【業務効率化】総務省統一ルールから学ぶ Excelデータ入力の作法

書いてあること

  • 主な読者:Excelを使ってデータの集計やグラフ化などの加工編集をする人
  • 課題:Excelの使い方が各人でバラバラなので、加工編集に余計な手作業が発生している
  • 解決策:総務省が示したデータ入力の統一ルールを参考に、作法を身に付ける

1 ご存じですか? 総務省が示したデータ入力の統一ルール

総務省が2020年末に公表した「統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」(以下「総務省統一ルール」)をご存じですか? もともとは各府省を対象として、Excelでデータ入力するときの注意点をまとめたものですが、一般事業者も必見の資料です。

■総務省「統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」■

https://www.soumu.go.jp/main_content/000723626.pdf

例えば、誰かが作ったExcelファイルを加工編集しようとしたとき、

  • セルが結合されていて並び替えができない
  • 1つのセルに数値と単位が書かれていて、関数を使った計算ができない

といった事態に遭遇し、それに対応するために余計な手作業が発生していないでしょうか?

Excelの使い方は各人任せになりがちで、体裁を整えるためによかれと思ってやったことなどが、後々、作業の妨げになってしまうことがあります。

Excelでデータ入力をするときの作法として、総務省統一ルールを基にポイントを押さえ、関数を使った計算やRPA(Robotic Process Automation)による自動処理などができるようにして、業務効率化に活かしましょう。

2 データ入力の作法として押さえておきたい8つのポイント

総務省統一ルールの中から、データ入力の作法として押さえておきたい8つのポイントを、修正前後のイメージを交えて紹介します(修正前=悪い例、修正後=良い例です)。

1)1つのセルには1つのデータだけ

1つのセルに複数のデータが入力されていると、関数を使った計算や昇順・降順の並べ替え、機械判読が正確にできなくなります。すぐに加工編集できるように、

1つのセルに入力するのは1つのデータだけ

にしましょう。

画像1

2)数値データは数値属性とし、文字列を含まない

数値データに、「円(通貨単位)」「▲(マイナス表記)」「,(カンマ)」などを文字列として入力すると、Excel上は数値ではなく文字列として扱われるため、関数を使った計算ができなくなります。また、昇順・降順の並べ替えも正確にできなくなることがあります。

数値データは数値属性とし、文字列を含まない

ようにしましょう。

画像2

3)セルの結合をしない

1件のデータは、横1行(または縦1列)で表記し、

セルの結合または不必要な分離は行わない

ようにしましょう。セルが結合または分離されていると、機械判読には適しません。

画像3

4)スペースや改行などで体裁を整えない

例えば、「合計」の内数であることを表すのに、本来の情報が「A」「B」「C」であるのに、「□A」「□B」「□C」とスペースを挿入して体裁を整えた場合、他のデータとうまく結合できなくなります。

また、セルの中で文字を入力中、Windowsの場合「Alt+Enter」で改行できますが、その改行に意味があるのか機械では判断できません。

体裁を整えるためのスペースや改行などは解除(削除)

しましょう。

画像4

5)項目名などを省略しない

例えば、項目の一番上に「鎮静剤A-1」と入力されていて、その下に「2」「3」「4」と続いている場合、人が見れば「鎮静剤A-」が省略されているに違いないと分かりますが、機械では「2」「3」「4」という項目が何を意味するのか判断できません。見た目が冗長であったとしても、

項目名などは省略せずに全て入力

しましょう。

画像5

6)オブジェクトを使用しない

例えば、「{(左中かっこ)」などのオブジェクトを挿入して体裁を整えても、機械では判別できません。

オブジェクトを削除した上で、それぞれのセルにデータを入力

しましょう。

画像6

7)データの単位は別セルに記載

データの単位(物理単位、通貨単位など)は、データ処理に必須です。

単位は数値とは別セルに記載

しましょう。

画像7

8)機種依存文字を使用しない

例えば、「①」などの丸囲み数字、「㈱」「㈲」といった囲み文字などは、機種依存文字で、利用者の環境によっては正しく表示されません。

機種依存文字を使用しない

ことを徹底しましょう。

画像8

■(参考)デジタル庁「e-Gov電子申請 入力可能な文字について」■

https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/help/notes/letters.html

3 機械的に読み取れるようにデータを整えるのが大切

Excelで行う作業の多くは、データ入力や集計作業などの定型業務かもしれません。やり方が決まっており、繰り返し行う作業であれば、RPAで自動化できる可能性があります。

RPAは、人間が普段パソコン上で行っている作業の手順を、ソフトウエアロボットに覚えさせることで、自動化を実現する仕組みです。ノンコードやローコードで扱えるツールも多く登場しているので、ExcelのマクロやVBA(Visual Basic for Applications:マクロで呼び出した機能を実行するためのプログラミング言語)の知識がなくても、ある程度は使いこなすことができるでしょう。

また、Excelのマクロで効率化・自動化できるのはMicrosoft Officeのソフト内の動作に限られますが、RPAは他のソフトやアプリ、システムなどと柔軟に連携でき、より広範囲で複雑な作業の効率化・自動化も実現できるかもしれません。

ただし、RPAでは人間の判断や感性が必要になる作業は自動化できません。例えば、集計作業をRPAで自動化するとした場合、どのデータが何を意味しているのか、人間の判断が介在しないでも、機械的に正しく読み取れるようにデータを整えておく必要があります。

4 (参考)Excelでデータ分析も

データが整っていれば、Excelのアドイン「分析ツール」を使って、相関分析や回帰分析などのデータ分析もできます。マイクロソフトのウェブサイトなどを参考に試してみてはいかがでしょうか。

■マイクロソフト「Excelで分析ツールを読み込む」■

https://support.microsoft.com/ja-jp/office/-6a63e598-cd6d-42e3-9317-6b40ba1a66b4

■マイクロソフト「分析ツールを使用して統計学的および工学的分析を行う」■

https://support.microsoft.com/ja-jp/office/-6c67ccf0-f4a9-487c-8dec-bdb5a2cefab6

以上(2023年11月更新)

pj40062
画像:Kaspars Grinvalds-shutterstock

【業務効率化】すぐに使えるメールテンプレート~ アポイント・リマインド・お礼

書いてあること

  • 主な読者:アポイントやお礼などのメール作成が苦手な人
  • 課題:メール作成に時間がかかる。その割に相手に意図がうまく伝わらないことがある
  • 解決策:典型的なメールの「パターン」を押さえ、テンプレート化し、シーンに応じて使う

1 メール作成を効率化するには?

今でもメールはビジネスでのコミュニケーションに欠かせませんが、作成に長い時間を費やすのは非効率です。メール作成に時間がかかってしまうのは、あれこれ考えながら書こうとするためです。メールを速く作成するポイントは次の2つです。

  1. 考える時間を短くする
  2. 入力する時間を短くする

この記事では、ビジネスでよく目にする典型的なメールの「パターン」を押さえ、文章を考える時間・入力する時間を短くする方法を提案します。仮にメールを1通作成するのに平均5分かかっているとしたら、これを1通4分にできれば20%の業務効率改善に結びつきます。

アポイントメント・リマインド・お礼のシーンを想定したメールのテンプレート例を付けていますので、必要に応じて加工してお使いください。

なお、「お世話になっております」や「よろしくお願いいたします」といった「気遣い文」は、円滑なコミュニケーションのために必要かもしれませんが、この記事で紹介するテンプレートでは省略しています。また、アポイントメントのお願いメール以外は「●●●●の▲▲▲▲です」といった「名乗り」を省略し、メールの件名に「/●●●●・▲▲▲▲」と記しています。

2 アポイントメント編

1)資料請求があった相手に訪問のアポイントメントを取る

自分の都合を伝えて訪問のアポイントメントを取る場合の例です。近い将来で、ある程度幅をもたせた時間帯を提示することで、相手の都合が合えばアポイントメントが取れます。提示した候補日時では都合がつかないときも、気の利いた相手なら、ここであれば空いているという日程を返してくれるかもしれません。

===========================================================

件名:アポイントメントのお願い(商品Aのご説明)

==========================================================

○○○○株式会社

△△△△様

 

●●●●の▲▲▲▲と申します。

 

このたびは商品Aについて資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。

お問い合わせの件、詳細についてご説明させていただきたいのですが、
1時間ほどお時間を頂戴できますでしょうか。

 

私の都合にて恐縮ですが、来週ですと以下の日程でお伺いすることができます。

<候補日時>

  • ○月○日(火)10:00~12:00
  • ○月○日(水)13:00~17:00
  • ○月○日(木)14:00~16:30

 

△△△△様のご都合、いかがでしょうか?

ご多忙中とは存じますが、ご返信いただけますと幸いです。

–署名–

2)資料請求があった相手にオンライン面談のアポイントメントを取る

相手の都合を伺ってオンライン面談のアポイントメントを取る例です。オンライン面談の場合、ミーティングとミーティングの間などの時間に対応してもらえるかもしれません。先に相手の都合を2~3(少な過ぎず、多過ぎない数としてよく用いられます)確認するのは、自分のスケジュールを調整しやすくするためです。

==========================================================

件名:アポイントメントのお願い(商品Aのご説明)

==========================================================

○○○○株式会社

△△△△様

 

●●●●の▲▲▲▲と申します。

 

このたびは商品Aについて資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。

お問い合わせの件、詳細についてオンラインでご説明させていただきたいのですが、
30分ほどお時間を頂戴できますでしょうか。

私から、××(自社が使うオンライン会議ツール。例えば、Zoom)のURLをご案内
できればと存じます。

 

今週、来週で△△△△様のご都合のよろしい日時を2~3お知らせいただけますと幸いです。

–署名–

3 リマインド(確認や念押し)編

1)オンライン面談のアポイントメントを取った相手に事前に念押しする

オンライン面談の当日、事前に相手に念押しする例です。相手がオンライン面談をうっかり忘れているかもしれませんし、別件で急用が入ってしまう恐れもあります。アポイントメントが取れたときに、メールソフトの機能などを使って事前に送信されるように予約設定しておくのも一手です。

==========================================================

件名:○月○日(火)14:00~(オンライン面談)/●●●●・▲▲▲▲

==========================================================

○○○○株式会社

△△△△様

 

念のため、××(自社が使うオンライン会議ツール。例えば、Zoom)のURLを
再度お知らせいたします。

URL:

 

急にご都合が悪くなってしまった場合など、お知らせいただけますと幸いです。

–署名–

2)メールの返信がない相手に催促する

相手に何かをメールで依頼し、返信をもらわないといけないものの、返信がない場合に催促する例です。相手を責めるのではなく、こちらの状況を客観的に伝え、返信を促します。メールソフトによりますが、送信済みメールを新しいメールとして編集する機能などを使うのも一手です。

=========================================================

件名:(再送)××××のお願い/●●●●・▲▲▲▲

==========================================================

○○○○株式会社

△△△△様

 

○月○日(月)の○時○分ごろ、××××をお願いするメールをお送りしたのですが、
その後いかがでしょうか?

 

既にご返信いただいているかもしれませんが、私の手元で確認ができず、
お手数とは存じますが、再送をお願いいたします。

念のため、前回お送りしたメールを以下に貼り付けております。

–署名–

4 お礼編

1)アポイントメント終了後にお礼する

訪問やオンライン面談の終了後、その日のうちにお礼のメールを送る例です。お礼だけでなく、次のアクションをいつまでに行うのかを通知しておくことで、その後のやり取りをスムーズに進められるでしょう。

==========================================================

件名:商品Aお打ち合わせのお礼/●●●●・▲▲▲▲

==========================================================

○○○○株式会社

△△△△様

 

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

持ち帰り検討とさせていただいた課題を確認の上、来週○曜日(○月○日)までに
回答いたします。

 

その他、ご不明点や懸念点などございましたら、遠慮なさらずお知らせください。

–署名–

2)着金が確認できた旨をお礼する

着金の確認後、お礼のメールを送る例です。入金をしていただいたことに感謝を伝えます。

==========================================================

件名:「商品A」ご入金のお礼/●●●●・▲▲▲▲

==========================================================

○○○○株式会社

△△△△様

 

○月○日付けで、「商品A」の代金、××××円をご入金いただきました。

誠にありがとうございます。

領収書の発行が必要な場合、お申し付けください。

–署名–

5 参考:AIを活用したメール作成

ChatGPTなどの生成AIを使うことが認められている職場であれば、積極的に使ってみましょう。例えば、GPT3.5(無料版)でも、次のようなプロンプト(命令や制約条件を設定したもの)で、ある程度のメール文章が出力されます。

# 命令書:

あなたは営業のプロです。

以下の制約条件と入力文をもとに「ビジネスメール」を出力してください。

# 制約条件:

  • 文字数は300文字以内
  • 重要なキーワードはもれなく入れる
  • 簡潔な出力

# 入力文:

○○様にYYYY年MM月DD日付け発行の請求書の処理状況を確認したい。支払期日までに入金が確認できていない。こちらの勘違いかもしれない。

# 出力文:

○○様

お世話になっております。貴社の請求書に関しまして、ご案内申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、YYYY年MM月DD日に発行いたしました請求書の処理状況についてご確認をお願い申し上げます。ただ今、支払期日までに入金が確認されておりません。何か勘違いが生じた可能性もございますので、ご一報いただければ幸いです。

早急な対応を心よりお願い申し上げます。ご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具、

[あなたの名前]

[あなたの連絡先情報]

(注)上記の文章はChatGPT(GPT3.5)によって生成されたものです。

内容の正確性や文章の読みやすさの確認・調整は必要ですが、プロンプト次第で業務効率化につながるかもしれません。

プロンプトを考えなくても、登録したキーワードを基にAIが一から文章を生成するサービスも登場しています。

例えば、ELYZAが提供する「ELYZA Pencil」(イライザペンシル)は、キーワードを2~8個登録するだけで、そのキーワードからAIが自動で文章を生成します。ニュース記事、メール文、職務経歴書の生成機能があり、数秒で日本語のタイトルや文章が出来上がります。

■ELYZA「ELYZA Pencil」■

https://www.pencil.elyza.ai/

また、Rytrが提供する「Rytr」(ライター)は、「言語」「トーン」「ユースケース」を選択し、「ユースケース」に応じたキーワードなどを入力すると、AIが自動で指定した言語・トーンによる文章を生成します。日本語を含む30以上の言語に対応しており、Eメールを含む様々なユースケースを選択できます。

■Rytr「Rytr」■

https://rytr.me/

以上(2023年11月更新)

pj40056
画像:hanss-shutterstock

建物や家具だけじゃない 木材活用の意外な現在地

書いてあること

  • 主な読者:木材卸、製材加工を手掛ける企業
  • 課題:間伐材の利用を促進するため、販路開拓や新たな商品開発のヒントがほしい
  • 解決策:建物や家具に限らない活用例を知り、自社で取り組めそうなものを検討する

1 なぜ、木材の活用が重要なのか?

日本は国土の3分の2(67%)が森林に覆われており、世界的に見ても有数の「森林大国」といえます。森林を健全な状態に保つために必要なのが、密集した木を間引く「間伐」です。間伐によって、太陽光がまんべんなく木々に行き届き、成長が促進されるようになります。

国産材と、間伐によって切り出された間伐材の積極的な利用は、SDGsの目標達成(気候変動対策、陸の豊かさを守る)にもつながります。

一方で、間伐材の利用はまだまだ少ないのが実状です。林野庁の調査によると、2021年度の段階で間伐材の利用率は約35%となっています。間伐材は、太さや長さの兼ね合いから、建物や家具には不向きなため、そのまま森林に放置され、市場に流通していないといった課題があります。

この記事では、販路開拓や新たな商品開発のヒントとして、間伐材を中心に、木材の意外な活用事例を紹介します。

2 糸から人工衛星まで 木材の意外な活用事例

この章で紹介する事例は、ポジショニングマップで次の2軸に分けられます。

  • 一般消費者向けに提供する/企業・団体向けに提供する
  • 木材単体を加工して原材料にする/他の原材料と組み合わせて新しい材料にする

製品展開する際の方向性を決めるためにご活用ください。

画像1

1)間伐材と紙資源をアップサイクル:アップサイクル(大阪府大阪市)

食品、印刷会社や染織工房など合わせて27の企業・団体や自治体が参画する同法人では、使用後の紙資源と間伐材をアップサイクル(資源に付加価値を与えて作り変えること)した紙糸の「TSUMUGI」を用いたプロジェクトを手掛けています。

この糸は参画企業である備後撚糸(広島県福山市)で製造されています。菓子のパッケージや牛乳パックなど使用後の紙資源と、神戸市の六甲山から出た間伐材が材料となっていて、軽く、吸湿性が高いのが特徴です。糸は子ども服に用いられ、製造した子ども服を神戸市内にある児童養護施設に寄贈した実績があります。

2)牛用飼料を製造:エース・クリーン(北海道北見市)

同社では、木質蒸煮(じょうしゃ)飼料の「キャトルエース」を製造・販売しています。北海道産のシラカンバを高温高圧の水蒸気で処理することで製造された製品で、廃棄物の回収や中間処理を手掛ける同社が、自社の蒸煮装置を別の用途で利用できないかを模索したことが製品開発のきっかけといいます。牛の嗜好性が高く、適度な硬さがあるので消化を促進し、軟便や下痢を抑えて健康を保てるメリットがあります。

また、地域資源を原料にしているため、輸入飼料のように国際情勢に左右されたり、牧草のように天候に左右されたりすることがなく、安定して供給ができることもメリットとしています。

3)組み換え自在の木質ユニットを製造:三進金属工業(大阪府忠岡町)

同社では、イベントやポップアップショップ、医療ブースなどに使える木質ユニット製品の「つな木」を製造・販売しています。日建設計(東京都千代田区)が企画・プロデュースをしており、フレームとなる角材、天井・目張り用のシート、フレームを固定する留め具、移動用の車輪がセットになった製品です。

利用者の用途に合わせてフレームを自由に組み替えることができるため、普段はベンチとして使用しているものを非常時の際には組み替え、医療ブースや避難スペースなどとして使うことができます。

4)木造の人工衛星実現に向けた研究:住友林業・京都大学

住友林業と京都大学は、宇宙での木材活用の研究を進めており、2024年2月以降に木造の人工衛星を打ち上げる計画です。

これに先立ち、2022年3月~12月の期間でヤマザクラ、ホオノキ、ダケカンバの3種類の木材を宇宙空間に晒して耐久性を図る実験を行った結果、いずれも劣化が少なく、木材の耐久性が優れていることが確認されています。

人工衛星の材料に木材を用いることで、次のようなメリットがあるとしています。

  • 人工衛星を製造する際の二酸化炭素の排出量を削減できる
  • 役割を終え、大気圏に突入して燃えるときに有害物質を出さず、宇宙ごみの発生も抑えられる
  • 金属製の人工衛星と異なり、電磁波を通すため、アンテナなどの部品を内部に収めることで小型化ができる

5)杉の木から糸を製造:すぎとやま(徳島県上勝町)

同社では、杉の木を材料に用いた糸の「KEETO(キート)」を製造・販売しています。材料となる杉の木は国内で切り出された間伐材で、材木として使うには太さが足りないものが用いられています。杉の木を製糸用のチップに加工した上で紙にして、その紙を細くカットしてよることで糸を製造しています。

杉の木を材料に用いることで、通常の糸よりも抗菌性が高く、乾きやすいというメリットがあります。そのため、織物メーカーなどと提携し、靴下やストール、タオルに使われている実績があります。また、自社ウェブサイトでは糸単品でも販売しています。

6)木質バイオマス発電事業に参入:曽我産業(青森県八戸市)

同社では、社有地のある青森県南部町で新たに木質バイオマス発電事業を始めるため、子会社の立ち上げや発電所の建設などを進めています。同社は木材を伐採、木質チップとして加工した上で発電所向けに販売する事業に取り組んでいます。新たに木質バイオマス発電事業を始めることで、木くずなどの廃材や使われずに放置されてきた間伐材の有効活用や林業の振興などの地域活性化につなげたいとしています。発電所の商業運転開始は2024年12月を予定しています。

7)おがくずを酵素浴に活用:テーブルカンパニー(東京都新宿区)

同社が運営を手掛ける温浴施設の「発酵温浴nifu」では、酵素浴の原材料となるおがくずに間伐材、林地残材(間伐で発生し、そのまま山に放置された木材)を使う取り組みを進めています。

2022年に奈良県の吉野町で廃業予定だった製材所を同社が引き継ぎ、間伐材の回収・加工などを手掛けています。

また、発酵温浴で使用済みとなったおがくずもたい肥や土壌改良材として提携している農場に提供することで、資源の無駄が出ないように取り組んでいます。

8)卓上ミニ織り機キットを販売:チーム・オースリー(東京都世田谷区)

同社では、オーガニックコットンを展開する「メイド・イン・アース」のブランド名で、一枚板から簡単に組み立てられる「ミニ織り機キット」を販売しています。

東京・奥多摩の間伐材をはじめとする国産ひのき材を材料にした1枚の板から織り機を組み立て、組み立てた織り機を使って糸紡ぎや手織りを体験できるキットです。

この製品は一般消費者向けに限らず、学校の教材用としても販売されています。同社では学校への出前授業も手掛けており、生徒が自分で織り機を組み立て、布を織ることで、SDGsやエシカル消費、サステナブルについて学ぶきっかけとして活用されています。

9)間伐材を自動車部品向けの素材に応用:トヨタ車体(愛知県刈谷市)

同社では、杉の間伐材と熱可塑性樹脂(加熱することで柔らかくなる樹脂)を組み合わせた自動車部品向け素材の「TABWDR®(タブウッド)」を製造しています。従来の自動車部品向けの素材には、熱可塑性樹脂の強度や耐熱性を高める方法としてタルク(滑石)やガラス繊維を加えていましたが、これらを杉の間伐材に置き換えることで、強度や耐熱性が従来の素材よりも高くなり、軽量化が実現できたとしています。

TABWDR®は一部車種のフォグランプブラケットやワイヤーハーネスカバーなどの部品や内外装に使用されています。また、TABWDR®の技術を基にした素材も開発され、食器に採用されるといった実績もあります。

3 関連団体・参考資料

1)全国森林組合連合会 間伐材マーク事務局(東京都千代田区)

間伐材マークを使い、間伐推進の普及啓発や間伐材利用促進を目的としている団体です。事業者は同団体に申請・認証を受けた上で、間伐材を原材料にした製品に間伐材マークを付けることができます。このマークを付けることで、間伐の重要性や、脱プラスチックなどの取り組みを推進していることを対外的にアピールできます。

ウェブサイトでは、間伐材マーク認定製品や間伐材マークを取得している企業の事例も紹介しています。

■全国森林組合連合会 間伐材マーク事務局■

http://www.zenmori.org/kanbatsu/

2)新未来(東京都港区):木材プラットホーム「eTREE」

設計者・デザイナー・建設事業者向けに、木材製品や材料を探すことができるウェブサイトです。会員登録することで金額やサイズ、生産地から木材を検索できるだけでなく、業界レポートや補助金情報なども掲載しています。

ウェブサイトでは、商品情報・加工技術を提供できる企業の募集も受け付けています。

■木材プラットホーム「eTREE」■

https://www.etree.jp/

以上(2023年11月作成)

pj50533
画像:pinyo bonmark-shutterstock

年間25兆円の入札市場! 大手に勝てる狙い目の案件とは?

書いてあること

  • 主な読者:官公庁や地方自治体、外郭団体などが公告している入札案件に興味がある経営者
  • 課題:そもそも入札のルールがよく分かっていない、大手企業との競争に勝てるか不安
  • 解決策:「入札参加資格」を取得すれば、どの企業も入札に参加できるが、細かいルールは発注機関により異なる。「競争率の低い案件を探す」などのポイントを押さえる

1 案件の50%超を中小企業が落札! 入札市場とは

「新規顧客の開拓が難しい」「安定的な収益が欲しい」――今、その解決策として注目されているのが「入札」市場への参入です。入札とは、

官公庁や地方自治体、外郭団体など(以下「官公庁など」)が公開した案件について、各企業が見積金額や企画を提示し、一番条件の良い企業に官公庁などが案件を発注すること

です。

全国約8000の行政・公的機関から年間180万件以上の案件が公表され、その総額は25兆円以上、1案件当たり1000万円以上にもなる大きな市場です。「入札なんて出来レース」「受注するのは大手だけ」と思っている人もいるかもしれませんが、実は

2021年度の時点で、入札案件の50.1%を落札しているのは中小企業

で、中には個人事業主でも参加できる案件もあるなど、広く開かれた市場でもあります(中小企業庁「官公需法に基づく『令和5年度中小企業者に関する国等の契約の基本方針』について」)。

入札は「入札参加資格」という資格さえ取得すれば、実績のない企業などでも参加できます。つまり、

入札の流れを理解し、「競争率の低い案件を探す」など勝つためのポイントを押さえる

ようにすれば、御社にもチャンスがあるかもしれません。

この記事では、「中小企業が入札市場に参入すべき理由」「入札の基本的な流れ」「入札で勝つためのポイント」を紹介します。

2 なぜ、中小企業こそ入札市場に参入すべきなのか?

1)国が精力的に後押ししている

国は今、「中小企業向けの入札案件を増やす」という方針を定め、精力的に中小企業の参入を後押ししています。企業規模や入札経験にかかわらない公平な制度で競争できる環境整備が進められており、入札実績のない企業にもチャンスが広がってきているのです。

中小企業庁「中小企業者に関する国等の契約の基本方針」では、案件全体に対する中小企業・小規模事業者の契約比率、金額を年々引き上げており、直近では次のようになっています。

  • 2021年度実績:50.1%、4兆6535億円
  • 2022年度目標:61%、5兆2738億円
  • 2023年度目標:61%、5兆6598億円

2)手間がかからず、手続きがスムーズに進む

入札は、公開された案件に企業が応募するスタイルなので、通常のビジネスのように、見込み客を獲得したり、商談のアポイントを取ったりする手間がかかりません。

また、公告された案件は、オンラインで入札に参加できる「電子入札システム」などで簡単に検索できますし、入札の締切、開札(企業が入札した内容の確認)の日時なども案件ごとに決まっているので、手続きがスムーズに進みます。

3)与信上のリスクが低く、案件次第では短期間での収益化も期待できる

入札は、官公庁などの公的機関が発注者なので、通常のビジネスでありがちな支払い遅延・滞納などのリスクがほとんどありません。契約後の値引き交渉なども基本的にないですし、落札(受注)後も仕様書に基づき作業を行うので、後から追加作業が発生するリスクも比較的低いといえます。

落札・作業完了後の入金についても、時期が明確になっているので安心です。また、例えば、物品調達などの単発的な入札案件の中には、取引代金の締め日から支払日までの期間が「物品検査後30日程度」などと短く設定されているものもあり、短期間での収益化が期待できます。

4)官公庁などとの取引実績がブランディングにつながる

入札の大きな魅力は、官公庁などとの取引実績を獲得できることです。仮に大規模なプロジェクトの案件を落札できれば、企業の信頼度は増し、ブランディングにもつながります。案件を落札すると金融機関からの信用を得られるケースもあるようです。

3 入札の基本的な流れを理解する

入札に参加するメリットが分かったら、次は基本的な流れを押さえましょう。主なプロセスは「1.入札参加資格を取得する」「2.案件を探す」「3.仕様書を確認し、入札する」です。

1)入札参加資格を取得する

入札に参加するためには、発注機関(官公庁など)や事業内容によって異なる「入札参加資格」を取得する必要があります。入札参加資格は、大きく次の4つに分けられます。

  1. 全省庁統一資格(全省庁の「物品・役務系案件」に参加できる資格、全国共通)
  2. 地方自治体の「物品・役務案件」に参加できる資格(原則、地方自治体ごとに異なる)
  3. 「建築・建設・土木系案件」に参加できる資格(官公庁や地方自治体ごとに異なる)
  4. 外郭団体(独立行政法人など)の案件に参加できる資格(団体ごとに異なる)

この4つの資格は、さらにいくつかのランクに分かれます。例えば、全省庁統一資格は、資格取得申請の際に提出する財務諸表などをベースに、売り上げや資本金、営業年数などの合計ポイントからA~Dの4つのランクに分かれます。

自社が参加したい入札の案件によって必要な入札参加資格は異なるので、不安な場合は、参加可能な案件数が多い1.の全省庁統一資格を最初に取得するとよいでしょう。

資格取得の細かいルールも発注機関などによって異なりますが、基本的に試験などはなく、必要書類を提出し、審査を通れば資格を取得するという流れになります。ただし、資格によっては取得期間が限定されている場合もあるため注意が必要です。

例えば、全省庁統一資格は随時取得が可能ですが、地方自治体の資格は取得期間が短い傾向があります。また、地方自治体は「〇〇県内・〇〇市内の業者限定」などと、参加条件を限定しているケースもあるので、資格要件の内容はしっかり確認しておきましょう。

2)案件を探す

前述した通り、入札の案件は全国約8000の行政・公的機関から、年間180万件以上公表されています。その中から自社に合ったものや、狙い目の案件を探していくことになります。

なお、入札というと建設工事のイメージが強いかもしれませんが、実は「物品・役務の提供」に関するものが数多くあります(例:衣服、紙製品、図書、車両、電子機器、清掃、管理、派遣など)。

入札情報は公開される時期やサイト、仕様書なども発注機関によって異なりますが、例えば、民間の入札情報サービス「NJSS(エヌジェス)」を活用すると、全国の入札情報と入札結果を一括で検索できます。なお、NJSSでは、自社の業種や業務内容、所在地などから適した入札案件があるか、そもそも入札に向いているかどうかを無料で診断するサービスも展開しています。

■NJSS■

https://www2.njss.info/

3)仕様書を確認し、入札する

入札したい案件を決めたら、その仕様書を取得します。仕様書には、入札方式や参加資格要件、見積もりを出すために必要な情報などが掲載されています。基本的にはネット上で取得が可能ですが、案件によっては、説明会への参加が必要なケースもあるので注意が必要です。

仕様書をもとに、見積もりや企画書などを作成し、入札に臨みます。入札方法は「電子入札」「会場での入札」「郵便入札」があり、近年は「電子入札」を利用する企業が増えています。

見事落札した場合、その結果は、発注機関のウェブサイトに掲載されます。その際は同時に入札に参加した企業の入札金額も公表されるので、相場感や競合他社の動向を把握するのにも役立ちます。晴れて自社が落札できたら、発注機関との契約に進みます。

4 入札で勝つためのポイントを押さえる

1)競争率の低い案件を探そう

落札の可能性を高めるには、いかに競合他社が少ない案件を見つけるかが重要です。

例えば、第3章の入札参加資格の項では、全省庁統一資格よりも地方自治体の資格のほうが取得のハードルが高い場合があるとお伝えしましたが、これは逆に考えると、

地方自治体の「物品・役務案件」のほうが、競争率は低くなりやすい

ということでもあります。また、東京などの主要都市の入札案件は多くの企業がターゲットにしやすいため、その点でも地方自治体のほうが狙い目といえます。

なお、地方自治体よりさらに競争率が低くなる可能性があるのが、外郭団体です。

  • 特殊法人・会社(日本年金機構、日本たばこ産業株式会社など)
  • 財団法人(全日本交通安全協会、日本生産性本部など)
  • 独立行政法人(日本貿易振興機構、国際協力機構など)
  • 国立大学法人(東京大学、一橋大学など)
  • 都道府県や市区町村の外郭団体(〇〇県スポーツ協会、〇〇市信用保証協会など)

などが該当しますが、これらの外郭団体の中には、

省庁が所管する法人の他、都道府県や市区町村の出資によって運営されているものなど一般に知名度の高くない機関もあり、そうした案件は比較的狙い目

です。

また、官公庁の案件の場合、データのやり取りについてセキュリティの観点からチャットツールやクラウドツールを活用していないケースがあります。一方で、外郭団体は民間企業に感覚が近く、最新のツールを導入している場合が多いため、民間企業を相手にしているような感覚でスムーズにやり取りを進めることができます。

こうした狙い目の外郭団体をリスト化し、常に案件情報などにアンテナを張っておくことが重要です。

2)案件ごとの相場感をつかむ

入札案件の中で多くを占める一般競争入札方式の場合、納品物の品質保証を前提としつつ、見積価格での競争になることが少なくありません。このとき重要になってくるのが、案件ごとの相場感をつかむことです。

前述したNJSSなどの入札情報サービスでは、案件の過去の落札金額を検索できます。

過去の落札金額が分かれば、今年度についてもある程度予想がつき、それより少し低い見積金額を提示すれば、落札できる可能性は高くなる

といえます。自社の利益を確保できる金額であることが条件ですが、確保できるなら入札に参加してみる価値はあるでしょう。

ただし、過去数年にわたって同一企業が落札しており、しかも落札金額が年々下がっている場合などは、その企業の中で業務効率化が進み低コストで業務を遂行できるようになっていると推察できるため、他社が参加するのはハードルが高いといえます。

一方で、落札企業や落札金額が一定でない場合は、落札の判断基準が明確でなかったり、要件が変化したりしている可能性が高いため、新規参入でも落札のチャンスがあるといえます。

3)落札できなくても、タダでは転ばない

入札に参加する目的は、あくまで安定的な収入源の確保や新規顧客の開拓です。その意味では、自社に合った案件を大手企業が落札している場合、

落札した企業に営業をかける

という戦略も有効かもしれません。

大手企業の場合、落札した業務を下請け企業に発注するケースも少なくありません。そこで大手企業に営業をかけることで、結果的にその案件を請け負うことができる場合があるのです。

こうした可能性もふまえ、自社に合った案件を多く落札している企業に対して、事前に営業をかけておくのも一策でしょう。

以上(2023年11月作成)

pj80195
画像:GDM photo and video-Adobe Stock

【業務効率化】業務マニュアルの作成はマニュアル化しやすい業務から進める

書いてあること

  • 主な読者:マニュアルを作成して業務効率化を進めたい経営者
  • 課題:現場ではマニュアルを作成する時間は取れないという。実際、マニュアルがなくても業務は回せているので、あえてマニュアルを作成する機運が高まらない
  • 解決策:マニュアル作成の過程が業務効率化の第一歩。スモールスタートが成功の秘訣

1 なぜ、業務マニュアルを作成するのか?

この記事では、業務マニュアルを作成する際のポイントを紹介します。しっかりした業務マニュアルがあれば、

作業手順が明確になり、人によって生じるスピードや質のばらつきを平準化でき、属人的な作業もなくせる

はずです。しかし、実際には、業務マニュアルを作成してこなかったために苦労したことのある社員も多いのではないでしょうか? 例えば、次のようなケースで理不尽さを感じたり、後悔したりしたことはありませんか?

  • 本来の担当者が病欠のため、そのフォローをしなければならない
  • 新入社員に作業手順を早く習得してもらいたい
  • 異動・退職に伴い後任者へ業務の引き継ぎをしなければならない

現場の社員は、

  • 通常業務で手一杯。業務マニュアルを作成する時間は取れない
  • マニュアルがなくても業務は回せている

というかもしれません。そのままでは、業務マニュアルを作成する機運は高まらないのです。このジレンマを解消していく方法を探っていきましょう。

2 マニュアル化する業務の絞り込み

1)マニュアル化に向くのは「非属人的な業務」

業務マニュアルの作成は、スモールスタートが成功の秘訣です。まずは、マニュアル化の負担が小さい業務を対象に検討しましょう。

例えば、人事の業務は採用、労務管理、社員教育などに分解できます。さらに採用は、求人票の作成、ウェブ広告の出稿、人材データベースからアプローチする候補者の選定、リアル・オンラインでの採用面接、求職者への合否通知などに分解できます。

このうち、マニュアル化の対象は「非属人的な業務」です。非属人的な業務とは、

何度か経験すれば誰でも同じ成果を出せるものや、状況に応じた選択肢がパターン化されているもの

です。逆に、社員個人の経験や知識を基に感覚的な判断が求められる「属人的な業務」はマニュアル化に向きません。

2)マニュアル化による効果などを明らかにする

マニュアル化する業務を絞り込んだら、個々の業務を対象に、

マニュアルの利用者、マニュアル作成の締め切り日、マニュアル化による効果、費用対効果

を明らかにし、優先度の高いものから作成します。具体例は次の通りです。

  • 利用者:人事部のメンバー
  • 締め切り日:○○○○年○月○○日
  • 効果:人事の業務時間が○○時間短縮される
  • 費用対効果:人件費ベースでは○○万円の削減

3 マニュアルの作成手順

1)小さくまとめてから肉付けをする

マニュアルの作成で陥りがちなのが、一度に全てを網羅した完璧なマニュアルにしようとすることです。これを避けるためには、

マニュアルの単位を小さく整理すること

が大切です。小さくまとまっていれば、マニュアルを利用する人にも分かりやすく、後日、更新する際の手間も少なくできます。

単位に分ける場合、まずマニュアル化する業務と、その作業手順を書き出して、重要度の高いものから内容を肉付けしていきます。

2)業務を短く簡潔にまとめる

マニュアル作成の前提は、マニュアル化する目的、つまり、経営者の思いが共有されていることです。これがないと、

マニュアル通りにやっているはずなのに、会社の理念とは異なる対応

が出てしまうわけです。

この前提が満たされていることを条件に、

マニュアルは短く簡潔に、専門用語をできるだけ使わずに作成

しましょう。作業手順が箇条書きになっていても構いません。具体例は次の通りです。

1.箇条書きで、一目で分かる場合

  • エクセルを開く
  • 求職者数と採用者数のデータを入力する。対象は先々月、先月、当月の3カ月間
  • ツールバーの「挿入」から「折れ線」を選択して、折れ線グラフを作成する
  • 折れ線グラフを「採用実績報告書」に挿入する

2.文章で、一目では分かりにくい場合

エクセルを開いて、先々月、先月、当月の3カ月間の求職者数と採用者数のデータを入力し、ツールバーの「挿入」から「折れ線」を選択して折れ線グラフを作成して、「採用実績報告書」に挿入する。

一目では分かりにくい場合には、文章と併せて、作業中の画面キャプチャなどの画像も添付すると、業務の流れをよりイメージしやすくなります。

3)全体の構成などを検討する

マニュアルの全体の構成や内容を検討します。ポイントは、担当者でなければ分からない“難所“やありがちなミスを付け加えることです。ミスや抜け漏れがないかを確認するために、チェックリストも用意しておきましょう。

4)作成時のルールを決める

複数のメンバーがマニュアルを作成する場合はルールを決めます。具体的には、

  • 保管場所やファイル名
  • フォントの種類やサイズなどの記述・レイアウト

などについてルールを決めておきます。

4 マニュアルのテスト運用

マニュアルの試作版ができたら、

若手社員やその業務を引き継ぐ予定の後任者にマニュアルを利用してもらい、問題なく業務が進められるかどうかをテスト

します。

マニュアルの作成担当者は分かりやすく作成したつもりでも、業務に慣れていない人がマニュアルを見たり、実際に作業をしたりすると分かりにくい箇所が出てくるかもしれません。指摘を受けつつ、こうした点を改善することで使いやすいマニュアルになります。

以上(2023年11月更新)

pj40047
画像:pixabay

【業務効率化】業務マニュアル運用を成功させる秘訣は「経営者の思い」を共有すること

書いてあること

  • 主な読者:マニュアルを参考に、会社が大切にする思いを社員に体現してほしい経営者
  • 課題:マニュアルを作成したが、守られなかったり、改善提案がされなかったりする
  • 解決策:マニュアルの根底にある経営者の思いを伝える。エバンジェリストも任命する

1 業務マニュアルの形骸化と硬直化をどちらも防ぐ

この記事では、作成した業務マニュアルを運用していくときのポイントを紹介します。業務マニュアルは、社員がそれに則って行動することで一定の業務効率化をもたらすはずのものですが、定期的に見直して、しっかりメンテナンスしないと形骸化してしまいがちです。現場の社員の判断が必要なシーンは多々ありますが、やがてそれが優先されるようになり、マニュアルを無視した行動がパターン化されてしまうかもしれません。

一方、現場の社員が、業務マニュアルには絶対従わないといけないと思い込むと、やがて組織として硬直化してしまう恐れがあります。画一的な対応しかできずにクレームになってしまったり、誰にも求められていないような過剰な対応が改善されないまま放置されたりすることで、かえって非効率になってしまう危険すらあります。

業務マニュアルの形骸化と硬直化をどちらも防ぐために重要なのは、

業務マニュアルの根底にある「経営者の思い」を社員に共有すること

です。どのようにしていけばよいのか探っていきましょう。

2 「経営者の思い」をしっかり伝える

例えば、接客マニュアルを作成するのは、

お客様への感謝の気持ちをきちんと伝えたいから

といった経営者の思いがあるからです。マニュアルに「笑顔を絶やさず、相手にきちんと伝わる声の大きさで『ありがとうございました』と言いましょう」と示したとしても、

「ありがとうございました」というのは、感謝の気持ちを伝える1つの手段であり、そのこと自体が目的ではない

ということになります。ここで大切なのは、

マニュアルを作成するのは、お客様に感謝の気持ちをきちんと伝えられていないから

という、根底にある経営者の思いを共有することです。これができていないと、

ロボットのように「ありがとうございました」と言う社員が出てくるなど、マニュアル運用でよくある問題

が生じることになります。

ここで紹介したのは、非常に単純な例ですが、経営者はマニュアル作成の根底にある思いを社員に丁寧に伝え続けなければなりません。繰り返しになりますが、これがマニュアル運用を成功させる秘訣です。

3 マニュアルのエバンジェリストを任命する

経営者の思いを伝えるといっても、経営者の意図を深く理解できる社員は限られてしまうものです。そこで、

社員に近い立場から、マニュアルに込めた思いとともに、その遂行を広めるエバンジェリストを任命

しましょう。エバンジェリストは「伝道者」という意味で、マニュアルの大切さを社員に伝える役割です。また、マニュアルの目的や意図を理解していることはもちろん、社内でマニュアルがどう使われているのかの実態や、社内のマニュアルに対する不満などについても吸い上げて、改善につなげていくことが求められます。

マニュアルの周知徹底には時間がかかりますが、エバンジェリストがうまく機能すれば、

社内にマニュアルが定着するだけではなく、有意義な改善提案も出てくる

ようになるでしょう。

4 マニュアルの改善も忘れずに

ここまで経営者の思いを伝えることの大切さをご紹介してきましたが、もちろんマニュアル自体の分かりやすさは不可欠です。また、社員が自分たちもマニュアルの運用に携わっているという意識を持ってもらう工夫も必要です。

そこで、事業所や店舗などのグループに分けて、グループ対抗でマニュアルの改善や活用例に関するコンテストを開催したりするとよいでしょう。また、グループウエア上に、マニュアルについての掲示板を設けて、全員がマニュアルに関する改善点などを書き込めるようにしておくのも一案です。

以上(2023年11月更新)

pj40048
画像:pixabay

約束手形が廃止へ! 資金繰りは大丈夫? 代わりの決済手段はどうすればいい?

書いてあること

  • 主な読者:約束手形の廃止について準備をしていない経営者や会計担当者
  • 課題:約束手形の廃止について、どう対応していいか分からない
  • 解決策:電子記録債権やクレジットカードなど、約束手形に代わる決済手段を比較検討した上で、取引先と決済手段の変更について交渉する

1 2026年に「約束手形」は完全廃止の予定

約束手形とは、

手形の「振出人」が、約束の期日までに定められた金額を支払うことを「受取人」に約束する有価証券

です。手形自体は江戸時代から続く決済手段で、卸売業などでも利用が多くなっています。

この約束手形について、2026年をめどに紙を廃止し、全て電子化する方針が示されています(注)。「ペーパーレス化」が社会的に進むなかで、紙の手形や小切手もデジタル化して、作業負担の軽減や効率化を図ることが求められるようになったためです。

(注)2017年「未来投資戦略2017」において「オールジャパンでの電子手形・小切手への移行」が明記され、2021年「成長戦略実行計画」において「5年後(2026年)の約束手形の利用の廃止に向けた取組を促進する」と明記されています。

この流れの中で、2022年4月には手形交換所が廃止され、金融機関も電子化への移行を優遇したりしています。しかし、手形や小切手の利用はなかなか減りません(小切手は、支払地となる金融機関に行けばすぐに決済できるもの)。

全国銀行協会「産業界における手形・小切手の利用実態等に関する調査(2023年6月)」(調査は三菱UFJリサーチ&コンサルティング)で、振出人と受取人の双方に、手形や小切手を「やめたいが、やめられない」理由が示されています。具体的には、

  • 振出人:受取側が手形を希望している、経理事務の変更に抵抗がある
  • 受取人:振出側が手形を希望している、手形をやめる必要性を感じない

などが挙げられています。

このように、日本企業に深く根付いている手形や小切手ですが、電子化されるのは間違いありません。手形は振出側と受取側の二者間の問題なので自社の一存では実行しにくい面がありますが、今の時点から電子化による影響を知り、対応を進めることは大切です。この記事で、

  • 約束手形の廃止で事務負担や資金繰りはどうなるのか
  • 約束手形に代わる決済手段は何か
  • 約束手形を廃止するためには

を紹介するので、参考にしてください。

2 約束手形の廃止で事務負担や資金繰りはどうなるのか

約束手形を廃止すると、振出側・受取側ともに事務負担やコストが減る一方、資金繰りでは振出側にはマイナスの、受取側にはプラスの影響が出ます。

1)振出側の影響

1.事務作業などの負担やコストが減る

手形帳や印紙の購入コストがなくなります。また、手形の作成や発送事務などの実務負担がなくなります。

2.支払期日の短縮で資金繰りが悪化?

支払期日が短くなるので、資金繰りに影響が出ます。例えば、約束手形の平均支払期日は約100日です。銀行振込の平均は約50日ですので、単純計算で50日、早く支払わなければなりません。その分、手元資金を確保する計画を立てておく必要があります。

2)受取側の影響

1.事務作業の負担やコスト、紛失・盗難リスクが減る

振出側から受け取った約束手形は、受取側が支払期日まで管理する必要があります。その管理や支払期日になってから行う取立などの事務負担、取立手数料や領収書の印紙代などのコストが低減されます。また、約束手形を管理している間の紛失や盗難のリスクもなくなります。

2.支払期日の短縮で資金繰りが改善する

支払期日が短縮されれば、資金繰りが改善されます。また、支払期日前に割り引いて手形を買い取ってもらう「手形割引」や、手数料を支払うことで、期日前に債権を買い取ってもらうなどの「ファクタリング」を利用せずに済みます。

3 約束手形に代わる決済手段は何か

約束手形に代わる決済手段として代表的なものは、銀行決済(インターネットバンキング)、電子記録債権、クレジットカードなどです。

1)銀行決済(インターネットバンキング)

インターネットバンキングは、銀行決済をインターネットで行うものです。パソコンやスマートフォンを使い、銀行窓口やATMに行かなくても振込手続きが行えます。

また法人口座を開設すれば、複数の振込先に一括で振込手続きができるので、事務負担を軽減できます。代表的な支払期日は「月末締め翌月末払い」で、締め日から30日前後の入金となります。

2)電子記録債権

電子記録債権は、例えば、手形の作成・保管などのコストの低減や売掛債権の二重譲渡リスクなどの回避を可能とする新たな金銭債権で、電子債権記録機関で記録(振出)、譲渡(支払)ができます。

国内最大規模の電子債権記録機関が、でんさいネット(全銀電子債権ネットワーク)で、都市銀行、地方銀行、信用金庫、信用組合、JAなど国内495の金融機関が参加しています(2022年7月19日時点)。でんさいネットが取り扱う電子記録債権を「でんさい」といいます。

でんさいは、取引金融機関のインターネットバンキングなどを通じて、でんさいネットに「発生記録請求」を行うことで振出となり、支払期日になると受取側の決済口座に振り込まれます。

ただし、振出・受取の双方がでんさいネットを利用している必要があります。支払期日は、発生日(銀行営業日)から起算して3~7銀行営業日を経過した日以降、最長で10年後までです。

3)クレジットカード

多数の取引先に対して、少額のサービスや商品を提供する会社にとって便利です。代金はクレジット会社が立て替え、後から支払請求が来る決済手段です。クレジット会社によって引き落としや入金の時期が異なります。

4 約束手形を廃止するためには

1)約束手形を廃止するための手続き

振出側・受取側で手形決済のメリット・デメリットが異なるため、双方での調整が必要です。双方がやるべきことの流れを紹介します。

画像1

2)約束手形を廃止するために下請法を知る

約束手形は業界の取引慣行として長年利用されてきたため、「やめにくい事情」があります。特に大口の顧客が約束手形を継続する意向が強く、取引の停止や取引要件の変更などを示してきた場合などは、難しい対応を迫られる可能性があります。もし、振出側が難色を示したら、いったん引き下がり、公正取引委員会「下請法の相談・申告等の窓口」や、中小企業庁「下請かけこみ寺」などに相談するのも一策です。

■公正取引委員会「下請法の相談・申告等窓口」■

https://www.jftc.go.jp/shitauke/madoguti.html

■中小企業庁「下請かけこみ寺」■

https://www.chusho.meti.go.jp/keiei/torihiki/kakekomi.htm

以上(2023年11月更新)

pj35120
画像:BBuilder-Adobe Stock

子どもたちの未来を支える児童発達支援・放課後等デイサービス 開業前に知っておきたいこと

書いてあること

  • 主な読者:保育や子育て支援関係のビジネスチャンスを探している経営者
  • 課題:「児童発達支援事業」「放課後等デイサービス事業」について知りたい
  • 解決策:事業の特徴や外部環境についてポイントを押さえる

1 ニーズが高まる児童発達支援・放課後等デイサービス

「児童発達支援」「放課後等デイサービス」(以下、一部を除き「児発」「放デイ」)は、児童福祉法に基づいて自治体の認可(指定)を受けた事業者が、

身体・精神・知的障害をもつ子どもや、発達に心配のある子どもを預かり、集団生活や社会生活を送るために必要な能力を身につける支援(療育)を行う福祉サービス

です。

児発と放デイが大きく異なるのは利用者(対象となる子ども)の年齢で、

  • 児発:0歳から小学校就学前の6歳までを対象とし、日常生活における基本的な動作の指導、知識技能の付与、集団生活への適応訓練などのサービスを提供
  • 放デイ:就学している6歳から18歳まで(特例により20歳まで)を対象とし、学校の授業の終了後または休業日に、生活能力の向上のために必要な訓練、社会との交流の促進などのサービスを提供

します。

児発・放デイの事業所数は、児童福祉法の改正により制度がスタートした2012年から直近の統計データが確認できる2021年の10年間で、

  • 児発:2804事業所→1万183事業所(約3.6倍)
  • 放デイ:3107事業所→1万7372事業所(約5.6倍)

と、少子化にもかかわらず、大きく増えています。

画像1

児発・放デイの事業所数が増えているのは、主に次のような理由からです。

  • 社会全般的な傾向として、発達障害を含む「自閉症・情緒障害」の児童・生徒数が増加している
  • サービス提供者側の視点で見ると、経営者自身が専門的な資格を保有する必要はないため、スタッフを確保できれば新規参入しやすい
  • サービス提供者側の視点で見ると、売上の回収が困難になる可能性が低い(利用料金の9割は国民健康保険連合会に請求し、自治体経由で報酬として支払われる)
  • 利用者(子どもの保護者)側の視点で見ると、子どもの成長をサポートしてもらえ、比較的低料金で預けることができる(世帯収入に応じて利用金額に上限がある)

少子化が進む中、小・中学校、義務教育学校の特別支援学級に在籍する児童・生徒数は、2012年の16万4428人から2021年には32万6457人と倍増しています。特に顕著なのが、発達障害を含む「自閉症・情緒障害」の児童・生徒数で、2012年の6万7383人から2021年には16万6323人と約2.5倍になっています(文部科学省「学校基本調査」)。

児発・放デイは、一定のニーズを見込むことができ、政府が進める「子ども・子育て支援」や、SDGsの目標4「質の高い教育をみんなに」にも合致する社会的にも意義のあるビジネスとして注目されています。

この記事では、児発・放デイ事業所の開業を検討する際に押さえておきたいポイントを紹介していきます。

なお、児童発達支援には、中核施設として地域支援の役割も担う「児童発達支援センター」がありますが、この記事での「児発」は、児童発達支援センター以外の事業所のことをいいます。

2 どれくらいの収益が見込まれる? 児発・放デイの経営状況

実際のところ、児発・放デイはどれくらいの収益が見込まれるのでしょうか。福祉医療機構が公表した調査結果によると、児発・放デイの経営状況(2021年度)は次の通りです。

画像2

ここでは営利法人に注目して見てみましょう。

児発は、従事者1人当たりサービス活動収益が466万3000円、1事業所当たり従事者数が7.0人なので、1事業所当たりのサービス活動収益(≒売上高)は約3264万円となります。

放デイは、従事者1人当たりサービス活動収益が492万5000円、1事業所当たり従事者数が6.8人なので、1事業所当たりのサービス活動収益(≒売上高)は約3349万円となります。

1事業所当たり年間3000万円超のサービス活動収益が見込まれる一方、赤字事業所割合は、児発で25.2%、放デイで32.4%となっており、苦戦する事業所も少なくないことがうかがわれます。

かつてのように開業しただけで利用者が集まる時代は終わりつつあり、

  • 利用率を高める:療育プログラムを充実させる、独自プログラムを導入するなど
  • 年間営業日数を増やす:土日祝日にも営業するなど
  • 利用児童単価を高める:「送迎」などの障害福祉サービス等報酬が加算されるサービスも提供する

といった、他の事業所と差別化を図る工夫が必要になってきています。また、人件費率、経費率、減価償却費率を抑える努力は必要ですが、良質なサービスを提供する上では適切な値にとどめることも重要です。

3 開業を検討する際に押さえておきたいポイント

1)開業には法人格が必要

児発・放デイとして自治体の認可(指定)を受けるには、株式会社、社会福祉法人、NPO法人などの法人格が必要です。定款に児童福祉法に基づき児童発達支援事業ないしは放課後等デイサービス事業を行う旨を明記します。すでに法人格がある場合は、事業目的を変更する手続きが必要です。

2)人員基準

児発・放デイ事業所が満たすべき基準については、「児童福祉法に基づく指定通所支援の事業等の人員、設備及び運営に関する基準」(平成24年厚生労働省令第15号)に定められており、児発・放デイともにほぼ共通です。

児発・放デイ事業所の主な人員基準は次の通りです(重度の肢体不自由と重度の知的障害とが重複した「重症心身障害児」以外を通わせる場合)。

画像3

この他に、機能訓練を行う場合は、機能訓練担当職員(理学療法士や作業療法士、難聴の子どもが通う場合は言語聴覚士など)を、医療的ケアが必要な子どもに人工呼吸器による呼吸管理や痰の吸引などの医療行為を行う場合は、看護職員(保健師、助産師、看護師または准看護師)を配置する必要があります。

なお、児童発達支援管理責任者、児童指導員、保育士になるにはそれぞれ資格や所定の実務経験、研修受講などが必要ですが、管理者になるための特段の資格はありません。

3)設備基準

児発・放デイ事業所の設備については、

  • 指導訓練室のほか、サービス提供に必要な設備および備品等を備えなければならない
  • 指導訓練室は、訓練に必要な機械器具等を備えなければならない

とされています。指導訓練室のほかに必要となる空間などについては、別途、厚生労働省によるガイドライン(後述の「4 参考」を参照)が作成されており、これを基に全国的に同様の基準が設定されています(実際には自治体により基準が異なる場合があるため、確認が必要です)。

一般的には、相談室、事務室、洗面所、トイレなどが必要になります。また、静養室(興奮した子どもを落ち着かせる部屋)を備える事業所もあるようです。

なお、事業所として使用する物件は、建築基準法や消防法の基準を満たしていなければなりません。

4)利用定員

児発・放デイ事業所の利用定員については、10人以上(主な利用者が「重症心身障害児」の場合は5人以上)とされています。

5)利用料金

児発・放デイの利用者は、障害の医学的な診断や障害者手帳が必須というわけではなく、自治体から「通所受給者証」が発行された子どもが対象となります。通所受給者証があれば利用料金の9割は公費負担で、残りの1割が利用者の自己負担になるのが一般的です。ただし、児発については、就学前の障害児を支援するため、満3歳になって初めての4月1日から3年間は利用者の自己負担は無償化されています(2019年10月~)。

利用料金は障害福祉サービス等報酬改定に基づき自治体ごとに定められた金額で、1回当たりの利用者の自己負担は1100円前後です。また、利用者の自己負担は、前年度の世帯所得に応じて上限額が定められており、

  • 生活保護世帯や住民税非課税世帯は0円
  • 年間所得890万円までの世帯は月額4600円
  • 年間所得890万円以上の世帯は3万7200円

です。

なお、昼食・おやつを提供する場合や、行事・イベントなどで実費が発生する場合は利用者の自己負担となります。

6)障害福祉サービス等報酬改定

障害福祉サービス等報酬改定は3年に1回行われており、次の改定は2024年度(令和6年度)になります。要件を満たすことで基本報酬と別に得られる加算、事業所が認可(指定)基準を満たさない場合に基本報酬を減らされる減算について確認が必要です。

また、報酬改定によって公費負担の対象となる活動が変わる可能性があることに要注意です。2023年5月に公表された、厚生労働省「障害児通所支援に関する検討会報告書―すべてのこどもがともに育つ地域づくりに向けて―」では、ピアノや絵画等の支援について「これらのみを提供する支援は、公費により負担する児童発達支援として相応しくないと考えられる」といった意見も示されており、単なる習い事のような活動は規制されていくかもしれません。

7)送迎サービスには子どもの置き去りを防止する安全装置が必要

多くの児発・放デイでは、障害福祉サービス等報酬の「送迎加算」もあって、自動車による利用者の送迎サービスを行っています。

こうした中、2022年9月に静岡県牧之原市の認定こども園で、送迎用バスに園児が置き去りにされ、亡くなる事件が起きたことを受け、2023年4月から児発・放デイにも、送迎用の自動車に子どもがまだ車内にいるのを見落とさないようにするブザーなどの装置を装備し、降車時に子どもの所在を確認することが義務付けられました。

対象となるのは、座席が2列以下の自動車を除く全ての送迎用の自動車です。3列シート車やマイクロバスなどを送迎サービスに使っている場合、経過措置が終了する2024年3月末までに対応が必要です。

なお、児発・放デイの送迎サービスは、道路運送法の旅客自動車運送事業には当たらず、ドライバーが第2種免許を持っている必要はありません。第1種運転免許を持っているスタッフや管理者が送迎を担当するのが一般的です。

8)日本版DBSの導入

政府は、子どもと接する職業に就く人に性犯罪歴がないことの証明を求める仕組み(日本版DBS)の導入に向けた検討を進めています。国会への法案提出は、この記事の執筆時点で未定ですが、児発・放デイが義務化の対象になる可能性もあります。

4 参考

■児童福祉法に基づく指定通所支援の事業等の人員、設備及び運営に関する基準■

https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=424M60000100015_20230401_505M60000100048

■児童発達支援ガイドライン■

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000117218.html#h2_free3

■放課後等デイサービスガイドライン■

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000117218.html#h2_free2

■障害福祉サービス等報酬改定検討チーム■

https://www.mhlw.go.jp/stf/shingi/other-syougai_446935_00001.html

■障害児通所支援に関する検討会■

https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_27047.html

■こども関連業務従事者の性犯罪歴等確認の仕組みに関する有識者会議■

https://www.cfa.go.jp/councils/kodomokanren-jujisha/

以上(2023年11月作成)

pj50528
画像:milatas-Adobe Stock

社会保険の適用拡大と「年収の壁」の問題から生じるリスクと対応について

1 社会保険の適用拡大と年収の壁について

パート・アルバイト(以下、「パート等」)への社会保険の適用拡大と「年収の壁」の問題には密接な関係があり、パート等の個人生活や中小企業経営に大きな影響を与えます。

いわゆる「年収の壁」の問題を、私たち企業経営者は、どのように受け止めるべきでしょうか。

パート等にとって社会保険の適用拡大は、年金制度や医療保険の充実等のメリットもありますが、厚生年金や健康保険の保険料(以下、「社会保険料等」)の負担で手取り収入が大幅に減少するため、保険料等の負担を避ける為に就業調整を行うことが想定されます。

一方、企業側は社会保険料の会社負担の増加は非常に大きなコストアップであり、人材不足の中で就業時間の確保の必要性と人件費の負担増の中で苦しい判断に迫られています。

また、人材不足の中で社会保険の適用拡大が影響を与えているのが「年収の壁」の問題です。「年収の壁」とは、パート等で働く人が一定の年収を超えると配偶者の扶養を外れて社会保険料等の支払いが生じることで手取りの収入が減るもので、従業員が壁を意識して働く時間を抑えることが人手不足につながっていると指摘されています。そして、パート等への社会保険の適用拡大が進むことで、新たに「106万円の壁」の問題が生じる中小企業が増える事となります。そのため、人手不足への対応が急務となる中で、パート等が「年収の壁」を意識せず働くことができる環境づくりを支援するため、当面の対応として厚生労働省は「年収の壁・支援強化パッケージ」(以下、「支援強化パッケージ」)に取り組むこととなっています。足元で賃上げが進む中、年収の壁を超えないように就業時間を減らすパートや派遣社員が増えている現状から脱却するためにも、新たな対策で深刻な人手不足に歯止めをかけ、優遇策を通じて企業にさらなる賃上げを促すことが重要です。

2 社会保険の適用拡大について

パート等への社会保険の適用は、従業員数501人以上の企業には2016年10月から義務付けられていましたが、2022年10月からは従業員数101人~500人の企業、来年2024年10月からは従業員数51人~100人の企業にも義務付けられます。

なお、この従業員数は「現在の厚生年金保険の適用対象者」であり、フルタイムの従業員と週労働時間及び月労働日数がフルタイムの3/4以上の従業員数の合計の人数となります。また、社会保険の適用対象となるパート等については4つの要件を全て満たす方となります。

一つ目は、週の所定労働時間が20時間以上30時間未満であることで、二つ目は、所定内賃金が月額8.8万円以上であること。3つ目が、2ヶ月を超える雇用の見込みがあることで、最後の四つ目が学生ではない事です。

それらの要件を満たすパート等が在籍する企業については、4つのステップで準備を進める事が求められています。

最初に適用者数と負担する保険料の把握を行い、次のステップで社内及び適用対象者へ周知を行います。ステップ3では必要に応じて説明会や個人面談を行い、社会保険の加入メリットや保険料等の案内が求められ、その上でオンライン上での事務手続きを行います。

しかし、企業の財務面を考えると適用拡大は非常に厳しく、社会保険の対象となるパート等が20人で、一人あたりの年収が120万円(月10万)の場合では、企業の負担は年間約350万円も増える事になります。また、当然従業員にも同様に約15%程度の負担が発生するため、手取額を維持しようと思うと年約21.6万円(約18%)の上乗せが必要となり、企業としては賃上げ分で432万円(差額21.6万×20名)、社会保険料で約410万円の合計約842万円もの負担増が生じ、企業の財務に非常に大きなマイナス影響を与えることになります。

社会保険の適用拡大のイメージ

(出典:厚生労働省 社会保険適用ガイドブック)
参考HP:https://www.mhlw.go.jp/tekiyoukakudai/jigyonushi/

3 年収の壁に対する支援強化パッケージと企業の対応について

上記の問題等を踏まえて、厚生労働省は「年収の壁」に対する当面の対応としての支援強化パッケージを公表しました。

ここでは詳細には記載しませんが、「106万円の壁」に対しては、キャリアアップ助成金のコースを新設し、パート等が保険料等の支払で手取り収入の減少を意識せずに働けるように、労働者の収入を増加させる取組を行った事業主に、労働者1人当たり最大50万円の支援を行います。

また、「130万円の壁」に対しては、パート等の年収が一時的に130万円以上となる場合は、事業主の証明を添付することで、迅速に被扶養者認定が可能になりますが、あくまでも「一時的な事情」として認定を行うため、同一の者について原則として連続2回までが上限となります。

しかし、来年2024年10月以後は更に51人以上の企業にも「106万の壁」の問題が生じ、将来的には規模の要件が撤廃され、全ての中小企業に影響が及ぶ可能性もあるため、早急に対応を検討する必要があるでしょう。

人手不足が叫ばれる中、パート等に出来るだけ長い時間働いてもらうには、従業員の手取り額を減らさない取組が必要になりますが、それには更なるコストアップが伴います。そのため、当面の措置としてはご紹介した支援強化パッケージ等を活用することが求められますが、今回の措置はあくまでも時限措置であり、不公平との指摘もあるため、将来的な事を考えると、早い段階で生産性を向上させ、福利厚生等の充実によって魅力的な職場となることが求められます。

それらを実現する一つの手段として、今年の8月31日から拡充された「業務改善助成金」が考えられます。これは、事業場内の最低賃金(事業場内で最も低い時間給)を一定額以上引き上げるとともに、生産性向上に資する設備投資等を行った中小企業・小規模事業者に対し、その設備投資等に要した費用の一部を助成するものであり、活用によって処遇を改善してモチベーションを高め、生産性の向上に繋げていくことが考えられます。

また、魅力的な職場を目指して、パート等に対する新たな福利厚生制度や退職金制度等を導入し、手取の減収分を埋める等の対応も考えられます。こちらも導入によって費用は増加しますが、社会保険料の算定対象には入らないため、費用増加を抑える事が可能になると考えられます。しかしながら、適切な制度設計と運用を行わなければ福利厚生費用として認められないケースや、退職金として認められないケースが生じ、税法上の不利益等を被る可能性があるため注意が必要です。

何れにしても、社会保険の適用拡大によるコストの増加、「年収の壁」による労働力不足の可能性といった避けられないリスクに対して、企業として如何に向き合い、対応していくかが問われています。

パート・アルバイトで働く方の「年収の壁」に対する意識

(出典:厚生労働省 年収の壁・支援強化パッケージ)

令和5年度業務改善助成金のご案内

(出典:厚生労働省 令和5年度業務改善助成金のご案内)

以上(2023年11月)

sj09096
画像:photo-ac


提供:ARICEホールディングスグループ( HP:https://www.ariceservice.co.jp/
ARICEホールディングス株式会社(グループ会社の管理・マーケティング・戦略立案等)
株式会社A.I.P(損保13社、生保15社、少額短期3社を扱う全国展開型乗合代理店)
株式会社日本リスク総研(リスクマネジメントコンサルティング、教育・研修等)
トラスト社会保険労務士法人(社会保険労務士業、人事労務リスクマネジメント等)
株式会社アリスヘルプライン(内部通報制度構築支援・ガバナンス態勢の構築支援等)

【朝礼】「上機嫌」でいるために実践したい2つのこと

おはようございます。今日は皆さんに、日々仕事をしていく上でぜひ心掛けてほしいことをお伝えしたいと思います。

私の知り合いの経営者には6歳の子どもがいるのですが、子どもに「ある英才教育」をしているそうです。それは、「誰に対しても、いつもご機嫌に、ニコニコ笑顔で握手して挨拶すること」です。将来どのような世界で生きていくとしても、これが一番大事だと、その経営者はよく言います。

この話は極端かもしれませんが、私は共感しています。社内外さまざまな人と関わりながらビジネスを進める中で、「自分で自分の機嫌を良くする、気持ちをアゲる」ことの大切さを日々実感しているからです。

不思議なもので、「機嫌」は人に伝わりますし、うつります。皆さんもおそらく経験があるでしょう。不機嫌に仕事をしていると雰囲気は悪くなり、やり取りもギスギスし、話もしにくくなります。特に上の立場の人が不機嫌だと顕著です。良いアイデアが生まれるどころか、ピリピリしたムードが続いてコミュニケーションがうまくいかず、ミスやトラブルにつながってしまいます。

逆に上機嫌でいると、雰囲気も良くなり、会話も弾み、人も情報も集まってきます。機嫌の良さは周りにも伝播するので、活発に意見交換できたりアイデアが出てきたりもします。何より、「上機嫌な人」は周りから好かれます。不機嫌と上機嫌、どちらがいいかは言うまでもありません。

私の好きな言葉に、イギリスの作家、ウィリアム・メイクピース・サッカレーの「上機嫌は、人が着ることができる最上の衣装である」という名言があります。意味や背景はあまり明らかになっていませんが、私は「人は、相手やTPOなどに応じてさまざまな装いをするけれど、どんな素晴らしい格好よりも、上機嫌でいること、それが一番の装いである」という意味だと解釈しています。

そして、私が特に大切だと感じるのは、上機嫌という装いは「自分で選んで着ることができる」点です。要は、上機嫌で気持ち良く日々仕事を進められるかどうかは、自分の心持ち次第ということです。そこで皆さん、ぜひ次の2つのことを実践してみてください。

1つ目は、まず、「自分の機嫌」に気付くことです。自分が今、不機嫌になっていないか、言動を振り返りましょう。舌打ち、乱暴な言葉遣いや振る舞い、ネガティブな物言いなど、周りを不快にさせる不機嫌な言動を取っていないか、客観的に自分を振り返ってみるのです。

そして2つ目、もし自分が不機嫌だと感じたら、とにかく「笑うこと」です。たとえ不機嫌でなかったとしても気持ちがアガるので、声を出して笑うことは本当にお勧めです。

自分の機嫌は、自分でコントロールできます。今日から1日1笑い、声を上げ、気持ちもアゲていきましょう。皆さんの素晴らしい「上機嫌な装い」を、ぜひ見せてください。

以上(2023年11月)

pj17161
画像:Mariko Mitsuda