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１　電子帳簿保存法？

DX（デジタル・トランスフォーメーション）が大いに注目を集めていますが、多くの会社は手始めに「ペーパーレス化」に取り組んでいるようです。まずはイメージしやすいペーパーレス化から、ということでしょう。

こうした中で注目されているのが「電子帳簿保存法」（以下「電帳法」）の改正です。電帳法では決算書や請求書などを電子データで保存するためのルールが定められています。例えば、クラウド会計システムの導入など一定の要件を満たした場合、キャッシュレス決済の利用明細データが領収書の代わりにできることなどが、電帳法で定められています。

まずは、2022年1月に施行された改正電帳法の全体像を見てみましょう。

ポイントを紹介します。国税関係帳簿・国税関係書類の電子保存と国税関係書類(決算関係書類を除く)のスキャナ保存は、任意で実施できます（2021年12月31日以前は税務署長の承認が必要でした）。一方、電子取引に係る取引情報の保存は義務化されるので、電子取引を行う会社は守らなければなりません。電子取引の場合、

注文書や領収書などの原始記録が保存されていない恐れがある

ため、厳しくなっているのです。

改正電帳法には便利なイメージがあります。それは事実ですが、一方で多くの要件が事細かく決められてもいます。改正電帳法を利用してペーパーレス化を進めたい経営者は、改正電帳法の「面倒な部分」をきちんと押さえておく必要があります。詳細を確認されたい方は、このまま読み進めてください。

２　改正電帳法で定められている3つの事項

1）国税関係帳簿・国税関係書類の電子保存（最初から一貫して電子データ）

国税関係帳簿・国税関係書類とは、

国税に関する法律により備え付けおよび保存をしなければならないこととされている帳簿と書類

です。具体的には、

となります。

国税関係帳簿・国税関係書類の電子保存とは、

国税関係帳簿・国税関係書類を最初から一貫してパソコンなどで作成したものを保存すること

をいいます。

2）国税関係書類のスキャナ保存（紙から電子データへ）

国税関係書類とは、前述した損益計算書、貸借対照表、見積書、請求書、納品書、領収書の控えなどです。

そして、国税関係書類のスキャナ保存とは、

取引の相手先から紙（書面）で受け取った請求書や自己が作成した請求書などのコピーを、スキャナで読み取って保存すること

をいいます。

3）電子取引に関する取引情報の保存

電子取引に関する取引情報とは、ウェブサイト上や電子メールなどで行われる電子取引でやり取りされる契約書や見積書、請求書などのことです。

そして、電子取引に関する取引情報の保存とは、

文字通り、電子取引でやり取りされる取引情報を保存すること

をいいます。

2024年1月1日から、電子取引に関する取引情報は印刷をして紙で保存することは認められず、電子データによる保存が義務付けらます。電子データによる保存は、システムの導入などの対応が必要です。まだ準備に取り掛かっていない場合は、税理士などの専門家に相談するようにしましょう。

３　業務効率化につながりやすいスキャナ保存制度

1）電子保存とスキャナ保存の対象の違い

まず、混同しがちな国税関係帳簿・国税関係書類の電子保存とスキャナ保存の違いを整理しておきましょう。

両者にはこのような違いがあるのですが、経費精算など経理業務の効率化につながりやすいのは、国税関係書類のスキャナ保存（以下「スキャナ保存制度」）だといえるので、注目していきます。

2）国税関係書類のスキャナ保存制度の概要

国税関係書類のうち、

契約書や領収書など決算関係書類以外の書類については、スキャナで読み取って作成した電子データで保存することが可能

です。とても便利ですが、電子データは簡単に加工できるので、紙であったときと同程度の証拠（「真実性と可視性」という）を電子データで確保することが求められています。具体的には、領収書などをスマートフォンで撮影したら、2カ月と7営業日以内（改正前は3営業日以内）にタイムスタンプを付与します。タイムスタンプとは、

デジタル上の時刻認証で、外部の認定事業者が発行するもの

です（改正前のものは自書署名が必要）。なお、2022年1月1日以降は、訂正や削除履歴が確認できるシステム上に保存する場合はタイムスタンプが不要です。

その他、システムの検索機能などさまざまな要件があります。詳細については、下記のURLをご参照ください。

■国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存！」■

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/08.htm

４　スキャナ保存制度を導入するための体制

1）システムの費用

スキャナ保存制度を導入する場合、真実性と可視性を確保するための要件を満たしたシステムや設備を整える必要があります。また、タイムスタンプにかかる費用なども考慮しなければなりません。これらの要件を満たした経費精算システムを導入する場合、初期費用（10万円程度）と、会社規模（社員数など）に応じた月額費用（数万円～）が必要です。

2）社内規程などの整備

スキャナ保存制度を導入する会社は、必ず作業責任者、作業の過程、順序および入力方法などの手続きを明記した規程を整備しなければなりません。

また、スキャナによる入力方式について、その業務の処理にかかる通常の期間（最長2カ月）を経過した後、おおむね7営業日以内に入力する方法（業務処理サイクル方式）を採用した場合、作業責任者、処理基準および判断基準などを含めた業務サイクル（書類の作成または受領からスキャナで読み取り可能となるまでの作業の流れ）におけるワークフローなど、企業の方針を社内規程に定めなければなりません。

ただし、スキャナによる入力方式について、書類の作成または受領後、おおむね7営業日以内に入力する方法（早期入力方式）を採用する場合、上記のような業務サイクルにおける規程を整備する必要はありません。

５　実務家からのアドバイス

スキャナ保存制度の導入・運用するには相応の体制整備とコストが必要です。スキャナ保存制度を導入することで、こうしたデメリットを上回るだけのメリット（帳簿書類の保存コスト削減など）を得られるのかについて、慎重に検討しましょう。

スキャナ保存制度を導入する際は、併せて国税関係帳簿・国税関係書類の電子保存制度の導入を検討するとよいでしょう。国税関係帳簿、決算関係書類、自己発行の重要書類は電子保存し、相手が発行した重要書類のみスキャナ保存することにすれば、自己発行の重要書類をスキャナ保存する手間が省けます。また、国税関係帳簿・国税関係書類の電子保存制度ではタイムスタンプの付与の必要がありませんので、コスト面でも有利です。

スキャナ保存制度の導入を検討する際には、税理士やスキャナ保存制度に関するサービスを提供している企業などに相談してみるようにしましょう。

以上（2023年11月更新）
（監修　税理士法人アイ・タックス　税理士　山田誠一朗）

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画像：pixabay

１　外部のツールを活用して管理職本来の業務に集中しよう

今回は、

外部のツールを活用した人材育成

についてお話しします。人材育成というと、管理職の皆さんにとっては、膨大な時間と労力がかかり、負担に感じがちです。しかし、外部のツールを使うことで、皆さんの負担は軽減されますし、より有用な知識を身につけてもらうことができます。分かることをすべて自分で教える必要はなく、一般的な内容であれば外部のツールを、社内特有の内容であれば他のメンバーをというように、内容に応じた伝達方法を適切に設計することの方が、管理職には求められます。

そこで、今回は外部のツールの中でもよく利用されているセミナーと書籍について、人材育成につながる使い方を紹介します。

２　いいセミナーの見分け方

多くの場合、知識を習得するためにセミナーを受講すると思います。セミナーの効果を上げるために大事なのは、自社や受講される方に合ったセミナーを選ぶことです。

例えば、「この先生は有名だから」といった理由でセミナーを選ぶ方がいますが、実際に受講される方のニーズや習熟レベル次第では無意味になってしまう場合があるのです。私自身もセミナー講師をしているため、受講者と講義内容のミスマッチが生じるケースを目にして、時間と費用がもったいないと感じることもしばしばです。

セミナー受講を決める際には、パンフレットを見るはずです。書かれている内容を見て、受講者に合ったものかどうかを確認しましょう。具体的には、次の3点を確認することで、セミナーの成果は大きく上がります。講師の立場からすると、セミナー内容に適した方に来ていただくために、工夫して書くことが多いのもこの3点といえます。

プロフィールを通じて、その講師がその内容を語るにふさわしいかどうかが分かります。公認会計士や税理士だからといってすべての分野に精通しているわけではなく、得意分野は人それぞれです。また、得意分野というからには、これまでの経歴の中でその分野の経験を積んでおり、その旨がプロフィールに書かれているはずです。つまり、プロフィールを通じて、そのセミナーのテーマを解説する資格があるのかどうかを判断できるのです。

また、なぜ得意分野とする講師のほうがいいかといえば、そうでない講師に比べて、分かりやすい説明や実務のコツなどを聞くことができるからです。特に、詳しく理解したい場合にはこだわった方がいい点といえます。

さらに、目次に目を向けて、自分が知りたい内容がそのセミナーに含まれていることを確認することも大事です。例えば、インボイスをテーマにしたセミナーといっても、制度や仕組みの概要、会社での取り組み方とスケジュール、システムでの対応など人により聞きたいことはさまざまです。セミナーの限られた時間の中ですべてを網羅するのは現実的ではないため、セミナーの中で特に力を入れている項目を見つけることができます。

また、セミナーによっては対象者を明示してくれる場合もあります。同じ経理職といっても、経験や知識はさまざまです。多くの場合、講師は受講者の経験や知識に関して、特定のレベルを想定して話すため、あまりにレベルが合わないと、講師が使う用語が分からないという場合もあるでしょう。パンフレットに表示されている対象者に合致しない場合は参加を見送る方がいいかもしれません。習熟レベルは、メンバー自身よりも、経験豊富な管理職の皆さんの方が客観的に判断できると思いますので、助言するのもよいでしょう。

３　セミナーは、事前事後こそが大事

メンバーと相談の上、受講してもらうセミナーが決まったら、事前の準備も重要です。セミナーに誰かを参加させるのは、会社に不足している知識を得ることが目的の1つです。たとえ、新任経理向けの基礎研修だったとしてもそうです。むしろ、基礎的な知識ほどベテランの皆さんにとってはどこからどう説明したらいいのか分からないという面もあります。

加えて、セミナー参加には人材育成の側面もあります。1つのセミナーには、会社から1名だけが参加するケースが多いものです。ですから、

セミナーの前後を通じて、会社にとって必要な情報は何なのかを理解し、セミナーで得た情報を会社に持ち帰って共有する

という、この一連の過程を自分の力で達成することができれば、セミナーで紹介された知識に加えて、「知識を習得する」スキルを同時に身につけることができるのです。

このスキルを身につけるには、人によっては管理職の皆さんの助けが要るでしょう。例えば、経験が浅いメンバーには、解決したい具体的な事項を事前に言葉にして3つほど伝えてみるのもいいでしょう。セミナー参加後には、部門の会議で、セミナーで新たに得た情報を共有してもらうのもおすすめです。本人にはプレゼンテーションの練習になりますし、残りのメンバーも知識を吸収できて、一石二鳥です。必要に応じて管理職の皆さんが説明をサポートしてももちろん構いません。

このように、事前と事後の取り組みを行うことで、メンバーはセミナー中も集中して聞くことができるはずです。

４　セミナー中のメモは最小限に、講師への質問は積極的に

セミナー中によく講師の発言を熱心にメモする方を見かけますが、議事録を作るようにメモしながら、頭の中で情報を咀嚼（そしゃく）するのはなかなか大変です。そこでおすすめなのは、自社あるいは自分でやってみたいと感じた情報だけを中心にメモをとるというやり方です。そうすることで、セミナーが終わったあとには、自社オリジナルのアクションリストが出来上がります。

また、あらかじめ知りたいと思っていたことが講義内で触れられなかった場合には、遠慮なく質問しましょう。多くの講師は、熱心に聞いてもらったからこそ質問が出ると感じ、歓迎します。セミナーは会社の問題解決手段の1つなのですから、専門家から直接助言を受けられる機会を有効活用しましょう。同時に、専門家との対話スキルを身につけるきっかけにもなるはずです。経理の世界では、皆さんご存じのように、専門家に支援をしてもらう機会が多くありますので、そのスキルの練習にもなります。

５　書籍の選び方と活かし方

経理の仕事は、簿記に始まり、会計基準や税法など理論を理解することが必要なので、勉強は不可欠です。管理職の皆さんがすべて説明しようとすると、時間がいくらあっても足りません。助けとなるツールを使うのが現実的でしょう。

セミナーに比べて書籍特有のメリットもいくつかあります。

です。特に、経理の現場で作業をしながら、どういうことだったかなとすぐに書籍を確認できるのは、書籍ならではです。ちなみに、調べるという点では、ネット検索が楽ですが、その情報が正しいかどうかの確認をしなければならず、結局手間がかかってしまうケースも多いです。

新しい業務を割り当てた場合に、ぜひ参考になる書籍も合わせて提供するのもいいと思います。私も管理職時代には、メンバーには、読むべき章を指定して書籍を渡すようにしていました。書籍1冊丸ごとだと、初めてその業務を担当する人には負担が大きいものです。そこで、実際の業務への関連性が高い部分を中心に、一、二章だけ指定すれば、積極的に読んでくれました。

さらに、書籍の中から適切な章を選ぶのも大事ですが、それ以前に適切な書籍を選ぶことはもっと大事です。これもセミナー選びと共通しますが、自分に合った書籍を選ぶには、自分の知識レベルを客観的に把握する必要があるため、結構難しいものなのです。そこで、メンバーには、なぜこの本を選んだかという理由を丁寧に説明しつつ、適切な書籍を紹介するといいでしょう。

なお、経理分野の書籍は種類によって使い方が異なることも、メンバーには注意を促したほうがいいかもしれません。例えば、税法や会計基準を網羅的に載せた辞書のような本もありますが、これらは前から読むのはお勧めしません。何か調べものがあるときに、まさしく辞書のように「引く」本といえます。経験を積んだ皆さんであれば、当たり前のことかもしれませんが、メンバーにとってはまだ気がつかない場合もあります。

業務自体を身につけてもらうものもちろん大事なことですが、業務を身につけるための学び方をスキルとして身につけることは、さらに大事です。とくに、経理の分野は、新制度や改正などの動きも多く、常に勉強が必要です。学ぶスキルの重要性は他の職種に比べても高く、業務の成否に直結するといっても過言ではありません。管理職の皆さんにとって、メンバーが学ぶスキルを身につける支援をすることは、経理人材としての大きな成長につながります。まずは、書籍やセミナーといった身近な手段から、うまく活用いただけたら幸いです。

以上（2023年11月作成）

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