ProCon

書いてあること

• 主な読者：少人数私募債の発行を検討している経営者
• 課題：制度の内容や、どのような準備が必要なのかよく分からない
• 解決策：少人数私募債は、縁故者との信頼関係があれば無担保でも社債を引受けてもらえるなどのメリットがある。一方で、縁故者を引受人とすることから事前の準備が非常に重要であり、弁護士や公認会計士などの専門家や関係先との連携が必須

１　少人数私募債とは

1）少人数私募債とは

少人数私募債は、金融商品取引法上の概念で、同法に規定されている有価証券届出書・有価証券報告書の開示規制が課されず、社債管理者の設置も不要となるように設計されている社債を指します。一般に、親族・従業員・取引先など、自社にとって身近な者（縁故者）を対象として発行されています。

少人数私募債は、直接金融による資金調達手段として中小企業でも活用されています。メリットとしては、次のような点が挙げられます。

• 縁故者との信頼関係があれば無担保でも社債を引受けてもらえる
• 発行企業が自由に発行条件を決定できる
• 利息の固定化・低金利化が可能である
• 通常の社債より手続きが簡単である

一方で、少人数私募債は社債ですから、会社から見ると投資家に対する債務です。そのため、償還期日に償還原資を確保しておかなければなりません。

2）少人数私募債に係る法律

社債は、金融商品取引法上の「有価証券」になりますので、社債取得の申込みを勧誘することは、「有価証券の募集」に該当します。そのため、金融商品取引法上、少人数私募債に該当するための要件である、1.募集人数が50名未満であること、2.譲渡制限や分割禁止が定められていること等の構成要件を満たす形で社債を発行する場合、当該社債の発行は、同法における「有価証券の私募」の一類型となります。

このように社債発行が「有価証券の私募」に該当すれば、上述した金融商品取引法上の開示規制は課されないことになります。

なお、この場合であっても、発行する社債は、会社法上の「社債」として、同法の規定に服することにはなります。

以降では、まず金融商品取引法および会社法における少人数私募債を構成する要件を見た上で、会社法上の社債発行手続きを見ていくものとします。

また、少人数私募債では、縁故者を引受人とすることから事前の準備が非常に重要となります。そのため、弁護士や公認会計士などの専門家や関係先との連携を密にし、計画的に進めていくことが必須となります。

２　金融商品取引法と少人数私募債

1）金融商品取引法における規定

新たに発行される有価証券の取得の申込みの勧誘（取得勧誘）のうち、金融商品取引法第2条第3項各号の規定に該当するものを「有価証券の募集（公募）」といい、係る有価証券の募集に該当しないものを「有価証券の私募」といいます。

少人数私募債に該当するためには、「有価証券の私募」の要件を満たすことが必要となります。

【金融商品取引法第2条第3項】
この法律において、「有価証券の募集」とは、新たに発行される有価証券の取得の申込みの勧誘（これに類するものとして内閣府令で定めるもの（次項において「取得勧誘類似行為」という。）を含む。以下「取得勧誘」という。）のうち、当該取得勧誘が第一項に掲げる有価証券又は前項の規定により有価証券とみなされる有価証券表示権利若しくは特定電子記録債権（次項及び第六項、次条第四項及び第五項並びに第二十三条の十三第四項において「第一項有価証券」という。）に係るものである場合にあっては第一号及び第二号に掲げる場合、当該取得勧誘が前項の規定により有価証券とみなされる同項各号に掲げる権利（次項、次条第四項及び第五項並びに第二十三条の十三第四項において「第二項有価証券」という。）に係るものである場合にあっては第三号に掲げる場合に該当するものをいい、「有価証券の私募」とは、取得勧誘であって有価証券の募集に該当しないものをいう。

• 一　多数の者（適格機関投資家（有価証券に対する投資に係る専門的知識及び経験を有する者として内閣府令で定める者をいう。以下同じ。）が含まれる場合であって、当該有価証券がその取得者である適格機関投資家から適格機関投資家以外の者に譲渡されるおそれが少ないものとして政令で定める場合に該当するときは、当該適格機関投資家を除く。）を相手方として行う場合として政令で定める場合（特定投資家のみを相手方とする場合を除く。）
• 二　前号に掲げる場合のほか、次に掲げる場合のいずれにも該当しない場合
• イ　適格機関投資家のみを相手方として行う場合であって、当該有価証券がその取得者から適格機関投資家以外の者に譲渡されるおそれが少ないものとして政令で定める場合
• ロ　特定投資家のみを相手方として行う場合であって、次に掲げる要件のすべてに該当するとき（イに掲げる場合を除く。）。
• （1）当該取得勧誘の相手方が国、日本銀行及び適格機関投資家以外の者である場合にあっては、金融商品取引業者等（第三十四条に規定する金融商品取引業者等をいう。次項、第四条第一項第四号及び第三項、第二十七条の三十二の二並びに第二十七条の三十四の二において同じ。）が顧客からの委託により又は自己のために当該取得勧誘を行うこと。
• （2）当該有価証券がその取得者から特定投資家等（特定投資家又は非居住者（外国為替及び外国貿易法（昭和二十四年法律第二百二十八号）第六条第一項第六号に規定する非居住者をいい、政令で定める者に限る。）をいう。以下同じ。）以外の者に譲渡されるおそれが少ないものとして政令で定める場合に該当すること。
• ハ　前号に掲げる場合並びにイ及びロに掲げる場合以外の場合（当該有価証券と種類を同じくする有価証券の発行及び勧誘の状況等を勘案して政令で定める要件に該当する場合を除く。）であつて、当該有価証券が多数の者に所有されるおそれが少ないものとして政令で定める場合
• 三　その取得勧誘に応じることにより相当程度多数の者が当該取得勧誘に係る有価証券を所有することとなる場合として政令で定める場合

【金融商品取引法施行令第1条の5（勧誘の相手方が多数である場合）】
法第二条第三項第一号に規定する多数の者を相手方として行う場合として政令で定める場合は、五十名以上の者を相手方として有価証券の取得勧誘を行う場合とする。

そこで、金融商品取引法における少人数私募債を発行するための要件（「有価証券の私募」に該当するための要件）を見ていきます。

2）「有価証券の私募」

先に紹介した金融商品取引法、同施行令にある通り、社債などにおける「有価証券の募集」とは、次のものをいいます。

• 50名以上の多数の者を相手方とするもの
• 次に掲げる要件（イ・ロ・ハ）のいずれにも該当しないもの
• イ　適格機関投資家のみを相手方とする場合（いわゆるプロ私募）であって、発行する当該有価証券がその取得者から適格機関投資家以外の者に譲渡されるおそれが少ないもの
• ロ　イに該当しない場合であって、
• 当該取得勧誘の相手が、国、日本銀行及び適格機関投資家以外の者である場合にあっては、金融商品取引業者又は登録金融機関が顧客からの委託により又は自己のために当該取得勧誘行為を行い、かつ
• 当該社債の発行者とその社債の取得勧誘に応じてその社債を取得しようとする者（取得者）との間及びその社債勧誘を行う者とその取得者との間において、取得者がその社債を特定投資家等以外の者に譲渡されるおそれが少ないもの
• ハ　50名以上の者を相手方とする場合及びイ・ロ以外の場合であって、発行する当該有価証券がその取得者から多数の者に譲渡されるおそれが少ないもの

簡単にいうと、50名以上の者を相手方とするもの、および発行する有価証券が第三者へ譲渡されることが予定されているものは、「有価証券の募集」に当たると理解いただければと思います。

この有価証券の募集の規定を充足しない（該当しない）ものが「有価証券の私募」に当たります。つまり、新たな有価証券（社債）の発行を少人数私募債とするための主な要件は次の通りと考えることができます。

• 取得勧誘が50名未満であること、および発行する社債が多数の者へ譲渡されるおそれが少ないこと（譲渡制限や分割制限が付されていることが取得者に分かるようになっていること）等（金融商品取引法施行令第1条の7、金融商品取引法第二条に規定する定義に関する内閣府令第13条第3項第1号）

なお、この50名未満とは、当該有価証券の発行される日以前の6カ月以内通算の人数であることに注意が必要です。過去6カ月以内に同種の社債が発行されている場合にはそのときの勧誘人数との通算が50名未満でなければなりません。通算で50名以上となる場合は、少人数向け勧誘に該当しないものとなります（金融商品取引法施行令第1条の6）。

３　会社法と少人数私募債

1）社債とは

社債とは、会社法の規定により、会社が行う割当てにより、発生する当該会社を債務者とする金銭債権であって、第676条各号に掲げる事項についての定めに従い償還されるものをいいます（会社法第2条第23号）。社債（少人数私募債）の発行に際しては、次の規定に基づき行うこととなります。

【会社法第4編社債（第676条～第742条）】
第1章　総則（第676条～第701条）
募集社債に関する事項の決定、募集社債の申込み、募集社債の割当て、募集社債の申込み及び割当てに関する特則、募集社債の社債権者、社債原簿、社債原簿記載事項を記載した書面の交付等、社債原簿管理人、社債原簿の備置き及び閲覧等、社債権者に対する通知等、共有者による権利の行使、社債券を発行する場合の社債の譲渡、社債の譲渡の対抗要件、権利の推定等、社債権者の請求によらない社債原簿記載事項の記載又は記録、社債権者の請求による社債原簿記載事項の記載又は記録、社債券を発行する場合の社債の質入れ、社債の質入れの対抗要件、質権に関する社債原簿の記載等、質権に関する社債原簿の記載事項を記載した書面の交付等、信託財産に属する社債についての対抗要件等、社債券の発行、社債券の記載事項、記名式と無記名式との間の転換、社債券の喪失、利札が欠けている場合における社債の償還、社債の償還請求権等の消滅時効

第2章　社債管理者（第702条～第714条）
社債管理者の設置、社債管理者の資格、社債管理者の義務、社債管理者の権限等、特別代理人の選任、社債管理者等の行為の方式、二以上の社債管理者がある場合の特則、社債管理者の責任、社債管理者の辞任、社債管理者が辞任した場合の責任、社債管理者の解任、社債管理者の事務の承継

第3章　社債権者集会（第715条～第742条）
社債権者集会の構成、社債権者集会の権限、社債権者集会の招集、社債権者による招集の請求、社債権者集会の招集の決定、社債権者集会の招集の通知、社債権者集会参考書類及び議決権行使書面の交付等、議決権の額等、社債権者集会の決議、議決権の代理行使、書面による議決権の行使、電磁的方法による議決権の行使、議決権の不統一行使、社債発行会社の代表者の出席等、延期又は続行の決議、議事録、社債権者集会の決議の認可の申立て、社債権者集会の決議の不認可、社債権者集会の決議の効力、社債権者集会の決議の認可又は不認可の決定の公告、代表社債権者の選任等、社債権者集会の決議の執行、代表社債権者等の解任等、社債の利息の支払等を怠ったことによる期限の利益の喪失、債権者の異議手続の特則、社債管理者等の報酬等、社債権者集会等の費用の負担

2）少人数私募債と社債管理者

会社法上、会社が社債を発行する場合には、社債管理者（銀行、信託銀行など）を定め、社債権者のために、弁済の受領、債権の保全その他の社債の管理を行うことを委託しなければなりません（会社法第702条）。

ただし、各社債の金額が1億円以上である場合、その他社債権者の保護に欠けるおそれがないものとして次の会社法施行規則の要件を満たす場合は、社債管理者の設置を要しないものとされています。

【会社法施行規則第169条（社債管理者を設置することを要しない場合）】
法第702条に規定する法務省令で定める場合は、ある種類（法第681条第1号に規定する種類をいう。以下この条において同じ。）の社債の総額を当該種類の各社債の金額の最低額で除して得た数が50を下回る場合とする。

すなわち、社債発行額を社債の最低額で割った数が50未満である場合には、社債管理者の設置が不要となります。例えば、社債発行額を1000万円とする場合、社債管理者の設置を不要とするためには、1口の債権額は1000万円の50分の1である20万円よりも大きくしなければなりません。次章で、会社法における少人数私募債（社債）の発行手続きを紹介しますが、一般的に少人数私募債を設計する際に社債管理者を置かない形とするため、係る一般的な場合を前提に説明します。

４　会社法における少人数私募債（社債）の発行手続き

1）募集社債に関する事項の決定

会社は、その発行する社債を引き受ける者の募集をしようとするときは、その都度、募集社債（当該募集に応じて当該社債の引受けの申込みをした者に対して割り当てる社債をいいます）について次に掲げる事項を定めなければなりません（会社法第676条、会社法施行規則第162条）。

• 募集社債の総額
• 各募集社債の金額
• 募集社債の利率
• 募集社債の償還の方法及び期限
• 利息支払の方法及び期限
• 社債券を発行するときは、その旨
• 社債権者が第698条の規定による請求の全部又は一部をすることができないこととするときは、その旨
• 各募集社債の払込金額（各募集社債と引換えに払い込む金銭の額）若しくはその最低金額又はこれらの算定方法
• 募集社債と引換えにする金銭の払込みの期日
• 一定の日までに募集社債の総額について割当てを受ける者を定めていない場合において、募集社債の全部を発行しないこととするときはその旨及びその一定の日
• 数回に分けて募集社債と引換えに金銭の払込みをさせるときは、その旨及び各払込みの期日における払込金額（法第676条第9号に規定する払込金額をいう）
• 他の会社と合同して募集社債を発行するときは、その旨及び各会社の負担部分
• 募集社債と引換えにする金銭の払込みに代えて金銭以外の財産を給付する旨の契約を締結するときは、その契約の内容

なお、取締役会設置会社にあっては募集社債に関する事項の決定は取締役会の決議事項となります（会社法第362条第4項第5号）。なお、会社法施行規則第99条に定める事項（2以上の社債引受人の募集に係る募集事項の決定を委任するときはその旨、募集社債の総額の上限、募集社債の利率の上限その他の利率に関する事項の要綱、募集社債の払込金額の総額の最低金額その他の払込金額に関する事項の要綱）以外のものは、取締役会で定めないでその決定を取締役に委任することができます。

また、会社法では、頻繁な流通を予定していない社債券について、原則不発行とするものとされました。そのため、社債券を発行する場合、募集事項に社債券を発行する旨を定めることが必要となります。

2）募集社債の申込み

会社は、会社法第676条の募集に応じて募集社債の引受けの申込みをしようとする者に対し、次に掲げる事項を通知しなければなりません（会社法第677条第1項、会社法施行規則第163条）。

• 会社の商号
• 当該募集に係り、決定した募集社債に関する事項（「1）募集社債に関する事項の決定」における記載参照）
• 社債原簿管理人を定めたときは、その氏名又は名称及び住所

なお、この事項について変更があった場合、会社は直ちにその旨および当該変更があった事項を、会社の募集に応じて募集社債の引受けの申込みをした者（以下「申込者」）に通知しなければなりません（会社法第677条第5項）。

この会社の募集に応じる申込者は、次に掲げる事項を記載した書面を会社に交付しなければなりません（会社法第677条第2項）。

• 申込みをする者の氏名又は名称及び住所
• 引き受けようとする募集社債の金額及び金額ごとの数
• 会社が各募集社債の払込金額（各募集社債と引換えに払い込む金銭の額）若しくはその最低金額又はこれらの算定方法（会社法第676条第9号）を定めたときは、希望する払込金額

3）募集社債の割当て

会社は、申込者の中から募集社債の割当てを受ける者を定め、かつ、その者に割り当てる募集社債の金額および金額ごとの数を定めなければなりません。この場合において、会社は、当該申込者に割り当てる募集社債の金額ごとの数を、申込者が引き受けようとする募集社債の金額および金額ごとの数よりも減少することができます（会社法第678条第1項）。また、会社は、募集社債と引換えにする金銭の払込期日の前日までに、申込者に対し、当該申込者に割り当てる募集社債の金額および金額ごとの数を通知しなければなりません（会社法第678条第2項）。

4）社債原簿

会社は、社債を発行した日以後遅滞なく、社債原簿を作成し、これに次に掲げる事項（「社債原簿記載事項」）を記載または記録しなければなりません（会社法第681条、会社法施行規則第165条、同第166条）。

• 1.第676条第3号から第8号までに掲げる事項その他の社債の内容を特定するものとして法務省令で定める事項
• 社債の利率
• 社債の償還の方法及び期限
• 利息支払の方法及び期限
• 社債券を発行するときは、その旨
• 社債権者が法第698条の規定による請求の全部又は一部をすることができないこととするときは、その旨
• 他の会社と合同して募集社債を発行するときは、その旨及び各会社の負担部分
• 社債原簿管理人を定めたときは、その氏名又は名称及び住所
• 社債が担保付社債であるときは、担保付社債信託法第19条第1項第1号、第11号及び第13号に掲げる事項
• 2.種類ごとの社債の総額及び各社債の金額
• 3.各社債と引換えに払い込まれた金銭の額及び払込みの日
• 4.社債権者（無記名社債の社債権者を除く）の氏名又は名称及び住所
• 5.前号の社債権者が各社債を取得した日
• 6.社債券を発行したときは、社債券の番号、発行の日、社債券が記名式か、又は無記名式かの別及び無記名式の社債券の数
• 7.募集社債と引換えにする金銭の払込みに代えて金銭以外の財産の給付があったときは、その財産の価額及び給付の日
• 8.社債権者が募集社債と引換えにする金銭の払込みをする債務と会社に対する債権とを相殺したときは、その債権の額及び相殺をした日

5）その他

• 社債原簿記載事項を記載した書面の交付（会社法第682条）
  社債権者（無記名社債の社債権者を除く）は，社債発行会社に対し、社債原簿記載事項を記載した書面または電磁的記録の提供の請求を受けた場合、当該書面の交付または電磁的記録の提供を請求することができます（ただし、社債券を発行する旨の定めがある場合を除きます）。
• 社債原簿の備置き及び閲覧等（会社法第684条）
  社債発行会社は、社債原簿をその本店（社債原簿管理人がある場合にあっては、その営業所）に備え置かなければなりません。また、社債発行会社の営業時間内に、社債権者等から理由を明らかにして社債原簿の閲覧謄写を請求された場合には、原則としてこの請求に応じなければなりません。
• 社債券の発行、社債券の記載事項（会社法第696条、同第697条）

社債発行会社は、社債券を発行する旨の定めがある社債を発行した日以後遅滞なく、当該社債に係る社債券を発行しなければなりません（会社法第696条）。社債券には、社債発行会社の商号、当該社債券に係る社債の金額、当該社債券に係る社債の種類およびその番号を記載し、社債発行会社の代表者がこれに署名し、または記名押印しなければなりません（会社法第697条第1項）。また、社債券には利札を付することができます（会社法第697条第2項）。

社債権者は、募集事項で定められ、社債原簿に記載された内容の利息の支払いを受け、定められた社債の期限が到来したときに償還を受ける権利を有します。この他、社債権者は、団体として発行会社に対し権利の行使等の行動をとることができます。その1つが、会社法第715条から第742条にまとめられている社債権者集会で、会社法に規定する事項および社債権者の利害に関する事項について決議をすることができるものとされています。

社債発行に際しては、こうした社債権者に認められる権利や制度についても十分に理解しておくことが必要となります。

以上（2019年8月）
（監修　リアークト法律事務所　弁護士　松下翔）

pj60116
画像：unsplash

書いてあること

• 主な読者：業務効率化の一環で、印鑑が必要な業務を見直したい経営者
• 課題：印鑑が本当に必要なのか分からない。また、押印していないと顧客や取引先が書類を受領してくれないかもしれない
• 解決策：印鑑が必要な書類と不要な書類を把握する。その上で、顧客などと交渉する

見積書、発注書、請求書、納品書、契約書、会議の議事録、日常業務の報告書……。

とにかく、ビジネスではたくさん「印鑑」が使われます。押印するのは当たり前ということで、その必要性が議論されることは少なかったのですが、コロナ禍において「押印のために出社しなければならない」という問題が発生し、印鑑の必要性が再確認されることとなりました。

実は多くのビジネス業務において印鑑は法的には不要です。印鑑のない文書にも法的な効果が認められ、実際に“印鑑レス化”を進めている企業もたくさんあるのです。

今回は「ビジネスで印鑑がどこまで必要か」「印鑑の法的な意味」「印鑑レス化する方法」など、ビジネスと印鑑について解説します。

１　仕事に入り込んでいる印鑑の正体（「印鑑とは？」）

1）そもそも「印鑑」とは

一般に印鑑というと、「印材に名前が彫刻された棒状の道具」を示すことが多くなっています。つまり「押印するための『はんこ』」を印鑑と呼びます。

実は、厳密には「市区町村等の役所や銀行で登録した『はんこ』」のみが「印鑑」とされ、押印するための道具は「印章」といいます。

ただ企業内でも、印鑑というと押印するための印章を指すことが多く、実印や銀行印、三文判（実印以外の印章）のいずれも印鑑と呼んでいます。本稿でも、便宜上、印鑑については押印するための印章や三文判も含めたものとして解説します。

2）印鑑の種類

企業の日常業務で使用する印鑑には以下のような種類があります。

1.認印

印鑑登録をしていない、いわゆる「三文判」です。

2.銀行印

銀行預金を開設するときに銀行に届け出る印鑑です。この印鑑がないと、通帳による出金や振込などができません。

3.実印

役所や法務局に届け出ている印鑑です。個人の実印は市区町村役場、会社印は法務局で登録します。

4.スタンプ印

朱肉を使わず、押すだけで押印できる簡易な印鑑です。日常業務で請求書や見積書、請書作成などの際に使用されます。

3）実印と認印、法律的な効果は同じ

実印は信用性が高いので法的な効力が強いと思われているかもしれません。しかし、多くのケースにおいて法的な効果は実印でも認印でも同じです。

例えば、契約書は実印でなくても作成できます。ただ信用性を高めるため、実印を使用するケースがあるだけです。

4）印鑑がなくても文書は有効？

印鑑がなくてもほとんどの文書は有効です。見積書、発注書、請求書など、印鑑がなくても本人が作成したものであれば、法的な効力が認められます。

5）印鑑の効果

では印鑑には何の効力もないのでしょうか？

法律では「押印」があると「文書が真正」であることが推定されます（民事訴訟法228条4項）。文書が真正とは、本人の意思に基づいて文書が作成されたという意味です。つまり押印があると本人の意思に基づいて文書が作成されたと推定されるので、名義人は「勝手に偽造された」と主張しにくくなります。偽造されたと主張したいなら、印鑑で表示された名義人が偽造された事実を証明しなければなりません。

もしも契約書等に自署がされておらず、記名（例：自署ではなくゴム印が押されている場合や名前等が印字されている場合）されているだけで印鑑がなかったら、反対に「この文書を本人が作成したものである」と主張する人が、その事実を証明する必要があります。

このように印鑑による押印があると、法的に文書の効力が認められやすくなることは確かです。なお、この場合の印鑑は、実印である必要はありません。

２　本当に印鑑が必要な業務と実はいらない業務

企業では、実は印鑑が不要な業務はたくさんあります。印鑑が必要な業務と不要な業務を振り分けてみましょう。

1）法律上、電子署名が認められている

文書に「押印」があると本人の意思に基づいて作成されたことが推定されるので、文書が真正なものであると主張しやすくなります。そうなると押印がない文書は法的な効力が弱くなり、不安を感じるかもしれません。

しかし、その心配はありません。2001年4月1日に「電子署名法」が施行され、電子署名が手書きの署名や押印と同等に通用する法的基盤が整備されました。電子署名とは、ネット上のやり取りで利用できる署名です。きちんと認定を受けた認証機関で手続きを行って電子文書をやり取りすれば、電子署名にも印鑑と同じ効力が認められます。

今は法律も「印鑑を必須とはしていない」のです。

また、請求書や領収書などの文書にはそもそも印鑑は不要です。印鑑の効力は「本人が作成したと推定する」ことなので、作成者が明らかであれば印鑑がなくても事業に支障は発生しません。

2）印鑑が不要な文書

見積書、発注書、請求書、納品書、会議の議事録、日常業務の報告書など、ほとんどの文書に印鑑は不要です。実務上、「本人が作成したこと」が争いになる危惧がないのであれば、ネット上で簡単に利用できる簡易なデジタル印鑑（印鑑の画像を貼り付けるサービス）などで対応すればよいでしょう。

また、契約書も基本的に物理的な印鑑による押印は不要ですが、将来のトラブルを防ぐために「電子署名」を利用しましょう。電子署名は「印鑑」と同じ効力が認められるので、後に相手が「そんな契約はしていない」と言い出すトラブルを防止できます。

3）印鑑が必要な文書

一方、法律上、印鑑が必要な文書もあります。ただし、実印でなくても大丈夫です。

1.不動産における35条書面、37条書面

宅地建物取引業法上、不動産会社が作成する重要事項説明書や契約内容を説明する書面で、署名（記名）押印が必要です。

2.概要書面

特定商取引法により、事業者が消費者へ契約内容の概要やクーリングオフなどについて説明するための書面です。電子署名では対応できません。

3.クーリングオフの通知書

消費者がクーリングオフを行うには、書面で通知書を送らねばならないので署名押印が必要です。ただし、電子内容証明郵便を利用すれば押印は不要となります。

4.定期借地契約、定期借家契約の書面

契約期間が終了したら土地や建物を返還する定期借地契約や定期借家契約では、書面による契約書作成が必要です。両者が署名押印しなければなりません。

4）必ず実印が必要な文書

以下のような文書には「実印」での押印が必要です。

• 不動産の登記申請書
• 遺産分割協議書
• 自動車の名義変更書類

上記のような文書に認印を使うと名義変更や登記申請が受け付けてもらえません。必ず実印を使いましょう。

5）押印のために従業員を出社させることは問題？

新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークが進む中、企業が報告書や議事録に押印するためだけに従業員を出社させることに問題はないのでしょうか？

使用者には従業員に対する「安全配慮義務」が課されます。安全配慮義務とは「雇用者が被用者の身体や生命を保護し、安全な環境で働けるよう配慮すべき義務」です。そのため、危険防止のための対策（例えば、従業員が出社する際の体調に関する状況把握、飛沫感染を防止するための物理的措置等）を講じることなく漫然と従業員を出社させた場合は、企業は安全配慮義務違反となって、従業員から損害賠償請求をされる恐れがあります。

6）企業の「印鑑レス化」

全国的に、電子署名等の導入によって印鑑を業務から排除する企業が増えています。電子署名を利用するとペーパーレス化が進むので、文書管理も簡単になり、物理的なスペースも不要となってコスト削減ができます。

印鑑レス化はリモートワークとも好相性です。在宅勤務を増やしているなら、これを機会に印鑑レス化を進めてみるのもよいでしょう。

３　もし取引先から印鑑なしの書類受け取りを拒絶されたら？

繰り返しになりますが、見積書、発注書、請求書、納品書などの文書に印鑑が不要です。ただ相手企業の理解を得られるとは限りません。もしも「印鑑なしの書類を受け取れない」と拒絶されたらどうすればよいのでしょうか？

その場合、まずは印鑑が不要である理由を説明してみましょう。電子署名が法律上有効であることなども伝えてみます。それでも相手が押印を求めるのであれば、応じる他はないでしょう。

印鑑レス化は、まずは社内から始め、理解を得られる顧客や取引先に広げていくのがよいでしょう。

以上（2020年7月）
（監修　リアークト法律事務所　弁護士　松下翔）

pj60180
画像：Mariko Mitsuda

書いてあること

• 主な読者：最新法令に対応し、運営上で無理のない会社規程のひな型が欲しい経営者、実務担当者
• 課題：法令改正へのキャッチアップが難しい。また、内規として運用してきたが法的に適切か判断が難しい
• 解決策：弁護士や社会保険労務士、公認会計士などの専門家が監修したひな型を利用する

１　職務発明制度とは

1）職務発明制度とは

原則として、従業員が職務の範囲内で行った発明（職務発明）についての特許を受ける権利は従業員に帰属します。しかし、特に研究開発に力を注いでいるなど技術系の企業にとっては、従業員が発明した知的財産は、競争力の源であり企業の重要な財産となるべきものです。

後述する通り、現在の特許法においては、職務発明については、契約、勤務規則その他の定めにおいてあらかじめ企業に特許を受ける権利を取得させることを定めたときは、企業に当初から特許を受ける権利を帰属させることが認められています。

このような職務発明の取り扱いなどについての取り決めを、一般的に「職務発明制度」といいます。

2）職務発明規程等を修正・整備するための注意点

2016年4月1日に施行された改正特許法では、従前に比べて職務発明制度が次のように変わりました。

• 職務発明に関する特許を受ける権利を、あらかじめ企業（会社）の帰属とすることができるようになった。

• 従業員等は、特許を受ける権利を会社に帰属させた場合には、「相当の金銭その他の経済上の利益」を受ける権利を有するものとされた。発明者である従業員に対して付与する相当の利益について、金銭に限らないインセンティブ（ストックオプション、留学機会の付与等）も認められるようになった。

• 相当の利益を決定するための手続きなどの基準を示した、「特許法第35条第6項に基づく発明を奨励するための相当の金銭その他の経済上の利益について定める場合に考慮すべき使用者等と従業者等との間で行われる協議の状況等に関する指針」（以下「ガイドライン」）が経済産業省告示として公布された。

なお、上記の内容は全ての企業に対応を義務付けるものではありません。あくまで、個々の企業の裁量に委ねられています。

ただし、「職務発明は、あらかじめ法人帰属としたい」「相当の利益を巡るリスクを軽減したい」などの意向がある場合、あらかじめ職務発明規程等を整備または修正する必要があります。

また、職務発明規程等を整備・修正するとは、文言の調整にとどまらないものです。特許庁では、上記の「相当の利益」を決定するための手続きなどの基準を示した、ガイドラインを告示しています。このガイドラインに示された手続きを経ることで、企業は「相当の利益を追加的に支払うよう求められる」といったリスクを軽減することが期待できます。

このガイドラインに示された手続きのポイントは、「企業が一方的に職務発明規程等の内容を定めるのではなく、従業員の意見をしっかりと踏まえて、職務発明規程等を整備、修正する必要がある」という点です。

本稿では、特許庁が公表している「中小企業向け職務発明規程ひな形」を参考に、2015年の特許法の改正に対応した職務発明規程のひな型について紹介します。

なお、ひな型では、相当の利益に関する条項を盛り込んでいます。相当の利益は金銭に限らない「企業が負担する留学機会の付与」なども含まれます。ガイドラインに示された手続きを踏む過程で、従業員と話し合い、相当の利益に関する条項を規定していくことが求められます。

２　職務発明規程のひな型

以降で紹介するひな型は一般的な事項をまとめたものであり、個々の企業によって定めるべき内容が異なってきます。実際にこうした規程を作成する際は、必要に応じて専門家のアドバイスを受けることをお勧めします。

【職務発明規程のひな型】

以上（2020年5月）
（監修　有村総合法律事務所　弁護士　小出雄輝）

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画像：ESB Professional-shutterstock

書いてあること

• 主な読者：最新法令に対応し、運営上で無理のない会社規程のひな型が欲しい経営者、実務担当者
• 課題：法令改正へのキャッチアップが難しい。また、内規として運用してきたが法的に適切か判断が難しい
• 解決策：弁護士や社会保険労務士、公認会計士などの専門家が監修したひな型を利用する

１　携帯電話（スマートフォン）のルールを定めていますか？

現在、携帯電話は多くの人々の生活にとって不可欠なものとなっており、ビジネスシーンにおいても営業活動などに役立てられています。

従業員が業務上で利用する携帯電話の形態は「1.会社が所有する携帯電話を従業員に貸与する」「2.従業員個人が所有する携帯電話を業務用として利用し、業務に関する通話料を会社が負担する」の2つに大別されます。

「1.会社が所有する携帯電話を従業員に貸与する」場合、会社名義で契約するため、電話会社や契約プランによっては、基本利用料や、従業員間の通話料が割引される法人向けの特典などが受けられるメリットがあります。

また、「2.従業員個人が所有する携帯電話を業務用として利用し、業務に関する通話料を会社が負担する」場合、会社で携帯電話を用意する必要がなく、従業員は使い慣れた携帯電話を業務でも利用することができます。

いずれの形態にせよ、業務で利用する携帯電話について、利用・管理などのルールを定めておく必要があります。その根拠となるのが、携帯電話の利用管理規程です。

また、利用が拡大しているスマートフォンは、従来型の携帯電話に比べて、ウイルス感染などのリスクが高いなどの点に留意が必要です。スマートフォンのセキュリティー対策を講じる場合は、日本スマートフォンセキュリティ協会発行のガイドラインが参考になります。

以降では、携帯電話の利用管理規程のひな型について紹介します。

２　携帯電話の利用管理規程のひな型

以降で紹介するひな型は一般的な事項をまとめたものであり、個々の企業によって定めるべき内容が異なってきます。実際にこうした規程を作成する際は、必要に応じて専門家のアドバイスを受けることをお勧めします。

【携帯電話の利用管理規程のひな型】

以上（2018年10月）

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画像：ESB Professional-shutterstock

書いてあること

• 主な読者：最新法令に対応し、運営上で無理のない会社規程のひな型が欲しい経営者、実務担当者
• 課題：法令改正へのキャッチアップが難しい。また、内規として運用してきたが法的に適切か判断が難しい
• 解決策：弁護士や社会保険労務士、公認会計士などの専門家が監修したひな型を利用する

１　求められるリコールへの備え

安全な製品を供給することは企業の責務ですが、製品事故の発生を完全になくすことは難しいと言わざるを得ません。例えば、サプライチェーンが複雑化する中、完成品メーカーが気付かないうちに、サプライヤーが部品の材料や仕様を勝手に変えてしまう、いわゆる「サイレントチェンジ」が発生しており、経済産業省などが注意を促しています。また、足元では、一部の素材メーカーによる製品の品質データ改ざんが相次いで発覚し、問題となっています。

企業は日ごろから製品事故の発生を想定してリコール対応のための準備を行い、製品事故の発生またはその兆候を発見した段階で、迅速かつ的確なリコールを自主的に実施できるようにしておく必要があります。

準備を怠ると、リコール対応に長い時間がかかる上、結果的に「製品事故の発生を隠そうとした」と受け止められかねません。

消費者への人的危害が発生・拡大する可能性があることに気付きながらリコールなどの対応を行わず、死亡事故や火災など重大な被害を引き起こしてしまった場合、行政処分の対象となるばかりか、損害賠償責任や刑事責任を問われることになります。

訴訟に備える意味でも、企業には、迅速かつ的確なリコールを実施できる体制の整備が求められます。

リコールに備えるためには、あらかじめルールを定め、「消費者の安全確保」を重視する企業としての姿勢を従業員などが全員で共有することが不可欠です。その根拠となるのがリコール対応に関する規程です。以降では、経済産業省「消費生活用製品のリコールハンドブック2016」を基に、リコール対応に関する規程のひな型について紹介します。

２　リコール対応に関する規程のひな型

以降で紹介するひな型は一般的な事項をまとめたものであり、個々の企業によって定めるべき内容が異なってきます。実際にこうした規程を作成する際は、必要に応じて専門家のアドバイスを受けることをお勧めします。

【リコール対応に関する規程のひな型】

以上（2018年11月）

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画像：ESB Professional-shutterstock

書いてあること

• 主な読者：自社の苦情対応力を上げたい経営者
• 課題：苦情対応マニュアルなどを整備しておらず、自社として統一された対応ができていない
• 解決策：マニュアルを作成することをゴールにしないように注意する。また、苦情対応責任者を明確化するなどして、マニュアルを整備する

１　苦情対応力を高めることの重要性

苦情というと、どうしても「悪いもの」「避けたいもの」というイメージがあり、苦情に対して、消極的な姿勢をとってしまいがちです。しかし、苦情対応をおろそかにすると、企業イメージの低下、顧客喪失など企業経営に大きな影響を及ぼす事態になりかねません。

また、苦情の背景には、企業経営を脅かすような重大な問題が潜んでいる可能性もあります。こうした類の苦情を、初期の段階で察知・分析することなく見過ごしてしまうと、取り返しのつかない事態に陥るケースもあります。

このように考えると、苦情対応は企業にとって重要な経営課題であり、組織全体で取り組むべきものと認識し、適切に対応していくことが重要です。

苦情対応に組織全体で取り組むためには、従業員教育など、行うべきことは多々ありますが、本稿では、従業員が苦情対応を行う際の指針となる苦情対応マニュアル（以下「マニュアル」）作成に焦点を当てて見ていきます。

マニュアルを作成することで、期待できる効果は次の通りです。

ただし、マニュアルは、それを作成するだけで適切な苦情対応に結び付くものではありません。マニュアルを従業員全員に周知させ、必要に応じて内容を見直しながら運用していくという一連の流れが企業の苦情対応力を高めていくのです。

そのため、「マニュアルを作成する際には、マニュアルを作成することそのものを目的としないこと」「マニュアルに頼りすぎた苦情対応をしないこと」に注意する必要があります。

こうした点も考慮しながら、以降では中堅・中小企業におけるマニュアルの基本的な作成手順とその留意点について見ていきます。

２　責任の明確化

1）苦情対応責任者の明確化

まずは、苦情対応の責任者は誰かということを明確にします。

責任者を明確にし、苦情が発生した場合には情報が全て苦情対応責任者の下へ集まるようにしておくことで、苦情対応の効率的な管理が行えるようになります。

なお、苦情対応責任者は、経営トップもしくはそれに近い階層の者が就くほうが望ましいでしょう。苦情対応への取り組みは、企業イメージを大きく左右することがあります。経営トップ自らが苦情対応責任者として率先して苦情対応に取り組むことで、苦情対応を「企業活動における重要な取り組みの1つ」と捉え、高い意識を持って苦情対応に取り組む姿勢を内外に示すことができます。

また、経営トップ自らが苦情対応責任者を務めることは、苦情処理の迅速化という点でも意味を持ちます。対応者が自身で判断できない苦情に対して、経営トップに直接指示を仰ぐことができる仕組みをつくっておくことで、社内手続きを簡素化し、迅速な対応が可能になるのです。仮に一般の従業員が苦情対応責任者を務める場合、苦情受領の報告を受けた苦情対応責任者がその上司に、上司がさらに経営トップに指示を仰ぐ、といった社内手続きが生じる可能性があります。その場合、苦情への対応に時間がかかり、顧客の気分を害してしまう恐れがあります。経営トップが自ら苦情対応責任者となり、苦情への対応方針を決定・指示することで迅速な対応が可能となります。

2）苦情対応責任部門の設置

苦情対応責任部門の主な役割はマニュアルの作成や運用、修正や見直しなど、苦情対応に関するプロセス全体の統括を行うことです。マニュアル作成に関しては、実際に苦情対応を行っている現場の従業員の意見をマニュアルに取り入れることで、現実に即した「生きたマニュアル」を作成することができます。苦情対応責任部門には、顧客からの苦情を受けることが多い従業員（営業、お客様センターなど）をメンバーとして組み入れるとよいでしょう。

３　マニュアル作成・運用の手順

苦情対応責任者および苦情対応責任部門が中心となってマニュアルの作成を進めます。マニュアルに盛り込む項目は業種によって多少の違いはありますが、基本的には次のような項目を盛り込みます。

1）マニュアルの目的

まず、苦情に対する組織の考え方を記載します。冒頭にこうした考え方を盛り込むことで、従業員の苦情対応に対する意識の統一を図ります。ここで記載する内容としては、例えば「苦情を受領した際には、お客様第一の立場で迅速かつ丁寧な対応を心掛ける」「お客様からの苦情には誠意をもって対応し、当社の商品・サービスをより適切にご利用いただけることを目指す」などとします。

この項目は単文でも構いませんし、複数行に分けても構いません。ただし、苦情対応に対する組織の考え方を示すものとなるため、「できるだけ分かりやすく、従業員全員が共有できる内容にすること」が大切です。

2）苦情対応の具体的な手順

次に、苦情が発生した場合の対応手順について記載します。この項目はマニュアルの中核となる部分なので、慎重に検討しましょう。具体的な項目としては「受領」「内容の調査」「対応の検討」「苦情対応の実施」などがあります。手順については、従業員が苦情対応の流れを理解しやすくなるような工夫が必要です。例えば、「苦情の受領から終了まで時系列に並べる」「実際の苦情対応例を併せて記載しておく」「『お客様への対応』と『社内の対応』に分けて手順を記載する」などがあります。

3）苦情対応報告書の作成手順

次に、苦情が発生した場合の対応手順について記載します。苦情対応報告書は、苦情対応に関する情報を管理するために必要となる重要な書類です。ただし、担当者によって報告書の記載内容・項目に大きな差があるようでは、情報を適切に管理することはできません。あらかじめ「苦情発生状況」「苦情内容」「苦情原因」「お客様のご要望」「対応」「対応結果」「備考」などの記載項目を盛り込んだ苦情対応報告書フォーマットを作成しておき、苦情が発生したら、直接苦情対応に当たった担当者に記載・報告をさせるようにします。

4）苦情情報のデータベース化の手順

最後に、苦情情報をデータベース化する際の手順を記載します。

データベース化の目的は、「苦情内容やその対応方法を全社で共有し、苦情の再発防止に役立てること」が挙げられます。そこで、苦情対応者から提出された苦情対応報告書を基に苦情内容と対応方法などを蓄積し、従業員が誰でもアクセスできるようにしておくことが必要です。そうすることで、従業員が以前の苦情対応情報を参考に、よりスムーズな苦情対応を行うことが期待できます。

5）マニュアルの周知・実施

マニュアルを作成したら、苦情対応の勉強会などを開催し、従業員全員にマニュアルの浸透を図ります。従業員の苦情対応のレベルアップを図るためには、こうした勉強会を定期的に開くことが理想的ですが、まとまった時間をとることが難しいという場合もあるでしょう。そうした場合には、朝礼などの時間を利用して通知するだけでも効果が期待できます。1回当たりの時間は少しずつでも、継続して取り組むことが重要です。

４　マニュアル作成・運用上の留意点

1）マニュアルは精密に作りすぎない

マニュアルは、精密に作りすぎないようにしましょう。マニュアルで多くを規定しようとすると、マニュアル作成に時間や手間がかかる上、従業員が覚えにくく、浸透しづらいなどの問題点が出る恐れがあります。

しかも、精密なマニュアルがあると、従業員は全てマニュアルに従って苦情対応を行うことになります。マニュアル通りの対応は、顧客に「機械的な対応」という印象を与えかねません。企業に対して苦情を申し出る顧客は、「自分の話を聞いてほしい」「自分が怒っている理由を理解してほしい」と考えています。そうした顧客に対して「機械的な対応」をしてしまうと、「本当に悪いと思っているのか」と、余計に顧客を興奮させてしまう可能性もあります。

また、従業員がマニュアル通りの対応に慣れてしまうと、マニュアルにない（想定していない）苦情に対して、対応できなくなる恐れもあります。

こうした問題を防ぐために、マニュアルには、「苦情に対する基本的な考え方」「苦情が発生したときにどういう手順で対応するのか」「苦情対応を終了した後の社内処理はどうするのか」など基本的な事項についてのみ記載するのがよいでしょう。

なお、実際の苦情対応に際しては、従業員にある程度の裁量を与え、柔軟に対応させ、もし、運用していて不足などがあれば、その都度見直していけばいいのです。もともと簡潔に作ってあるマニュアルであれば、見直しも簡単に行えます。

2）マニュアルは定期的に見直しをする

マニュアルは一度作成したら終わりというものではなく、苦情対応を常に質の高いものとするためにも、定期的に見直しを行うことが重要です。企業を取り巻く環境は、刻一刻と変化しています。作成時点では非の打ちどころのないマニュアルだったとしても、環境が変化すれば、不都合が出てくる可能性があります。作成したマニュアルを見直すことなく使い続けていては、顧客の要求に応え切れなくなる可能性があります。

そのため、データベース化された苦情対応の情報や、実際に苦情を受ける従業員の意見を定期的に集約して内容を見直すなど、常に鮮度の高いマニュアルにすることが大切です。また、「同業他社の苦情対応事例」などの身近な事例は、適切な苦情対応をするために大変参考となります。日ごろから苦情対応に対するアンテナを張っておきましょう。

3）従業員を評価する仕組みが必要

どんなに素晴らしいマニュアルを作ったとしても、実際の現場で顧客に対応する従業員が高い意識を持っていなければ意味がありません。経営トップは、朝礼や研修などあらゆる機会を使って、従業員に苦情対応の重要性や苦情対応に当たっての心構えなどを伝えていくことが大切です。

また、苦情対応に対する従業員の高い意識を保つためには、「苦情対応を行った従業員をしっかりと評価する」ことも忘れてはなりません。苦情対応は、対応する従業員にとって大きな負担となりますが、苦情対応を行った従業員を評価する仕組みが整っている企業は多くはありません。

確かに、苦情対応は利益に直結するものではないため、評価の対象となりにくい面はあるのですが、これでは、従業員に「苦情対応は割に合わない」という意識が生まれても仕方ありません。従業員がそうした意識を持つと、苦情対応に対する意識が低下してしまう恐れがあります。

こうした事態を防ぐために、苦情対応を行った従業員を評価する仕組みづくりが必要です。こうした仕組みとしては「半年間の苦情対応件数が最も多かった従業員を表彰する」「データベースに蓄積された苦情対応情報から、『参考となる対応』を従業員に選択させ、最も選択された数が多かった従業員に特別手当を支給する」などが考えられます。

4）JIS規格も参考に

苦情対応については、JIS規格「JIS Q 10002:2005　品質マネジメント－顧客満足－組織における苦情対応のための指針」が制定されています。この規格は、組織内部における製品やサービスに関する苦情対応プロセスの指針について標準化を行い、生産および使用の合理化、品質の向上を図ることを目的として制定されたものです。

同規格には、苦情対応の「基本原則」「苦情対応の枠組み」「計画および設計」「苦情対応プロセスの実施」「維持および改善」などの規定事項の他に、苦情対応プロセスの構築や維持に大きく経営資源を投資することが難しい小規模企業のための指針、苦情の受け付けおよび苦情のフォローアップをする際のフォーマットなども添付されています。マニュアルの作成に当たっては、こうした規格を参考にするのもよいでしょう。

なお、同規格は日本工業標準調査会のウェブサイトで閲覧することができます。

■日本工業標準調査会■
http://www.jisc.go.jp/

５　マニュアル項目例

６　苦情対応報告書例

以上（2018年4月）

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画像：ESB Professional-shutterstock