【業務効率化】営業のDXに効果を発揮する「名刺のデジタル化」

書いてあること

  • 主な読者:非対面営業の推進や顧客管理のデジタル化など、営業のDXを進めたい経営者
  • 課題:紙の名刺に代わる手段として、デジタル化した名刺を活用したい
  • 解決策:名刺をデジタル化する3つの手法と、デジタル化した名刺の効果を高めるための作法を押さえる

1 「名刺のデジタル化」で営業のDXを

コロナ禍をきっかけに中小企業にも広がった、オンラインでの営業活動。コロナ対応として始まりましたが、先駆的な企業は、オンライン営業を営業のDX(デジタルトランスフォーメーション)、ひいては「働き方改革」にまで結びつけています。

そのための重要な手法の1つが、

従来の紙の名刺をデジタルに置き換える「名刺のデジタル化」

です。名刺のデジタル化が営業のDXと働き方改革に結びつく理由は、名刺をデジタル化することに、次のようなメリットがあるからです。

  1. 名刺そのものや名刺の情報の検索が容易になる
  2. 社内での顧客情報の共有が容易になる
  3. 紙の名刺の作成・補充にかかる手間やコストを削減できる
  4. 事前に、動画を含む多くの情報を交換できる

この記事では、営業のDXと働き方改革に効果を発揮する、名刺のデジタル化の手法と活用方法をご紹介します。ぜひ活用されるきっかけにしていただければと思います。

2 名刺をデジタル化する3つの手法

名刺のデジタル化の手法は、おおむね3種類に分けられますので、それぞれについて見ていきましょう。1つはツールを使わなくてもできる手法、2つは専用のツールを使う手法です。

専用のツールを使う場合、実際にどういったツールを使うかは、最終的な目的によってさまざまな種類があります。ただし、いずれも交換相手にURLをリンクまたはQRコードを提供することで、閲覧してもらう手法になります。

1)データ化した名刺情報をオンラインで送信する

専用のツールを使わず、簡易的に名刺をデジタル化する手法として、自社の紙の名刺をデータ化する方法があります。紙の名刺をスキャンなどして画像データ(PDF、JPG、PNGなど)に変換します。デジタル化した名刺のデータは、オンライン会議上で共有または送信したり、メールで送信したりできます。

利用率の高いオンライン会議ツールである「Zoom」や「Microsoft Teams」などは、チャット機能やデータ送信機能を備えています。こうした機能を活用することで、データ化した名刺を交換する、つまり

「オンライン名刺交換」をする

ことができます。

また、こうしたオンライン会議ツールで提供されている「バーチャル背景」機能を活用し、背景内に紙の名刺に相当する情報を表示させることも、よく見られます。

2)名刺管理ツール・アプリの一機能として組み込まれたもの

市販の名刺管理ツールに、デジタル化した名刺を使ったオンライン名刺交換の機能も組み込まれているサービスが増えてきています。交換相手にメールなどでURLをリンクまたはQRコードを提供することで、デジタル化した名刺を閲覧してもらう手法でオンライン名刺交換ができます。

オンライン会議の相手であれば、バーチャル背景にQRコードを表示することで、閲覧してもらうことが可能です。会議の参加者に対して簡単にオンライン名刺に誘導することができますので、閲覧頻度を高めるための一手法として有効です。

また、

名刺管理ツールを通じて名刺交換を行うことも可能

です。この手法を活用すると、

名刺交換した人のデータが自動的に集積される

ため、簡易的なCRM(顧客管理システム)機能も使えることになります。

画像1

また、SNSのように、同じ名刺管理ツールの利用者同士のつながりを「見える化」することも可能です。つまり、

名刺交換をしていない人であっても、同じ名刺管理ツールの利用者であれば情報を共有できる

のです。

さらに、同じ名刺管理ツールの利用者に対して、移籍や異動の状況を通知できるものもあります。アップデートが随時可能であるという、デジタルならではのメリットを活かすことができます。

オンライン名刺交換ができる名刺管理ツールの一例として、「Sansan」「Eight」「myBridge」などがあります。

名刺管理ツールは、近年では中小企業でも導入するケースが増えています。以前は名刺データの登録が手間でしたが、最近ではスマートフォンで撮影するだけでデータ化を行い、文字認識(OCR)機能によって自動で文字起こしまでしてくれる便利なアプリも増えています。

3)営業支援のシステムの一機能として組み込まれたもの

営業支援のシステムの一機能として、デジタル化した名刺を使ってオンライン名刺交換が行える機能が組み込まれているものがあります。この場合、単にデジタル化した名刺として名刺に記載している情報を見てもらうだけではなく、システムと連携することで、

名刺を誰が見てくれたか追跡

できます。これにより、

自社の商品やサービスへの興味や関心の度合いを測ることができ、見込み客に対するインサイドセールス(内勤型の営業活動)を行う上での有効な入り口として機能させる

ことが可能となります。

営業支援のシステムには、主に営業管理ツールのSFA(Sales Force Automation)、顧客管理ツールのCRM(Customer Relationship Management)、顧客獲得を目的としたツールのMA(Marketing Automation)があります。前述の「Sansan」は名刺管理ツールとして始まったサービスですが、現在ではCRMとしての機能も盛り込まれており、より発展的な使い方も可能です。

すでにこうしたツールを導入されている企業で、名刺のデジタル化機能を使用していない場合は、ぜひご活用されることをお勧めします。

ただし、こうしたツールは、豊富な機能が提供されている一方で、料金面や運用のための人材面など、導入においてのハードルがかなり高いのも事実です。手始めとしてオンライン名刺の導入を検討される場合は、前述の紙の名刺情報のデータ化や名刺管理ツールの活用を検討したほうがよいでしょう。

3 名刺のデジタル化の効果を高める方法

ツールを導入しても、しっかりと活用できなければ宝の持ち腐れとなり、DXや働き方改革の効果を十分に得ることができません。ここでは、デジタル化した名刺を有効に活用するために必要なことをお伝えします。

1)名刺交換で集積したデータを活かすシステムを整備する

デジタル化した名刺を使ってデータを集められたとしても、それを活かすことができなければ意味がありません。実際、今回紹介したようなツールを使っていても、ただ顧客のリストが積み上がるだけで、日々の営業活動に活かすことができていないケースは非常に多く見られます。こうした状況を打破するためには、データを活かすためのシステムの整備が必須です。

集積された名刺データはさまざまな情報が詰まった非常に有効な営業ツールで、“宝の山”とでもいうべき自社の大きな財産です。一度名刺を交換した間柄であれば、完全に見ず知らずの会社や人に営業活動を行うよりも、はるかに低いハードルでアプローチすることが可能となります。

名刺管理や営業関連のツールなども活用し、宝の山を掘り起こすためのシステムを整備すれば、これまで名刺交換だけにとどまっていた顧客との関係の強化にも役立ちます。自社に合ったシステムを整備し、社内での活用を徐々に浸透させていくことが成功の近道となるでしょう。

2)デジタル化した名刺にはできるだけ多くの情報を盛り込んでおく

オンライン名刺交換ツールには、紙の名刺のような名前や肩書、所在地、電話番号などの基礎的な情報に加えて、業務内容や商品・サービスなどの仕事に関する情報、趣味や特技などのよりパーソナルな情報も含めることができます。

デジタル化した名刺に、商品・サービスなどに関する、事前に相手に知っておいてほしい情報の閲覧先を盛り込んでおけば、オンラインでの営業の際に話をしやすくなります。営業先の相手にとっても、商品やサービスを検索して調べる必要がなくなりますので、「顧客サービス」になります。

3)極力、事前にデジタル化した名刺のURLを伝えておく

商談など事前にメールなどでのやり取りが可能である場合は、前もってデジタル化した名刺の交換を済ませておく工夫は必要だと考えます。ただし、フリー参加のセミナーなど、事前にこちらから情報発信ができないケースは例外となります。補助的な役割を果たすものとしては、前述のバーチャル背景を活用してデジタル化した名刺への誘導を行うことが挙げられます。

4)デジタルだけではないやり取りも重要

デジタル化した名刺を活用することにより、情報交換という点では大きな利便性が生まれますが、その一方で、コミュニケーションが無味乾燥なものになりがちになるデメリットも想定されます。

オンライン名刺交換を行った場合は、最低限、改めてメールで挨拶はしておきたいものです。アナログな手紙を送るなど、気持ちがより伝わるようなやり取りも併せて行えば、さらに好印象を与えることも可能でしょう。

5)データ管理には万全の配慮を行う

名刺のデジタル化で懸念されるのが、名刺データの管理です。デジタル化した名刺に記された個人情報はデータ化され、データベースとして蓄積されるため、外部にデータが漏洩しないようセキュリティーシステムを強化することが必要となります。

しかし、前述の名刺管理サービスを活用する場合は、ほとんどがクラウドサービスで、自社ではデータを持たない形式となっています。このため、デジタル化した名刺に限らない一般論ではありますが、次の3点の対策を講じておくことは必須です。

  1. データを閲覧できる端末のセキュリティーを高めておく(ウイルスソフトをきちんと導入・更新できる状態にしておく、パスワードを定期的に変更する等)
  2. サービスにアクセスできる人員を把握し、正しい権限管理を行う(退職者が発生した場合は遅滞なくアクセス権限を削除する等)
  3. 運用ルールを正しく定める(使い方・手順などを定め、例外的な運用を防ぐ)

4 他にもある、名刺のデジタル化のメリット

1)オンラインでも相手との距離感を縮めやすくなる

オンラインによる営業活動の場合、用件のみの話になりがちで、これまでのようなコミュニケーションの部分が抜け落ちがちです。そのため、相手との距離感を縮め、関係性を深める活動がしにくいという印象をお持ちの方も多いのではないかと思います。

デジタル化した名刺では、より多くの情報を提供できますので、自分の特技や趣味などパーソナリティーに関する情報も伝えることができます。あまり軽々しい情報を掲載することはお勧めできませんが、一定の自己開示は、前述したアイスブレークのための格好のネタとなりますので、可能な範囲で掲載しておくとよいでしょう。自分の動画を載せるなど、紙の名刺にはできないメリットを十分に活かしましょう。

2)紙の名刺を廃止もしくは削減できる

紙の名刺をデジタル化することで、紙の名刺の作成・補充にかかる手間やコストを削減できます。

また、結果として環境負荷の軽減にもつながります。名刺のデジタル化に伴う紙の使用量を数値化すれば、企業の「SDGsへの取り組み」としてPRすることも可能です。

いかがですか? 本稿をきっかけに、デジタル化した名刺を、より有効な自社の営業活動に活かしていただければ幸いです。

以上(2023年9月更新)

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画像:冨田 陽子-Adobe Stock

「建物の法令点検」という古いしきたりのある世界で、新しい仕組み「スマート点検」を提供している、その名も「スマート点検=スマテン」。その革命的な事業と、生み出した経営者に迫る/岡目八目リポート

年間1000人以上の経営者と会い、人と人とのご縁をつなぐ代表世話人杉浦佳浩氏。ベンチャーやユニークな中小企業の目利きである杉浦氏が今回紹介するのは、都築 啓一(つづき けいいち)さん(株式会社スマテン 代表取締役CEO)です。

都築さんたちスマテンが行っているのは、ビルや店舗など建物の法令点検の業界に革命をもたらす、「スマート点検=略してスマテン」です。内容は後ほどご紹介しますが、他であまり聞いたことのないサービスです。

競合がほぼなく、むしろ大企業が実現しようとして頓挫してしまったことを、都築さんたちが成し遂げている印象です。最初にビジネスモデルを聞いたときは衝撃的でした。これが本当のDXだ、と。今、スマテンのサービスは引く手あまたで、月に数百物件くらいお客さま(建物)が増えており、これからもニーズはまだまだ広がりそうです。

文章だけでは表しきれないスマテンのサービスの「現場感のすごさ」は、都築さんご自身が消防点検の会社を立ち上げたことがあるからこそです。現在34歳の都築さん、消防点検の会社よりも前に、飲食店や太陽光の会社などでしっかりと売上・利益を上げてきました。以降ではスマテンさんの他に類を見ないサービスと、爽やかでありつつ、根っこの芯が激強な都築さんの事業への取り組み方をご紹介します。

1 「建物の法令点検プラットフォーム」の導入実績は約1万棟を超える

スマテンには、全ての建物を安全なものにしたいというVISION、MISSIONがあります。

スマテンのビジョンの画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

一軒家を除く建物、例えば工場・ビル・マンション・アパート・商業施設などは、法令でさまざまな法定点検が義務付けられています。しかし、都築さん曰く、「一軒家を除く建物は400万棟ほどあり、そのうち、法令点検の実施率は50%を下回る」のだそうです。半分も実施されていない現状に驚きます。

この実施率をアップさせて、皆が安全で安心して過ごせる、働ける世界をつくるために都築さんがつくり出した仕組みが、

建物の法令点検の管理や、点検業務を受発注しやすくする総合プラットフォーム

です。このプラットフォーム、「ビルや店舗など建物を管理する側」と「建物の点検をする側」の両方の効率化、DXを実現しているサービスです。2019年以降、すでに1万棟超えの建物で導入されています。驚きなのは、この1万棟超えの建物を、大半が「営業電話1本で」開拓してきているという事実。導入しているのは大手焼肉チェーンや飲食店、カー用品、学習塾など、複数のビルや店舗を管理している企業です。そこに電話1本で導入。都築さんの営業力もさることながら、圧倒的な商品力なので、複数の建物を持っている企業の総務部などの方なら、スマテンの話を聞けば、「効率化でき、管理コストも削減できるメリット」が、すぐに理解できるからだと思います。

スマテンの導入状況の画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

2 建物を管理する側と法令点検する側の両方がうれしい「無料」のサービス

スマテンが実施している法令点検の総合プラットフォームの全体像は次の通りです。

  • 建物管理側(ビルオーナーなど)と法令点検する側(点検業者)の両方がDXできる
  • 間に入ったスマテンが点検業者に依頼するなど、しっかりとスマテンが動いている
  • 建物管理側も、法令点検する側も、ツール導入・利用の費用が無料である

スマテンの総合プラットフォームの画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

建物に関する法令点検はさまざまです。そのため、複数の地域にビルや店舗を持っている場合は実に管理が大変です。地域ごとに、その地域その地域の点検業者に依頼する形になるからです。この状況を、都築さんの言葉を借りてご紹介します。

「例えばFCなどで全国に数百店舗、数百のビルがある場合、地域ごとに、何十社の点検業者に発注しなければならないので、管理は本当に大変です。北海道の店舗(建物)は北海道の点検業者に、沖縄の場合は沖縄の点検業者に発注するという形です。点検の手配をしている総務部の方などは、例えば年に2回行う消防点検であれば、6月と12月の点検時期に点検業者に発注して、地域ごとの何十社という業者とやり取りして点検日程を調整して、『●月●日に点検業者が来るよ』と店舗ごとにお知らせして……というように、かなり業務が煩雑になってしまっています」

考えただけでも汗が吹き出そうな業務の煩雑さ。点検業者は小規模な企業や職人などが多く、全国的に展開しているケースは稀だそうです。仮に、建物管理側が点検窓口を一本化しようと、全国展開している大手警備会社に一括で依頼したとしても、実際に点検するのは警備会社の下請・孫請の小規模企業や職人です。点検の価格は高くなるし、情報連携に時間がかかるといった問題がある、と都築さん。

この業界的問題を解決するのが、建物管理側向けのツール「スマテンBASE」です。建物管理側が建物ごとの各種点検状況や予算までをWeb上で一括管理できるもので、導入・利用の費用は無料です。

そして、「スマテンBASE」を使っている建物管理側は、点検はスマテンにだけ依頼すればいいので、煩雑になりがちな各地域の点検業者とのやり取りもありません。スマテンは、全国800ほどの点検業者とパートナー企業としてつながっています。建物管理側から来た点検依頼を、スマテンが各地域の点検業者に割り振るという流れです。この、

間に入って点検業者への実際の依頼などのオペレーションをしっかりやっている

のがスマテンの大きな強みでもあります。

一方、小規模な企業や職人が多い点検業者側から見ると、

営業活動をしなくても、スマテンから点検業務の依頼が入ってくる

状態なのでメリットがあります。そしてさらに、点検業者側の大きなメリットが、現場でスマホで点検報告書が作れる「スマテンUP」というアプリケーションです。このアプリも、点検業者の導入・利用の費用は無料。しかも日本初!

「スマテンUP」では、単にスマホで点検報告書が作れるだけではありません。なんと、すごいことに、作成した点検報告書などの書類提出業務はスマテンが代行して郵送業務などを行います。点検業者が点検だけに集中できて、一日に回れる件数が増えるので、点検業務の稼働率は上がります。逆に管理コストは下げられます。

「私たちスマテンが今、パートナーである点検業者さんたちにお願いしているのは、点検作業そのものと、『スマテンUP』で報告書を作ることだけです。営業活動、点検スケジュールの調整、点検報告書を消防署や建物管理側に提出することまで、スマテンが巻き取っています。
大事な本業の点検作業と報告書作成以外のところを全部スマテンが巻き取っていくことで、点検業者の稼働率アップも実現しています」

そう語る都築さん。建物管理側と点検業者側の両方の管理コストを減らし効率化し、そして点検業者の稼働率もアップする……これが本当のDX、スマテン、すごすぎます。何か、人間の知恵というのは、このように工夫して使って進化していくのだということを見せてくれている感じがします。

●スマテンBASE(建物管理側向け:Webで建物の点検状況などを一括管理)

https://sumaten.co/#/

●スマテンUP(点検業者向け:報告書を現場でスマホで作成)

https://sumatenup.co/

●さまざまな種類を実施しなければならない建物の法令点検

建物の法令点検の画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

 

●スマテンの総合プラットフォームの説明動画

(出所:スマテン説明動画)

●福祉事業のスマテン導入事例

福祉事業のスマテン導入事例の画像です

(出所:スマテン提供資料より抜粋)

導入企業の事例、導入者の声などは、「スマテンMagazine」にも掲載されています。

https://mag.sumaten.co/

3 「業界ど真ん中」に身を置いていた、でも「よそ者」だから良かった

スマテンのサービスが、建物管理側と点検業者側の両方にとって本当にメリットがあり重宝されているのは、都築さんが消防点検の会社を実際に行っていたからです。

「現場を知っているからここまでいけたというのもあると思います。例えば点検業者さんが『スマテンUP』アプリを使うことで、その場でスマホで報告書が作れて業務効率化できると、1日3件しか回れなかったのが、5件6件と点検に回れるようになります。そうすると工事単価・点検単価が下がったとしても売上は上がる。仮に、その部分をスマテンに支払ったとしても、点検業者さんとしては見えない管理コストがかなり圧縮できていることになります。

点検した後に会社にわざわざ戻って報告書を作ったりしないから楽だし、件数も回れるし、近い地域の点検をスマテンが回してくれるから遠いところに行かなくていいし、消防署に書類を持って行かなくてもいい。スマテンが現場感あるサービスを提供して、点検業者さんが見えないコストを削減できているので、こういうところは他社が真似するのは難しいのかもしれません」

都築さんの画像1です

都築さんは謙虚な語り口で爽やかにサラッとこうお話しますが、すごいことを成し遂げています。古くからのしきたりが色々あったり、ITやツールに強くない方が多いイメージの点検業界ですが、そこで「スマホ一つで簡単に」「面倒で時間を取られる書類提出はスマテンが巻き取る」という、とても分かりやすいサービス設計で革命的に効率化しています。

2016年に名古屋で自ら消防点検の職人たちを集めた会社を立ち上げた都築さんは、外から業界に飛び込んでいるので、業界ど真ん中にいつつも、「なんでこんな非効率的なことが当たり前に?」と普通に思えて、改善しようとしたのがスマテンのサービスに生きたのかもしれません。

「よそ者だったから良かったっていう話ですね」と笑顔の都築さんです。

4 自分の命をどこに使うか

都築さんの根底には、強烈に、

自分の使命を果たしたい、自分のやるべきことで世の中や人の役に立ちたい

という思いがあります。これが2016年に立ち上げた消防点検の会社、ひいては、そこで感じた課題を解決する現在のスマテンにつながっています。少し紐解いてみましょう。

もともと、実家が自営業の都築さん。継がないと決めたため、中学生のころから「自分の道は自分で決めないといけない」という気持ちがあったそうです。

理系を選択し、理系の大学に進んだ都築さんですが、入学1週間で大学を辞めようと思います。曰く、「周りが優秀すぎてとても敵わないレベル。入学した時点でこんなにギャップがあるのに、4年間積み重ねたらもっとギャップは広がる」と感じたとのこと。

しかしここで止まる都築さんではありません。そこから行動開始です。バックパッカーとして世界中を旅してアジアなど何十カ国を回りました。「1カ月間バイトして10万円貯めて、翌1カ月で海外に行く、を繰り返してました」という都築さんは、タイでアジアン系カフェアンドバーを見て、そういう店が名古屋にあったらいいなと思うと、思い立ったが吉日、半年くらいで名古屋に共同出資でバーを開業しました。それが19歳のときだそうです。すごい行動力とスピード感!

その名古屋のバー時代の話がまたものすごい。なかなか文章にしにくいところもありますが、最初に3人でバーを始めたものの、色々あって別の地元の友だち2人を呼びまたバーを経営。当時、年中無休で1日20時間くらい働くという生活を3年間くらい続けたそうです……。このバー時代の物語は、ここには書ききれません。バー時代だけで前後編の映画が撮れるくらいのドラマがあり、泣ける、笑える、そして感動します。ですので、映画になることを期待しています!(期待している人は多いと思います)

とにかく常に「自分の使命、やりがいを見つけたい」「自分の道は自分で決めなければ」と感じてきた都築さん。10代後半から20代前半にかけてバーを経営したのも、まだ世の中にどういう仕事があるのか分からないので、色々なお客さんからさまざまな話を聞けるからという理由もあったそうです。

その後、2011年に東日本大震災が起きます。とにかく「自分の使命を見つけ、果たす」という気持ちの都築さんは、震災1週間後、福島県いわき市にボランティアに行きます。当時のいわき市は「今日食べるご飯がない」という状態だったといいます。このボランティアを通じて都築さんは感じたことをこのように語ってくれています。

「当たり前の生活の大切さ、日常の幸せを感じました。そういうものに本当に心から感謝しなければならないな、有り難いことなのだな、と」

「一方、ボランティアは、継続していくのが難しいことなのだなとも感じました」

そこから都築さんは、ボランティアではなく仕事として、「自分の使命、やりがい」「自分はどうやって人の役に立てるのか」を見つけるために、さまざまな事業にチャレンジしていきます。

太陽光の会社を立ち上げたり、福祉の会社を立ち上げたり。それらの事業でちゃんと売上・利益を上げているというところがまたすごいところです。「うまくいかなくて撤退した」のでは全く無い、「本当に自分が一生を捧げたいと思える仕事は本当にこれなのだろうか、まだ見つかっていない。燃えない」感に悩み、事業を変えていったそうです。事業的に成功はしていても。やるべきことはしっかりやった上で、です。何か、ないものねだりでフワフワと青い鳥を探していたりする感じとは全く違います。

悩んでいるとしても、常に行動し、結果を出す。止まらない。こういうところにも、都築さんの底知れぬエネルギー、芯の強さ、ビジネスにフルコミットする力を感じます。

色々なことを考えて行動し続けている中で、2016年に消防点検の会社を立ち上げ、そこから現在のスマテンの立ち上げに至った都築さん。

このスマテンも、最初は点検業者向けアプリ「スマテンUP」を、自分たちの消防点検の会社で使おうと思ったところから始まったのだそうです。自分たちだけで使うには開発費も結構かかったし、実はこのアプリは自分たちだけではなく、業界全体で困っている職人さんたちの役に立つのではないかと考えたことがきっかけで、プラットフォーム事業に転換していったといいます。

そして現在、都築さんは、効率化できる余地が山ほどあるのにできていない法令点検の業界を、革命的に効率化して業界全体に役に立つのと、「法令点検の実施率を上げて、安全で安心な世の中にしたい」という思いで突き進んでいます。

色々と事業を立ち上げて結果を出し続けている都築さんに、「本当に自分が一生を捧げたいと思える仕事は本当にこれなのだろうか、まだ見つかっていない。燃えない」感について聞いてみました。すると、とても印象的なことを語ってくださいました。

ここは、都築さんご自身の言葉で最後にお伝えしたいと思います。

「確かに太陽光の会社をやっているときは調子は良かったです。ただやはり、お金が儲かるからビジネスに本気になれるかっていうとそうではなくてですね。

なんというか、『自分の命をどこに使うか』っていうのを考えていたと思います。結局、今のスマテンをやっていても違う会社をやっていても、生活はできるでしょうし生きていくことはできるとは思うんですけど、ただ、振り返ったときにこの事業をやって本当に社会のためになったなとか、世のためとか人のためになったなって思えないのは残念というか悔しいなっていうところがあって。

なので、自分の使命であったり、自分ができることは何なんだっていうのをずっと考えています。

今、僕は社員とかにも言いますが、本当に自分には能力がない、本当にポンコツな人間だと思っているんです。本当に。普通の社会人としてだったら、どこも雇ってくれないくらいポンコツだと思います。自分は。

ただ、人によって適材適所といいますか、逆に経営者としてリスクを背負うことは全くビビることなく攻めれるっていうのは強みかもしれないです。そういうことを踏まえて、とにかく何か自分の命を、ポテンシャルを最大限発揮できるのはどこなんだろうというのを常に探していました。

正直に言うといい家に住んだりいい車を買ったり、色々やったんですが、僕の場合はそれで幸福度は上がらなかった。やはりそういうところじゃない、ただお金を稼ぐということではなく、自分の命をそこに使うんだっていう、『そこ』をいち早く見つけてフルコミットすることが自分の人生の幸せにつながるんではないか。それを探し求めてたって感じです」

「自分の命をどこに使うか」を探し求めていた。現在34歳、経営者歴14年の都築さん。もう、他に何も言葉はいらない感じです。都築さん、本当に有り難うございます!

都築さんの画像2です

以上(2023年9月作成)

社員が喜ぶ。新しい福利厚生として奨学金の代理返還を考えてみよう

書いてあること

  • 主な読者:若手社員の定着を図りたい、新卒社員を採用したい経営者
  • 課題:社員が学生時代に利用した日本学生支援機構の貸与奨学金の返還(返済)を企業としてサポートしたい
  • 解決策:貸与奨学金の返還分を、企業が社員に代わって日本学生支援機構へ直接送金する「代理返還制度」の活用を検討する

1 社員の奨学金返済を企業がサポートするには?

学生が利用する「奨学金」の中心は、日本学生支援機構の貸与奨学金です。卒業・修了後に貸与奨学金を返還(返済)するのは当然ですが、少し角度を変えて見ると、新入社員は、

300万円超の借金(貸与奨学金)を背負って就職し、20代前半から30代後半になるまで返済を続ける

ということになります。こうした中、2010年代に貸与奨学金の返済に充てる一定金額を手当や一時金の名目で社員の給与に上乗せ支給する「奨学金返済支援制度」を導入する企業が出てきました。その主な狙いは、社員の定着率の向上と採用応募者へのアピールです。奨学金返済の負担が大きい若手社員をサポートすれば定着率の向上が期待できます。また、求職者にとって奨学金返済の支援は魅力的です。

しかし、この方法では、上乗せ支給した奨学金返済分の税務上の取り扱いは「給与」です。社員のためにしたことが、かえって社員の所得税や住民税、社会保険料の負担を増すことになってしまう側面がありました。

そこで、日本学生支援機構が2021年4月から受付を開始したのが、

企業が日本学生支援機構に対し、社員に代わって貸与奨学金の返還分を直接送金する「企業の奨学金返還支援(代理返還)制度」(以下「奨学金の代理返還制度」)

です。奨学金の代理返還制度は、返済分を社員の給与に上乗せ支給する場合と比べて、税金や社会保険料の負担などで社員、企業の双方にメリットがあります。以降で詳しく見ていきましょう。

2 奨学金の代理返還制度のメリット

1)【社員】所得税や住民税の負担を抑えられる可能性がある

貸与奨学金の返還(返済)に充てる一定金額を社員の給与に上乗せ支給した場合、給与所得として課税対象となります。

一方、企業が代理返還する場合、企業が直接、日本学生支援機構に送金するので、社員の通常の給与と返還分は区分され、かつ奨学金の返還であることも明確です。このため、返還分に係る所得税は非課税となります(貸与奨学金の返還をしなければならないのが役員である場合など、一定の場合には所得税の課税対象となることがあります)。

国税庁「質疑応答事例(所得税)」によると、

奨学金の返済に充てるための給付は、その奨学金が学資に充てられており、かつ、その給付される金品がその奨学金の返済に充てられる限りにおいては、通常の給与に代えて給付されるなど給与課税を潜脱する目的で給付されるものを除き、これを非課税の学資金と取り扱っても、課税の適正性、公平性を損なうものではないと考えられます

との見解が示されています。

住民税は前年の所得に基づいて徴収されますが、貸与奨学金の返済額を社員の給与に上乗せ支給する場合と比べて、企業が代理返還する場合は住民税の負担を抑えられる可能性があります。

2)【社員/企業】健康保険料などの負担を抑えられる可能性がある

企業が代理返還する場合、その返還分は、原則として、標準報酬月額の算定の基となる報酬に含めません(ただし、給与規程などによって、給与に代えて奨学金返還を行う場合には、報酬に含みます)。

このため、標準報酬月額を基に計算する健康保険料、厚生年金保険料の負担を抑えられる可能性があります。なお、介護保険料については、貸与奨学金を返還し終わるであろう40歳以上の社員が対象のため、ここでは考慮していません。

3)【企業】法人税では給与として全額損金算入できる

企業が代理返還する場合、その返還分は、社員(使用人)の奨学金の返済に充てるための給付に当たるので、給与として全額損金算入できます。

4)【企業】一定の要件を満たせば、法人税の税額控除ができる

企業が代理返還する場合、その返還分は、「賃上げ促進税制」の対象となる給与等の支給額にも該当します。そのため、一定の要件を満たす場合には、法人税の税額控除の適用を受けることができます。

5)【企業】支援の取り組みを採用活動でPRできる

奨学金の代理返還制度を導入することは、福利厚生の1つとして求職者へのPR材料となります。

また、奨学金の代理返還制度を導入している(導入予定も含む)企業は、掲載依頼をすれば、日本学生支援機構のウェブサイトにある「各企業の返還支援制度」に社名や支援内容を掲載してもらえます。日本学生支援機構から、大学や学生などに対して就職後に支援が受けられる企業として紹介してもらうことも可能です。

3 奨学金の代理返還制度を導入するには?

1)社内制度を整える

奨学金の代理返還制度は、学生時代に日本学生支援機構の貸与奨学金を利用し、その返済をしている社員を優遇するものです。そのため、対象者と対象でない社員との公平性に留意した上で、社内規程を作成することが求められます。検討すべきポイントは次の通りです。

  • 対象者:雇用形態、勤続年数、選考を行うなど
  • 支援金額:返還額の一部または全額、上限金額を設けるなど
  • 施行期日:いつから施行するか

2)対象者を決める

奨学金の代理返還制度の対象者については慎重に検討しましょう。対象者が、返還が終わったらすぐに退職してしまう場合もあり得ます。そうすると、企業側は、いわば「借金を肩代わりしただけ」になってしまいます。

しかし、「一定期間自社に勤務しなければ、自社が代理返還した金額を返さなければならない」といった契約を結ぶことはできません。労働基準法では、労働契約の不履行について違約金を定め、また損害賠償額を予定する契約を禁止しているからです。

職場や仕事内容への不満などが理由で退職に至らないよう、企業としての魅力を高めつつ、対象者を上手にフォローしていくことも大切です。

3)日本学生支援機構に返還支援申請をして、「スカラKI」に登録する

企業から日本学生支援機構への送金は、日本学生支援機構が提供する、企業の返還支援(代理返還)システム「スカラKI(ケーアイ)」を利用して行います。

詳細は、日本学生支援機構のウェブサイトをご確認ください。

■日本学生支援機構「企業の奨学金返還支援(代理返還)制度」■
https://www.jasso.go.jp/shogakukin/kigyoshien/

4 奨学金の利用実態

1)学生の3.1人に1人が日本学生支援機構の貸与奨学金を利用

2017年度には日本学生支援機構の給付型奨学金も開始されましたが、奨学金制度の中心は同機構の貸与奨学金です。

同機構によると、日本の高等教育機関(大学・短大、大学院、高等専門学校、専修学校専門課程)で学ぶ学生364万人のうち、116万人(31.8%)が、同機構の貸与奨学金を利用しています(日本学生支援機構「令和3事業年度業務実績等(令和4年10月)」)。

2)借入総額は平均310万円、毎月の返済額は1.5万円、返済期間は14.5年

労働者福祉中央協議会(中央労福協)によると、日本学生支援機構の貸与奨学金を利用し、現在返還中(猶予制度利用や滞納中も含む)の人の場合、「借入総額は平均310万円で、毎月の返済額は1.5万円、返済期間は14.5年。時系列でも状況はそれほど変わらない」といいます(中央労福協「奨学金や教育費負担に関するアンケート報告書(2022年9月実施)」)。

3)延滞問題

貸与奨学金の返済が滞り、延滞3カ月になると、延滞情報が個人信用情報機関のいわゆる「ブラックリスト」に登録されます。そうすると、一定期間、クレジットカード利用が制限されたり、住宅ローンを組めなくなったりします。

延滞4カ月になると、債権回収業者による回収が行われます。さらに延滞9カ月になると、多くの場合、支払督促という裁判所を利用した手続きに移行します。一括返済するように督促され、支払いができないとき、自己破産に至るケースがあります。親が連帯保証人や保証人となっていた場合、自己破産をすると親に一括請求がなされることになり、破産が連鎖する恐れもあります。

こうした奨学金の利用実態も踏まえ、新しい福利厚生の一策として奨学金の代理返還制度の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

以上(2023年9月)

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【経理業務の効率化】法人クレジットカードを使って経費精算の手間を軽減

書いてあること

  • 主な読者:経理部門の業務効率化を進めたい経営者、経理担当者
  • 課題:会計処理(仕訳)の方法や、税務上のリスクを確認したい
  • 解決策:不正利用を防ぐために厳格な利用ルールが必要。電子帳簿保存法の適用を受ければ、大幅な業務効率化が可能

1 経費精算の手間は減り、社内の現金も少なくできる

毎月の経費精算が無くなれば…。

会社で働く人であれば、一度は思ったことがあるでしょう。特に外出や出張の多い役員や営業担当者の交通費精算は、多くの手間と時間を要します。また、経理担当者としても、経費精算の提出遅れやミスがあると決算作業が遅れたりして困ります。

そうした中、比較的手ごろに取り組める経費精算の効率化として注目されているのが、

法人クレジットカードを利用

です。主なメリットは次の通りです。

  • 経費申請の時間短縮。ウェブサイト上のカード利用明細から直接会計データを取り込み、経費精算システムが連動できるサービスもある
  • 経費の請求漏れやミスの防止
  • 現金の出し入れ回数の削減
  • 支払いが翌月以降に繰り延べられることで資金繰り改善、ポイント還元される

この他、経営者や経理担当者が気になるのは、

法人クレジットカードを利用したときの会計処理(仕訳)はどうなるのか?

でしょう。そこで、この記事では法人クレジットカードを利用した場合の会計処理を分かりやすく解説しますので、経理業務の効率化を進めるためにご活用ください。なお、以降で紹介する勘定科目は一例なので、貴社の実情に合わせて読み替えてください。

2 会計処理(仕訳)

1)法人クレジットカードの利用時

法人クレジットカードで経費を支払った場合、実際の支払日(会社から出金がある日)と、費用の発生日が異なるため、いったん「未払金」勘定で処理します。

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2)カード利用額が口座からの引き落とし時

カードの利用額が口座から引き落とされたら、「未払金」勘定を解消します。

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3)誤って個人利用をしてしまった場合

誤って法人クレジットカードを個人利用してしまった場合、カード利用時、返金時、引き落とし時にそれぞれ次のように処理します。

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3 税務上の留意点

法人クレジットカードを使って支払った経費を損金算入するには、請求書や領収書など(以下「請求書等」)の書類を保存しておかなければなりません。法人クレジットカードの利用明細書だけでは十分な証憑(しょうひょう)書類として認められないケースがある(商品やサービス内容や購入者の氏名など、一定の事項が記載されているものを除く)ので、法人クレジットカード利用時に受領する請求書等を保管します。

これは、消費税の控除(以下「仕入税額控除」)も同様です。インボイス制度が始まる2023年10月1日以降についても、仕入税額控除を受けるためには、法人クレジットカードの利用明細ではなく、支払った先の店舗やサービス業者から受け取るインボイスの保管が必要になります。

また、電子帳簿保存法により2024年1月以降、紙ではなく、データ(PDFやシステム上の請求書ダウンロードなど)で請求書等を受け取る場合には、一定の要件のもと、データでの保存が義務化されます。経理担当者とデータ上でやり取りできる仕組み作りも必要になります。

4 厳格なルールが必要

法人クレジットカードの不正利用を防ぐために、法人クレジットカードの利用ルールや規程(以下「利用ルール」)の整備が必須です。利用ルールを作成したら、その内容と違反した場合の罰則について役員・社員に周知します。

  • 部長以上など、利用対象者や利用人数を限定する
  • 利用用途を限定する(旅費交通費、交際費の支払いに限定するなど)
  • 役職ごとにカードの利用限度額を設定する
  • 不正利用した場合の罰則を定めておく(最悪の場合は刑事告訴するなど)

以上(2023年9月更新)
(監修 税理士 石田和也)

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【中堅社員のスピーチ例】なぜマリオは40年も愛され続けるのか?

おはようございます。今日はテレビゲームのキャラクター「マリオ」について話したいと思います。皆さんもご存じですよね。赤い帽子と青いオーバーオール、白い手袋に身を包んだ、配管工の男性です。1985年にマリオを操作して敵をかわしながらクリアを目指すアクションゲーム「スーパーマリオブラザーズ」が発売されて以降、マリオが活躍するゲームソフトは何十種類も作られています。今年はゲームの世界を題材にしたマリオの映画が公開され、アニメ映画の世界興行収入歴代2位を記録したことでも注目を集めました。

なぜ、マリオは約40年もの間、人々に愛され続けているのでしょうか。アクションの爽快感や年々進化するグラフィックの美しさなど、さまざまな理由があるでしょうが、私自身はマリオというキャラクターの「親しみやすさ」によるところが大きいのではないかと思っています。

マリオをご存じの人は分かると思いますが、彼は良くも悪くもヒーローらしくないのです。団子鼻で口ひげを蓄え、体形は小太り。一般的な「格好いい」からはだいぶ外れるビジュアルです。敵に負けたときに、おどけながら「マンマミーア!(何てことだ!)」と叫ぶなどユニークな一面もあり、ヒーローというよりは身近にいそうな面白いおじさんというイメージが強いです。でも、そんな親しみやすいキャラクターが、ゲームでは高い身体能力を活かして縦横無尽にフィールドを飛び回る。そのギャップがとても魅力的なのです。

マリオが活躍するゲームのジャンルは、アクション以外にも、カートレースやスポーツ、パーティーゲームなど多岐にわたります。アクションゲームの枠を超えてソフトが作られ続けるのも、マリオの持つ親しみやすいキャラクターが人々から愛され、「もっといろいろなマリオを見てみたい」と望まれてきたからではないでしょうか。

少々熱くなってしまいましたが、私が皆さんに伝えたかったのは、「長年愛されるものには、必ず愛される理由がある」ということです。私たちの会社も、ありがたいことに何十年と続いてきていますが、そこにもお客さまから愛され続ける理由があるはずです。それは、商品・サービスによるものかもしれませんし、それ以外の当社が持つ魅力によるものかもしれません。

いずれにせよ、大切なのは、時代に合わせて自分たちをアップデートしていくときに、お客さまから愛される、会社の「核」とも呼べる魅力を誤って消さないようにすることです。私たちは、常にお客さまに良い商品・サービスを提供するために、古い技術や考え方を改め、より新しいものを吸収するということを繰り返しています。でも、仮にその過程で会社が持つ本来の魅力を捨て去ってしまったら、当然お客さまは離れていきます。アップデートを継続することは大切ですが、一方で会社の歴史に目を向け、当社が愛され続ける理由を掘り下げていくことも忘れてはならないと思う今日このごろです。

以上(2023年9月)

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画像:Mariko Mitsuda

【業務効率化】PERT図を作成してプロジェクトの状況を「見える化」しよう

書いてあること

  • 主な読者:プロジェクトの進行を効率化する方法を模索している経営者
  • 課題:大変な作業に資源を集中しているが、どうも計画通りに進まない
  • 解決策:「PERT」を用いてプロジェクトの状況を「見える化」する。全体の進行に影響を及ぼす「クリティカルパス」を改善する

1 PERTを使えばプロジェクトの滞留を予防できます!

突然ですが、皆さんの会社のプロジェクトで次のような状態になった経験はありませんか?

  • 多くの工程は順調なのに、特定の工程がネックになって滞ってしまった
  • 作業を均等に分担したはずなのに、ある担当者だけはいつも暇そうだ
  • プロジェクトが進んでいないが、どこで止まっているのか分からない

こうした経験のある経営者にご紹介したいのが、

PERT(Program Evaluation and Review Technique)

です。PERTとは、

一つひとつの作業工程を「前の工程が終わらないと次の工程が始められない」という依存関係に従って矢印でつないでいき、それぞれの工程に所要時間を記入していく手法

です。もともとは、部品点数が多くて工程も複雑なミサイル開発の管理手法として、米国で考案された手法です。PERTを進めるための「PERT図」を作成することで、

  • 各工程にどのくらいの時間が必要なのか
  • 各工程がどのような関係にあるのか
  • どのような順序で進めればよいのか

といったことが視覚的に把握できます。この記事では、PERT図の作成方法と具体的な使い方を解説します。

2 PERT図の作成方法

1)必要な作業を洗い出し、所要時間を算出する

あるプロジェクトで必要な作業はA~Gに分割されました。各作業の前後関係を明らかにし、それぞれの所要時間を「日」単位で算出したところ、次のようにまとめられます。

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まず、次の3種類の時間を見積もります。

  • 楽観的推定時間(a):作業が何の問題もなく順調に進んだ場合の時間
  • 推定所要時間(b):同様の作業の実績などから妥当だと見積もられる時間
  • 悲観的推定時間(c):問題が発生したため想定以上にかかる時間

推定所要時間で作業が完了する確率が最も高いという前提で、それぞれに重み付けをして平均値を算出します。重みは、推定所要時間が4、楽観的推定時間と悲観的推定時間はそれぞれ1とし、以下の式で所要時間を算出します。

  • 所要時間=(a+4×b+c)/6

2)各作業の関係を矢印で結ぶ

PERTでは各作業の関係を「○」と「→」で示します。これをアローダイヤグラムといいます。

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「○」は「ノード」と呼ばれ、各作業の始まりと終わりを表します。「→」は、それぞれの「作業」を表します。PERTでは「作業」のことを「アクティビティ」といいますが、この記事では説明を分かりやすくするために「作業」と表現します。また、「作業A」などの作業名の下には、各作業にかかる所要時間(ここでは「日」単位)を記載します。なお、ノードに振られた番号は以降の説明のために付与したもので、それ自体に意味はありません。

アローダイヤグラムは、プロジェクトの全体像と各作業間の関係を表しています。例えば、「作業C」を始めるためには、その前工程である「作業A」を終了させなければなりません。また、「作業A→C→E」と「作業B→D→F」は、独立した一連の作業なので並行して進められますが、両方が終わらないと「作業G」は始められません。

3 PERTを機能させる3つのポイント

1)最早結合点時刻:全作業の所要時間を把握する

最早結合点時刻とは、当該ノードの次の作業を開始するために最低限必要となる時間です。例えば、ノード4の最早結合点時刻は6日です(作業Aの3日と作業Cの3日の合計)。また、ノード6の最早結合点時刻は9日です。ノード6にたどり着くには、「作業A→C→E」の9日と、「作業B→D→F」の7日が必要ですが、時間の多くかかる9日が最早結合点時刻となります。この考え方に基づき、最早結合点時刻を網かけで示すと次のようになります。

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なお、下段には最遅結合点時刻が入ります。まだ算出していないので、便宜上「x」としていますが、始点(ノード1)と終点(ノード7)は、最早結合点時刻と同じになります。

2)最遅結合点時刻:各作業のデッドラインを把握する

最遅結合点時刻とは、以降の作業が遅れないようにするために当該ノードに到達しなければならない最も遅い時刻です。いわゆる「デッドライン」です。最遅結合点時刻は、次のノードの最遅結合点時刻から、それらのノードをつなぐ作業の所要時間を差し引いて算出します。

ノード6の場合、次のノード7の最遅結合点時刻は13日なので、作業Gの所要時間4日を差し引いた9日(13日-4日)が最遅結合点時刻です。この考え方に基づき、最遅結合点時刻を網かけで示すと次のようになります。

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なお、通常は、始点と終点の最遅結合点時刻は最早結合点時刻と同じにしますが、プロジェクトの締め切りを終点の最遅結合点時刻として設定し、そこから各ノードの最遅結合点時刻を算出していくこともできます。

3)クリティカルパス:要注意の作業を把握する

図表4の「最遅結合点時刻の算出」を見ると、「作業A→C→E→G」の最早結合点時刻と最遅結合点時刻が同じです。つまり、スケジュールに余裕がないということです。このように、プロジェクト全体のスケジュールに影響を及ぼす経路を「クリティカルパス」といい、スケジュール管理に当たって最も注意しなければなりません。クリティカルパスは、太い矢印で分かりやすく示します。

なお、「作業B→D→F→G」については、最早結合点時刻と最遅結合点時刻に2日の差があります。これは、2日の余裕があることを意味します。つまり、クリティカルパスではありません。

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4 とにかく「クリティカルパス」をケアする

ここでは前章までに例として挙げたプロジェクトを題材に、PERTを利用して、プロジェクト全体の効率化を図るための考え方を紹介します。プロジェクトで発生する作業および作業のアローダイヤグラムは次の通りです。

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作業Dの所要時間が5日と最も長いので、ここに資源を集中して短縮しようと考えるかもしれません。しかし、「作業B→D→F」が早く完了しても、クリティカルパスである「作業A→C→E」が完了しなければ作業Gには進めません。むしろ、作業Dを短縮したことで待ち時間が延びます。そうではなく、クリティカルパス上の作業の短縮が必要です。

その際、クリティカルパスの変化に注意しましょう。資源を集中し、「作業A→C」を計3日で完了できるようにした場合、作業Eの3日を加えても「作業A→C→E」の所要時間は6日となり、「作業B→D→F」の所要時間である7日を下回ります。この時点で、クリティカルパスは「作業B→D→F→G」に変わりました。しかし、これに気付かずに、作業Eにさらに資源を投入して所要時間の短縮を図っても、プロジェクト全体の効率化にはつながりません。

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5 小規模なプロジェクトでは逆に非効率

PERTではアローダイヤグラムを作成しますが、そのためには作業の細分化、作業順序の特定、所要時間の見積もりなどの準備が必要です。これらの準備は大変ですが、手を抜くと「想定とクリティカルパスが違う」などの問題が生じます。作業数が少ない小規模なプロジェクトならアローダイヤグラムは簡単に作成できますが、そもそもPERTを利用するまでもなく進められるので、無理にPERTを利用するのは非効率です。

以上(2023年9月更新)

pj40024
画像:pexels

購買管理の基本「品質・価格・納期(QCD)」を意識しよう

書いてあること

  • 主な読者:購買管理に慣れておらず、基本の考え方を知りたい購買担当者
  • 課題:購買管理を適切に進めるためのポイントがわからない
  • 解決策:QCD(品質・価格・納期)の3つを意識し、過剰な在庫を持たないようにする

1 購買管理の基本はQCDを意識すること

購買管理とは、

企業が生産活動を行う際に、外部から適正な品質の資材を、必要な量だけ、必要な時期までに調達するための一連の活動

です。例えば製造業の場合、原価に占める材料費の割合は約40~60%とされています。企業にとって、購買管理がいかに重要な業務であるかがわかるでしょう。購買管理というと、価格を抑えて調達できれば問題ないと考えるかもしれませんが、それだけでは不十分です。購買管理の基本は、

QCD:Quality(品質)、Cost(価格)、Delivery(納期)

を意識することです。優先順位はQ>D>Cの順が一般的です。品質が最優先で、多少価格が高くても納期が守られるほうを優先するという判断になります。

購買担当者はQCDを理解し、適切な購買先を選択しなければなりません。同時に、QCD以外の技術提案力や法令遵守の状況なども勘案し、必要に応じて購買先にフィードバックして改善を促すことも必要です。購買先を評価する基準の例は次の通りです。

画像1

この記事では、購買管理の基本となるQCDの考え方を紹介します。

2 Quality:品質の考え方

1)過剰品質の防止が重要

品質は、仕様に基づいて合否ラインを決めます。仕様は、寸法・重量・強度・成分などを数値や図面などで示して明確にします。品質を考える上で大切なのは、

過剰品質に陥らないこと

です。例えば、設計上必要な仕様を大幅に上回り、過剰に高い強度の資材を使えば、価格は高くなります。品質が高ければ全て良しとするのではなく、完成品の販売価格に見合った資材を購買します。

また、仮に最適な品質であっても、規格外の寸法など特別な仕様の資材を使えば価格は高くなります。このような場合、仕様を見直して、より低価格で購買できる資材での代替などを検討します。

2)受入検査と源流管理による品質管理

品質管理の方法としては、次の2つがあります。

  1. 受入検査:自社に納品された資材が仕様通りかを確認することで不良品の流入を防ぐ
  2. 源流管理:設計の見直しなども含め、購買先の製造工程を確認することで不良品の発生を防ぐ

源流管理は不良品の発生そのものを防ぐことができるため、品質管理の点では得策に思えます。ただし、購買先の負担が増えるため、その分価格は高くなります。そのため、代替品の確保が難しいなど重要度の高い資材について源流管理を行い、そうでないものは受入検査で品質管理を行うなどのメリハリをつけます。

3 Cost:価格の考え方

品質面の要求を満たしていれば、価格は低いほうがよいです。参考になるのが、コストテーブルです。コストテーブルとは、

重量・寸法・数量などの価格に影響を与える要因と、価格との関係を整理し、表や計算式にまとめたもの

です。

具体的には、購入実績や見積もりなどのデータから作成します。コストテーブルは、自社内で蓄積されていることも多いと思います。ただし、コストは技術革新や市場価格の変動によって都度変わりますので、継続的にコストテーブルを更新するのが不可欠です。

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4 Delivery:納期の考え方

納期は、余裕を持った日程で購買先に確認し、決定します。納期を決めるには、文字通りの期間だけでなく、最適な数量を確保するという視点が必要です。自社としては、在庫リスクをできるだけ避けるため、需要が確実になってから購買先に発注したいと考えます。しかし、これでは購買先が十分なリードタイムを確保できないため、品質の低下や価格の上昇、場合によっては納期遅れが発生します。

最適な数量を算出する際に参考になるのが、「ウィルソンの公式」です。これは、単価と発注費用および在庫保管・維持費用を勘案して、最も価格の低い発注数量(経済的発注数量)を算出するものです。

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例えば、「年間需要数量1000個」「1回当たりの発注費用1000円」「単価500円」「1年間の在庫維持費用が単価の20%」の資材があるとします。この場合、公式から求められる経済的発注数量は次の通りです。

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この製品の場合、最も価格が低くなる発注数量は約141.4個です。この数量を基本にしながら安全な在庫水準など、その他の要因を勘案して発注期間や発注数量を決定します。

以上(2023年9月更新)

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【経理業務の効率化】交通系ICカードを使って経費精算の手間を軽減

書いてあること

  • 主な読者:経理部門の業務効率化を進めたい経営者、経理担当者
  • 課題:会計処理(仕訳)の方法や、税務上のリスクを確認したい
  • 解決策:会計処理ミスを防ぐなら旅費交通費に用途を限定する。利便性を高めるなら用途は限定しない。ただ、個人利用の混在に要注意。

1 経費精算の手間が減って社内の現金も少なくできる

毎月の経費精算が無くなれば……。

会社で働く人であれば、一度は思ったことがあるでしょう。特に外出や出張の多い役員や営業担当者の交通費精算は、多くの手間と時間を要します。また、経理担当者としても、経費精算の提出遅れやミスがあると決算作業が遅れたりして困ります。

そうした中、比較的手ごろに取り組める経費精算の効率化として注目されているのが、

交通系ICカードの利用

です。主なメリットは次の通りです。

  • 経費申請の時間短縮。アプリを利用すれば、交通経路などの検索も不要
  • 経費の請求漏れやミスの防止
  • 小口現金の出し入れ回数の削減

この他、経営者や経理担当者が気になるのは、

交通系ICカードを利用したときの会計処理(仕訳)はどうなるのか?

でしょう。そこで、この記事では交通系ICカードを利用した場合の会計処理を分かりやすく解説しますので、経理業務の効率化を進めるためにご活用ください。

2 会計処理(仕訳)

ここでは、交通系ICカードの利用について、

  • 用途を限定しない
  • 旅費交通費だけに用途を限定する

といったそれぞれのケースについて会計処理を紹介します。なお、以降で紹介する勘定科目は一例なので、貴社の実情に合わせて読み替えてください。

1)用途を限定しない場合の会計処理

1.交通系ICカードに現金をチャージ

現金をチャージしたときは、まだ用途が不明のため、仮払金などの仮勘定で処理します。

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2.支払い

支払った用途に合わせて仕訳を切ります。支払い用途の確認は、利用明細などを基に行います。交通系ICカードの利用明細は駅の自動券売機で出力できますが、交通機関の利用以外の項目は、「物販」とだけ記載されている場合があるので「個々に領収書」が必要です。

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利用明細の中に、社員が私用で購入したものが含まれている場合は要注意です。その場合は、「立替金」勘定に振り替え、後日、社員より現金で精算(給与天引きなど)します。

2)旅費交通費だけに用途を限定する場合

1.交通系ICカードに現金をチャージ

チャージされた現金の用途は旅費交通費に限定されるので、旅費交通費として計上します。

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2.支払い

支払った際は、既に旅費交通費として計上しているので、特段の会計処理は不要です。ただ、支払いが本当に旅費交通費だけなのかを明確にする必要があるので、交通系ICカードの利用明細などはこまめに提出してもらいます。

3.決算時

決算時に交通系ICカードに残高がある場合は、旅費交通費の前払いとして処理するので、前払費用に振り替えます。ここで前払費用に振り替えた旅費交通費は、決算日翌日に反対仕訳が必要になるので忘れないようにしましょう。

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3 税務上の留意点

交通系ICカードを利用すれば経費精算が楽になりますが、うっかり個人利用が混在してしまうことがあるので注意しましょう。もし、交通系ICカードで行った個人利用の支払いを経費として処理してしまった場合、社員であれば給与、役員であれば役員給与として取り扱います。

社員給与であれ、役員給与であれ、いずれの場合もまずは源泉所得税の徴収に関する問題が生じます。また、役員給与の場合は問題が複雑です。税務上、損金算入できる役員報酬は、「定期同額給与」「事前確定届出給与」「業績連動給与」のいずれかに該当するものです。役員の個人利用が判明した場合は損金算入できず、法人税が課されるケースがほとんどです。また、後日税務調査などで指摘を受けた場合は、加算税や延滞税が課されてしまう恐れがあります。最近は、税務調査の際に、交通系ICカードの経理処理に関して指摘を受けるケースが増えているようなので注意しましょう。

以上(2023年9月更新)
(監修 税理士 石田和也)

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画像:photo-ac

【業務効率化】分かりやすい「社内文書」を作るために作るために守るべき12のポイント

書いてあること

  • 主な読者:会議のたびに作り込んだ紙の資料を求めてしまう経営者
  • 課題:長くて専門的な社内文書を「よくできている」と感じてしまう
  • 解決策:社内文書はシンプルが一番。そうでないと作る人も読む人も大変

1 「悪い社内文書」ができるのは経営者のせい?

「なんて分かりにくい社内文書なんだ!」とイラついたことはありませんか? 悪い社内文書にはいろいろと難点がありますが、とにかく、

  • 何を伝えようとしているのか分からない
  • 文字が多すぎて見ただけでげんなりする
  • 対応に手間がかかる

といった感じで、迷惑なことこの上ありません。さらに近年は、

  • オンライン会議で録画をしているのに、【長い議事録】を作って回覧する
  • DXを進めるための会議で、【何十枚もの紙の資料】が配布される

といった意味不明の現象も起きています。

悪い社内文書が作られてしまう理由としては、

  • 社内文書を作る側にとって、長くて専門的な文書のほうが「作った感」がある
  • 経営者がボリュームのある社内文書を評価する、会議でやたらと資料を求める

が挙げられます。経営者は業務効率化を求めているのに、社員が腕まくりをして悪い社内文書を作るというチグハグな状態では業務効率は下がるばかりです。それに、悪い社内文書を受け取ったら気分も悪くなります。

この記事では、そうした状況を改善するために、「良い社内文書」を作るポイントを紹介します。業務効率化の第一歩として参考にしていただければ幸いです。

2 良い社内文書と悪い社内文書の違い

社内文書には、

  1. 状況把握に関係者の協力を求める「報告書」
  2. 社内の関係者に特定の事項を周知する「通達」
  3. 社内の意思決定権者の承認を得る「稟議(りんぎ)書」
  4. 会議などの記録を残す「議事録」

といった種類があります。このうち、1.の報告書に注目すると、良い社内文書と悪い社内文書には次のような違いがあります。

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極端な部分もありますが、良い社内文書と悪い社内文書の違いは一目瞭然でしょう。では、どうすれば良い社内文書が作成できるのか。具体的に確認していきましょう。

3 良い社内文書を作成するためのポイント

1)社内文書のフォーマット

社内文書は、過去のフォーマットがあるなら、それを踏襲したほうが作成時間を短縮できます。例えば、報告書に回答を求める際にも、過去に見たことのあるフォーマットのほうが対応しやすいです。避けたいのは、作成者の気分に応じて意味もなくフォーマットを変更してしまうことです。

2)内容のチェック

作成された社内文書は、管理職などが必ずチェックをしましょう。また、作成者も自分で内容を再確認してみましょう。悪い社内文書の場合、いかに分かりにくいかが実感できるはずです。

3)文章量

社内文書は短いほど良いです。作成者は「長い文書を作ったほうが頑張っている!」と思い込みがちではありますが、ここは経営者が率先して簡潔な文章を推奨すべきです。

4)内容や表現

すぐに理解できる表現にしましょう。また、タイトル、見出しなどをうまく使って、その社内文書の重要度や目的などが一目で分かるように工夫します。

5)表記揺れなどの防止策

表記揺れを防ぐために、「全角/半角」「である調/ですます調」といった基本から、「ES/従業員満足度/社員満足度」といった用語までをルール化できると、より効率化が図れます。

6)フォントの種類とサイズ

フォントの種類と、見出しや本文など部分ごとのサイズをあらかじめ決めるようにしましょう。文字化けなどのリスクも回避できます。この他、エクセルの「表示形式(小数点など)」や「配置(縦横の位置)」も統一します。

7)ファイル名

ファイル名は、一目見ただけで内容が分かるようにします。例えば「報告内容_報告部署_報告者_報告年月日(yyyymmdd)」といったようにルールを決めます。この場合の例は、「テーマ_営業1課_山田_20230901」となります。

8)作成ソフト(ファイル形式)

社内文書のファイル形式はあらかじめ統一させましょう。特に意味がないのに、前回はエクセル、今回はワードといったように気まぐれで作成ソフトを変更するのはやめましょう。

9)受領確認

重要な社内文書なら、社内文書の公開後(送信後)、速やかに受領確認をします。社内文書は作ることが目的ではなく、公開(送信)した後が大切であることを忘れてはなりません。

10)変更があった場合の連絡

社内文書の報告期限などを変更した場合、その旨のメールを送って終わりにしてはいけません。相手が見落としている場合もあるので、相手にリアクションを求めるか、メールと併せて電話でも連絡するなどします。

11)回答期限前のリマインド

年度の切り替え時期、何らかのキャンペーンなど繁忙期に報告書の提出を求める場合、回答者が悪意なく失念してしまうことがあります。そのため、期限の3日程度前に再通知をすると丁寧です。

12)提出方法

社内文書の提出方法について、メールや郵送などの手段、提出先の担当者などを明らかにします。メールでの返信を求める場合は、「件名」と「添付するファイル名」などのルールも決めておきます。

以上(2023年9月更新)

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画像:pixabay

ネット上で見つけてもらいやすくなる 「Googleビジネスプロフィール」の効果的な活用法

書いてあること

  • 主な読者:店舗展開している/新規出店しようとしているビジネスオーナー
  • 課題:集客したいが、ウェブサイトの開設や日々の運用にはなかなか手が回らない
  • 解決策:「Googleビジネスプロフィール」を活用し、自分のお店の情報がGoogle検索やGoogleマップの検索結果に表示されるようにする

1 お店の成功のカギは、どうやって知ってもらうか

例えば、あなたが旅行で初めて訪れた場所でランチを食べるときを想像してみてください。スマホで「○○(場所の名前) ランチ おすすめ」のようなキーワードで検索して、現在地から適度な距離に位置し、評価の高そうな店を比較して、その中から選ぶのではないでしょうか。

この話を、自分のお店に置き換えて考えてみたとき、果たして自分のお店は検索にヒットするでしょうか? そして、検索上位に表示されるでしょうか?

誰もがスマホを持ち歩き、アプリやSNSなどで口コミ情報を入手できる今、

検索にヒットしなければ、お店の存在自体を潜在顧客に認知してもらえない

と言っても過言ではありません。そこで、押さえておきたいのが、顧客接点の第一歩となる

Googleビジネスプロフィール(旧Googleマイビジネス)

です。

Googleビジネスプロフィールは、検索エンジンで事実上の標準といえるGoogleが提供している無料サービスです。Googleビジネスプロフィールに登録することで、Google検索やGoogleマップの検索結果に表示される自分のお店の情報を管理できるようになります。

すでにウェブサイトがある場合も、Googleビジネスプロフィールに登録することで、Google 検索とGoogleマップでの認知度を高めることができます。検索結果に表示されやすくすることで、潜在顧客に自分のお店を見つけてもらいやすくなり、集客につながることが期待できます。

■Googleビジネスプロフィール■
https://www.google.com/business/

2 Googleビジネスプロフィールの主な機能

Googleビジネスプロフィールは、Google検索とGoogleマップの検索結果に表示されます。例えば、「自由が丘 オーセンティックバー」と検索したときのスマホの画面を見てみましょう。

スマホのブラウザ(Chrome)

スマホのブラウザの画像です

スマホのGoogleマップアプリ

再就職手当の受給イメージの画像です

スマホのブラウザでは検索結果の一番上にキーワードに関連するお店のGoogleビジネスプロフィールが表示されます。スマホのGoogleマップアプリでもキーワードに関連するお店が大きく表示されます。

1)基本情報の表示

Googleビジネスプロフィールには、自分のお店の所在地、営業時間、電話番号などの基本情報を掲載できます。これらの基本情報は、Google検索やGoogleマップ上で見えるようになるため、潜在的な顧客にお店を見つけてもらいやすくなります。

また、写真や動画をアップロードすることで、お店の外観や雰囲気、商品・サービスの特色などを視覚的にアピールできます。

2)口コミと評価の管理

Googleビジネスプロフィールには、口コミや評価を投稿できます。実際にお店を利用したことのある顧客からの投稿により、潜在顧客は、実体験に基づくお店の評価を確認できます。適切な対応やサービスの向上に努めることで、評価を高めることが可能です。

3)最新情報の共有

Googleビジネスプロフィールでは、イベントやセールなどの最新情報を更新し、顧客に発信することができます。これにより、顧客がお店に訪れる機会を増やすことができます。

また、検索した時点で営業時間内かどうかもリアルタイムに分かるようになります。

4)予約や問い合わせの受付

Googleビジネスプロフィールには、予約や問い合わせの受付機能を組み込むことができます。顧客は直接Google検索やGoogleマップを通じて予約や問い合わせを行えるため、利便性が向上します。

5)効果測定

Googleビジネスプロフィールでは、指定した期間内に顧客が行ったインタラクション(電話、メッセージ送信、ルート検索などのアクションが発生した指標)がグラフとして表示され、顧客が自分のお店がどのように検索されたのか確認できます。

また、顧客がどのようなキーワード(検索クエリ)で検索して自分のお店を発見したのか分かるようになります。想定していなかったキーワードで検索されていた場合、そのキーワードを使ってGoogleビジネスプロフィールの情報を充実させれば、自分のお店を見つけてもらいやすくなるかもしれません。

3 Googleビジネスプロフィールの留意点

1)自動作成される可能性

Googleはインターネット上の情報やユーザー投稿などから自動的にビジネスプロフィールを作成することがあります。しかし、このプロフィールが正確でない可能性もあるため、自分のビジネスに関する正しい情報が掲載されるように、ビジネスオーナー自身がプロフィールを登録・編集することが重要です。

2)定期的な情報更新

営業時間、連絡先情報、所在地、サービス内容などの情報は常に最新の状態に保つことが大切です。特に営業時間の変更や祝日営業など、顧客に影響を及ぼす情報は迅速に更新するよう心掛けなければなりません。

3)口コミの管理

Googleビジネスプロフィールでは、ユーザーからの口コミや評価が表示されます。悪意のある投稿や誤解を招く内容がある場合、対処する必要があります。不適切な口コミに対しては、Googleの「報告する」機能を使用して対応するか、公平で適切なコメントで返信することで、他のユーザーへの誤解を防げます。

4 Googleビジネスプロフィールの効果的な活用法

Googleビジネスプロフィールを効果的に活用するために、以下のポイントを押さえておきましょう。充実したプロフィールを作成・更新することで、顧客との良好な関係を築き、ビジネスの成功につなげていきましょう。

1)正確なビジネス情報の提供

ビジネス名、カテゴリ、サービス提供地域など、正確かつ詳細な情報を提供することが重要です。顧客が正しい情報を得て、効果的な意思決定ができるようになります。

2)営業時間と特別営業時間

正確な営業時間を提供し、特別な休業日や営業時間の変更情報も更新することで、顧客が訪れる際の混乱を避けることができます。

3)コンタクト情報

正確な電話番号とウェブサイトのURLを提供し、顧客が簡単に連絡を取ることや詳細情報を得ることができるようにしましょう。公式ウェブサイトを持っておらず、ポータルサイト(例えば、飲食店の場合、「食べログ」「ぐるなび」「ホットペッパー」など)をメインに運用している場合には、そのURLを登録することもできます。

4)予約リンクと事前注文リンク

もし予約や事前注文が可能な場合、それらのリンクをプロフィールに組み込むことで、顧客が便利にサービスを利用できるようになります。

5)メニューリンクとメニュー情報

メニューや提供する商品・サービスに関する情報を提供することで、顧客に興味を持ってもらいやすくなります。

6)ビジネスの説明

750文字以内で自分のお店をアピールできます。他の項目のところで記入する情報と一部重複するかもしれませんが、検索した顧客に有意義な情報を与える説明として、「お店の所在地」「商品・サービスの詳細」「商品・サービスの強み」「競合他社との違い」「実績」「商品・サービス、会社の沿革」などを記入するとよいといわれています。

なお、特にPRしたい重要な情報は「もっと見る」を押さなくても表示される220文字までに入れるとよいでしょう。

7)写真や動画

良質な写真や動画をアップロードすることで、ビジネスの雰囲気や提供する商品・サービスの魅力を伝えることができます。

8)属性の活用

例えばバリアフリー対応や駐車場の有無など、ビジネスの特徴や提供する利便性を属性として記載することが大切です。また、決済方法について「お支払い」の属性情報も正しく登録しておきましょう。

9)ビジネスの成り立ちや歴史

開業日やビジネスの成り立ちに関する情報を提供することで、顧客との共感や信頼を築く一助になります。

以上のポイントを押さえつつ、自分のお店のウェブサイトがある場合は、Googleビジネスプロフィールの登録と併せて情報を充実させていきましょう。また、自分のお店のウェブサイトがない場合は開設を検討するのもよいでしょう。

5 参考URL

Googleビジネスプロフィールについては、Googleの公式ウェブサイト上の情報も充実しています。まずは、基本的なガイドラインの内容を押さえましょう。また、分からないことや詳しく知りたいことがあれば、よくある質問やヘルプセンターで調べたり、ヘルプコミュニティで質問してみたりするとよいでしょう。

■Googleに掲載するローカルビジネス情報のガイドライン■
https://support.google.com/business/answer/3038177
■Googleビジネスプロフィール よくある質問■
https://www.google.com/business/faq/
■Googleビジネスプロフィール ヘルプセンター■
https://support.google.com/business/
■Googleビジネスプロフィール ヘルプコミュニティ■
https://support.google.com/business/community

以上

※上記内容は、本文中に特別な断りがない限り、2023年9月12日時点のものであり、将来変更される可能性があります。

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