令和6年12月2日から、医療機関や薬局を利用する際、マイナ保険証を使うルールがスタートしました。これに伴い日本年金機構では、企業が提出する「被保険者資格取得届」と「被扶養者（異動）届」の様式を変更しました。全国健康保険協会（協会けんぽ）に加入している企業は、これらの届出の際、注意が必要です。本稿では、様式の変更点などを説明します。
マイナ保険証に関する企業の対応
令和6年12月2日から、医療機関や薬局を利用する際、マイナ保険証を使うルールがスタートしました。これに伴い日本年金機構では、企業が提出する「被保険者資格取得届」と「被扶養者（異動）届」の様式を変更しました。全国健康保険協会（協会けんぽ）に加入している企業は、これらの届出の際、注意が必要です。本稿では、様式の変更点などを説明します。
１ 基本的なしくみ
マイナ保険証とは、健康保険証として利用登録をしたマイナンバーカードのことです。令和6年12月2日から、医療機関や薬局を利用する際、マイナ保険証を使うことが原則となったことに伴い、企業が行う社会保険の手続きが、少し変わりました。
企業の担当者は、社員が入社した時には「被保険者資格取得届」、従業員に赤ちゃんが生まれるなどして被扶養者が生じた時には「被扶養者（異動）届」を年金事務所に提出します。そうすると、これまでは、協会けんぽに加入している企業に対し健康保険証が送られてきました。しかし、現在、健康保険証は送られてきません。
ただ、マイナンバーカードを持っていない人や、マイナンバーカードを持っていても健康保険証として利用登録していない人に配慮して、協会けんぽが希望者に「資格確認書」を発行しています。資格確認書があれば、マイナンバーカードがなくても、医療機関や薬局を利用できます。
資格確認書は、従来の健康保険証と同じプラスティック製のカードで、色は黄色です。有効期間は、最大で5年となっています。
■資格確認書のイメージ
※全国健康保険協会「健康保険証とマイナンバーカードの一体化（マイナ保険証）に関する制度説明資料（令和6年5月）」より
２ 発行要否欄
資格確認書の導入に伴って、「被保険者資格取得届」と「被扶養者（異動）届」に、資格確認書の発行要否欄が設けられました。企業の担当者が、資格確認書の発行が必要かどうかを従業員に聞いて、必要であれば、発行要否欄のチェックボックスにチェックを入れます。そうすると、協会けんぽから企業に資格確認書が送られてくるので、従業員に渡してください。
①被保険者資格取得届
②被扶養者（異動）届
※日本年金機構の様式から抜粋
企業は、原則として、新しい届出書を使って手続きを行うことになりますが、やむをえず旧届出書を使う場合には、備考欄に「資格確認書要」と書いて提出してください。なお、旧届出書は、令和7年2月28日までで受付を終了する予定です。
資格確認書が必要であるにもかかわらず、発行要否欄にチェックを入れ忘れた場合でも、協会けんぽが調査して資格確認書を発行してくれます。ただし、発行まで2カ月程度かかるので、注意してください。
また、すでに被保険者、被扶養者となっている人が資格確認書を必要とする場合には、協会けんぽに直接、資格確認書交付申請書を提出すれば、発行してもらえます。
３ さいごに
現在持っている協会けんぽ発行の健康保険証も、最長で令和7年12月1日まで使うことができます。従業員には、早めに、マイナンバーカードを健康保険証として利用登録するよう促すとよいでしょう。
※本内容は2024年12月10日時点での内容です。
（監修 社会保険労務士法人 中企団総研）
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画像：photo-ac
【3分で分かる個人情報保護（8）】個人情報の取り扱いについて苦情が来たら、どうすればいいの？
１ 個人情報の取り扱いについて苦情が来ても対応できる準備を
個人情報の取り扱いについて苦情が来たときの処理は、法律上あくまで努力義務ですが、消費者などの本人との信頼関係を構築し、事業活動に対する社会の信頼を確保するため、実務上は対応が必須と考えられます。
「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」は、苦情の適切かつ迅速な処理を行うに当たり、必要な体制の整備として、
- 苦情処理窓口の設置や苦情処理の手順を定める
ことなどを挙げています。また、
- いわゆるプライバシーポリシーを策定し、それを公表する（ホームページへの掲載、店舗の見やすい場所への掲示など）ことで、あらかじめ、対外的に分かりやすく説明する
- 委託の有無、委託する事務の内容を明らかにする等、委託処理の透明化を進める
といったことも重要です。特に、前者のプライバシーポリシーの掲載等は、消費者等との信頼関係を構築するのに役立つでしょう。
なお、個人情報取扱事業者は、保有個人データの取り扱いに関する苦情の申出先について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）に置かなければなりません。「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）」とは、
ホームページへの掲載、パンフレットの配布、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くこと
で、常にその時点での正確な内容を本人の知り得る状態に置く必要があります。この対応は努力義務ではなく「義務」です。
苦情の申出先としては、苦情を受け付ける担当窓口名・係名、郵送用住所、受付電話番号その他の苦情申出先（個人情報取扱事業者が認定個人情報保護団体の対象事業者である場合は、その団体の名称および苦情解決の申出先を含む）とされています。
２ （参考）認定個人情報保護団体制度
認定個人情報保護団体は、個人情報保護委員会の認定を受けて、業界・事業分野ごとに個人情報の保護の推進を図るための自主的な取り組みを行っている団体です。
認定個人情報保護団体は、消費者と事業者の間に立ち、対象事業者である個人情報取扱事業者の個人情報の適正な取り扱いの確保を目的として、消費者からの苦情の処理や相談対応を行うこととされています。
対象事業者になると、認定個人情報保護団体から苦情処理の第三者機関としての関与・アドバイスを受けられます。また、個人情報保護法などに関連する最新の情報提供も受けられます。
個人情報保護委員会では、認定個人情報保護団体一覧を公表しています。対象事業者になるための要件は、認定個人情報保護団体ごとに異なります。
■個人情報保護委員会「認定個人情報保護団体一覧」■
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/nintei/list/
以上（2024年12月更新）
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【人事はつらいよ】社員の問題行動、さんざん我慢してきたのに、いざ懲戒処分にしたら無効？
１ 懲戒処分を受け入れたはずの社員がユニオンに……
A社の社長は、社員のBさんのことで悩んでいます。Bさんは、A社の商品の納品担当なのですが、先日、ある取引先から「依頼したものと違う商品が納品された」とクレームが入ったのです。正しい商品を納品し直し、その場は収まりましたが、Bさんはこれまでに何度も同じような納品ミスを繰り返しています。見かねた社長は、ある日、Bさんを呼び出しました。
「Bさん、度重なるクレーム対応や再納品の手配で、会社に損害が出ている。これまでは大目に見てきたが、もう見過ごせない。懲戒処分として、減給にさせてもらうよ」
Bさんは、その場では社長に謝罪し、懲戒処分を受け入れました。しかし、数日後、A社に1本の電話が……。電話の主は、Bさんから相談を受けた外部のユニオン（合同労働組合）の担当者で、「今回のBさんの納品ミスに対して、減給という懲戒処分は重すぎる」と、処分の撤回を求めてきたのです。社長は釈然としません。
「Bさんが反省し、変わってくれると信じて我慢してきたのに、いざ懲戒処分にしたら『処分が重すぎる』って、どういうことだ？ 納得いかない……裏切られた気分だ」
２ まずは軽い懲戒処分から、改善が見られなければ重い処分へ
懲戒処分とは、問題行動を起こした社員に対して会社が行う制裁のことで、一般的には次の7種類に分けられます。1.が最も軽く、7.が最も重い懲戒処分です。
- 戒告：厳重注意を言い渡す
- けん責：始末書を提出させ、将来を戒める
- 減給：一定期間、賃金額を下げる
- 出勤停止：数日間、出勤することを禁じ、その間は無給とする
- 降格：役職の罷免・引き下げ、または資格等級の引き下げを行う
- 諭旨解雇：退職届の提出を勧告した上で、退職届の提出がなければ解雇とする
- 懲戒解雇：即時に解雇する
就業規則に「懲戒事由」の定めがあり、社員がその懲戒事由に該当した場合、会社は就業規則にのっとって、社員に懲戒処分を課します。冒頭の事例の場合、A社の就業規則に、
「故意または過失により会社に損害を与えたとき」などの懲戒事由の定め
があれば、「理論上」はBさんに懲戒処分を課すことが可能です。
ただ、難しいのは、労働契約法の中に、
社員の問題行動の内容に照らして、重すぎる懲戒処分は無効になる
というルールがあることです。例えば、「1日無断欠勤した社員を、懲戒解雇する」というのは、明らかに重すぎる懲戒処分で、認められません。
「どの程度の懲戒処分が妥当か」は裁判などで個別の事案ごとに判断されるので、一概には言えませんが、おおまかに目安を示すなら次のようなイメージになります。
「出勤停止、降格」や「諭旨解雇、懲戒解雇」といった懲戒処分は、基本的には犯罪行為やハラスメント、会社に重大な損害を与える情報漏洩などに対して適用されます。従って、これらに該当しない業務上のミスなどについては、
まずは「戒告、けん責」などの軽い懲戒処分を実施し、処分の後も社員に改善が見られなければ、「減給」などの重い処分に切り替えていく
というのが、基本的な考え方になります。
また、実際に懲戒処分を検討する際は、次のような要素を考慮する必要があります。
- なぜ、問題行動が発生したのか
- 業務にどのような影響があったか（会社に与えた損害の程度、他の社員への影響など）
- 社員の勤務歴、過去の処分歴、反省の様子はどうか
- 会社側に落ち度はなかったか など
冒頭の事例の場合、Bさんは度重なる納品ミスによりA社に損害を与えていますが、過去の納品ミスについて会社が戒告やけん責を行っていなければ、裁判などで減給が「有効」と認められるハードルは高くなります。
また、会社に与えた損害が少額で減給が妥当といえない場合や、「Bさんの業務量が他の社員よりも明らかに多く、その業務をこなすためのフォローを受けられていない」「適切な業務命令がなされていない」など、会社側にも落ち度がある場合、懲戒処分が認められない可能性があります。
この他、懲戒処分自体は妥当であっても、「Bさんに弁明の機会を与えていない」など、手続きに問題がある場合、懲戒処分が無効になることがあるので注意が必要です。
３ 減給の場合、控除金額にも注意！
減給の場合、懲戒処分が認められるかという問題の他に、控除金額（賃金額の下げ幅）にも注意しなければなりません。労働基準法の中に、懲戒処分として減給を行う場合、
1回の控除金額が「平均賃金（過去3カ月間の賃金総額を暦日数で除した金額）の1日分の50％以下」、総額が「1回の賃金支払総額の10％以下」になるようにしなければならない
というルールがあるからです。
例えば、月給制（毎月1日から月末までを賃金の支払対象期間とする）の場合、1日から月末までの間に
- 社員の問題行動が1回しか発生していないなら、「平均賃金の1日分の50％以下」
- 社員の問題行動が複数回発生しているなら、「1回の賃金支払総額の10％以下」
が、1回の賃金支払いで控除できる額の上限になります。1.の場合、仮に社員の平均賃金が1日1万円（月給30万円のイメージ）だとしたら、5000円までしか控除できません。また、1回の問題行動に対しては1回の減給しか認められないので、例えば、
4月分の賃金について減給を行っても、5月分の賃金からは元に戻さなければならない
という問題が出てきます。経営者によっては、「社員に反省を促すための減給なのに、その程度しか認められないの？」と不満に思うかもしれません。
こうした場合、懲戒処分以外の方法で減給を行うという手もあります。例えば、
- 懲戒処分としてではなく、能力適性の問題から降格を行い、結果として賃金が下がる
- 人事考課に基づいて、基本給のうち、能力評価に基づく部分の金額だけを下げる
といったケースは、懲戒処分としての減給には当たらないので、前述した控除金額のルールが適用されません。ただし、就業規則（賃金規程など）の範囲を逸脱して減給を行うと、人事権の濫用とみなされることがあるので、その点は注意が必要です。
懲戒処分は、いつの時代も難しい問題です。経営者はかなり温情をかけているつもりでも、社員のほうは「懲戒処分を受けた」という意識ばかりが先行してしまい、その労使の擦れ違いがトラブルに発展することがあります。万が一トラブルになった場合に備え、法令のルールを正しく押さえておくことは大切です。
以上（2024年12月更新）
（監修 三浦法律事務所 弁護士 磯田翔）
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画像：metamorworks-shutterstock
