんなに気にしなくていいです。繰り返しますが、大切なのは誠意を持って伝えることだからです。

なお、新入社員向けの書籍などでは「二重敬語に注意!」と紹介されることが多いので、念のため、触れておきましょう。二重敬語とは、1つの言葉に同じ種類の敬語を二重に使ってしまうことです。例えば、「お読みになられる」は、「お○○」と「なられる」という尊敬語が重複しているので間違っています。正しくは「お読みになる」です。といっても、二重敬語は丁寧にしようという思いから出てくるのが通常なので、やはり、そんなに気にする必要はありません。敬語に慣れてくると、二重敬語についても「ん? 今のは変だったかな?」と気づくようになりますから安心してください。

■文化庁「敬語おもしろ相談室」■

https://www.bunka.go.jp/seisaku/kokugo_nihongo/kokugo_shisaku/keigo/index.html

5 よく使う敬語を紹介

敬語で難しいのは尊敬語と謙譲語なので、ビジネスでよく使うフレーズを紹介しておきます。軽く眺めて、雰囲気をつかんでください。

  • 読む:(尊敬語)お読みになる、(謙譲語)拝読する
  • 言う:(尊敬語)おっしゃる、(謙譲語)申し上げる
  • 見る:(尊敬語)ご覧になる、(謙譲語)拝見する
  • する:(尊敬語)なさる、(謙譲語)いたす
  • 知っている:(尊敬語)ご存じ、(謙譲語)承知する、存じ上げる
  • 行く:(尊敬語)いらっしゃる、おいでになる、(謙譲語)伺う、参上する
  • 来る:(尊敬語)おいでになる、みえる、(謙譲語)参る
  • 知る:(尊敬語)お知りになる、(謙譲語)存じ上げる
  • 聞く:(尊敬語)お聞きになる、(謙譲語)伺う
  • 食べる:(尊敬語)召し上がる、(謙譲語)いただく
  • 飲む:(尊敬語)お飲みになる、(謙譲語)いただく
  • 見せる:(尊敬語)お見せになる、(謙譲語)お目に掛ける

6 「クッション言葉」でマイルドに!

新入社員にはあまり関係ないことですが、こちらの言葉がストレートすぎると事務的な印象やきつい印象を相手に与えてしまいます。そこで「クッション言葉」を使ってマイルドな印象にします。ビジネスでよく使うクッション言葉には次のようなものがあります。

  • 恐れ入りますが
  • 失礼ですが
  • 申し訳ございませんが
  • あいにくでございますが
  • 勝手ばかりで恐縮ですが
  • ご多用中に恐縮ですが

余談ですが、「こんなことを言うのはなんなんだけど」など、先輩が皆さんにクッション言葉を使ってきたら、わりときついことを伝えようとしているかもしれませんね。

7 オンラインのときほど格別の配慮を

今どきは、オンラインで話すことも多くなっています。その際の挨拶や敬語の考え方はこれまでと同じです。ただ、オンラインでは相手の“呼吸”を感じにくいので、対面のときよりもコミュニケーションが難しくなります。大切なポイントを紹介します。

  • オンライン会議の5分前にはスタンバイしておく
  • 特に初対面の相手にはビデオオン(顔出し)が理想的
  • 相手の話が終わって、一呼吸おいてから話を始める
  • 相手の話には、大きくうなずく
  • 途中から参加してくる人への挨拶も忘れない
  • 途中で退出する際の挨拶も、チャット機能を使うなど会話を遮らないよう注意する

以上(2024年12月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【コスト削減の教科書(2)】「通勤費・出張費」の削減

1 通勤費・出張費を削減せよ!

このシリーズでは、架空のサクゲン株式会社を舞台としたコスト削減の取り組みをシミュレーション付きで紹介しています。今回のテーマは「通勤費・出張費」で、コスト全般の削減シミュレーションは以下からエクセルをダウンロードしてください(ウェブで閲覧の場合に限ります)。ダウンロードしたエクセルに、御社の数字を入力して使うことができます。

こちらからダウンロード

 

通勤費の削減は、社員の居住地や通勤手段を会社が一方的に変えられない都合上、支給方法の変更が中心となります。また、自転車や徒歩による「エコ通勤」を推奨する場合、通勤手段に対する社員の意向、体力の消耗が業務効率に及ぼす影響などを考慮しましょう。

出張費の削減は、対面が必要となる状況や効果を見直し、慎重に判断しましょう。新幹線の座席や宿泊施設のグレードなどを変える場合、出張者の体力、ひいては営業活動に及ぼす影響などを考慮する必要があります。ただ削減するのではなく、出張の実態に合わせて調整していくことが望ましいでしょう。

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2 通勤費・出張費の削減方針

営業部長と管理部長が、通勤費・出張費の削減方針について話し合っています。

営業部長:通勤費・出張費の削減方針をまとめよう。

管理部長:通勤費は、定期代を1カ月単位から6カ月単位に変えるのと、テレワーク社員の通勤費を実費支給にしましょう。加えて、最近は自転車や徒歩によるエコ通勤が推奨されているようなので、当社でも取り入れてみたらどうでしょうか?

営業部長:エコ通勤で疲れてしまい、業務に支障が出ることが心配だな。それに、エコ通勤をする社員の通勤手当をなくしたら反発がすごそうだ……。

管理部長:でしたら、エコ通勤できる距離に上限を設けましょう。それと、エコ通勤をするか否かは本人に任せ、エコ通勤手当も支給しましょう。

営業部長:なるほど、それならできそうだ!

管理部長:次は、出張費ですね。

営業部長:新幹線の座席グレードを下げるのはどうだろう?

管理部長:もっと抜本的に、出張の回数を減らしたり、やめたりできないですか?

営業部長:やめるのは難しい。対面のコミュニケーションがあって取引継続している先もあるから。

管理部長:そうですか。今は、オンライン会議が当たり前ですから、サンプルを持参するなど対面の必要がある出張以外は、オンライン会議に切り替えるのはどうですか?

営業部長:なるほど……。ただ、コロナ禍も収まり、出張を復活させている競合も多いようだし、遅れるわけには……。

管理部長:観光庁のデータを見ると、出張人数はコロナ禍前ほどではないようですよ。

営業部長:そうか。検討してみるか。

この会話を受けて、削減方針を次のようにまとめました。

通勤費

  • 定  義:通勤のために社員に支給する支出
  • 支出内容:電車・バスの定期代、マイカー通勤のガソリン代など
  • 削減方針:支給方法を変える、通勤方法を変えてもらう
  • 削減目標:250万円

出張費

  • 定  義:業務に関連して遠隔地へ行くときにかかる支出
  • 支出内容:取引先を訪問するときの電車運賃やタクシー代、出張時の交通費や宿泊費など
  • 削減方針:予約方法・交通手段・宿泊施設などを変える、出張をやめる・減らす
  • 削減目標:200万円

さらに、提案があった削減方法のアイデアの取り組み難易度を決め、1年間の削減効果と削減に必要となる追加支出をシミュレーションして、取り組みの優先順位を決めました。具体的には次の通りです。

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なお、図表中の削減効果は、サクゲン株式会社のシミュレーション条件によるものです。実際の効果は会社ごとに異なります。

3 通勤費の削減シミュレーション

1)テレワーク社員の通勤費は実費で支給する(難易度:低)

社員の出社日数によっては、定期代を支給するのではなく、出社にかかった実費を支給することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社は、東京都八王子市に本社工場、東京都中央区日本橋に日本橋オフィスを構えています。同オフィスでは、社員全員を対象にテレワークを実施しており、該当社員は月8日(週2回)だけ出社しています。

そのうち6人を対象に、1カ月定期券の料金分(平均1万4000円)を支給していたところを、出社ごとに運賃(往復・平均800円)を実費で支給するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

55万円≒[1万4000円-(800円×8回)]×6人×12カ月

2)定期代を6カ月単位で支給する(難易度:低)

電車やバスの定期券は、1カ月単位ではなく、6カ月単位で購入することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、本社工場勤務のうち33人が電車通勤をしており、それぞれに1カ月定期券の料金分(平均6000円)を通勤手当として支給しています。

6カ月定期券の料金分(平均3万1000円)を支給するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

33万円=[(6000円×12回)-(3万1000円×2回)]×33人

見落としがちなのが、パート・アルバイトなどの通勤手当です。短期雇用の場合は1カ月単位の支給でも差し支えないですが、長期雇用が見込まれる場合や無期雇用に転換した場合などには、6カ月単位の支給への変更を検討してみるとよいでしょう。

3)通勤手段を自転車通勤などに切り替えてもらう(難易度:低)

社員がオフィス近くに住んでいるなど、条件は限られますが、マイカーや公共交通機関による通勤から、自転車・徒歩による通勤に切り替えてもらうことで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、ある社員が日本橋オフィスから2キロメートルの場所に住んでおり、2駅分を電車で通勤しています(6カ月定期代3万7000円)。

これを自転車通勤に切り替えてもらい、通勤手当として、3000円を毎月支給するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

4万円≒(3万7000円×2回)-(3000円×12カ月)

4 出張費の削減シミュレーション

1)グリーン車などの利用を制限し、早期予約割引を利用する(難易度:低)

タクシーの利用や新幹線、航空機の座席グレードの指定、高額なホテルの利用を制限することや、早期予約割引を利用することで、コスト削減につながります。

利用の制限には、次のような例があります。

  • グリーン車やビジネスクラス以上の利用を禁止する
  • タクシーの利用は事前申請制にする
  • 格安航空会社(LCC)を利用する
  • 格安ビジネスホテルチェーンを利用する

サクゲン株式会社では、営業部長が年12回、大阪の心斎橋駅周辺にある会社へ出張をしています。交通手段と宿泊施設は次のようになっています。

  • 東京駅から新大阪駅まで:新幹線・グリーン車(往復3万9000円)
  • 新大阪駅から訪問先まで:タクシー(往復5000円)
  • 宿泊先:1泊2万5000円のホテル

出張6回をオンライン会議に切り替え(オンライン会議への切り替えにかかるコスト削減効果の解説は後述)、残り6回の出張について、交通手段と宿泊先を次のように変えました。

  • 東京駅から新大阪駅まで:新幹線・普通車指定席(早期予約、往復2万4000円)
  • 新大阪駅から心斎橋駅まで:電車(大阪メトロ御堂筋線、往復480円)
  • 宿泊先:1泊9000円のホテル

1年間の削減効果は次のようになります。

21万円≒[(3万9000円+5000円+2万5000円)-(2万4000円+480円+9000円)]×6回

出張時で利用する交通手段や宿泊施設について、部長・課長クラスなどとそれ以外の社員の間に格差がある場合、その格差が大きすぎないかも併せて確認してみましょう。

2)長期宿泊には短期賃貸マンションを利用する(難易度:中)

長期宿泊の出張は、日数に応じて短期賃貸マンションを利用することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、社員2人が研修に参加するべく、大阪に1週間滞在(7泊)することが決まりました。新大阪駅周辺のホテルのシングルルーム(1泊1万2000円)に宿泊する予定です。短期賃貸マンションの検索サイトで見つけた同エリアのマンション(1週間で総額3万7000円)に変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

9万円≒(1万2000円×7泊×2部屋)-(3万7000円×2部屋)

3)長距離の車移動はレンタカー・カーシェアリングなどを利用する(難易度:中)

地方への出張先で広範囲にわたる取引先を訪問する場合、公共交通機関やタクシーよりも、レンタカーやカーシェアリングなどを利用することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、年2回、地方へ出張をしています。今回は徳島県徳島市と香川県高松市にある取引先(それぞれ徳島駅・高松駅から10キロメートル)を訪問し、空港から徳島駅・高松駅への移動は公共交通機関、各駅から訪問先へはタクシーを利用します(合計1万7000円)。

レンタカー(大手レンタカー会社・12時間以内に返却、ガソリン代・高速代などを含め1万2600円)を利用するように変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

1万円≒(1万7000円-1万2600円)×2回

4)出張ではなく、オンライン会議で対応する(難易度:高)

商談・打ち合わせにおける対面の実施効果を見直し、できるだけ出張はせず、オンライン会議で対応することで、コスト削減につながります。

サクゲン株式会社では、営業部長の年12回の大阪出張について、出張1回当たりの交通費として、東京駅から新大阪駅までの新幹線代(グリーン車、往復)3万9000円、新大阪駅から訪問先までのタクシー代(往復)5000円、宿泊費として、2万5000円(ホテル1泊)がかかっていました。このうち6回をオンライン会議に変えた場合、1年間の削減効果は次のようになります。

41万円≒(3万9000円+5000円+2万5000円)×6回

社員の出張は事前承認制とし、出張の理由が適正かを判断するフローを設けることで、効果の低い出張を減らせるでしょう。また、あらかじめ対面による商談や打ち合わせが必要なケースをまとめて社内で共有しておくと、判断の揺れを少なくできます。

5 通勤費・出張費を削減するときのポイント

1)適正な通勤手段はコスト面だけで判断しない

通勤費のコスト削減では、社員の通勤経路の最適化を検討することもあるでしょう。しかし、社員の通勤手段や居住地を会社側の都合で勝手に変えることはできません。

例えば、電車通勤から徒歩通勤に切り替えてもらうなど通勤手段の変更を打診する場合も、「睡眠時間が減る」「通勤時間が延びる」「乗り換えが多くなる」など、社員の負担が増えないかを考慮しましょう。

2)出張費のコスト削減は、体調への影響も考慮する

出張費のコスト削減においても、コスト面だけで判断するのは危険です。例えば、長時間の移動はそれだけで体力が必要です。交通手段や座席グレードを変更したために、仕事のパフォーマンスが落ちてしまっては本末転倒です。

3)通勤費・出張費のコスト削減は、規則や規程にも注意する

多くの会社では、通勤費は「就業規則」、出張費は「旅費交通費規程(出張旅費規程)」などで支給の基準・ルールを定めています。これまで費用の全額を支給していたところを、「上限3万円/1カ月」などのように変更する場合、これらの規則・規程も変える必要があります。

なお、通勤費・出張費以外のコストの削減アイデアは、それぞれのリンクから見ることができます。

以上(2025年2月更新)

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画像:Mariko Mitsuda

【外国人雇用】自社が雇用できる外国人労働者は? ~複雑な区分を解説

1 押さえるべきは「在留資格」

日本で働く外国人の数は2016年に100万人を超え、2023年には初めて200万人を超えました(厚生労働省「『外国人雇用状況』の届出状況」)。外国人雇用を検討する会社は今後ますます増えるでしょうが、注意が必要なのが「在留資格」です。

在留資格とは、

外国人の住所地を管轄する地方出入国在留管理局(出入国在留管理庁の地方支分部局、以下「入管」)に申請すると取得できる資格で、日本で行える活動と在留期間を示したもの

です。在留資格ごとに就労できる職種や在留期間が違うので、これを正しく押さえておかないと不法就労などのトラブルになりかねません。大切なのは、

  • 職種の制限:制限があるかないか
  • 在留期間の期限:制限があるかないか(一部は無期限)
  • 労働時間の上限:日本人と同じか否か

を確認することです。

まずは、日本で就労する外国人の区分を見てみましょう。

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ざっくりとまとめると、多くの外国人は、

  • 職種の制限:あり
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

となります。ただし、就労できる職種や在留期間の細かいルールは在留資格ごとに異なります。以降で、図表1の区分ごとに、在留資格の概要を紹介するので、確認していきましょう。

2 身分に基づき在留する者

活動内容に関係なく日本に滞在する外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:なし。単純労働なども可
  • 在留期間の期限:永住者は無期限。その他の者は期限あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

どの在留資格も職種の制限がなく、労働時間の上限も日本人と同じなので、在留期間にさえ注意しておけば問題ありません。永住者の場合は在留期間も無期限なので、基本的に日本人と同じように雇用できます。

3 就労目的で在留が認められる者

特定の知識・スキルを活かした職業に就く外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:それぞれの在留資格で認められた範囲内でしか活動できない
  • 在留期間の期限:高度専門職2号は無期限。それ以外の者は期限あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

基本的にどの在留資格も在留期間に期限がありますが、例外は高度専門職2号です。高度専門職とは、高度な知識・スキルによって日本経済に貢献することなどを期待され、ポイント制による一定の評価を受けた外国人のための在留資格で、研究者やプロ経営者が該当します。

  • 最初は高度専門職1号(在留期間の上限は5年)からスタート
  • 高度専門職1号として3年以上の活動など一定の要件を踏まえ、ポイント制による評価を満たすことで高度専門職2号になり、在留期間が無期限になる

という仕組みになっています。

4 技能実習

技能実習制度の技能実習生が該当します。技能実習制度とは、技能実習生が日本で実習を行う会社(実習実施者)の下で働き、母国では得がたい技能の修得などを図るための制度です。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:技能実習2号、3号に移行が可能な職種・作業は省令で定められている
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

技能実習制度は、まず技能実習1号からスタートし、所定の試験を受けることで2号、3号へと移行していくシステムです。ただし、2号、3号に移行が可能な「職種」と各職種にひもづく「作業」が、省令で細かく定められています。例えば、

「耕種農業」という職種には、「施設園芸」「畑作・野菜」「果樹」という作業がひもづくといった具合に、2024年9月30日時点で91の職種と167の作業(下記URL参照)

が定められています。1号には職種・作業の制限はありませんが、技能の修得などに関係ない業務(単純労働など)に従事させることはできません。

■厚生労働省「技能実習計画審査基準・技能実習実施計画書モデル例・技能実習評価試験試験基準」■

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/jinzaikaihatsu/global_cooperation/002.html

なお、技能実習制度については、技能の習得という本来の制度趣旨に反して、「会社が技能実習生に、技能の習得に関係ない単純労働をさせる」などの問題が頻発していることに加え、日本の労働環境においても、団塊世代の大量離職などによる将来的な人材不足が深刻さを増している状況を鑑み、

2024年6月21日から3年以内に技能実習制度に代わり、新たに「育成就労制度」が開始

されることになりました(具体的な施行日については、現時点では未定)。

育成就労制度は、「育成就労」という在留資格を設け、外国人を原則3年間で一定以上の技能を持つ「特定技能」に育成する制度です。技能実習制度と似ていますが、

  • 技能実習制度は、外国人が日本で習得した技能を、将来母国に持ち帰ることを想定した「国際協力」のための制度(特定技能への移行も可能だが、制度上は「帰国」が原則)
  • 育成就労制度は、外国人が技能の習得後も、日本企業の戦力として活躍することを想定した「人材確保」のための制度(帰国せず、日本に「在留」することが原則)

であり、目的が異なります。また、その他にも「技能実習制度とは、対象としている産業分野・職種が違う」「就労開始前の日本語教育が必須」といった特徴があります。

育成就労について詳しく知りたい場合、次のコンテンツも併せてご確認ください。

5 資格外活動

就労するための在留資格を持っていないものの、法務大臣から資格外活動(在留資格の範囲外の活動)の許可を与えられた外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:本来の在留資格に属する活動を阻害しない範囲であれば、基本的になし。ただし、風俗営業等への就労は不可
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人より短い(原則1週28時間まで)

労働時間については、日本人の場合、原則1日8時間、1週40時間が上限ですが、資格外活動を行う外国人の場合、原則1週28時間までとされています。

1日当たりの上限は特に定められていませんが、どの曜日から起算しても1週28時間以内になるようにしなければならない

ので、注意が必要です。ただし、

例外として、在留資格の本来の活動に影響がない期間に限り、労働時間の上限が1日8時間、1週40時間まで延長

されます。留学生のアルバイトを例にして考えるならば、勉強の妨げになりにくい大学の夏休み期間などがそれに該当します。

6 特定活動

特定活動(法務大臣が個々の外国人について特に指定する活動)を行う外国人が該当します。

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就労に関する特徴は次の通りです。

  • 職種の制限:在留資格に該当しない活動を行う場合、法務大臣から個々の指定を受ける必要がある。なお、ワーキング・ホリデーの場合は、風俗営業等以外であれば制限なし
  • 在留期間の期限:あり
  • 労働時間の上限:日本人と同じ

特定活動の場合、外国人のパスポートに添付される「指定書」という書類に、「活動類型」(ワーキング・ホリデー、EPAなど)が記載されており、その内容に応じて就労できる職種が変わってきます。

以上(2025年1月更新)
(監修 人事労務すず木オフィス 特定社会保険労務士 鈴木快昌)

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画像:pexels

お手軽販売促進DX! 顧客データは「ちょい足し」するだけで活きてくる

1 販促活動の効果を高めるには、消費者のデータ活用が大切

経営者の皆さん、自社の販促活動に満足していますか?

販促活動の効果を高めるには、現在の消費者ニーズを的確に把握することが欠かせません。このときに重要なのが、次のような消費者のデータです。

  • 自社で保有する、年齢や性別、購買履歴などの顧客情報
  • SNSや検索キーワードの動向から探る、現在の消費者の嗜好や関心

この記事では、データに基づく販促活動を展開する際のポイントや事例を紹介します。とはいえ、難しい話でも、大掛かりなものでもありません。まずは、他社の取り組みを参考にして、できるところから、ちょっと加えるだけの「お手軽販促DX」から始めてみましょう。

2 消費者のデータ活用に取り組む企業事例

1)オープンデータなどで需要を予測:ゑびや大食堂(飲食店)

三重県伊勢市で土産物屋や食堂などを経営するゑびやでは、データ分析による来店客予測に取り組んでいます。

かつては手切りの食券とそろばんで売上管理をしたり、来店客の予測を勘に頼っていたりしたため、再現性がなく、調理ロスなどが発生している状況でした。そのため、気象情報、メニュー別の売り上げ、グルメサイトのアクセス数や近隣の宿泊者数などのデータを集めてエクセルにまとめたり、店舗の前にカメラを設置して通行量などを測定したりするなどの取り組みで来店予測やメニューの需要予測を始めました。

天候や気温に応じて、店舗前に設置するメニューを変えるだけでも、来客数の増加につながるようになったり、来店予測ができるようになることで食品ロスの削減や従業員の休暇取得が実現できたりしたといいます。

また、2018年にシステムを外販するための会社であるEBILAB(エビラボ)を設立。データ分析ツールを「TOUCH POINT BI」という製品名で販売するに至っています。

2)店舗ごとのメニューやカットの傾向を集計:オオクシ(理容チェーン)

千葉県を中心に理容チェーンを展開するオオクシは、マーケティングや顧客管理、人材育成などのさまざまな分野で、データに基づく定量的な目標を設定しています。

顧客の分析については、独自のPOSシステムを用いてメニューやカットの傾向、再来店率などを集計し、業務に反映しています。新規出店を行う際には、商圏の分析を行い、路面店やショッピングセンター内に入居するなどのテナントの形態によって商圏の棲み分けを行っています。

こうした取り組みもあり、同社が2021年に経営品質協議会から「日本経営品質賞」を受賞した際には、顧客の再来店率は、業界平均の60~70%を上回る85%以上となりました。その後も社外からの評価は高く、2023年には中小企業からニッポンを元気にプロジェクトから「日本中小企業大賞『優秀賞』」を受賞しています。

こうした事例のように、普段の業務と並行して、データ回収のための下準備などを行う必要はあります。成果が出るかどうか不透明な状況で、普段よりも一時的に業務量が増えることに抵抗感を持つ社員が出てくるかもしれません。

一方で、データを基に顧客の動向を分析すれば、「勘」や「運」頼みではない適切な施策を選び、効率的なサービスを提供することで、これまでよりも多くの利益を獲得できるでしょう。

3 社内の顧客情報は3つのポイントでの分析が重要

前述の他社の取り組みを参考にすると、専門のデータサイエンティストなどを雇わなくても、「お手軽販促DX」を進められる感覚が湧いてきたのではないでしょうか。

それでは、お手軽販促DXのキモとなる、収集すべき情報と分析のポイントを紹介します。

1)目的に応じた情報を集める

社内には、次のような自社商品・サービスなどを利用した顧客のさまざまな情報が蓄積されています。

  • 顧客に関する情報:氏名、年齢、住所、連絡先など
  • 営業活動で得た情報:訪問した企業名、商談回数、商談した商品など
  • 販売に関する情報:販売数、販売日時、在庫数など
  • その他の情報:アンケート結果、顧客からの問い合わせ内容など

まずはこうした情報をエクセルなどで整理し、販促活動を企画する際に参照できるようにしましょう。展示会やアンケートなどで取得した見込み客の情報も活用できるようにしておくのがお勧めです。

また、販促活動に生かせる情報がない場合、利用者にアンケートを取るといった方法で情報をそろえるのが望ましいでしょう。例えば、来店促進を目指すなら、来店曜日や時間、来店動機、利用者の満足度などを調べるようにします。

2)集めたデータはポイントを絞って分析

これまで通りのデータを集め、同じ視点で眺めるだけでは「やっぱりそうだよね」という結果になりかねません。重要なのは、データをどう読み解くかです。これまで気付かなかった傾向や兆候を導出できれば、販促活動のヒントになるでしょう。次の3点を踏まえて、データを捉えるようにしてみましょう。

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4 SNSなど外部の情報に「ちょい足し」

1)インターネット上の検索傾向をつかむ

社外のデータを活用するのも有効です。例えば、SNSや検索キーワードの動向から、自社と接点のない消費者の興味を読み取ったり、意外な時期に意外なものへの関心が高まっている実態などを把握したりすることができます。そこから、消費者のニーズや行動について、さまざまな仮説も立てられるでしょう。

こうした消費者の実態を把握するときに役立つのが、グーグルのウェブサービス「Google Trends(グーグルトレンド)」です。これを使うと、「消費者がどのようなキーワードを多く使って検索しているか」が分かります。時系列で見れば、「どのような時期にどのような検索キーワードを使っているか」といった季節性によるニーズを確認することもできるでしょう。その他、どのようなニュースが話題なのかというランキングも表示されます。

また、LINEヤフー(2023年10月にLINEとヤフーが合併)は、販促施策を検討するに当たって、いつどのような検索キーワードが増えているのかを示した、月別の「販促カレンダー」を公開しています。これを使うことで、前年の同じ時期にどのようなキーワードが検索されたのか、どのようなニーズが想定されるのかの参考になりそうです。

■グーグル「Google Trends」■

https://trends.google.co.jp/trends/

■LINEヤフー「LINEヤフー for Business 2025年販促カレンダー月別一覧」■

https://www.lycbiz.com/jp/ebook/yahoo-ads/support/calendar/

2)販促施策に活用すべき主な社外データ

社外のデータには検索キーワードの他に、政府や自治体が公開するオープンデータ(誰でも利用可能な公開データのこと)や、有料のマーケットデータなどもあるので、消費者の実態を把握するときに活用するとよいでしょう。

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自治体の中には、エリア内の企業によるオープンデータの利用を促進させるため、ポータルサイトを開設したところもあります。例えば、大阪府の堺市では、政令指定都市初の試みとして、堺市内の企業のオープンデータを公開するポータルサイト「さかしる」を開設しています。ポータルサイト内の企業情報はオープンデータとして利用可能なため、他社との取り引きの拡大などが期待されています。

■さかしる|堺の会社を知る・調べるポータルサイト■

https://sakacil.com/

以上(2025年2月更新)

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画像:pixta