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１　就業規則の中で見直しが必要な項目は？

リモートワークのルールを就業規則で定める場合、「オフィスワークとリモートワークは労務管理上何が違うのか？」という視点で考えると、就業規則の中で見直しが必要な項目が分かります。具体的には、対象者、就業場所、服務規律、労働時間管理の方法、通勤手当、費用の負担、通信機器などです。以降で、リモートワークに対応した就業規則のひな型を紹介します。

なお、リモートワークに対応した就業規則を整備する際のポイントについては、次の記事をご確認ください。

２　就業規則本則の委任規定

リモートワークのルールは、就業規則本則、またはリモートワーク規程などの別規程で定めます。分かりやすさで考えれば、就業規則本則に「別規程に定めがあります」との委任規定を設け、詳細はリモートワーク規程で定める方法がお勧めです。委任規定の例は次の通りです。

第〇条（適用範囲）
1）本規則の適用を受ける従業員は、第〇条および第〇条の手続きを経て、会社と期間の定めがない労働契約を交わした従業員とする。
2）期間に定めのある労働契約を交わした短時間勤務従業員は別途定める「パートタイマー就業規則」（省略）の適用を、期間に定めのある労働契約を交わした従業員は別途定める「契約従業員用就業規則」（省略）の適用を受けるものとする。
3）従業員のリモートワークに関する事項については、本規則の他「リモートワーク規程」の定めるところによる。

３　リモートワーク規程のひな型

以降で紹介するひな型は、一般的な事項をまとめたものであり、個々の企業によって定めるべき内容が異なってきます。実際にこうした規程を作成する際は、必要に応じて専門家のアドバイスを受けることをお勧めします。

【リモートワーク規程のひな型】

第1章　総則

第1条（目的）
本規程は、従業員がリモートワークで勤務する場合の必要な事項について定める。なお、本規程に定めのない事項は、就業規則の定めるところによる。

第2条（リモートワークの定義）
本規程におけるリモートワークとは、従業員が情報通信機器を利用し、オフィス以外の就業場所で業務に従事することをいう。

第2章　リモートワークの許可・利用

第3条（リモートワークの対象者）
1）本規程においてリモートワークの対象者は、就業規則第〇条に規定する従業員であって次の各号の条件を全て満たした上で、会社が認めた者とする。

2）リモートワークを希望する者は、所定の許可申請書に必要事項を記入の上、1週間前までに所属長から許可を受けなければならない。
3）会社は、業務上その他の事由により、第2項によるリモートワークの許可をしないことがある。また、取り消すことがある。
4）第2項によりリモートワークの許可を受けた者がリモートワークを行う場合は、前日までに所属長へ利用を届け出なければならない。
5）会社は、災害・感染症その他の事由により特に必要があると認める場合、第1項から第4項の規定にかかわらず、従業員に対してリモートワークを命じることがある。

第4条（リモートワーク時の就業場所）
リモートワークの就業場所は、原則として従業員の自宅とし、それ以外の就業場所を希望する場合は、第3条第2項の許可申請の際に、会社に申し出て許可を得るものとする。なお、騒音が著しい場所、リモートワークに使用する端末が故障・紛失する恐れのある場所、セキュリティ保持に支障をきたす場所、その他リモートワークの実施に支障が生じる恐れのある場所等はリモートワークとしての就業場所に相応しくないため禁止する。

第5条（リモートワーク時の服務規律）
リモートワークに従事する者（以下「リモートワーク勤務者」という。）は就業規則第〇条およびセキュリティガイドラインに定めるものの他、次の各号を遵守しなければならない。

第3章　リモートワーク時の労働時間等

第6条（リモートワーク時の労働時間・休憩時間・休日）
1）リモートワーク時の労働時間・休憩時間・休日については、就業規則第〇条の定めるところによる。
2）リモートワーク勤務者は就業規則第〇条の規定にかかわらず、勤務の開始および終了について次の各号のいずれかの方法により報告しなければならない。

3）リモートワーク勤務者は、会社の承認を受けた場合、第1項の規定にかかわらず始業時刻、終業時刻および休憩時間の変更をすることができる。
4）第3項の規定により所定労働時間が短くなる者の給与については、労務提供のなかった時間分に相当する額を控除する。

第7条（時間外および休日労働等）
1）リモートワーク勤務者が時間外労働、休日労働、深夜労働を行う場合は、所定の手続きを経て所属長の許可を受けなければならない。
2）時間外労働、休日労働、深夜労働について必要な事項は、就業規則第〇条の定めるところによる。
3）時間外労働、休日労働、深夜労働については、給与規程第〇条に基づき、時間外勤務手当、休日勤務手当、深夜勤務手当を支給する。

第8条（欠勤等）
1）リモートワーク勤務者が、欠勤をし、または勤務時間中に私用のために勤務を一時中断する場合は、事前に申し出て許可を得なくてはならない。ただし、やむを得ない事情で事前に申し出ることができなかった場合は、事後速やかに届け出なければならない。
2）第1項の欠勤、勤務中断の賃金については給与規程第〇条の定めるところによる。

第4章　リモートワーク時の給与等

第9条（給与）
1）リモートワーク勤務者の給与については、給与規程第〇条の定めるところによる。
2）第1項の規定にかかわらず、リモートワーク勤務者に対しては、毎月支給する通勤手当は支給しない。ただし、臨時に通勤が発生する場合は、実際の通勤に要した費用を支給する。

第10条（費用の負担）
1）会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。
2）リモートワークに伴って発生する水道光熱費はリモートワーク勤務者の負担とする。
3）業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。
4）その他の費用についてはリモートワーク勤務者の負担とする。なお、会社は従業員負担軽減のため、給与規程第○条に基づき、リモートワーク手当を支給する。

第11条（情報通信機器・ソフトウエア等の貸与等）
1）会社は、リモートワーク勤務者が業務に必要とするパソコン、プリンター等の情報通信機器、ソフトウエアおよびこれらに類するものを貸与する。なお、当該パソコンに会社の許可を受けずにソフトウエアをインストールしてはならない。
2）会社は、リモートワーク勤務者が所有する機器を利用させることができる。この場合、セキュリティガイドラインを満たした場合に限るものとし、費用については話し合いの上決定するものとする。

第12条（緊急時対応）
リモートワーク勤務中における事故やトラブル発生時には、第5条第6号の規定に従い速やかに会社に連絡を入れるものとする。なお、リモートワーク勤務者は不測の事態が生じた場合に確実に連絡を取れる方法をあらかじめ会社に届け出ておかなければならない。

第13条（災害補償）
リモートワーク勤務者が自宅での業務中に災害に遭ったときは、就業規則第〇条の定めるところによる。

第14条（安全衛生）
1）会社は、リモートワーク勤務者の安全衛生の確保および改善を図るため必要な措置を講ずる。
2）リモートワーク勤務者は、安全衛生に関する法令等を守り、会社と協力して労働災害の防止に努めなければならない。

第15条（改廃）
本規程の改廃は、取締役会の承認による。

以上（2021年4月）
（監修　人事労務すず木オフィス　特定社会保険労務士　鈴木快昌）

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画像：ESB Professional-shutterstock

１　リモートワーク対応が必要な就業規則の項目は？

コロナ禍の影響でリモートワークを行う企業が増えています。リモートワークを実施する上で重要なのが就業規則です。リモートワーク時の労働条件等について就業規則に定めがないと、リモートワークの許可基準が曖昧になったり、労務管理面において従業員とトラブルになったり、会社として意図しない長時間労働で労働基準法に違反したりする恐れがあるからです。

「オフィスワークとリモートワークは労務管理上何が違うのか？」という視点で考えると、就業規則の中で見直しが必要な項目が分かります。次の図表は違いの一例です。

次章では図表の各項目について解説します。先に具体的な規定例を見たい方は、次の記事をご確認ください。

２　リモートワークにおける就業規則の整備のポイント

1）対象者

リモートワークの対象者は、原則としてある程度自立して業務を遂行できる従業員です。しかし、その場合、オフィスには自律性の低い従業員が残ってしまう可能性があるため、管理職が交代で出社してオフィスワークの状況を確認するようにします。

2）就業場所

リモートワークで業務に集中しやすい環境は従業員によって異なるので、原則として従業員が自由に決定できるようにします。ただし、安全衛生上、情報セキュリティ上の問題をクリアできない場所はいけません。

3）服務規律

服務規律には、情報や成果物の取り扱いについて定めます。違反した場合の懲戒処分もセットで定めます。なお、リモートワーク時のセキュリティ対策については、セキュリティガイドラインなどが必要です。総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」（2021年3月22日時点ではガイドライン案が公表されています）が参考になります。

4）労働時間管理の方法

まず、オフィスワーク時と同じ労働時間制をリモートワークにも適用するのか、別の労働時間制にするのかを検討します。次に、リモートワーク時にどのような方法で始業・終業時刻を報告するかを決めます。加えて、リモートワークでは、プライベートの用事で業務を中断する「中抜け」が発生しやすいため、中抜けにも対応できるようにします。

なお、リモートワーク時の労働時間制については、次の記事をご確認ください。始業・終業時刻が従業員一律になっている固定労働時間制などは、会社も慣れているので管理がしやすいですが、「通勤がない分、時間を有意義に使いたい」といった従業員が多い場合、変形労働時間制などを導入するのも一策です。

5）通勤手当

リモートワークをしている従業員に、定額の通勤手当を支払うことは合理的ではありません。ただし、こうした従業員もオフィスでしかできない業務がある場合などは出勤することがあります。こうした場合の通勤費の取り扱いを決めます。

6）費用の負担

通信費や光熱費など、リモートワークに伴って発生する費用については、会社負担とするのが妥当です。とはいえ、これらの費用を明確に区別するのは現実的ではないので、従業員とトラブルにならないようなルールを決めます。

なお、従業員負担とする費用については、リモートワークの導入前後で従業員の負担がどの程度変動するのかを確認しましょう。従業員の負担が大きい場合は、毎月一定額の「リモートワーク手当」などを支給するのも一策です。

7）通信機器

セキュリティの観点から、リモートワークに必要な機器は会社が貸与します。従業員が私物のパソコンなどを使って業務を行う場合、会社指定のセキュリティソフトをインストールしてもらう、フリーのWi-Fiには接続しないよう指導を徹底するなどの対策を講じます。

３　就業規則を変更しなかったらどうなる？

1）トラブルが発生した場合に対応できない

例えば、リモートワーク時の労働時間管理の方法がオフィス就業時と異なる場合、そのルールを従業員に周知していないと残業時間が正確に把握できません。また、リモートワークでは気軽に作業に向き合う事ができるため、ついつい長時間労働に陥りがちともいわれています。無駄な労働を抑止するためにも服務規律や労働時間管理等についてのルールを徹底しておく必要があります。会社側の管理が不十分なために、従業員が過重労働による健康障害を起こしてしまった場合、会社が責任を問われることもあります。

また、私物のパソコンの業務利用を認める際のルールを定めて従業員に周知していないと、従業員の過失で情報の漏洩や消失が発生した場合でも、懲戒処分を科せないことがあります。

2）労働基準法上の罰則の対象となることもある

使用する労働者が10人以上の会社（実際は、本店や支店など事業場単位での判断）には、就業規則の作成・届け出義務があります。就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、定めがある場合に記載しなければならない「相対的必要記載事項」があり、これらの内容が記載されていない場合、または記載事項に変更があったにもかかわらず就業規則の変更・届け出を行っていない場合、30万円以下の罰金が科せられます。

就業規則を変更した場合、会社は変更後の就業規則に過半数労働組合（ない場合は過半数代表者）の意見書を添えて所轄労働基準監督署に届け出なければなりません。なお、過半数労働組合等への意見聴取、所轄労働基準監督署への届け出などの手続きは、オンライン（電子申請）で行うことができます。詳細については、次の記事をご確認ください。

以上（2021年4月）
（監修　人事労務すず木オフィス　特定社会保険労務士　鈴木快昌）

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画像：Real_life_Studio-shutterstock

１　リモートワークに踏み切れない不安

コロナ禍の影響で、リモートワーク（テレワーク）の導入を検討する企業が増えています。しかし、あと一歩が踏み出せないのは、「従業員の労働時間を正確に把握できない」「オフィス以外での業務は情報漏洩のリスクが高い」などの不安があるからではないでしょうか。

しかし、こうした不安は経営者の杞憂（きゆう）かもしれません。例えば、労働時間は電話でも管理できますし、情報セキュリティは総務省のガイドラインを参考にすることでリスクが低減できます。以降では、「労働時間管理」「情報セキュリティ」の2つの側面から、リモートワークに関するありがちな疑問と実務を紹介します。

２　労働時間管理に関する疑問と実務のポイント

1）始業・終業時刻の把握方法

リモートワークの場合、オフィスに備え付けのタイムカードなどを使った労働時間管理はできません。そこで、従業員からの自己申告（始業・終業時の電話連絡など）や、新しい勤怠管理システムの導入によって始業・終業時刻を把握することになります。

注意が必要なのは、実際は業務が終了していない従業員が、管理職への遠慮などから嘘の始業・終業時刻を打刻して、サービス残業をするケースです。リモートワークだと管理職の目が届きにくく、過重労働が発生しやすくなります。そのため、「就業時間の途中で従業員から業務状況を報告させ、その状況を基に管理職が残業命令を出す」「深夜・休日などに、外部から社内システムに入れないようアクセス制限を行う」などの対策が必須です。

2）「中抜け」の時間の管理方法

「中抜け」の時間とは、使用者の業務の指示が及ばない従業員の自由な時間です。リモートワークでは、「子どもの保育園への送迎」「自宅での家族の介護」などによる中抜けが生じやすいと考えられます。この中抜け時間について、使用者が業務の指示をしないこととし、労働者が労働から離れ、自由に利用することを認めている場合、中抜け時間の取り扱いとしては、「休憩時間として扱い、終業時刻を繰り下げる」「時間単位の年次有給休暇として扱う」などの方法が考えられます。

「休憩時間として扱い、終業時刻を繰り下げる」場合、中抜けの時間の賃金は無給とし、終業時刻を繰り下げた時間（1時間）を含めた8時間の労働に対する賃金を支払います。「時間単位の年次有給休暇として扱う」場合、中抜けの時間の賃金は有給とし、7時間の労働と1時間の年次有給休暇（合計8時間）に対する賃金を支払います。

３　情報セキュリティに関する疑問と実務のポイント

1）情報資産はどのような脅威にさらされる？

リモートワークでは、情報のやり取りにインターネットを利用したり、第三者が立ち入る可能性のある場所で作業を行ったりすることになります。そのため、自社の情報資産がさまざまな「脅威」にさらされやすくなります。脅威に対する「脆弱性」（情報セキュリティ上の欠陥）が存在すると、情報漏洩、重要情報の消失などの事故につながります。

総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」（案）によると、リモートワークにおける代表的な脅威と脆弱性の例は次の通りです。

2）事故を防ぐには、どのようなセキュリティ対策が必要？

総務省「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」（案）には、情報漏洩、重要情報の消失、作業中断などの事故を防ぐためのセキュリティ対策が記載されています。セキュリティ対策の中心となるのは、社内のシステム管理者です。

例えば、図表2の4つの脅威の場合、システム管理者が実施すべきセキュリティ対策の例は次の通りです。

図表3はシステム管理者が実施すべきセキュリティ対策ですが、ガイドラインでは経営者や従業員が実施すべき対策についても記載しています。システム管理者、経営者、従業員の三者の努力なくして事故は防げないため、ガイドラインには一度目を通しておきましょう。

以上（2021年4月）
（監修　税理士法人AKJパートナーズ）

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画像：pixabay