1 FAXで「紙」をやり取りするのは非効率
FAXは、「簡単に送受信できる」「手書き原稿を送れる」といった利便性があり、使い慣れている会社では、業務フローの見直しが進みにくいかもしれません。実際、情報通信ネットワーク産業協会が2024年に実施した国内調査によると、回答者のうち約4割が、業務の中で通信手段としてFAXを利用しているようです。
とはいえ、FAXで「紙」をやり取りするのは非効率です。もし、相手に合わせてFAXの利用を続けざるを得ないと諦めているとしたら、話は簡単です。
「紙」のやり取りをなくすだけならば、自社の環境を変えることで実現可能
なのです。
まずは「紙」のやり取りをなくす方法について、既存のネットワーク接続対応の複合機を利用できる場合とそうでない場合、それぞれご紹介します。
2 FAXで「紙」をやり取りをなくす方法
1)既存の複合機のPC-FAXを利用する
PC-FAXは、ネットワーク接続対応の複合機とパソコンとを連携し、FAXを送受信する機能です。既にネットワーク接続対応の複合機があるのに、PC-FAXを使いこなしていないだけならば、複合機メーカーのマニュアルやサポートサービスを頼りに、比較的容易に設定できます。
FAXを送信する際は、パソコンから印刷するのと同じ手順で、文章や画像などのファイルをそのまま送信データとして選択できます(紙の文書を読み取って送信することもできます)。また、受信したFAXは、PDF形式などのファイルに変換され、所定のフォルダに保存したり、メール添付で所定のメールアドレスに転送したりできます。
従前と同様、電話回線(FAX回線)を使うため、その分の通信費はかかりますが、印刷しなければ紙やインク、トナー代(印刷費)を抑えられます。
なお、社外から社内のネットワーク環境にアクセスするためには、VPN接続やリモートデスクトップを使うなど、PC-FAXとは別に設定が必要です。
2)新たにインターネットFAXを利用する
インターネットFAXは文字通り、インターネットを通じてFAXの送受信を行うサービスです。
サービス提供会社からFAX番号を取得し、メールアドレスを登録すると、そのメールアドレスを使ってFAXを送受信できるようになります。
FAXを送信する際は、登録したメールアドレスから、文章や画像などのファイルを添付して送信します。また、受信したFAXは、PDF形式などのファイルに変換され、添付ファイルとして登録したメールアドレスに届きます。
電話回線(FAX回線)を使わないため、その分の通信費はかからず、FAX機や複合機がなくてもFAXを使えます。印刷しなければ紙やインク、トナー代(印刷費)を抑えられます。
例えば、次のようなサービスがあります。
アクセルコミュニケーションズ 「メッセージプラス」
https://www.messageplus.jp/
エディックワークス 「faximo (ファクシモ)」
https://www.edicworks.com/service/faximo/
Karigo「秒速FAX」
https://fax.toones.jp/
グラントン「03FAX」
https://03plus.net/03fax/
j2 Global Japan 「eFax」
https://www.efax.co.jp/
日本テレネット 「MOVFAX (モバックス)」
https://movfax.jp/
ヤマトシステム開発 「どこでもMyFAX」
https://www.nekonet.co.jp/service/dokodemo-myfax
3 「手書き」した紙をデジタル化する方法
「紙」のやり取りをなくすために文章や画像などのファイル(デジタルデータ)が必要になりますが、「手書き」した紙をデジタル化する方法は、よく分からないという方もいらっしゃるかもしれません。
既存のネットワーク接続対応の複合機がある場合は、スキャナ機能を使って読み取って保存することができます。
新たにインターネットFAXを利用する場合は、スマートフォンのカメラで撮影して保存するなど、別のデバイス・アプリを使う必要があります。
例えば、次のようなサービスがあります。
Apple 「メモ」
https://apps.apple.com/jp/app/id1110145109
Google 「Googleドライブ」
https://support.google.com/drive/answer/3145835
Adobe 「Adobe Scan」
https://www.adobe.com/jp/acrobat/mobile/scanner-app.html
4 便利なサービス 比較のポイントは?
1)使いやすさ
本格導入した際に今まで通りの流れで業務が遂行できるかどうかがポイントです。直感的に操作できるか、機能が多く複雑過ぎないかなど、使い勝手を確認しましょう。
2)セキュリティー
インターネットFAXなどのウェブサービスを利用する場合、情報漏洩対策がしっかり取られているかがポイントです。不正アクセスやマルウエアへの感染対策などを事前に確認しましょう。
以上(2026年3月更新)
pj40054
画像:piyaphunjun-Adobe Stock
















