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１　副業社員の労働時間はどう管理する？

働き方改革が進み、中小企業でも社員の「副業」を認めるケースが増えてきています。本業がおろそかになる、副業先に社員を引き抜かれてしまうなどといったネガティブなイメージよりも、人手不足の解消や社員のスキルアップなど前向きな捉え方が浸透しつつあるのです。

一方、副業には通常と異なる労務管理のルールがあるので、この記事では基本となる労働時間管理を取り上げます。ポイントは次の3点です。

副業特有の労務管理のルールについて詳しく知りたい場合、次のURLの厚生労働省「副業・兼業の促進に関するガイドライン」も併せてご確認ください。

■厚生労働省「副業・兼業」■
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000192188.html

２　自社と副業先で労働時間を通算

労働基準法（以下「労基法」）では、事業場（就業場所）が異なる場合（これには使用者が異なる場合も含まれると解釈されます）、その労働時間を通算して規定を適用します。例えば、

自社で8時間、副業先で4時間働いたら、12時間（8時間+4時間）働いた

ものとして扱います。

ただし、このルールが適用されるのは「労基法上、労働時間規制が適用される社員」に限られるため、次に該当する場合は通算されません。

３　残業代の支払い義務は「労働契約の締結時期」と「実際の労働順序」で判断する

労働時間を通算する場合、気になるのは、

自社と副業先のどちらが残業代を支払うのか

ですが、これは労働契約の締結順と所定外労働が行われた順で判断します。簡単に言うと、原則として次の順番で労働時間を通算することになります。

1）所定労働時間を「先に契約をした会社→後に契約をした会社の順」に通算する

まず、

自社が副業先よりも早く社員と労働契約を締結していれば、「自社の所定労働時間→副業先の所定労働時間」の順で通算し、法定労働時間を超えていれば、副業先で時間外労働が発生（逆の場合は、自社で時間外労働が発生）

します。

図表1は、1日の所定労働時間（就業規則に定める労働時間）が8時間の社員が、新たに副業先と1日の所定労働時間が4時間の労働契約を締結したイメージです。

2）所定外労働時間を「実際に所定外労働が行われる順」に通算する

次に、

自社と副業先の所定労働時間を通算に加えて、所定外労働時間がある場合には、実際に所定外労働が行われる順に通算し、法定労働時間を超えたら時間外労働が発生

します。

図表2は自社と副業先の所定労働時間が共に1日4時間の社員が、自社で5時間、副業先で5時間働いた場合のイメージです。

自社と副業先の所定労働時間は通算8時間（4時間＋4時間）で、すでに法定労働時間（原則として、1日8時間、週40時間）に達しています。ここで社員の労働時間を延長した場合、自社で1時間（5時間－4時間）、副業先で1時間（5時間－4時間）の時間外労働が発生します。

3）足元では「労働時間の通算ルール」を見直す方向で議論が進行中

以上が原則的な「労働時間の通算ルール」ですが、実は政府内ではこのルールを見直す方向で議論が進められています。簡単に言うと、

割増賃金を算定する際、本業先と副業先の労働時間を通算しない運用にする

ことが検討されています。

1）と2）のルールを運用するには、本業先と副業・兼業先がお互いの会社の労働時間を正確に把握する必要があり、会社の負担が大きすぎるのではないかと懸念されているのです。政府は労働時間の通算ルールの規制を緩和することで、全国的に副業を促進しようと考えているようです。

４　「管理モデル」を活用すれば、実労働時間の把握負担を軽減できる

前章の3）の「労働時間の通算ルール」はあくまで議論中の段階ですが、実は現行のルールでも、

副業先での実労働時間を把握しなくても、労基法を遵守できる労働時間管理の方法があります。いわゆる「管理モデル」を使用する場合

です。ガイドラインでは、

自社と副業先がそれぞれ時間外労働の上限を設定し、社員がその範囲内で働く場合、互いの実労働時間を把握しなくても労基法を遵守できる

とされています。これが管理モデルです。具体的には、

労働時間を通算した際に、時間外労働（休日労働を含む）が単月100時間未満、2～6カ月平均80時間以内となるよう、自社と副業先がそれぞれ時間外労働の上限を設定

します。なお、この単月100時間未満、2～6カ月平均80時間以内というのは、労基法で定められている時間外労働の上限です。

例えば、図表3は所定労働時間が共に1日4時間の自社と副業先が、1日単位・1カ月単位（20日稼働）でそれぞれ時間外労働の上限を設定する場合のイメージです。

社員の時間外労働の上限は1カ月単位で通算60時間（3時間×20日）です。社員がこの上限を守って6カ月間働く場合、時間外労働は通算で単月100時間未満、2～6カ月平均80時間以内に収まるので、自社と副業先は互いの実労働時間を把握しなくてもよいということです。なお、管理モデルを採用したとしても、割増賃金の支払いは免れません。自社では法定労働時間を超えた部分について割増賃金を支払う必要があり、また、副業先は副業先の労働時間全体を時間外労働として計算し、割増賃金を支払うことになります。

また、当然のことながら、それぞれの会社の時間外労働の上限については、事前に社員を通じて共有しておかないと、管理モデルが正しく機能しません。また、副業・兼業先に対して、直接または社員を通じて、管理モデルを適用することを提案する必要があります。

以上（2026年3月更新）
（監修　TMI総合法律事務所　弁護士　池田絹助）

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画像：takasu-Adobe Stock

大好評だった「カスタマーハラスメント（カスハラ）対策」セミナー（2026年3月10日開催）のアーカイブ動画を特別に無料で公開します！

講師は、日本ハラスメントカウンセラー協会顧問である弁護士 坂東 利国先生です。

寸劇を交えながらカスハラとその対策の基本をお話します。

1時間5分以降は質疑応答で、下記の内容にハッキリと答えています。

セミナーアーカイブ動画は下記URL。期間限定で5月末までご覧いただけます。（画像をクリックしていただくと、YouTubeに遷移します）

以上（2026年3月12日時点）

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画像：日本情報マート

１　部下を褒めて甘やかすためではない、一人ひとりを“活かす”ために

今シリーズの狙いは、経営者、人事担当者、現場の皆さんのお悩みである「社員を採ってもすぐに辞めてしまう上に、そもそも採れない」という課題を解決することです。「人が辞めない会社、10のヒント』と題して、毎回1つずつご紹介していきます。

『人が辞めない会社』に変わるための課題、その原因と解決策は会社によってさまざまです。

今回ご提示するヒントが皆さんの抱える原因に明らかに当てはまらない場合は、読み飛ばしてくださって結構です。ですが、ヒントの1~9までが該当しなくても、10が当てはまるかもしれません。

全社共通の原因もあれば、部署ごとの固有の原因も存在することでしょう。原因が1つだけというケースは少ないので、何回分か読んでいただければ「これはうちにも当てはまるな」というものを見つけていただけるのではと思います。

『人が辞めない会社』に変わるために、前回の第8回では、“仕事の意義やりがい”をどれくらい実感するかは、一人ひとりのモチベーションタイプ (MT) によるという話をしました。

MTには「組織」「職場」「顧客」「仕事」「社会」「生活」の6つがあり、1）６つのMTはいずれも多くの人が大なり小なりもっていて、2）但し、6つの内どれがメインとなるかや、他との優先順位やバランスは人によって異なると紹介しました。

上司や先輩が、部下や後輩一人ひとりのメインのMTや優先順位の高いMTを把握して、それに応じて声をかけてあげられれば、より活力のある職場が実現し、人は簡単に辞めなくなるという話でした。

部下のMTを把握するには、まず部下は誰一人として同じではなく、MTのあり方も一人ひとり異なるのだという認識を持つこと。その上で、常日頃から部下への声かけを実践し、反応を見ながら確認していく方法をお薦めしました。

相手のモチベーションタイプ (MT) を把握できれば、上司も部下もお互いが気持ち良く日々働けるようになり、自ずと退職防止にもつながっていくのです。

２　「自分は大事な戦力なのだ」と思えれば簡単には辞めない

さて、第9回は [仕事] についての最後のヒントです。それは、

人は「自分は今の仕事で大事な戦力なのだ」と思えれば簡単には辞めないということです。

今シリーズではテーマに沿って、「人が採れない、採ってもすぐに辞めてしまう」という話をしていますが、皆さんの組織にも人はすでにいるはずです。

採用した彼らの最初のゴールは何かというと「戦力に育てる (戦力化する)」ことですよね。

たとえ“中途で経験やスキルがぴったりの即戦力人材”を採用できたとしても、職場になじめなければ、入社後すぐに辞めてしまうかもしれません。

そうならないよう、会社側と本人とのギャップは入社前に確認して、できる限り埋めておきます(埋まらない場合は、互いのためにあえて採用しない判断も必要)。それでも入社後のギャップはあるもので、双方の努力でできるだけ早く埋めていくことが肝要です。

ここまでの話は、第5回『入社日までに「入社後のギャップを最小化する」』、第6回『事前にいくら伝えても、入社後のギャップは必ずある』を中心にご紹介してきました。

“中途で経験やスキルがぴったりの即戦力の人材”ならば、これらのプロセスを経ることで、十分に「戦力に育てる」ことができるでしょう。ですが、そんなにぴったりの人材が採用できるケースはまれなのが現実です。

即戦力とまでは言えない若手の中途人材や、まして新卒人材となれば入社前、入社後のギャップを埋めるだけでは足りません。職場になじんだところで、自分が描くような、また会社や上司、職場の仲間から期待されるような仕事ができなければ、仕事自体への手応えが得られないからです。

第8回でご紹介した部下一人ひとりのモチベーションタイプ (MT) に合ったほめる言葉、励ます言葉をかけても、本人に実感がない限りこの問題は解消されません。

前向きに入社を決めた人ほど、本人にとって十分な「仕事の手応え」や「仕事を通した貢献や成長」が感じられなければ、モチベーションが維持できずにどんどん気持ちが辛くなっていくでしょう。

それは、本人が「自分は今の仕事で大事な戦力なのだ」と感じられていないということです。すなわち、職場に自分がいようがいまいが関係ない (あるいは逆に迷惑をかけてしまっている)と感じる。自身の”存在価値”や“存在意義”が見えない状態です。

３　徐々に「仕事を任せ」、自分で自律的に考えさせてみる

こうした自身の”存在価値”や“存在意義”が見えないためにモチベーションが満たされない状態を、皆さんも新人時代に経験していませんか。「はたして自分は、この会社や職場にとって本当に必要なのだろうか」と悩んでしまう。

中途入社の人の場合、これまでの経験やスキルを引っ提げて入社しただけに、余計に今後の希望を見失うかもしれません。

そんなとき、迎える側の上司がやるべきこと。それは彼らに徐々に「仕事を任せ」、一緒に「振り返る」ことです。

社会人が初めてだから、社外から来て分からないだろうからといって、上司や先輩がいちいち指示命令ばかりしていては良い解決策になりません。入社してすぐの新入社員ならまだしも、中途入社の人にとっては指示命令された通りに完遂できたところで、さほど達成感はないでしょう。

とはいえ、これまでの社内のやり方を覚えてもらうことも必要です。ならば次のように声をかけてみてはどうでしょう。

「今回○○さんにはこの仕事をお願いしたいと思います。最初は従来うちでやってきた手順を教えますので、まずその方法でやってみてください。同時にやりながら○○さんなりに、どこをどう変えればもっとよくなるといったアイデアを考えて提案してください。期待していますよ」

中途入社や、新卒でも近しいアルバイト経験のある人であれば、「○○さんが経験した□□□での知識やスキルからの提案もぜひ聞かせてください。期待していますよ」と添えれば期待度がより伝わります。近しい経験がなかったとしても、商品やサービスによっては顧客目線での提案は可能です。

ポイントは、本人の経験、知識、スキル、アイデア、何を活用してもいいので、自分で自律的に考えてもらうという点です。「新戦力としての期待」や「本人ならではの経験、知識、スキル、アイデアを期待していること」が伝われば、誰もが少なからず“存在価値”や“存在意義”を感じられるはずです。

４　提案をクローズにせずチームで共有し、トライして「振り返る」

本人からの提案は、上司が前向きにサポートしながら、2人の間だけで閉じるのではなく、定例会議の場面などでチームの他のメンバーにも聞いてもらいましょう。

2人だけで勝手に進めては、それを見た他のメンバーが混乱し、疑心暗鬼につながりかねません。

人は変化に対して面倒くさいと感じがちです。長年やってきて大きな問題を感じていなければ、新たな提案などは否定したくなるのが人情。「今までのやり方で何が問題なの」「そんなのうまくいくはずがない」 「前にやったけれどうまくいかなかった」と。

前にやってうまくいかなかったからといって、今回もうまくいかないとは限りません。世の中も顧客も常に変化し、技術は進化しています。改善の可能性がゼロでない限りは、「せっかくの提案だし、一度やってみようよ」と上司から提案してほしいのです。

そうして回数や期間(○日、1週間、1か月、半年など)を決めて部署のみんなで、あるいは本人だけでもいいのでトライしてみましょう。その結果をみんなで「振り返る」のです。

たとえ結果が出なくても提案自体はチームを思ってのこと、提案したこと自体は賞賛してあげてください。それでこそまた新たな提案が生まれます。

もう少しやってみようとなれば期間を延ばせばいいし、改善点が見つかればそれを反映してまたトライすればいいでしょう。

繰り返すうちに周囲は少しずつ新メンバーを理解し、協力してくれたり、新たなアイデアをくれたりするかもしれません。ほどなくチームのメンバーも新メンバーを受け入れ、本人は「みんなに存在を認められた」 「自分はここにいていいんだ」と感じ始めているはずです。

新しい組織の一員になることは、誰にとっても不安なもの。経験やスキルに乏しい新卒や若手社員は、「自分などいてもいなくても変わらない」とあきらめがちです。

後ろ盾のありそうな中堅以上の中途入社者であっても、不安なのは同じです。一日も早く戦力にならなければと焦っています。結果、経験やスキルを活かそうといきなり「前職ではこうしていた、このほうが効率的だ」などと主張して、かえって反発を招くことも少なくありません。

上司だけでなく周囲のメンバーは、新たに加わるメンバーが新卒や若手だろうと、ベテランだろうと、「自分はここで存在を認めてもらえるだろうか」と、誰もが不安を抱えているのだと知りましょう。

外部からの採用だけでなく、社内異動でも同じです。人材不足が叫ばれる中、新メンバーを「戦力に育てる」 気持ちがあるのなら、上司や周囲のメンバーのほうから先に受け入れる姿勢を示しましょう。受け入れる側が理解しようと努めてください。

５　一人ひとりの“存在価値”や“存在意義”を演出する

ここまでチームに新たに加わるメンバーを「戦力に育てる」ために必要なことをお話ししてきました。けれども、「自分は大事な戦力なのだと思えれば、簡単には辞めない」というのは、新たなメンバーだけに限りません。

メンバー一人ひとりが「自分は大事な戦力なのだ」と確信でき、自身の”存在価値”や“存在意義”を感じられる状態を演出することで、組織は活性化し、退職防止にもつながります。

上司やチームはメンバー一人ひとりの”存在価値”や“存在意義”を、しっかりと認識できているでしょうか。もし自信がなければ、それぞれの“得意なこと・強み”にフォーカスしてみてください。

いつも仕事の質が高い、仕事が早い、チャレンジ精神があるといった仕事のレベルそのものだけでなくて構いません。

字がきれい、仕事が丁寧、いつも冷静、返事がいい、挨拶がいい、笑顔がいい、何でもいいのです。各人ならではの“得意なこと・強み”を認めて、何度も褒めてあげてください。

「○○さんは字がきれいですね」は、何度言ってあげてもいいのです。相手が「またですか。前にも褒めてくれましたよ」と言って来たら、「だって毎回思うんだよ、素敵だなって」と返せばいいのです。表向きはどうあれ、内心は褒められて嫌な人はいません。

「○○さんは字がきれいですね」と言われた本人はどうすると思いますか? 「これは自分の“得意なこと・強み”なんだ」と強く認識して、さらに腕を磨くことでしょう。恐らく手書きの仕事があれば、社内の誰もがその人を頼ってくるに違いありません。本人は組織における自身の“存在価値”や“存在意義”を感じ、他の仕事にも前向きに取り組めるのです。

本人のモチベーションタイプ (MT) がもし「職場型」であったなら、「○○さんがいなかったら、きれいな手書きが必要な時にみんな困っちゃうね」という一言を添えることで、さらに“存在価値”や“存在意義”が増幅するでしょう。

字がきれいな○○さんには、他にも“得意なこと・強み”を見つけて認めてあげることで、さらに高いレベルの「戦力に育てる」ことを目指しましょう。その演出は上司にこそできる仕事です。

部下のメンバー一人ひとりが「自分は大事な戦力なのだ」と思って仕事に取り組めているかどうか。上司の皆さんはぜひ、毎日チェックしてみてください。

第9回を最後までお読みいただきありがとうございました。次回は個々の仕事ではなく、職場環境としての[組織] についてのヒントをご紹介します。毎回ご紹介するヒントを参考にしながら、自社を退職する一人ひとりの「辞める理由」と、働いている一人ひとりの「辞めない理由」を丁寧に拾ってみましょう。見えてきた自社ならではの“課題”を解消し“強み”を活かせれば、「人が辞めない会社」へと変われるはずです。

＜ご質問を承ります＞

ご質問や疑問点などあれば以下までメールください。※個別のお問合せもこちらまで

Mailto:brightinfo@brightside.co.jp
https://www.brightside.co.jp/

※武田が以前上梓した書籍『新スペシャリストになろう！』および『なぜ社長の話はわかりにくいのか』（いずれもPHP研究所）が、ディスカヴァー・トゥエンティワンより電子書籍として復刻出版されました。前者はキャリア選択でお悩みの方に、後者はリーダーやトップをめざしている方にお薦めです。

『新スペシャリストになろう！』
https://amzn.asia/d/e8GZwTB

『なぜ社長の話はわかりにくいのか』
https://amzn.asia/d/8YUKdlx

以上（2026年3月作成）
（著作　ブライトサイド株式会社　代表取締役社長　武田斉紀）
https://www.brightside.co.jp/

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あぁ〜、今日は定期健康診断か……。昔から病院って苦手なんだよな。別に調子は悪くないし、受けなくてもいいと思うんだけど、拒否しちゃダメかな……。そもそも、何で会社がいちいち健康診断について指示するの？　自分で自分の健康を管理していれば十分でしょ？

１　皆さんは契約を守るために健康でいる義務がある

会社と皆さんは労働契約を交わしています。労働契約とは、

皆さんが仕事をする代わりに、会社がお給料を支払うという契約

です。そして、会社と皆さんは労働契約を守るために努力しなければならないことがあります。それは「健康管理」。具体的には次の3つに注意しなければなりません。

大げさだと思うかもしれませんが、皆さんが自分の健康管理をおろそかにし過ぎると、会社から懲戒処分を受けることもあります。なぜなら、

からです。

そうした意味ではプライベートでも一定の配慮が必要です。遊んで徹夜をしたり、深酒をしたりして仕事のパフォーマンスが落ちるようでは、社会人として失格です。

２　健康診断は必ず受ける

会社が実施する健康診断は労働安全衛生法という法律で定められています。幾つか種類がありますが、基本として押さえておきたいのは、

です。原則として、図表の項目は必ず受診しなければなりませんが、注意書きの通り、省略できるケースがあります。

健康診断の結果、もしも「要検査」「要治療」となった場合は、それに従って医師の検査や治療を受けるなど、改善に努めなければなりません。

３　病気やけが、体調不良のときは我慢せず申告する

体調が優れないときや、けがをしたときなどは、我慢せずに会社に伝え、休むようにしましょう。その際、所定の手続きがあるので、先輩に確認してください。大事なことは無理をしないこと。無理をして症状が悪化したら、それこそ周囲に迷惑をかけることになります。

また、症状がひどい場合は病院に行きましょう。その場合、

で診察や治療が受けられます。

1.の健康保険を使うときは、保険証（健康保険被保険者証）を持参します。

2.の労災保険を使うときは、所定の書式に必要事項を記入して病院などに提出します。書式は下の厚生労働省のウェブサイトからダウンロードできますが、種類が多いので、慣れないうちは会社に事情を説明して、必要な書式を用意してもらうようにしましょう。

■厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー（労災保険給付関係主要様式）」■
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/rousaihoken.html

４　健康管理上必要な指示やルールには従う

会社は、皆さんの健康を守るため仕事上のルールを設けることがあります。例えば、長時間労働を防止するための「毎週○曜日は、残業せずに帰るように（ノー残業デー）」、夏場の熱中症を予防するための「こまめに水分補給をするように」などがそうです。

こうしたルールをおろそかにすると、皆さんが健康を害してしまい先輩などにも迷惑がかかるので、必ず守りましょう。特に建設業や製造業などの場合、設備や装備、用具の取り扱いに至るまでルールが多い傾向にありますが、こうした業種ではルールを守らないことが即、重大な事故につながる恐れがあります。

以上（2026年1月更新）

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画像：Mariko Mitsuda

１　手続きは原則全てオンライン化できる

この記事では、人事労務の仕事を紙からデータに切り替えたい人向けに、

退職手続きはどこまでオンライン化できるのか

をまとめます。一般的な退職手続きは、原則全てオンライン化が可能ですが、図表の赤字に注意が必要です。なお、社会保険については、協会けんぽ管掌を前提で記載しています。健康保険組合に加入されている場合は、各健保組合の取扱いに従ってください。

【社会保険関連、税務関連の書類の取得】

健康保険関連の制度改正があります（2026年3月31日で健康保険被保険者証が完全廃止）。

【法定書類（社会・労働保険関連、税務関連）の提出】

税務関連の書類は、電子証明書がないとオンラインで提出できません。

以降では「退職前または退職日当日の手続き」と「退職後の手続き」の2段階に分けて、労務管理のオンライン化のポイントを見ていきます。

２　退職前または退職日当日の手続き

1）退職届の取得

退職届は、雇用保険の資格喪失手続きを行ったり、退職理由をめぐる労使トラブルを防止したりするために必要な書類です。社員本人が自分の意思で退職したことの証拠となるため、通常は直筆で署名捺印のあるものが望ましいとされています。

ただし、「一身上の都合で退職します」と記載されたメールなど、電子的な手段で退職の意思表示があった場合でも、直筆でない、署名捺印がないという理由だけで、退職届としての有効性が否定されることはありません。ポイントは、

社会通念上、本人が作成、送信したものに間違いないと推定できること

です。例えば、発信元のメールアドレスを社員本人が管理していて、他の人がログインできない場合、そのメールを退職届と同じように扱っても問題ありません。逆に、誰が管理しているか特定できないフリーメールなどを使用した場合、退職届として扱うのは難しくなります。

退職届を電子化する手堅い方法は、電子契約書ソフトを利用することです。例えば、

といった形が想定されます。メールアドレスで社員本人を特定していることに加え、電子契約書ソフトによる電子署名が客観的かつ強固な証拠となるので、直筆で署名捺印がされた退職届と同等の証拠能力をオンラインで担保できます。

2）社会保険関連、税務関連の書類の取得

1.健康保険被保険者証(現在は不要)

以前は、退職する社員の健康保険被保険者証(本人分と被扶養者分)の現物を回収し、保険者に返却しなければなりませんでしたが、

2024年12月2日以降、健康保険被保険者証とマイナンバーの一体化（マイナ保険証）に伴い、健康保険被保険者証は発行されなくなりました。経過措置により、既存の健康保険被保険者証は2026年3月31日まで使用できますが、退職時の回収は不要（社員が自分で破棄してよい）

になっています。

ただし、健康保険被保険者証からマイナ保険証への切り替えに伴い、2025年4月30日時点においてマイナ保険証を保有していない場合、同年7月以降、対象となる各被保険者・被扶養者に協会けんぽ都道府県支部から順次、健康保険証の代替となる「資格確認書」が郵送されています。資格確認書の返却は退職時の義務となっていますので、必ず事前に保有状況を確認するようにしてください。2024年12月2日以降に入社され、健康保険の資格取得をした際にマイナ保険証を保有していない場合についても同じく資格確認書が交付されていますので、ご注意ください。

なお、70歳以上の被保険者・被扶養者に対して交付される高齢受給者証については、引き続き資格喪失時の返却は義務とされています。

2.退職所得の受給に関する申告書

退職金の支給を受ける社員は、「退職所得の受給に関する申告書」を会社に提出すると、退職所得控除の適用を受けられます。その場合、退職金に対する所得税が非課税または軽減された税額となります。提出しない場合は、支給額に対し一律20.42%が課税されます。

「退職所得の受給に関する申告書」は、オンラインでの提出も認められています。オンラインでの提出方法としては、「社員が押印したものをスキャナー保存してもらって、PDFなどでメール送信してもらう」という方法がありますが、

社員本人から間違いなく提出されたものであると識別できる必要

があります。識別性を持たせるには、PDFそのものにパスワードを付けることや、当該社員がIDやパスワードを管理しているメールアドレスから送信させることが考えられます。

会社が税務調査などで「退職所得の受給に関する申告書」の提示を求められた際には、本人を識別できる方法で適正にPDFで受領していれば、原本の提示は必要ありません。

3）法定書類(雇用保険被保険者離職証明書)の作成

退職した社員が基本手当（いわゆる「失業手当」）を受給するためには、会社が所轄ハローワークに「雇用保険被保険者離職証明書」を提出する必要があります。雇用保険被保険者離職証明書は電子申請を前提として、「電子政府の総合窓口（e-Gov）」上またはその他の業務ソフト上で作成することができます。

手書きの離職証明書では、社員に「記載内容について異議がない」旨の署名捺印をしてもらいますが、電子申請の場合、社員側に異議がないことをどう証明するかが問題となります。解決策としては、例えば「離職証明書の記載内容に関する確認書」という書類を作成して社員に署名捺印をしてもらい、PDFで電子申請データに添付するという方法があります。

なお、e-Govで電子申請を行うには電子証明書が必要ですが、電子証明書を持っていない場合、GビズID（1つのIDでさまざまな行政サービスにアクセスできるサービス）による手続きも可能。です。

電子政府の総合窓口 (e-Gov)
https://www.e-gov.go.jp/

GビズID
https://gbiz-id.go.jp/top/

また、在職中に結婚などで氏名が変更になった場合、かつては都度氏名変更届での対応が必要でしたが、現在は資格喪失等の手続きが発生したタイミングで同時に届け出ることになっています。基本手当の受給は、本人確認が大前提となる手続きなので、雇用保険上の登録情報に差異が生じているようなら、氏名変更も同時に行うようにしてください。

３　退職後の手続き

1）退職日までの給与、退職金の支払い

給与明細や退職金支給明細書は、社員の同意があればPDFなどで交付できます。この同意は入社時に得ておけば、途中で社員が撤回しない限り退職時まで有効です。

メールで給与明細を提供する際、通常は最終給与や退職金の支払日が退職日後になるので、会社から付与されたメールアドレスが既に使用できなくなっていると、退職した社員に給与や退職金の明細を送付できません。そのため、セキュリティーに配慮しつつ、退職後も一定期間、メールアドレスを削除しないなどの対応が求められます。

同様に、クラウド給与計算ソフトなどを用いて、ウェブ上で給与明細などを公開している場合も、一定期間は退職した社員のアカウントを削除しないようにする配慮が必要です。例えば、退職後3ヵ月はアカウントを有効にしておいて、その間にダウンロードしてもらいます。

2）法定書類(社会・労働保険関連、税務関連)の提出

1.社会・労働保険関連

次の法定書類を提出する必要があります。

これらは全て電子申請が可能です。e-Govのインターフェースに直接情報を入力するか、業務ソフトを利用してAPI経由で申請をします。電子申請が受理されると、被保険者資格の喪失に関する通知や離職票の事業主控えがPDFで発行されます。PDFが原本扱いとなるので、データのまま社内のサーバーやクラウドストレージなどに保管しておけば大丈夫です。

なお、以前は現物の返却が必要だった「健康保険被保険者証」については、前述した通り、現在は返却が不要となっています。ただし、資格確認証や高齢受給者証などは返却が必要です。

2.税務関連

税務関連では、次の法定書類を作成し、提出する必要があります。

給与所得の源泉徴収票は、退職者本人に対して退職後1ヵ月以内に交付しなければなりません。また、それとは別に、その年の給与等支払額が250万円（役員の場合は50万円）を超えた退職者については、年末調整時に別途給与所得の源泉徴収票を提出する必要があります。その際、「国税電子申告・納税システム（e-Tax）」経由による電子申請での提出が可能です。

給与支払報告書は、「地方税ポータルシステム（eLTAX）」経由で電子申請が可能です。こちらも、提出のタイミングは年末調整時となります。給与の支払金額の多寡にかかわらず、全ての退職者について提出が必要となるので注意しましょう。

特別徴収に係る給与所得者異動届出書は、eLTAX経由で電子申請が可能です。特別徴収を停止して、普通徴収に切り替えるための届出書ですので、提出のタイミングは退職時となります。

退職所得の源泉徴収票も、e-Tax経由で所轄税務署にオンライン提出が可能です。ただし、提出義務があるのは受給者が法人の役員である場合のみで、社員が退職した場合は提出不要です。

なお、e-TaxまたはeLTAX経由で電子申請を行う場合、

現状は電子証明書の取得が必須 (GビズIDは不可)ですが、e-Taxについては、2026年9月24日以降、GビズIDとの連携が可能になる予定

です。

国税電子申告・納税システム (e-Tax)
https://www.e-tax.nta.go.jp/

地方税ポータルシステム (eLTAX)
https://www.eltax.lta.go.jp/

3）社員への書類の送付

退職した社員本人には、次の書類を送付します。

これらの書類は、全てPDFでの送付が可能です。「雇用保険被保険者資格喪失確認通知書(被保険者通知用)・雇用保険被保険者離職票-1」「雇用保険被保険者離職票-2」は、e-Gov経由で電子申請をした場合、所轄ハローワークからPDFで発行されます。これを原本として扱い、そのまま退職者本人にメールなどで送付できます。なお、2025年1月からは電子申請などの要件を満たした場合に限り、社員自身が事前に手続きを行っておくことで離職票を社員自身のマイナポータルに直接送付されるサービスも開始されています（その場合、会社宛には事業主控え分のみ交付されます）。

「給与所得の源泉徴収票」「退職所得の源泉徴収票」については、社員本人の同意を前提に、PDFで交付できます。ただし、本人から依頼があった場合は書面で交付します。

退職証明書に関しては、法令を解釈する限りでは書面に限るのか、PDFによるオンライン交付も可能なのかは明確になっていません。実務上の対応としては、少なくとも本人の同意がある場合は、PDFで交付をして差し支えないと考えてよいでしょう。

以上（2026年3月更新）
（監修　人事労務すず木オフィス 特定社会保険労務士 鈴木快昌）

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画像：Stokkete-shutterstock